Gérer ses contacts

• Créer un nouveau contact - Informations générales
• Créer un nouveau contact - Onglets d'informations
• Mettre un utilisateur en abonné par défaut sur un contact
• Fusionner des contacts (v12)
• Gérer différents types d'adresses - onglet contacts et adresses
• Archiver un Contact

Créer un nouveau contact - Informations générales

Afin de créer un nouveau contact,

• Allez dans Contact < Contact
• Cliquez sur "Créer"

 

Une fiche contact s'ouvre et des informations générales vous sont demandées. Ces informations varient en fonction des modules/applications installés, mais aussi s’il s’agit d’une personne physique (Particulier) ou d’une personne morale (Société). 

• Il est utile d’encoder les infos suivantes sur cette page générale :
• • Nom (obligatoire)
  • Adresse
  • TVA
  • Téléphone
  • Courriel
  • Langue : vous pourrez choisir parmi les langues activées sur votre Odoo lors de la configuration initiale
  • Tags : ce sont des étiquettes pour vous permettre de catégoriser librement vos contacts. Ils peuvent être configurés/supprimés dans l’onglet de Configuration.

Créer un nouveau contact - Onglets d'informations

Lors de la création d'un nouveau contact, sur la fiche de contact, des onglets permettent de donner différentes informations, en fonction des modules/applications installées et des besoins de votre entreprise. 

Sont décrits ici les onglets génériques.

 

Ajouter des Contacts et adresses liées à la fiche contact 

Pour les sociétés, cet onglet permet d'ajouter différentes adresses ou contact, et notamment un représentant (si le module Cooperators est installé). 

Deux boutons sont présents : 

1. “Sauvegarder et fermer” permet de fermer la fenêtre et de créer la fiche contact souhaitée. 
2. “Enregistrer et créer” permet de créer la fiche contact et d’en créer une nouvelle directement si plusieurs contacts doivent être liés à une même Société.

 

Notes internes et informations personnelles

L’onglet “informations personnelles” n’est pas systématiquement présent et dépend de l’installation de modules complémentaires.

Les notes internes permettent de donner des informations textuelles sur le contact tandis que les informations personnelles permettent d’encoder la date de naissance.

 

Ventes et achats

Cet onglet permet de donner des informations sur les clients et les fournisseurs.

Les champs utiles à encoder en général sont :

• • Conditions de paiements (pour vos clients et pour vos fournisseurs) : immédiatement, 15 jours, 30 jours. Cela aide l’encodage des factures.
  • Position fiscale : Régime national, intracommunautaire… Cela aidera aussi à l’encodage de vos factures plus tard. Pour plus d’informations, se référer au tutoriel sur la comptabilité. 

Si vous avez activé les listes de prix, vous pouvez aussi définir ici quelle liste de prix appliquer à ce client.

 

Facturation

Cet onglet permet de préciser le compte bancaire du contact ainsi que les écritures comptables dans lesquelles se mettent les transactions avec ce contact s’il y en a.

Mettre un utilisateur en abonné par défaut sur un contact

Il est possible de mettre par défaut à la création d’un contact dans Odoo un utilisateur comme abonné. 

Cela peut être utile si une personne doit être au courant de toutes les créations de fiches de contacts pour en faire le suivi au sein d’une équipe.

• Allez dans Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions automatisée
  
  

• Créez une nouvelle action 

• Choisissez le nom de la règle (au choix)

• Choisissez le modèle de document concerné : Partenaire.

• Conditions : choisir “à la création”

• Actions : ajouter un abonné parmi les personnes proposées dans ce champs

 

 

 

 

Fusionner des contacts (v12)

Ce droit n’est accessible qu’à l’utilisateur admin. Adressez-vous à Coop IT Easy pour se charger des fusions. De plus, il faut le module “CRM” soit installé.

Il est possible de fusionner deux fiches contacts qui sont identiques.

Pour cela : 

• Allez dans le module “Contacts”.
• Mettez la vue liste et sélectionnez les contacts à fusionner. 
• Cliquez sur le bouton "Action"< Fusionner les contacts. 
• Sélectionnez les contacts qui seront fusionnés. 
• Sélectionnez le contact de destination.

Tous les documents liés à un de ces contacts seront reliés au contact de destination.

• Cliquez sur “Fusionner les contacts”. 

Gérer différents types d'adresses - onglet contacts et adresses

L'onglet contacts et adresses permet soit de lier deux contacts, soit d'ajouter différents types d'adresses.

Allez dans un contact ou créer un nouveau contact, depuis l'onglet "Contacts et adresses", cliquez sur "Ajouter".

Sélectionnez le type d'adresse souhaité et cliquez soit sur "sauvegarder et fermer" si vous avez terminé, soit sur "enregistrer et créer" si vous souhaitez ajouter encore une adresse.

Contact

Cela permet de lier des contacts à d'autres.

Adresses privées

Il est possible d'ajouter une adresse privée sur un contact qui ne sera visible que par les personnes dont la fiche utilisateur a la configuration "Accès aux adresses privées", cochée. 

Adresse d'expédition, de réception et adresse de facturation

Ces possibilités ne sont présentes que si les Applications Vente et/ou Achat sont installées.

Cela permet de mettre l'adresse adéquate sur le bon de commande et/ou de livraison. 

Pour que l'adresse de réception soit correctement affichée sur le bon de commande envoyé au fournisseur (et sur le bon de livraison), il faut modifier l'adresse de l'entrepôt :

• Application Inventaire < Configuration < Entrepôt,
• sélectionner l'entrepôt "WH" 
• modifier l'adresse en choisissant l'adresse d'expédition de la société.

Représentant

Cette possibilité n'est présente que si l'application de gestion des coopérateurs est installée. Cela permet d'ajouter un représentant à une personne morale.

Archiver un Contact

On peut archiver un contact comme on peut le faire pour d'autres objets dans Odoo (voir comment archiver dans Odoo).

 

Lorsqu'un contact Odoo est lié à un utilisateur, il faut d'abord désactiver l'utilisateur pour pouvoir archiver le contact. Pour cela, rechercher le nom de la personne dans la liste des utilisateurs (Module Configuration > Onglet "Utilisateurs et Sociétés" > Utilisateurs).

Désactiver l'utilisateur, et puis revenir sur la fiche contact pour l'archiver (voir ci-dessus).