Application Abonnement et Contrats v16
Gérer des abonnements et des factures réccurentes
- Présentation des applications Abonnement et Contrat
- Module Contrat v16
- Présentation générale du module Contrat
- Paramétrer un modèle de contrat
- Créer un contrat
- Forcer la génération d'une facture
- Modifier un contrat existant
- Suspendre ou arrêter un contrat
- Créer un contrat via une vente
- Application Abonnement v16
Présentation des applications Abonnement et Contrat
Il existe deux applications qui permettent de gérer des factures récurrentes.
- Le module contrat (OCA)
- L'application abonnement (OCA)
Les cas d’utilisation de ces modules sont par exemple :
-
- Générer mensuellement des factures pour les cotisations des membres,
- Générer annuellement des factures pour un service annuel (hébergement de données)
- Gérer la facturation d'abonnement de magazines
L'application Abonnement présente toutefois plusieurs différence avec le module Contrat, le choix d'utilisation doit se faire selon ces critères
L'application Abonnement est globalement plus simple que le module Contrat. Elle est plus simple à utiliser et contient une Application à part, dans un menu dédié.
L'application Abonnement est moins riche en fonctionalité que le module Contrat. Notamment :
- Elle est seulement orientée vers les ventes, elle ne permet pas de gérer les factures fournisseurs
- On ne peut pas gérer des réccurence différentes au niveau des lignes de contrat.
Module Contrat v16
Présentation générale du module Contrat
Le module Contrat est un module proposé par l’OCA, qui permet de générer de manière récurrente des factures clients ou fournisseurs.
Cas d’utilisation :
-
- Générer mensuellement des factures pour les cotisations des membres,
- Générer annuellement des factures pour un service annuel (hébergement de données)
Fonctionnement général
Le module contrat permet de créer un contrat par client, et de le configurer de manière à lui ajouter des lignes d’articles, de choisir la fréquence de facturation, etc.
Chaque jour, une action automatique (CRON) tourne dans Odoo pour contrôler les critères de tous les contrats. Si un ou des contrats correspondent aux critères, le système va créer les factures correspondantes, en brouillon.
L’utilisateur devra donc valider les factures manuellement. Des modules OCA permettent de valider les factures automatiquement, mais nous n’en parlons pas dans ce tutoriel.
Modules à installer
-
- Contract
Ce module et toute la suite de modules qui ajoutent des fonctionnalités complémentaires se trouvent dans le repo suivant : https://github.com/OCA/contract/tree/12.0
Menus
Les contrats sont accessibles depuis le module de Facturation < Clients < "Contrats client"
Les contrats pour les fournisseurs se trouvent dans Facturation < Fournisseurs < "Contrats de fournisseur"
Paramétrer un modèle de contrat
Créer un modèle de contrat
Si vous devez créer de nombreux contrats avec les mêmes articles, vous pouvez créer un modèle de contrat.
- Cliquez sur "Créer"
Remplissez :
- le nom du modèle
- le journal dans lequel sont créées les factures
- la liste de prix éventuelle à appliquer
Ajoutez également les articles repris dans ce contrat.
Si la case auto-renouvellement n'est pas cochée, le contrat est sur une durée indéterminée. Si la case est cochée, le contrat est à durée déterminée et c'est le contrat qui est renouvelé chaque année. Il y a également une notion de résiliation (et de durée pour celle-ci).
Quand vous créez un contrat, vous pouvez renseigner le modèle de contrat pour encoder plus rapidement le contrat.
Voici un exemple de modèle rempli :
Configurer les dates de début et de fin pour les afficher sur les factures
Dans la description de chaque ligne, il est possible d’utiliser les mots #START# et #END# pour que le système indique automatiquement les périodes de début et de fin de facturation sur les factures générées.
Cf. plus bas le résultat sur une facture générée.
Créer un contrat
- Allez dans votre liste de contrat Client : Facturation < Clients < Contrat Client
- ou dans votre liste de contrat Fournisseur : Facturation < Fournisseurs < Contrats de fournisseurs
- Cliquez sur le bouton "Créer" dans votre liste de contrat.
Un nouveau contrat vierge apparaît.
- Indiquez :
- Le nom du contrat : il apparaît dans la vue en liste des contrats, donc choisissez quelque chose d’explicite
- Le client concerné
- Le journal sur lequel les factures seront générées
- Éventuellement, vous pouvez aussi indiquer :
-
- Modèle de contrat : si vous avez configuré au préalable un modèle, pour accélérer l’encodage
- Payment Terms : les conditions de paiement à indiquer sur la facture
- Fiscal Position : la position fiscale
Si vous n'avez pas défini de modèle de contrat, vous devez également ajouter une ligne de facture avec un article à facturer.
Si la case auto-renouvellement n'est pas cochée, le contrat est sur une durée indéterminée. Si la case est cochée, le contrat est à durée déterminée et c'est le contrat qui est renouvelé chaque année. Il y a également une notion de résiliation (et de durée pour celle-ci).
La date de la prochaine facture se met automatiquement à la date d’aujourd’hui. Il est possible de la modifier sur chaque ligne, de manière à ce que la date de la prochaine facture indiquée dans le haut du contrat se mette à jour.
On a modifié au 01/03/2021 :
Forcer la génération d'une facture
Facture à une date passée
Si vous désirez générer une facture à une date passée, le système ne va pas la générer automatiquement.
Il faut donc la créer manuellement, en cliquant sur “Créer les factures” en haut du contrat. Le système créera une facture à la date de la prochaine facture.
Dans notre exemple ci-dessus, ce sera au 1er mars.
