Application Coopérative d'habitation
L'application Coopérative d'habitation est une application développée par Coop IT Easy et qui vous permettra, à travers votre Odoo, de gérer vos biens immobiliers ainsi que vos baux de locations.
- Présentation générale de l'application Coopérative d'habitation
- Prérequis : Gérer les données de l'Application
- Créer une fiche pour un locataire
- Créer un bâtiment
- Créer un logement
- Créer une pièce supplémentaire
- Créer une cave
- Créer un parking
- Gérer un bail de location
- Créer un bail de location
- Créer une facture pour la garantie
- Créer le contrat de bail
- Valider les factures mensuelles
- Importer les relevés bancaires
- Cas particulier : lettrer un paiement pour 2 baux différents pour des personnes différentes
- Mettre fin à un bail
- Annuler ou corriger des factures existantes
Présentation générale de l'application Coopérative d'habitation
Modules à installer
Le module de base à installer est “housing_cooperative_base”, disponible sur le Github de Coop IT Easy.
Un module spécifique a été fait pour les spécificités suisses du projet Logeco : logeco_custom.
Les modules suivants de l’OCA sont installés automatiquement quand le module “housing_cooperative_base” est installé :
- contracts
- partner_firstname
- partner_contact_birthdate
- partner_contact_gender
- partner_contact_personal_information_page
Vue d'ensemble des menus et fonctionnalités
Après avoir installé les modules nécessaires, une nouvelle application apparait dans votre Odoo;
Coopérative d'habitation
Le menu Coopérative d’habitation
Le menu Baux
Le menu Contacts
Le menu Rapports
Le menu Configuration
Prérequis : Gérer les données de l'Application
Créer une fiche pour un locataire
Sur votre fiche de création d'un nouveau contact, des informations supplémentaires sont présentes après l'installation des modules :
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- Bouton “Mettre l’adresse sur base du bail actuel” : permet de forcer l’encodage de l’adresse en prenant l’adresse sur le bail en cours lié à cette personne.
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- Champs en plus :
- Résidence : choix entre résidence principale ou secondaire, à choisir manuellement.
- Date de début du premier bail : si le locataire a eu plusieurs baux successifs, cette date reprend la date du tout premier bail. Rempli automatiquement.
- Date de début du bail actuel : pour le bail en cours actuellement. Rempli automatiquement.
- Fin du bail : date prévue de fin du bail en cours actuellement. Rempli automatiquement.
- Champs en plus :
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- Onglet Baux : il reprend la liste de tous les baux liés à ce locataire. Ceci est automatique. Il est aussi possible d’ajouter une ligne pour créer un bail, depuis la fiche du locataire.
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- Onglet Informations personnelles :
- Date de naissance
- Âge : calculé automatiquement sur base de la date de naissance
- Pays d’origine : la liste de tous les pays est disponible
- Permis : la liste des permis disponibles peut être configurée dans le menu “Configuration”
- Genre : Femme, Homme, Autre
- Études : la liste des études disponibles peut être configurée dans le menu “Configuration”
- Assurance RC : case à cocher
- Onglet Informations personnelles :
- Dans l’onglet Ventes et Achats, il faut cocher “Est un client” lors de la création d’un nouveau locataire. Cela permettra de le retrouver lors des encodages des factures, paiements, etc.
Avec le module logeco_custom, une référence interne est automatiquement attribuée au locataire. Cela permettra à termes de générer un BVR (localisation suisse) liée à cette référence.
Créer un bâtiment
Pour créer un nouveau bâtiment,
- Allez dans Coopérative d'habitation < Coopérative d'habitation < "Bâtiments"
- Cliquez sur "Créer" une fois dans la liste des bâtiments
- Encodez toutes les informations relatives au logement.
En bleu : les champs obligatoires.
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- Le régime de partage : choix entre “nombre de pièces” et “m2”. Sur base de ce choix, la part sociale suggérée à payer par le locataire sera calculée en fonction du nombre de pièces ou du nombre de m2 du logement loué.
- Le champ “Part sociale” indique le montant d’une part sociale, qui sera multiplié selon le régime de partage choisi.
En bas du bâtiment, vous pouvez voir les onglets, Logements, Pièces supplémentaires ou Caves qui sont liées au bâtiment.
Créer un logement
Pour accéder aux logements,
- Allez dans Coopérative d'habitation < Coopérative d'habitation < "Logements"
L'état du logement est “Disponible” ou “Occupé”, selon qu’un bail est en cours au moment où on visualise le logement.
- Cliquez sur "Créer" dans la liste des logements.
Il est obligatoire que le logements soit lié à un bâtiment.
En bas se trouve la liste des baux qui sont liés à ce logement.
Créer une pièce supplémentaire
Pour créer une pièce supplémentaire, la même logique que pour les logements est d’application,
- Allez dans Coopérative d'habitation < Coopérative d'habitation < "Pièces"
- Cliquez sur "Créer"
Créer une cave
Pour créer une cave supplémentaire, la même logique que pour les logements est d’application,
- Allez dans Coopérative d'habitation < Coopérative d'habitation < "Caves"
- Cliquez sur "Créer"
Créer un parking
Pour créer un parking supplémentaire, la même logique que pour les logements est d’application,
- Allez dans Coopérative d'habitation < Coopérative d'habitation < "Parkings"
- Cliquez sur "Créer"
Gérer un bail de location
Créer un bail de location
Afin de créer un nouveau bail de location,
- Allez dans Coopérative d'habitation < Baux
- Cliquez sur "Créer"
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Encodez les champs obligatoires. N’oubliez pas d’encoder les montants de loyer et charges, ainsi que la garantie si elle s’applique.
