Gérer mes commandes
- Créer la demande de prix
- Envoyer la demande de prix (Optionnel)
- Confirmation de la demande
- Bon de livraison et réception de la commande
- Facturation de la commande
Créer la demande de prix
Pour passer commande, vous devez d'abord réaliser une demande de prix.
Cependant, l'envoi de la demande de prix est optionnelle et vous pourrez confirmer votre commande sans cette dernière.
Option 1: dans le sous-menu d'achat
- Allez dans le module Achats < Achats < “Demande de prix” (ou “Bons de commande” si vous passez la première étape).
Vous avez alors la liste des demandes de prix en cours.
- Cliquez sur le bouton “Créer” pour en faire une nouvelle.
- Adaptez la demande
- Sélectionnez le fournisseur
- Ajoutez une ligne par article commandé
Dév. BEES coop : Seuls les articles en vente chez le Fournisseur peuvent être ajoutés dans le formulaire de commande. Module beesdoo_purchase
Une fois le produit sélectionné, l’utilisateur n’aura qu’à modifier la quantité, les autres champs se remplissent automatiquement avec les valeurs par défaut définies sur les fiches articles.
Option 2 : depuis la fiche article
Il est également possible de créer une demande de réapprovisionnement depuis la fiche article, via le bouton "réapprovisionner".
Celui-ci ouvre une fenêtre permettant d’indiquer les quantités souhaitées. Cela crée automatiquement une demande de prix, à retrouver dans Achats < Achats < "Demande de prix.
- Cliquez ensuite sur "sauvegarder" pour enregistrer votre demande.
Remarque 1 :
Si la gestion des unités de mesure à l’achat (voir tutoriel) est activée dans la configuration, une colonne en plus est affichée dans le bon de commande. Le prix unitaire correspond au prix pour 1 unité indiquée dans cette colonne. Dans cet exemple, 4.50 euros (HTVA) pour 1 pack de 3 :
Remarque 2 :
Si dans la fiche de l’article, vous avez spécifié une quantité minimale d’achat, la colonne “Quantité” indiquera cette quantité minimale lorsque vous encodez l’article dans le bon de commande.
Vous pouvez toujours éditer cette quantité (en l’augmentant ou en la réduisant). ODOO ne vous empêchera pas de passer votre commande avec une quantité inférieure à la quantité minimale !
Gestion des délais
La date de commande est par défaut la date du jour. Dans le cadre des règles de réassortiment, cette date peut être automatiquement modifiée en fonction des paramètres définis.
La date prévue est par défaut la date de la commande + le délai de livraison. Cette date elle aussi peut-être automatiquement modifiée en fonction des paramètres défini sur les règles de réassortiment.
Envoyer la demande de prix (Optionnel)
Une fois l’ensemble des produits sélectionnés lors de votre demande de prix, plusieurs possibilités s’offrent à vous.
Option 1 : le processus de demande de prix se fait par email
- Cliquez sur "Envoyer par email".
Cette action enverra une copie des éléments indiqués dans la demande de prix en pièce jointe de l’email dont vous pouvez modifier le contenu.
Si aucune adresse email n’a été renseignée dans la fiche du vendeur, Odoo vous demandera de l’encoder avant d’afficher l’email.
Vous pouvez aussi directement envoyer le bon de commande depuis cette fenêtre :
De plus, elle fera passer votre demande de prix de l’état de Demande de prix brouillon, à l’état Demande de prix envoyée.
Il est également possible de cliquer sur “Imprimer demande de prix” afin d’obtenir la demande de prix en format PDF et l’envoyer via votre boîte email en dehors de la messagerie Odoo.
Option 2 : Le processus de demande de prix se fait par téléphone
Une fois la demande de prix remplie, les discussions avec le fournisseur sont faites par téléphone, vous pouvez directement passer à l’étape de confirmation de la commande.