Après avoir cliqué sur ce bouton, les paramètres ont changé :
-
- La date de prochaine facture est mise en 2022 (car la récurrence choisie est annuelle)
- La facture est créée et on peut la voir en cliquant sur le Smart button en haut à droite
La facture créée est en brouillon, il faut donc la valider après avoir contrôlé son contenu :
- Cliquez sur le bouton “Valider”.
On remarque que la période couverte est mise à jour automatiquement sur la ligne, avec les dates couvertes par la période de facturation.
Facture à une date future
Si l'on ne veut pas attendre l'action automatique de génération des factures pour la prochaine facture à générer pour un ou plusieurs contrats, il est possible de forcer leur création.
Cela se fait via le point de menu Facturation > Clients > Facturer les contrats de vente manuellement
Cela ouvre une fenêtre pour choisir la date de facturation dans le futur.
Quand une date choisie correspond à une date de facturation future d'un ou plusieurs contrats, les boutons d'actions apparaissent :
La liste des contrats concernés peut être consultée en cliquant sur le texte bleu sur la droite.
Cliquer sur "Créer les factures" pour forcer leur création manuelle en brouillon. Il faudra encore les valider puis les envoyer.
Modifier un contrat existant
Si un contrat est déjà en cours pour un client, et qu’il demande un nouveau service ou doit payer une nouvelle cotisation, il est possible de modifier un contrat en cours, et de simplement ajouter une ligne sur le contrat.
- Cliquez sur “Modifier” et ajouter une ligne d’article :
Il est possible de combiner un article avec facturation mensuelle avec un article à facturation annuelle.
La facture obtenue par exemple donne une facture avec 2 lignes pour le mois concerné par les 2 lignes :
Tandis que les factures suivantes n’auront que l’article correspondant à une récurrence mensuelle, jusqu’à l’année prochaine où la facture comportera à nouveau 2 lignes.
Suspendre ou arrêter un contrat
Suspendre une partie d’un contrat
Si temporairement un élément ne doit pas être facturé au client pendant une certaine période, il est possible sur le contrat de mettre en pause une ligne, sans suspendre les autres.
- Sur la ligne, cliquez sur le logo “pause” :
Un pop-up s’ouvre pour choisir la période de suspension :
Arrêter complètement une partie du contrat
- Pour suspendre définitivement une ligne, cliquer sur le logo “stop” :
Un pop-up s’ouvre pour confirmer la date de résiliation :
Arrêter complètement un contrat entier
Pour cela, plutôt que de mettre un “stop” sur chaque ligne, on peut simplement archiver le contrat en cliquant sur le Smartbutton “Actif” :
Créer un contrat via une vente
Le module product_contract permet de générer un contrat lors de sa vente.
Configuration d'un produit
Il faut configurer un produit de la manière suivante :
- Le produit doit être de type Service ou Stockable
- Il faut cocher "Est un contrat"
Ensuite dans l'onglet "Contrat" et ajouter les autres configurations
Créer un contrat depuis une commande fournisseur
Encoder une commande fournisseur et choisissez le produit configuré ci-dessus. Lors de la confirmation, un contrat sera créé.
Il est possible de configurer les dates de début et de fin du contrat sur la ligne de commande.
Créer un contrat depuis le e-commerce
Si le produit de contrat est publié sur le e-commerce, alors lorsqu'il est acheté, la commande fournisseur qui est généré va créer un contrat.
Application Abonnement v16
Configurer de l'application Abonnement
Pour utiliser le module, il faut d'abord mettre en place des configurations.
Configuration des modèles
On se rends dans Abonnement>Configuration>Modèle d'abonnement, et l'on créé un nouveau modèle, facturé tous les mois pendant 12 mois. Les factures seront générés en brouillon, mais on peut aussi les confirmer et les envoyer automatiquement, et même créer un bon de commande.
Configuration des produits
Il faut ensuite se rendre dans Abonnement>Produit afin de configurer les produits d'abonnements
En bas de l'onglet Vente, on vérifie que c'est bien un produit lié à un abonnement et on le lie au modèle d'abonnement déjà créé.
Attention il faut différencier le "produit d'abonnement" du produit facturé. Le produit d'abonnement s'achète et "contient" un abonnement (par exemple un abonnement de 1 an à un magazine), alors que le produit facturé est ce qui est envoyé au client (un exemplaire du magazine).
Autres configurations
On peut également configurer les différentes étapes d'un abonnement ainsi que les motifs d'annulation et les tags
Création d'un abonnement
Création manuelle
L'utilisation basique de l'application est via la création d'abonnement manuellement dans le back-end.
- On définit un client et le modèle d'abonnement associé
- on choisit la date de début, la date de fin sera mise à jour automatiquement grâce au modèle d'abonnement
- On choisit le produit d'abonnement.
Si la date de début d'abonnement est la même que la date d'encodage de l'abonnement, la facture ne se créé que après que l'action planifiée (cron) ai été éxécutée. Alternativement, on peut cliquer sur "Créer la facture" et passer manuellement l'abonnement à "En cours".
Création via le menu Ventes
On crée une commande client (Application Ventes), on choisit un client et on sélectionne le produit d'abonnement configuré.
Lors de la confirmation du devis, un abonnement est créé avec un statut "en cours".
Si l'abonnement est créé depuis une commande client, la facture de début de période n'est pas générée par l'abonnement. Elle devra être créé à partir de la commande client.
Il n'est pas possible de sélectionner la date de début de l'abonnement sur la commande client
Création via le e-commerce
Si le produit d'abonnement est publié sur le webshop, alors l'achat de ce produit créera une commande client qui deviendra un abonnement lors de la confirmation.