Configuration de l'application Achat

• Créer un fournisseur
• Import des listes de prix fournisseurs
• Verrouiller les commandes confirmées
• Demander l'approbation du manager
• Paramètres généraux - Achats
• Gestion de différents prix pour un même fournisseur

Créer un fournisseur

Liste des fournisseurs

Pour accéder à la liste actuelle des fournisseurs, allez dans  Achats < Achats < “Fournisseurs”.

La liste des fournisseurs est aussi accessibles via menu de Facturation < Fournisseurs < "Fournisseurs".

Créer un fournisseur

Depuis la liste des fournisseurs, cliquez sur" Créer". Il est aussi possible de créer un fournisseur depuis le module Contact, mais il faut bien s’assurer que les cases “société” et “est un fournisseur” sont bien cochées. 

Il est également possible de créer un fournisseur depuis la fiche du produit, lors de la sélection d’un fournisseur dans l'onglet d'information d'achat du produit.

Champs à remplir

• • Nom
  • Adresse
  • Préciser le pays de l’adresse
  • Numéro de téléphone
  • Courriel

Remarque : l’adresse mail sera utilisée dans le processus d’achats pour envoyer une demande de prix ou un bon de commande via Odoo.

Onglet Facturation (Comptabilité)

Cet onglet, entre autres, permet de remplir le numéro de TVA du fournisseur. Il apparaîtra sur les documents échangés avec le fournisseur.

Onglet Ventes & Achats

Cet onglet permet de sélectionner le Régime fiscal d’application pour ce fournisseur (Régime National, Intracomm ou Extracomm).

Il ne vous reste qu’à sauvegarder. Le nouveau fournisseur créé sera alors visible dans la liste des Fournisseurs actuels.

Import des listes de prix fournisseurs

Pour accéder aux configurations, allez dans le menu Achats < Configuration < "Configuration".

Import des listes de prix fournisseurs

Il est possible pour certaines entreprises de devoir importer des listes de prix de fournisseurs quotidiennement. En effet, les prix changent constamment et vous devez les tenir à jour même avec un grand nombre d'articles.

Pour importer une liste depuis un document, une bonne méthode est de d'abord réaliser un export, afin d'obtenir un exemple de format des données et d'entêtes, pour ensuite ré-importer. 

Une fois la case cochée, allez dans le module Achats < Achats < "Prix fournisseurs".

• Sélectionnez les articles souhaités, cliquez sur "Action" et exportez. 
• Exportez pour voir les champs à modifier (voir le tutoriel sur l’import et export dans Odoo). 
• Importez

Verrouiller les commandes confirmées

En v12, un bon de commande d'achat confirmé peut toujours être modifié.

Pour empêcher cela, il est possible de modifier la configuration :

Se rendre dans Achats < Configuration, section"Commandes", cocher la case "Verrouiller les commandes confirmées".

Demander l'approbation du manager

Il est possible d'empêcher l'utilisateur ayant les droits "utilisateur" de l'application Achat de transformer un devis en bon d'achat.

Se rendre dans Achats < Configuration, section"Commandes", cocher la case "Purchase Order Approval".

Il est possible de définir un montant minimum où l'approbation est nécessaire.

Cette configuration permet à l'utilisateur "utilisateur" du module achat de préparer les devis, les confirmer puis de les mettre dans un état "à approuver" avant de les transformer en bon d'achat.

Dans cet état, cet utilisateur ne peut que annuler et remettre en brouillon.

L'utilisateur "Gestionnaire" peut quand à lui en plus approuver le bon d'achat.

 

 

Paramètres généraux - Achats

Pour y avoir accès, il faut passer en mode développeur. 

Vous pouvez y accéder de deux façons, soit depuis le menu Configuration : Configuration < Paramètre généraux < "Achats"

soit depuis le sous-menu Configuration présent dans chaque application : Achats < Configuration < "Configuration" < Achats

Pour importer des listes de prix fournisseur, cliquez ici.

Gestion de différents prix pour un même fournisseur

Si le fournisseur propose des prix différents en fonction des quantités, il est possible de le définir depuis la fiche article ou le menu des prix fournisseur.

Depuis la fiche article, dans le menu "achat", ajouter une ligne avec le même fournisseur, la quantité et le prix correspondant.

Par exemple :

Depuis le menu des prix fournisseurs, créer une nouvelle ligne avec les informations de l'article, du fournisseur, la quantité et le prix correspondant.

Lorsque vous créez un bon de commande d'achat ensuite, les prix seront adaptés à la quantité.