Gérer un bail de location
- Créer un bail de location
- Créer une facture pour la garantie
- Créer le contrat de bail
- Valider les factures mensuelles
- Importer les relevés bancaires
- Cas particulier : lettrer un paiement pour 2 baux différents pour des personnes différentes
- Mettre fin à un bail
- Annuler ou corriger des factures existantes
Créer un bail de location
Afin de créer un nouveau bail de location,
- Allez dans Coopérative d'habitation < Baux
- Cliquez sur "Créer"
-
Encodez les champs obligatoires. N’oubliez pas d’encoder les montants de loyer et charges, ainsi que la garantie si elle s’applique.
- Les champs “loyer suggéré” et “charges suggérées” se basent sur les informations liées aux biens sélectionnés dans l’onglet “Biens loués”. C’est une aide au calcul. Il faut cependant bien indiquer dans les champs Loyer et Charges les montants qu’on décide d’appliquer dans le cadre de cette location.
- Après encodage de ces informations, vous devez créer :
- La facture liée à la garantie : en cliquant sur le bouton correspondant.
- Créer contrat : cela permet de créer un “contrat” (nomenclature dans Odoo), qui va piloter la création des factures de loyer/charges de manière récurrente (mensuelle) sur toute la durée du bail.
De nouveaux champs ont été ajoutés pour permettre la reconduction automatique des baux en cours. Pour cela, le champs “Automatic Renewal” est coché par défaut, et en-dessous on peut préciser le nombre de mois de prolongation du bail.
Créer une facture pour la garantie
Lors de la création de votre bail de location,
- Cliquez sur "Créer la facture de garantie"
La facture de garantie est affichée en brouillon. Elle est adressée au locataire, et contient le montant de la garantie indiqué sur le bail :
- Vérifiez la date de facturation, puis cliquez sur Valider.
À la validation, les écritures comptables correspondantes sont générées, et la coopérative attend donc le paiement de la garantie.
Après avoir cliqué sur le bouton “Créer la facture de garantie”, sur le bail, ce bouton ne sera plus affiché. Il est prévu de créer une seule facture de garantie par bail.
Créer le contrat de bail
Lors de la création d'un nouveau bail,
- Cliquez sur "Créer contrat",
Cela va créer un contrat, que vous pouvez visualiser dans l’onglet Factures :
- Cliquez sur le contrat en bleu pour le voir s’ouvrir.
-
Le contrat reprend la date de fin (correspond à la date de fin du bail), et indique aussi la date de prochaine facture qui sera générée automatiquement chaque mois.
-
Il ne faut en principe rien changer sur ce contrat, il est créé et complété automatiquement par le système sur base de l’encodage du bail.
Sur le bail, après avoir cliqué sur “Créer contrat”, ce bouton disparaît et est remplacé par “Créer la prochaine facture de loyer” :
Cas particulier, modifications sur le contrat
Il est possible de devoir modifier le contrat si l’article de loyer et de charge doivent être différent, par exemple, selon le bâtiment concerné, il convient de choisir le bon article, qui devrait être correctement configuré au préalable.
Les articles sont disponibles dans le menu Facturation (ou Comptabilité) < Clients < "Articles"
Sur la fiche article, l’onglet Comptabilité permet de modifier les comptes généraux à imputer :
Valider les factures mensuelles
Chaque mois, Odoo va générer automatiquement les factures liées aux locations. Ces factures seront en brouillon et devront être validées.
- Allez dans l’application Facturation < Clients < "Factures"
- Sélectionnez toutes les factures en brouillon (via un regroupement par statut), cochez la case de la première colonne afin de sélectionner toutes les factures brouillons affichées.
- Cliquez sur “Action” et confirmez des factures brouillon :
Les factures sont alors validées, et la coopérative est en attente du paiement des loyers correspondants.
Importer les relevés bancaires
Régulièrement, il faut importer les relevés bancaires afin de suivre le paiement effectif des loyers, charges, garanties, des locataires.
Selon le pays, le type de fichier à importer est différent :
- Belgique : CODA 2.3
- Suisse : CAMT
- France : OFX
Pour l’import, se référer au tutoriel de gestion de la comptabilité en cliquant ici.
Cas particulier : lettrer un paiement pour 2 baux différents pour des personnes différentes
Si un logement est associé à une personne, et le parking à son conjoint, et qu’un seul paiement est réalisé mensuellement, le lettrage bancaire peut s’avérer pénible.
Voici toutes les étapes avec un exemple concret comprenant un couple, Sybille Eyer Degennes et Sébastien Degennes et un seul paiement pour deux locations différentes.
Lors du lettrage bancaire,
- Cliquez sur le petit triangle sur la gauche :
Un tableau apparaît :
- Recliquez sur le petit triangle sur la gauche. La liste d'écritures comptables apparaît :
-
Dans la zone Filtre, recherchez "Degennes" (clic sur la loupe), pour rechercher le paiement correspondant.
La liste est adaptée :
- Toujours afin de retrouver le bon paiement, cliquez sur "Charger plus (12 restants) pour voir les lignes relatives à décembre 2019
- Passez la souris sur ces 1 des 2 lignes et cliquez sur le "+" qui apparaît en vis à vis de la ligne sur la gauche.
Cela va assigner la personne (ici, nous avons cliqué sur la ligne de Sébastien) : Sébastien Degennes apparait en noir dans la zone de lettrage, et on voit la ligne que nous avons ajouté dans le petit tableau :
Mais il reste 1513 francs à assigner à Sybille.
Comme "Sébastien" apparaît en noir dans le carré en haut du tableau, nous ne pourrons pas trouver la facture de Sybille. Donc, il faut supprimer son nom dans ce carré :
Pour supprimer, je sélectionne avec ma souris tout le contenu du carré puis je tape sur mon clavier sur Backspace (supprimer).
Maintenant l'affichage est ainsi :
- Cherchez à nouveau dans la liste sous la zone de recherche la facture de décembre pour Sybille
- Sélectionnez la ligne avec le petit "+" sur la gauche, et le résultat donne ceci :
Il y a donc 1 ligne de paiement associée à 2 personnes différentes (2 factures différentes), et le total correspond bien. Ainsi, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton qui indique "Lettrer".
Mettre fin à un bail
Afin de mettre fin à un bail, il faut mettre la date de "fin effective" à jour. Cela aura pour effet de suspendre le contrat automatique et les factures suivantes.
Pour cela,
- Allez dans Coopérative d'habitation < Baux
- Sélectionnez le bail que vous souhaitez mettre fin
- Mettez la "Fin effective" à jour
- Décochez "Automatic renewal"
Annuler ou corriger des factures existantes
Lorsque que vous mettez fin à un bail, il est possible qu’il faille également faire des notes de crédit sur les factures générées en trop.
La marche à suivre est :
- Allez dans Facturation < Clients < Factures
- Affichez la facture à annuler
- Cliquez sur "ajouter un avoir"
- Choisissez l'option :
1. Créer une ébauche d'avoir : cela permet de modifier le montant avant de valider et lettrer avec la facture d'origine.
2. Annuler : cela va annuler complètement la facture en créant un avoir de la même valeur et le lettrage se fera automatiquement entre les 2.
3. Modifier : cela est utile pour modifier une facture et qu’il faut l'annuler officiellement. Dans ce cas, le système fait un avoir, lettre avec la facture d'origine, et crée une nouvelle facture en brouillon).
Dans le cas qui nous intéresse, ce serait soit l'option 1 (pour adapter le montant à un demi loyer à rembourser par exemple) soit l'option 2 (pour totalement annuler une facture qui a été générée et n'aurait pas dû l’être).