Aplicación de Gastos
Este funcional detalla la configuración de la aplicación y la descripción del proceso completo para el registro de gastos.
- Presentación general de la aplicación de Gastos
- Administrar o Gestionar los informes de gastos
- Crear y enviar un informe de gastos
- Aprobar/ Rechazar un informe de gastos
- Contabilización de informes de gastos
- Informes de gastos de reembolso y pagos posteriores
Presentación general de la aplicación de Gastos
Visión general de los menús y del proceso.
Vista rápida de los menús y funcionalidades
La aplicación Gastos consta de varios submenús:
Mis gastos
Este menú le permite acceder y crear/modificar sus informes de gastos, así como sus informes de gastos. Es desde este menú que sus empleados podrán codificar sus informes de gastos.
Informes de Gastos
Este menú es accesible para los usuarios con estatus de "Responsable" en sus derechos en sus derechos de acceso a la aplicación Informe de Gastos.
Informes
Este menú es accesible para los usuarios con el estado de "Responsable" y permite informar sobre los informes de gastos codificados en su Odoo.
Configuración
Este menú es accesible a los usuarios con estatus de “Responsable", permite acceder a los parámetros generales de la aplicación, así como configurar elementos del informe de gastos.
Procesos de la gestión de gastos
La aplicación de informe de gastos permite a los empleados codificar sus informes de gastos y a los Oficiales/Responsables realizar un seguimiento con Odoo y realizar reembolsos.
Verde indica una operación realizada automáticamente.
Workflow
El flujo de trabajo es el siguiente:
(I) Requisitos previos
Configure los elementos del informe de gastos.
(II) Codificar un informe de gastos
Opción 1: Agregar un documento.
(III) Crear el informe de gastos
Opción 1: Imprimir el informe en PDF.
(IV) Enviar informe de gastos al Oficial/Responsable
El estado cambia a "Enviado".
(V) Aprobar/Rechazar informe del Oficial/Responsable
Opción 1:Aprobar, el estado cambia a "Aprobado".
Opción 2:Denegar, el estado cambia a "Denegado" y el administrador ingresa un motivo de denegación.
(VI) Contabilización de informes de gastos.
El estado cambia a "Contabilizado".
(VII) Informes de gastos de reembolso
(VIII) Realizar conciliación en Odoo
El estado cambia a "Pagado".
Administrar o Gestionar los informes de gastos
Codificar un informe de gastos
*Previamente configurar los elementos de su informe de gastos.
Ir a Mis Gastos > Mis gastos > Haga clic en "Crear" > Rellene los campos obligatorios (morado)
Los elementos de su informe de gastos ya codificados se enumeran en el cuadro "Producto".
Haga clic en "Guardar" y su informe de gastos cambiará al estado "Para enviar"
Para enviar informes de gastos, primero debe vincularlos a un informe de gastos que se enviará a sus Oficiales/Responsables para su validación y reembolso.
Agregar documento
Cuando haya guardado su informe de gastos, aparecerá un nuevo botón en él, "Adjuntar un documento":
Haga clic en el botón "Adjuntar documento" y seleccione el documento de su ordenador.
Su documento descargado de esta manera se puede encontrar en su informe de gastos en el botón "Documentos".
Haga clic en "Documentos" para acceder a sus archivos adjuntos:
Haga clic en uno de sus documentos para modificar su contenido y agregue una descripción si es necesario.
Crear y enviar un informe de gastos
Crear el informe
Después de codificar sus informes de gastos, deben vincularse a un informe de gastos para poder enviarlos a su gerente para su validación y reembolso.
Ir a Mis gastos > Mis informes de gastos
Haga clic en "Crear"
Por lo tanto, este informe contendrá un conjunto de informes de gastos precodificados para rastrear y reembolsar todos estos gastos a la vez.
Haga clic en "Agregar una línea" para agregar los gastos que tiene precodificados.
Seleccione los gastos de la lista:
También puede crear un informe de gastos desde esta ventana haciendo clic en "Crear".
Luego haga clic en "Guardar", el informe mantiene el estado "Borrador" y puede:
- Enviarlo directamente al oficial/responsable
- Imprimir el informe en PDF
Imprimir el informe en PDF
Cuando haya guardado su informe de gastos, tiene la opción de imprimir este informe:
Enviar reporte
Cuando haya introducido su informe de gastos, haga clic en "Enviar al Responsable".
Este informe ahora aparece en los informes de gastos que deben ser aprobados por el responsable.
Aprobar/ Rechazar un informe de gastos
Aprobar/ Rechazar un informe de gastos
Aprobar:
(i)
(ii)
Rechazar:
(a) Una vez aprobado:
(b) O antes de aprobarlo:
(i) Rechazar
(ii) Indicar motivo:
Contabilización de informes de gastos
Contabilización de informes de gastos
Antes de reembolsar los informes de gastos que han sido aprobados, hay que contabilizarlos en Odoo.
Esto nos permite crear los asientos contables con los que podemos relacionar los pagos que se realizarán para reembolsar los informes de gastos.
Para hacer esto, ir a Gastos > Informes de gastos > "A contabilizar"
Haga clic en un informe para ver sus detalles y verifique las líneas de gastos
Haga clic en "Publicar Asientos" una vez que todo esté verificado.
Luego, su informe de gastos cambia al estado "Contabilizado" y se puede encontrar en sus informes de gastos para pagar.
Tiene la opción de ver los asientos contables.
Para hacer esto, en su informe de gastos, vaya a la pestaña "Otra información" de su informe:
Haga clic en el asiento contable
También puede encontrar estos asientos contables en la aplicación:
Facturación > Contabilidad > "Asientos contables" > Asientos contables
Informes de gastos de reembolso y pagos posteriores
Informes de gastos de reembolso y pagos posteriores
Después de contabilizar sus informes de gastos ya se puede reembolsar a los empleados.
Para ver todos los informes de gastos a pagar, ir a Gastos > Informes de gastos >"A pagar"
