Aplicación de Ausencias

Este funcional detalla la configuración y principales funcionalidades de la aplicación de Ausencias.

Introducción

Presentación general de la Aplicación de Ausencias

Introducción

Presentación general de la Aplicación de Ausencias

Vista rápida de menús y funciones

 

La aplicación Ausencias consta de varios submenús:

 

 

Este menú muestra un calendario de vacaciones tomadas por los empleados durante el año en curso. Este menú solo es accesible para los usuarios con el grupo de derechos de Responsable definido para la aplicación de ausencias

 

(Ajustes > Usuarios >  Usuario X > Permisos Aplicaciones > Ausencias > Responsable).

 

 

Mis ausencias

 

Este menú sirve como un tablero para que el empleado administre sus solicitudes de permisos y permisos. No es necesario tener derechos sobre la solicitud de permiso para tener acceso a la misma.

 

Los siguientes menús solo están disponibles para las personas que tienen el permiso de Oficial - Responsable.

 

El menú de Responsables

 



Este menú le permite validar las ausencias y complementos así como gestionar las solicitudes a reportar en la nómina.

 

El menú de Informes

 

 

Este menú permite realizar análisis sobre las ausencias y generar informe por departamento.

 

El menú de Configuración

 

Este menú le permite definir los tipos de ausencia (enfermedad, vacaciones, …), también se encuentran aquí los tipos de actividad (llamada, reunión,..)

 

Nota: el Usuario con permisos Oficial en esta aplicación, tiene acceso a todos los menús de la aplicación, excepto al menú "tipo de actividad" de la configuración. 

 

Este grupo de derechos permite la creación, modificación y aprobación de permisos y asignaciones de permisos.

 

Sin embargo, el grupo de derechos de los Oficiales no le permite aprobar sus solicitudes de vacaciones o asignaciones de vacaciones, ni modificar los tipos de vacaciones.

 

Un Oficial no puede aprobar sus propias solicitudes de ausencia.

Configuración

Descripción de las principales configuraciones de este módulo.

Configuración

Gestión de permisos

Gestión de permisos

 

En la configuración de los derechos de acceso de los usuarios:  dentro de  Ausencias,  tenemos  la opción del estatus de:

- Responsable

- Oficial

- en blanco

 

El empleado que no tenga derechos definidos (“en blanco”) ,en la solicitud de ausencias sólo tendrá acceso al menú Mis ausencias:

 

Oficial

 

El grupo con derechos de Oficial da acceso a todos los menús de la aplicación, excepto al menú "tipo de actividad" de la configuración. 

 

Un usuario Oficial de la solicitud de ausencia también se convierte automáticamente en un oficial de la solicitud de empleado.

 

Este grupo de derechos permite la creación, modificación y aprobación de permisos y asignaciones de permisos.

 

Sin embargo, el grupo de derechos de los Oficiales no le permite aprobar sus solicitudes de vacaciones o asignaciones de vacaciones, ni modificar los tipos de vacaciones.

 

Un Oficial no puede aprobar sus propias solicitudes de licencia.

 

Responsable

 

El usuario añadido al grupo de derechos de Responsable tendrá los mismos derechos que el Oficial  así como la posibilidad de:

 

Configuración

Configuración de los tipos de ausencias, aprobación y asignación.

Configuración de los tipos de ausencias

 

Para crear un nuevo tipo de permiso, vaya al menú configuración > tipo de permiso y haga clic en el botón "crear".

 

 

Es posible que una ausencia sea:

 

- Pagada (ej. vacaciones).

- Es posible configurar la ausencia en horas o días. Si la casilla "día" está marcada, también es posible tomar medios días.

- La fecha de validez, que permite condicionar el disfrute de estos permisos en el tiempo.

 

 

Aprobación

Por defecto, una ausencia debe ser aprobada por un oficial o responsable.

 

Si se marca la casilla "aplicar doble validación", la ausencia  debe ser aprobada dos veces, por dos oficiales o responsables diferentes. La ausencia  estará entonces en estado de "segunda aprobación".

 

Existe un módulo (opcional) para permitir la autovalidación de las solicitudes de permisos y asignaciones.

