Gérer ses contacts

Créer un nouveau contact - Informations générales

Afin de créer un nouveau contact,

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Une fiche contact s'ouvre et des informations générales vous sont demandées. Ces informations varient en fonction des modules/applications installés, mais aussi s’il s’agit d’une personne physique (Particulier) ou d’une personne morale (Société). 

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Créer un nouveau contact - Onglets d'informations

Lors de la création d'un nouveau contact, sur la fiche de contact, des onglets permettent de donner différentes informations, en fonction des modules/applications installées et des besoins de votre entreprise. 

Sont décrits ici les onglets génériques.

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Ajouter des Contacts et adresses liées à la fiche contact 

Pour les sociétés, cet onglet permet d'ajouter différentes adresses ou contact, et notamment un représentant (si le module Cooperators est installé). 

Deux boutons sont présents : 

  1. “Sauvegarder et fermer” permet de fermer la fenêtre et de créer la fiche contact souhaitée. 
  2. “Enregistrer et créer” permet de créer la fiche contact et d’en créer une nouvelle directement si plusieurs contacts doivent être liés à une même Société.

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Notes internes et informations personnelles

L’onglet “informations personnelles” n’est pas systématiquement présent et dépend de l’installation de modules complémentaires.

Les notes internes permettent de donner des informations textuelles sur le contact tandis que les informations personnelles permettent d’encoder la date de naissance.

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Ventes et achats

Cet onglet permet de donner des informations sur les clients et les fournisseurs.

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Les champs utiles à encoder en général sont :

Si vous avez activé les listes de prix, vous pouvez aussi définir ici quelle liste de prix appliquer à ce client.

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Facturation

Cet onglet permet de préciser le compte bancaire du contact ainsi que les écritures comptables dans lesquelles se mettent les transactions avec ce contact s’il y en a.

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Mettre un utilisateur en abonné par défaut sur un contact

Il est possible de mettre par défaut à la création d’un contact dans Odoo un utilisateur comme abonné. 

Cela peut être utile si une personne doit être au courant de toutes les créations de fiches de contacts pour en faire le suivi au sein d’une équipe.

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Fusionner des contacts (v12)

Ce droit n’est accessible qu’à l’utilisateur admin. Adressez-vous à Coop IT Easy pour se charger des fusions. De plus, il faut le module “CRM” soit installé.

Il est possible de fusionner deux fiches contacts qui sont identiques.

Pour cela : 

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Tous les documents liés à un de ces contacts seront reliés au contact de destination.

Gérer différents types d'adresses - onglet contacts et adresses

L'onglet contacts et adresses permet soit de lier deux contacts, soit d'ajouter différents types d'adresses.

Allez dans un contact ou créer un nouveau contact, depuis l'onglet "Contacts et adresses", cliquez sur "Ajouter".

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Sélectionnez le type d'adresse souhaité et cliquez soit sur "sauvegarder et fermer" si vous avez terminé, soit sur "enregistrer et créer" si vous souhaitez ajouter encore une adresse.

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Contact

Cela permet de lier des contacts à d'autres.

Adresses privées

Il est possible d'ajouter une adresse privée sur un contact qui ne sera visible que par les personnes dont la fiche utilisateur a la configuration "Accès aux adresses privées", cochée. 

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Adresse d'expédition, de réception et adresse de facturation

Ces possibilités ne sont présentes que si les Applications Vente et/ou Achat sont installées.

Cela permet de mettre l'adresse adéquate sur le bon de commande et/ou de livraison. 

Pour que l'adresse de réception soit correctement affichée sur le bon de commande envoyé au fournisseur (et sur le bon de livraison), il faut modifier l'adresse de l'entrepôt :

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Représentant

Cette possibilité n'est présente que si l'application de gestion des coopérateurs est installée. Cela permet d'ajouter un représentant à une personne morale.

Archiver un Contact

On peut archiver un contact comme on peut le faire pour d'autres objets dans Odoo (voir comment archiver dans Odoo).

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Lorsqu'un contact Odoo est lié à un utilisateur, il faut d'abord désactiver l'utilisateur pour pouvoir archiver le contact. Pour cela, rechercher le nom de la personne dans la liste des utilisateurs (Module Configuration > Onglet "Utilisateurs et Sociétés" > Utilisateurs).

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Désactiver l'utilisateur, et puis revenir sur la fiche contact pour l'archiver (voir ci-dessus).

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