Option 3 : Il ne faut pas envoyer de demande de prix au fournisseur
Dans ce cas, vous pouvez directement lui envoyer le bon de commande sans passer par l’étape d’envoi d’une demande de prix. Passez directement à l’étape de confirmation de la commande.
Confirmation de la demande
Après avoir sauvegarder la demande de prix,
- Cliquez sur “Confirmer la commande” : le statut en haut à droite passe à “Commande fournisseur”.
La demande de prix devient un bon de commande.
- Cliquez sur “Envoyer la commande par courriel”.
Un mail automatique sera généré.
Remarque: Si cela a été configuré (via un serveur de courriel entrant), les réponses des fournisseurs à ce mail seront visibles dans les commentaires du bon de commande correspondant.
Bon de livraison et réception de la commande
Réception
La confirmation de la commande a créé un bon de livraison pour réceptionner la livraison. Pour y accéder, à partir du bon de commande,
- Cliquez sur "Réception par article" ou sur l’icône représentant un camion
Valider le bon de livraison
Vous pouvez valider l’ensemble du document en une seule fois en cliquant sur le bouton "Valider" (1 sur l’image ci-dessous), ou vous pouvez contrôler tous les produits, un par un, en changeant manuellement la quantité dans le champ Fait (ce qui a été effectivement reçu).
Si le module beesdoo_inventory est installé, vous pouvez cliquer sur le bouton “ Copy Move Line Quantity” (2 sur l'image) qui va copier en 1 clic toutes les valeurs de la colonne “Demande initiale” vers la colonne “Fait”. Cela permet de rapidement corriger les lignes pour les produits manquants sans devoir tout recopier manuellement ligne par ligne.
Imprimer le bon de réception
Il peut être utile de préparer les bons de réception en version papier pour que les personnes au magasin aient la liste des réceptions prévues dans les prochains jours.
Pour ce faire,
- Cliquez sur “Imprimer” et sur "Bon de livraison"
Si le module stock_product_weight_on_receipt est installé, des colonnes sont ajoutées sur le bon de réception et sur le PDF imprimé :
Types de cas
Cas 1 : La quantité de produit reçue est égale à la quantité demandée
- Soit vous saisissez manuellement la quantité livrée et cliquez sur "Valider",
- Soit cliquez directement sur "Valider".
Si vous cliquez sur "Valider" sans avoir changé la quantité, la fenêtre suivante apparaît.
- Modifiez et cliquez alors sur "Appliquer"
Cas 2 : La quantité de produit reçue est inférieure à celle commandée - reliquat
Si les quantités sont inférieures, alors il faut les noter dans la colonne Fait avant de valider. Une nouvelle fenêtre va s’ouvrir.
Si vous pensez recevoir les produits restants dans l’avenir, sélectionnez “Créer un reliquat”. Odoo va créer un nouveau bon de réception pour les produits en attente.
Le bon de commande aura donc deux réceptions enregistrées.
Cas 3 : La quantité de produit reçue est inférieure à celle commandée - pas de reliquat
Si vous choisissez "Pas de reliquat", la commande est considérée comme complète. Le bon de réception avec les quantités manquantes est créé mais directement avec le statut Annulé.
Cas 4 : La quantité de produit reçu est supérieure à celle commandée
La quantité est répercutée dans la colonne "reçu" du bon de commande.
Cas 5 : Un produit non commandée se retrouve dans la livraison
Le produit n'est pas repris dans le bon de commande.
Facturation de la commande
Créer la facture
Retournez sur le bon de commande pour créer la facture et la valider. Selon la configuration de modalité de facturation sur les articles concernés, la facture reflète les quantités commandées ou les quantités réceptionnées.
Pour plus d'information sur la facturation depuis un bon de commande, suivez ce tutoriel.
Facturation avant la réception
Il est possible de créer la facture dès que la commande a été confirmée.
Dans ce cas là, lors de la création de la facture, n’oubliez pas de changer les quantités (à 0 par défaut), sur la facture.