 

Asignación de vacaciones

Hay varios tipos de asignación:

 

 

 

Configuración

Configuración de los tipos de actividad

Tipos de actividad

Este menú le permite definir actividades automáticas basadas en acciones realizadas en la aplicación de ausencia:

 

image-1656346285272.png

 

 

Por ejemplo, cuando se realiza una solicitud de ausencia, se coloca automáticamente una actividad en la solicitud de ausencia para:

 

 

Configuración

Gestión de festivos

Gestión de festivos

 

Módulo no instalado por defecto Odoo v.12 :

 

https://apps.odoo.com/apps/modules/11.0/hr_holidays_public/

 

Crear un calendario, asignar un país, y añadir festivos estatales:

 

Crear: 

 

 

Asignar año, país e ir añadiendo líneas por cada festivo.

 

Si añadimos un festivo no estatal podríamos añadir las provincias relacionadas con esa festividad.

 

Igualmente podemos indicar si la fecha puede ser modificada.

 



 

Administrar Ausencias

Descripción de proceso de petición , validación y seguimiento.

Administrar Ausencias

Solicitar vacaciones o asignaciones

Solicitud de vacaciones

 

Para coger vacaciones, acceda a la solicitud de Ausencia > Mis ausencias >Nueva solicitud.

 

Seleccione el tipo de ausencia (en el desplegable saldrán los calendarios de ausencias configurados).

 

 

Luego seleccione los días elegidos en el calendario. Se abre una nueva ventana.

 

 

Defina el tipo de permiso que elija, asegurándose de que tiene suficiente (X días restantes de X días).

 

Si no le quedan días y el tipo de licencia está establecido en asignaciones establecidas por HR + solicitud de asignación, entonces puede solicitar una asignación.

 

Además, dependiendo de la configuración del tipo de permiso, se pueden tomar por “día” o “medio día” o “por hora”.

 

Al dar a guardar:

 



Ejemplo : ausencia por enfermedad

 

 

Solicitud de Asignaciones

 

 

 

Los tipos de permisos incluidos en la lista son únicamente aquellos definidos como "Sin asignación" o "Fijada por RR.HH. + posible solicitud de asignación".

Cuando guardas, la solicitud cambia al estado "pendiente de aprobación". 

 

Automáticamente se define una actividad para que su responsable valide la solicitud. 

 

Si no tiene un administrador, la actividad se le asigna a usted.

Administrar Ausencias

Validar solicitudes de vacaciones o permisos

Validar solicitudes de vacaciones y permisos

Cuando un empleado realiza una solicitud de ausencia o una solicitud de asignación, debe ser validada por un usuario que tenga al menos los derechos de “Oficial” de la solicitud de ausencia.

 

Para validar, vaya al menú Responsables > Para aprobar > ej. Ausencias:

 

 

 

Entonces, es posible validar:

 

(a) haciendo clic en el icono de validación:

 

o

 

(b) haciendo clic en la solicitud y luego en el botón "aprobar".

 




 

La solicitud cambia al estado "Confirmado por el Responsable" y el empleado:

 

 

Segunda aprobación:

Si el tipo de permiso tiene marcada la casilla "aplicar doble validación", entonces otra persona tendrá que validar la solicitud de permiso o asignación.

 

Rechazar una ausencia o una solicitud de asignación:

 

Es posible rechazar ausencias o asignaciones. En este caso, la solicitud de ausencia o asignación quedará en estado de "rechazada". 

 

 

Mis solicitudes:

 

 

o

 

(b) haciendo clic en la solicitud y luego en el botón "rechazar".

 

 

Flujo del proceso:

 

Mis ausencias:

 

Una vez rechazada, es posible volver a poner la solicitud en borrador haciendo clic en el botón "cambiar a borrador".

 



Creación de una hoja de tiempo:

 

Si la aplicación Timesheet - Parte de horas está instalada:

 

 

La validación de una ausencia crea automáticamente un parte de horas en la fecha de la ausencia con el tiempo de trabajo definido por día en el horario del empleado.

Administrar Ausencias

Asignar tiempo libre

Los usuarios con derechos de Responsable de aplicaciones de ausencias pueden asignar permisos a los empleados.

 

Para asignar una ausencia, acceda a la aplicación de Responsables > Asignaciones y haga clic en el botón "crear".

 


Defina el empleado y el tipo de ausencia, así como la cantidad de días a asignar.

 

Haga clic en Guardar y luego en Aprobar. La asignación está en estado "confirmado por el Responsable".

 

 

El empleado ahora tiene esta nueva ausencia que puede tomar.

 

También es posible importar masivamente estas asignaciones.

Administrar Ausencias

Seguimiento de su ausencia

Seguimiento de su ausencia

El menú Mis ausencias > Resumen proporciona una vista de las solicitudes de ausencias y las solicitudes de asignación, agrupadas por tipo de licencia.

 

 

 

También es posible tener una vista a través de la ficha del empleado.