Aplicació Facturació
[En construcció]
- Ordres de pagament SEPA a proveïdors
- Configuració d'Odoo per a poder fer remeses de pagament SEPA a proveïdors
- Com crear una ordre de pagament a proveïdors a partir de les factures
- Com crear una ordre de pagament a proveïdors i afegir pagaments.
- Com generar l'arxiu d'una ordre de pagament SEPA per a enviar al banc
- Gestió de bancs
- Funcionalitats específiques
- Ordres de cobrament SEPA a clients
- Facturació recurrent a clients o proveïdors
- Exportar un llistat de factures emeses-rebudes
Ordres de pagament SEPA a proveïdors
Configuració d'Odoo per a poder fer remeses de pagament SEPA a proveïdors
Per a poder fer remeses de pagament SEPA a proveïdors cal configurar diferents opcions al nostre Odoo :
- Tenir instal·lat el mòdul de la OCA Accont Banking SEPA Credit transfer
- El nostre usuari ha de tenir activat el permís SEPA/PAIN identifiers on Payment Modes de la configuració tècnica
- Haver creat un mode pagament sortint vinculat al diari del banc des del qual volem fer les transferències.
Per a fer això cal anar a Facturació->Configuració->Administració->Modes de pagament i crear un de nou que faci servir el mètode de pagament “[sepa_credit_transfer] SEPA Credit Transfer to suppliers (outbound)” - Haurem d’informar el camp Initiating Party Identifier a Facturació->Configuració->Configuració->SEPA/PAIN amb el valor que ens hagi proporcionat el nostre Banc.
- Per defecte Odoo anomena les ordres de pagament amb una seqüència que és PAY0001, PAY0002… Aquesta seqüència pot ser adaptada.
Com crear una ordre de pagament a proveïdors a partir de les factures
Els passos per procedir a generar una remesa de pagament poden ser diferents en funció dels procediments de gestió de proveïdors de cada organització. Aquí us proposem una seqüència que podria variar en funció de diverses circumstàncies. Consulteu amb el vostre proveïdor altes alternatives. Es pot crear una Ordre de pagament des de les fctures de proveïdor seguint aquests passos:
- Quan encara estan en mode Esborrany, cal assignar a les factures de proveïdor el mode de pagament corresponent que hem creat durant la configuració. Quan triem el mode de pagament ens apareixerà un nou camp a la factura que correspon al compte bancari del proveïdor. Poden passar tres coses:
- Si el proveïdor no té informat a la seva fitxa de contacte cap IBAN, el podrem crear des d'aquí.
- Si ja té el compte creat, el podrem seleccionar.
- Si en te més d'un, podrem triar el compte al qual li volem fer la transferència.
- Una vegada tinguem les factures correctament informades amb el mode de pagament i la resta d'informació (data de venciment, impostos…) haurem de validar les factures per a posar-les en mode 'Obert'
- A la llista de les factures seleccioneu aquelles que voleu incloure a la remesa de pagament
- Al botó Acció trieu: "Afegiu a Ordre de pagament/cobrament"
- Us apareixerà aquest missatge
Això vol dir que si teniu ja una ordre creada que encara està en esborrany afegirà aquestes factures i si no hi ha cap, en crearà una de nova. Això vol dir que, com dèiem a l'inici, en funció dels vostres processos interns podeu trobar estratègies diferents a Odoo. En aquest cas, podeu crear una ordre de pagament buida a Facturació->Pagaments->Ordres de pagament i posteriorment anar afegint factures o, tal com us hem mostrat aquí, crear una nova ordre de pagament a partir d'una o moltes factures.
Com crear una ordre de pagament a proveïdors i afegir pagaments.
[En construcció]
Com generar l'arxiu d'una ordre de pagament SEPA per a enviar al banc
Una vegada creat l'ordre de pagament amb els pagaments previstos caldrà generar el fitxer que haurem de pujar al banc perquè gestioni les transferències de manera conjunta i no d'una en una.
Aniorem a Facturaciço->Pagaments->Ordre de pagaments
Aquí trobarem la llista d'ordres i la darrera creada en mode esborrany. Clicant a sobre trobarem la informació necessària per a generar el fitxer:
Hem de revisar:
- Pagament SEPA. Aquesta casella ha d'aparèixer marcada. Si no ho està, vol dir que alguna de les factures o dels comptes bancaris no compleix la normativa SEPA i el banc no admetrà l'arxiu com a format per transferències SEPA.
- Data d'execució: Normalment, es fa servir la data de venciment de la factura, de forma que la transferència s'executarà el dia que estigui informat a la factura com a dia de venciment.
- Les línies de pagament corresponen a les factures que volem pagar.
Una vegada ens hem assegurat, podem confirmar els pagaments amb el Botó corresponent.
Això modificarà l'estat de l'ordre a Confirmat i només podrem modificar la descripció. Tampoc podrem afegir noves factures a pagar.
Seguidament, podem generar el fitxer amb el botó blau i obtindrem aquesta pantalla que ens mostrarà l'enllaç per descarregar l'arxiu. Aquest arxiu és el que cal pujar a través de la interfície del banc perquè es generin les transferències corresponents. Consulteu al vostre banc sobre aquest procediment.
