Application Coopérative d'habitation

L'application Coopérative d'habitation est une application développée par Coop IT Easy et qui vous permettra, à travers votre Odoo, de gérer vos biens immobiliers ainsi que vos baux de locations.

Présentation générale de l'application Coopérative d'habitation

Présentation générale de l'application Coopérative d'habitation

Modules à installer

Le module de base à installer est “housing_cooperative_base”, disponible sur le Github de Coop IT Easy.

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Un module spécifique a été fait pour les spécificités suisses du projet Logeco : logeco_custom.

Les modules suivants de l’OCA sont installés automatiquement quand le module “housing_cooperative_base” est installé :

Présentation générale de l'application Coopérative d'habitation

Vue d'ensemble des menus et fonctionnalités

Après avoir installé les modules nécessaires, une nouvelle application apparait dans votre Odoo;

Coopérative d'habitation

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Le menu Coopérative d’habitation

Ce menu permet d’accéder à la liste des bâtiments, logements, caves, parkings à louer et de les modifier.

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Le menu Baux

Ce menu permet de voir la liste des baux de location (lien entre un bien à louer et un locataire).

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Le menu Contacts

Ce menu permet de voir la liste de tous les contacts dans Odoo (locataires, mais aussi fournisseurs par exemple).

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Le menu Rapports

Ce menu permet d’imprimer des rapports sur base des données de location.

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Le menu Configuration

Ce menu permet de configurer des choix dans des listes déroulantes présentes dans le module.

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Prérequis : Gérer les données de l'Application

Prérequis : Gérer les données de l'Application

Créer une fiche pour un locataire

Sur votre fiche de création d'un nouveau contact, des informations supplémentaires sont présentes après l'installation des modules :

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Avec le module logeco_custom, une référence interne est automatiquement attribuée au locataire. Cela permettra à termes de générer un BVR (localisation suisse) liée à cette référence.

 

Prérequis : Gérer les données de l'Application

Créer un bâtiment

Pour créer un nouveau bâtiment,

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En bleu : les champs obligatoires.

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En bas du bâtiment, vous pouvez voir les onglets, Logements, Pièces supplémentaires ou Caves qui sont liées au bâtiment.

Prérequis : Gérer les données de l'Application

Créer un logement

Pour accéder aux logements,

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L'état du logement est “Disponible” ou “Occupé”, selon qu’un bail est en cours au moment où on visualise le logement.

Il est obligatoire que le logements soit lié à un bâtiment.

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En bas se trouve la liste des baux qui sont liés à ce logement.

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Prérequis : Gérer les données de l'Application

Créer une pièce supplémentaire

Pour créer une pièce supplémentaire, la même logique que pour les logements est d’application,

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Prérequis : Gérer les données de l'Application

Créer une cave

Pour créer une cave supplémentaire, la même logique que pour les logements est d’application,

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Prérequis : Gérer les données de l'Application

Créer un parking

Pour créer un parking supplémentaire, la même logique que pour les logements est d’application,

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Gérer un bail de location

Gérer un bail de location

Créer un bail de location

Afin de créer un nouveau bail de location,

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  1. La facture liée à la garantie : en cliquant sur le bouton correspondant.
  2. Créer contrat : cela permet de créer un “contrat” (nomenclature dans Odoo), qui va piloter la création des factures de loyer/charges de manière récurrente (mensuelle) sur toute la durée du bail.

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De nouveaux champs ont été ajoutés pour permettre la reconduction automatique des baux en cours. Pour cela, le champs “Automatic Renewal” est coché par défaut, et en-dessous on peut préciser le nombre de mois de prolongation du bail.

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Gérer un bail de location

Créer une facture pour la garantie

Lors de la création de votre bail de location,

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La facture de garantie est affichée en brouillon. Elle est adressée au locataire, et contient le montant de la garantie indiqué sur le bail :

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À la validation, les écritures comptables correspondantes sont générées, et la coopérative attend donc le paiement de la garantie.

Après avoir cliqué sur le bouton “Créer la facture de garantie”, sur le bail, ce bouton ne sera plus affiché. Il est prévu de créer une seule facture de garantie par bail.

 

Gérer un bail de location

Créer le contrat de bail

Lors de la création d'un nouveau bail,

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Cela va créer un contrat, que vous pouvez visualiser dans l’onglet Factures :

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Il ne faut en principe rien changer sur ce contrat, il est créé et complété automatiquement par le système sur base de l’encodage du bail.

Sur le bail, après avoir cliqué sur “Créer contrat”, ce bouton disparaît et est remplacé par “Créer la prochaine facture de loyer” :

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Cas particulier, modifications sur le contrat

Il est possible de devoir modifier le contrat si l’article de loyer et de charge doivent être différent, par exemple, selon le bâtiment concerné, il convient de choisir le bon article, qui devrait être correctement configuré au préalable.

Les articles sont disponibles dans le menu Facturation (ou Comptabilité) < Clients < "Articles"

Sur la fiche article, l’onglet Comptabilité permet de modifier les comptes généraux à imputer :

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Gérer un bail de location

Valider les factures mensuelles

Chaque mois, Odoo va générer automatiquement les factures liées aux locations. Ces factures seront en brouillon et devront être validées.

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Les factures sont alors validées, et la coopérative est en attente du paiement des loyers correspondants.

Gérer un bail de location

Importer les relevés bancaires

Régulièrement, il faut importer les relevés bancaires afin de suivre le paiement effectif des loyers, charges, garanties, des locataires.

Selon le pays, le type de fichier à importer est différent :

Pour l’import, se référer au tutoriel de gestion de la comptabilité en cliquant ici.

 

Gérer un bail de location

Cas particulier : lettrer un paiement pour 2 baux différents pour des personnes différentes

Si un logement est associé à une personne, et le parking à son conjoint, et qu’un seul paiement est réalisé mensuellement, le lettrage bancaire peut s’avérer pénible.

Voici toutes les étapes avec un exemple concret comprenant un couple, Sybille Eyer Degennes et Sébastien Degennes et un seul paiement pour deux locations différentes.

Lors du lettrage bancaire,

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Un tableau apparaît :

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Cela va assigner la personne (ici, nous avons cliqué sur la ligne de Sébastien) : Sébastien Degennes apparait en noir dans la zone de lettrage, et on voit la ligne que nous avons ajouté dans le petit tableau :

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Mais il reste 1513 francs à assigner à Sybille.

Comme "Sébastien" apparaît en noir dans le carré en haut du tableau, nous ne pourrons pas trouver la facture de Sybille. Donc, il faut supprimer son nom dans ce carré :

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Pour supprimer, je sélectionne avec ma souris tout le contenu du carré puis je tape sur mon clavier sur Backspace (supprimer).

Maintenant l'affichage est ainsi :

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Il y a donc 1 ligne de paiement associée à 2 personnes différentes (2 factures différentes), et le total correspond bien. Ainsi, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton qui indique "Lettrer".

 

Gérer un bail de location

Mettre fin à un bail

Afin de mettre fin à un bail, il faut mettre la date de "fin effective" à jour. Cela aura pour effet de suspendre le contrat automatique et les factures suivantes.

Pour cela,

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Gérer un bail de location

Annuler ou corriger des factures existantes

Lorsque que vous mettez fin à un bail, il est possible qu’il faille également faire des notes de crédit sur les factures générées en trop.

La marche à suivre est : 

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Dans le cas qui nous intéresse, ce serait soit l'option 1 (pour adapter le montant à un demi loyer à rembourser par exemple) soit l'option 2 (pour totalement annuler une facture qui a été générée et n'aurait pas dû l’être).