Gérer un bail de location

Créer un bail de location

Afin de créer un nouveau bail de location,

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  1. La facture liée à la garantie : en cliquant sur le bouton correspondant.
  2. Créer contrat : cela permet de créer un “contrat” (nomenclature dans Odoo), qui va piloter la création des factures de loyer/charges de manière récurrente (mensuelle) sur toute la durée du bail.

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De nouveaux champs ont été ajoutés pour permettre la reconduction automatique des baux en cours. Pour cela, le champs “Automatic Renewal” est coché par défaut, et en-dessous on peut préciser le nombre de mois de prolongation du bail.

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Créer une facture pour la garantie

Lors de la création de votre bail de location,

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La facture de garantie est affichée en brouillon. Elle est adressée au locataire, et contient le montant de la garantie indiqué sur le bail :

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À la validation, les écritures comptables correspondantes sont générées, et la coopérative attend donc le paiement de la garantie.

Après avoir cliqué sur le bouton “Créer la facture de garantie”, sur le bail, ce bouton ne sera plus affiché. Il est prévu de créer une seule facture de garantie par bail.

 

Créer le contrat de bail

Lors de la création d'un nouveau bail,

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Cela va créer un contrat, que vous pouvez visualiser dans l’onglet Factures :

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Il ne faut en principe rien changer sur ce contrat, il est créé et complété automatiquement par le système sur base de l’encodage du bail.

Sur le bail, après avoir cliqué sur “Créer contrat”, ce bouton disparaît et est remplacé par “Créer la prochaine facture de loyer” :

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Cas particulier, modifications sur le contrat

Il est possible de devoir modifier le contrat si l’article de loyer et de charge doivent être différent, par exemple, selon le bâtiment concerné, il convient de choisir le bon article, qui devrait être correctement configuré au préalable.

Les articles sont disponibles dans le menu Facturation (ou Comptabilité) < Clients < "Articles"

Sur la fiche article, l’onglet Comptabilité permet de modifier les comptes généraux à imputer :

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Valider les factures mensuelles

Chaque mois, Odoo va générer automatiquement les factures liées aux locations. Ces factures seront en brouillon et devront être validées.

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Les factures sont alors validées, et la coopérative est en attente du paiement des loyers correspondants.

Importer les relevés bancaires

Régulièrement, il faut importer les relevés bancaires afin de suivre le paiement effectif des loyers, charges, garanties, des locataires.

Selon le pays, le type de fichier à importer est différent :

Pour l’import, se référer au tutoriel de gestion de la comptabilité en cliquant ici.

 

Cas particulier : lettrer un paiement pour 2 baux différents pour des personnes différentes

Si un logement est associé à une personne, et le parking à son conjoint, et qu’un seul paiement est réalisé mensuellement, le lettrage bancaire peut s’avérer pénible.

Voici toutes les étapes avec un exemple concret comprenant un couple, Sybille Eyer Degennes et Sébastien Degennes et un seul paiement pour deux locations différentes.

Lors du lettrage bancaire,

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Un tableau apparaît :

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Cela va assigner la personne (ici, nous avons cliqué sur la ligne de Sébastien) : Sébastien Degennes apparait en noir dans la zone de lettrage, et on voit la ligne que nous avons ajouté dans le petit tableau :

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Mais il reste 1513 francs à assigner à Sybille.

Comme "Sébastien" apparaît en noir dans le carré en haut du tableau, nous ne pourrons pas trouver la facture de Sybille. Donc, il faut supprimer son nom dans ce carré :

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Pour supprimer, je sélectionne avec ma souris tout le contenu du carré puis je tape sur mon clavier sur Backspace (supprimer).

Maintenant l'affichage est ainsi :

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Il y a donc 1 ligne de paiement associée à 2 personnes différentes (2 factures différentes), et le total correspond bien. Ainsi, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton qui indique "Lettrer".

 

Mettre fin à un bail

Afin de mettre fin à un bail, il faut mettre la date de "fin effective" à jour. Cela aura pour effet de suspendre le contrat automatique et les factures suivantes.

Pour cela,

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Annuler ou corriger des factures existantes

Lorsque que vous mettez fin à un bail, il est possible qu’il faille également faire des notes de crédit sur les factures générées en trop.

La marche à suivre est : 

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Dans le cas qui nous intéresse, ce serait soit l'option 1 (pour adapter le montant à un demi loyer à rembourser par exemple) soit l'option 2 (pour totalement annuler une facture qui a été générée et n'aurait pas dû l’être).