Una vegada pujat correctament al vostre banc, podeu tornar enrere a l'Ordre del pagament per a veure que ha canviat l'estat —ara és fitxer pujat— i inidicar-li a Odoo que el banc l'ha acceptat. Quan feu això l'estat canviarà a Fitxer pujat i les factures es marcaran com a pagades.
Gestió de bancs
Importar extractes bancaris Norma 43
Configuració
Per a poder importar extractes bancaris cal assegurar-se de que tenim instal·lat el mòdul de Loca de la localització Espanyola anomenat Importación de extractos bancarios españoles (Norma 43) ( )
Com importar un extracte
Cal anar a l'espai de client del vostre banc i buscar en l'apartat de gestió d'arxiu com poder baixar un extracte bancari amb la format Norma 43. Una vegada disposem de l'arxiu cal anar al nostre Odoo i cercar:
- Comptabilitat (Facturació) ->Tauler i triar l'enllaç "Importar extracte" del diari del banc del que disposem l'extracte.
- Buscar al nostre ordinador el fitxer Norma 43 amb l'extracte
- Clicar a Importar
- Seguir les instruccions de l'assistent
Conciliar extractes bancaris
[En construcció]
Funcionalitats específiques
Mòdul Compensació de comptes
El mòdul de la OCA "Compensació de comptes" (Account netting) permet compensar el saldo d'una operació a cobrar amb el saldo d'una operació a pagar del mateix contacte, creant un apunt comptable que reflecteixi aquesta operació.
ADVERTÈNCIA: Aquesta operació pot estar prohibida al vostre país per la normativa comptable, per la qual cosa hauríeu de consultar la legislació vigent abans d'utilitzar-la. Per exemple, a Espanya això no està permès en primera instància, llevat que documenteu bé l'operació d'ambdues parts.
Com fer-lo servir
Aneu a
Facturació>Comptabilitat>Assentaments comptabilitat/Apunts comptables
Seleccioneu totes les línies que corresponguin a operacions pagament/cobrament del mateix contacte. Feu clic a Acció > Compensar (Compensate). Si els elements no corresponen al mateix soci o no són comptes de pagament/cobrament rebreu un error.
Si són correctes, es presentarà un quadre de diàleg amb el resultat de l'operació i un quadre de selecció del diari per registrar l'operació. Quan feu clic al botó Compensar, es crea una entrada al diari amb els homòlegs corresponents de les operacions cobrament/pagament.
Ordres de cobrament SEPA a clients
Procés de preparar remeses de cobrament a clients per domiciliació bancària
Configuració
Gestionar devolucions de quotes de socis
Registre manual d'un retorn
Cal tenir el mòdul Account Payment Returns https://github.com/OCA/account-payment/
Quan hem passat un rebut de quotes de serveis i el banc en retorna alguna:
- Anar a Facturació->Clients->Customer payment returns
- Crear un nou registre
- Triar el Diari del banc corresponent al retorn
- Informar la data i afegir les línies. Una per cada retorn a registrar. Quan informem del Client ens oferirà aquells cobraments registrats com a fets. Podem informar el motiu de la devolució i registrar si el banc ens carrega alguna comissió.
Aquesta operació retornarà la factura a pendent de pagament generant de nou el deute del client amb nosaltres i generà un deute nostre amb el banc. Podrem conciliar aquest deute amb l'apunt bancari de l'extracte que reflecteixi el cobrament que farà el banc al nostre compte de la quota retornada més, si és el cas, de la comissió.
Facturació recurrent a clients o proveïdors
Sovint a les empreses es fa servir la facturació recurrent tant per clients com per proveïdors. La facturació recurrent implica que hi ha un contracte o acord de prestació de serveis o compra/venda de productes de forma repetitiva al llarg d'un període de temps (que pot ser determinat o indefinit). Aquest acord/contracte suposa que cal emetre o registrar factures de les mateixes característiques de forma regular cada cert temps. En el cas de les empreses de l'economia social trobem exemples de facturació recurrent a clients en casos com: - Quotes de soci en cooperatives de consum - Quotes de serveis recurrents de tota mena com telefonia, energia, cures, serveis escolars - Lloguers d'equipaments o espais. El registre comptable i administratiu de factures de proveïdors també és un fet pràcticament universal: - Facturació de subministraments (electricitat, aigua, gas…) - Lloguers - Serveis IT: dominis, hostatjament, - Assegurances, … Odoo 12 ens permet automatitzar la generació de factures gràcies als Contractes de facturació amb els que podem definir unes pautes de facturació per a un client o proveïdor. Cada dia un cron del sistema revisa si cal emetre alguna factura i en aquest cas crea de forma automàtica la factura en mode esborrany de forma que els responsables de l'administració podran validar-la i afegir-la al procés de cobrament o pagament corresponent.
Requisits i configuració
Requisits
La versió community d'Odoo no incorpora la funcionalitat de facturació recurrent. Cal instal·lar un mòdul disponible al repositori de la OCA https://github.com/oca/contract
Recurring - Contracts Management
Aquest mòdul permet la gestió de contractes en funcions de facturació recurrent. També permet imprimir i enviar informes per e-mail dels contractes. Serveix tant per clients com per proveïdors. Els contractes poden visualitzar-se al portal.
https://github.com/OCA/contract/tree/12.0/contract
Funcionalitats addicionals
Variable quantity in contract recurrent invoicing
Amb aquest mòdul es poden definir línies de contracte amb quantitats variables a partir d'una fórmula basada en quantitats variables que es poden extreure d'Odoo. (expresions Phyton)
https://github.com/OCA/contract/tree/12.0/contract_variable_quantity
Contract Variable Qty Timesheet
Aquest mòdul amplia la funcionalitat de l'anterior afegint algunes fórmules basades en els fulls d'hores (Analytic lines) d'Odoo que ens estalvia d'haver d'escriure expressions Phyton.
https://github.com/OCA/contract/tree/12.0/contract_variable_qty_timesheet
Recurring - Product Contract
Aquest mòdul pemet definir un producte com a 'contracte' de forma que quan es confirma una comanda que inclou aquest producte es crea de forma automàtica un contracte basat amb una plantilla de contracte. El producte 'contracte' és ignorat en el procés de facturació d'aquesta comanda. El seu únic efecte és la generació del contracte en la validació de la comanda de venda
https://github.com/OCA/contract/tree/12.0/product_contract
Configuració
Abans de crear un contracte hem de:
- Configurar la fitxa de contacte a qui facturarem de forma recurrent com a client
- Haver creat el producte o productes que seran facturats de forma recurrent.
En el cas que s'hagin de fer el mateix tipus de contracte a diferents clients, és possible definir Models (plantilles) de contracte a Facturació->Configuració->Contractes->Models de contracte.
Crear un contracte
Per a poder crear un contracte per a un client hem d'anar a Facturació->Clients->Contractes de clients
Per a poder crear un contracte per a un proveïdor cal anar a Facturació->Clients->Contractes de proveïdors
Quan es crea un contracte cal omplir els camps per a triar els paràmetres de la facturació amb els que es configuraran les factures recurrents generades pels contractes.
- El nom del contracte
- Client al qual s'emetran les factures. Quan informem aquest camp, altres com la posició fiscal o els terminis de pagament s'informaran a partir de la informació disponible a la fitxa de client.
- Terminis de pagament.
- Responsable. Per defecte l'usuari que crea el contracte
- Diari on s'assignaran les factures.
- Model de contracte. Si fem servir sempre un tipus de contracte per a diferents clients o proveïdors podem crear una plantilla de contractes.
- Posició fiscal del client
- Llista de preus. En cas de fer servir diferents preus per a un mateix producte podem assignar aquí la tarifa corresponent al nostre client.
- Afegim les línies que ha d'incloure cada factura recurrent clicant a l'enllaç "Afegir una línia" que ens obre el següent formulari:
- Triem el producte que serà facturat de forma recurrent
- Triem entre les opcions que quantitat de facturar. Pot ser una quantitat fixa o pot ser una quantitat variable basada en fórmules Phyton, tals com quantitats de Timesheets de projectes o de tasques si hem instal·lat els mòduls necessaris.
- Si el tipus de quantitat és fixa, aquí posem la quantitat a facturar, si la quantitat és variable, triem la fórmula per a calcular-la.
- Unitats de mesura del producte
- Preu unitari. Aquí posarem el preu per unitat del producte. En cas d'activar el quadre de selecció "Preu automàtic?" El preu que s'aplicarà serà del de preu de venda de la fitxa del producte en el moment d'emetre la factura.
- Descripció que apareixerà a la línia del producte. Es poden fer servir les variables #START# i #END# per a substituir a cada factura el període al qual correspon la facturació.
- Renovació automàtica. Si activem aquesta opció apareix nous camps que ens permeten quantificar cada quant es renovarà el contracte de forma automàtica i quan s'enviarà una notificació automàtica al client.
- Periodicitat de la facturació. Podem triar entre dies, setmanes, mesos o anys per a indicar cada quant es generarà la factura.
- Tipus de facturació pot ser Pre-pagat, la factura es fa el primer dia del període a facturar o Post-pagat en la que la data de factura és de l'endemà del dia final del període facturat.
- Data d'inici del període a facturar.
- Si el contracte té una data de finalització s'informa aquí. En cas que s'hagi activat la renovació automàtica aquest camp és obligatori. En cas contrari, si no s'informa, la facturació recurrent s'efectuarà de forma indefinida.
- Data de la propera factura.
- La renovació manual és necesària. Aquesta opció es fa servir per a diferenciar entre la finalització definitica d'un contracte o la suspensió temporal en la que l'usuari no podrà prlanificar una línia de contracte succesora abans de finalitzar el contracte.
- Aquí s'informa si la línia de contracte és fruit de la renovació d'una línia anterior i/o origina una línia succesora
- Vincle de les factures amb la comptabilitat analítica.