- Les champs “loyer suggéré” et “charges suggérées” se basent sur les informations liées aux biens sélectionnés dans l’onglet “Biens loués”. C’est une aide au calcul. Il faut cependant bien indiquer dans les champs Loyer et Charges les montants qu’on décide d’appliquer dans le cadre de cette location.
- Après encodage de ces informations, vous devez créer :
- La facture liée à la garantie : en cliquant sur le bouton correspondant.
- Créer contrat : cela permet de créer un “contrat” (nomenclature dans Odoo), qui va piloter la création des factures de loyer/charges de manière récurrente (mensuelle) sur toute la durée du bail.
De nouveaux champs ont été ajoutés pour permettre la reconduction automatique des baux en cours. Pour cela, le champs “Automatic Renewal” est coché par défaut, et en-dessous on peut préciser le nombre de mois de prolongation du bail.
Créer une facture pour la garantie
Lors de la création de votre bail de location,
- Cliquez sur "Créer la facture de garantie"
La facture de garantie est affichée en brouillon. Elle est adressée au locataire, et contient le montant de la garantie indiqué sur le bail :
- Vérifiez la date de facturation, puis cliquez sur Valider.
À la validation, les écritures comptables correspondantes sont générées, et la coopérative attend donc le paiement de la garantie.
Après avoir cliqué sur le bouton “Créer la facture de garantie”, sur le bail, ce bouton ne sera plus affiché. Il est prévu de créer une seule facture de garantie par bail.
Créer le contrat de bail
Lors de la création d'un nouveau bail,
- Cliquez sur "Créer contrat",
Cela va créer un contrat, que vous pouvez visualiser dans l’onglet Factures :
- Cliquez sur le contrat en bleu pour le voir s’ouvrir.
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Le contrat reprend la date de fin (correspond à la date de fin du bail), et indique aussi la date de prochaine facture qui sera générée automatiquement chaque mois.
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Il ne faut en principe rien changer sur ce contrat, il est créé et complété automatiquement par le système sur base de l’encodage du bail.
Sur le bail, après avoir cliqué sur “Créer contrat”, ce bouton disparaît et est remplacé par “Créer la prochaine facture de loyer” :
Cas particulier, modifications sur le contrat
Il est possible de devoir modifier le contrat si l’article de loyer et de charge doivent être différent, par exemple, selon le bâtiment concerné, il convient de choisir le bon article, qui devrait être correctement configuré au préalable.
Les articles sont disponibles dans le menu Facturation (ou Comptabilité) < Clients < "Articles"
Sur la fiche article, l’onglet Comptabilité permet de modifier les comptes généraux à imputer :
Valider les factures mensuelles
Chaque mois, Odoo va générer automatiquement les factures liées aux locations. Ces factures seront en brouillon et devront être validées.
- Allez dans l’application Facturation < Clients < "Factures"
- Sélectionnez toutes les factures en brouillon (via un regroupement par statut), cochez la case de la première colonne afin de sélectionner toutes les factures brouillons affichées.
- Cliquez sur “Action” et confirmez des factures brouillon :
Les factures sont alors validées, et la coopérative est en attente du paiement des loyers correspondants.
Importer les relevés bancaires
Régulièrement, il faut importer les relevés bancaires afin de suivre le paiement effectif des loyers, charges, garanties, des locataires.
Selon le pays, le type de fichier à importer est différent :
- Belgique : CODA 2.3
- Suisse : CAMT
- France : OFX
Pour l’import, se référer au tutoriel de gestion de la comptabilité en cliquant ici.
Cas particulier : lettrer un paiement pour 2 baux différents pour des personnes différentes
Si un logement est associé à une personne, et le parking à son conjoint, et qu’un seul paiement est réalisé mensuellement, le lettrage bancaire peut s’avérer pénible.
Voici toutes les étapes avec un exemple concret comprenant un couple, Sybille Eyer Degennes et Sébastien Degennes et un seul paiement pour deux locations différentes.
Lors du lettrage bancaire,
- Cliquez sur le petit triangle sur la gauche :
Un tableau apparaît :
- Recliquez sur le petit triangle sur la gauche. La liste d'écritures comptables apparaît :
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Dans la zone Filtre, recherchez "Degennes" (clic sur la loupe), pour rechercher le paiement correspondant.
La liste est adaptée :
- Toujours afin de retrouver le bon paiement, cliquez sur "Charger plus (12 restants) pour voir les lignes relatives à décembre 2019
- Passez la souris sur ces 1 des 2 lignes et cliquez sur le "+" qui apparaît en vis à vis de la ligne sur la gauche.
Cela va assigner la personne (ici, nous avons cliqué sur la ligne de Sébastien) : Sébastien Degennes apparait en noir dans la zone de lettrage, et on voit la ligne que nous avons ajouté dans le petit tableau :
Mais il reste 1513 francs à assigner à Sybille.
Comme "Sébastien" apparaît en noir dans le carré en haut du tableau, nous ne pourrons pas trouver la facture de Sybille. Donc, il faut supprimer son nom dans ce carré :
Pour supprimer, je sélectionne avec ma souris tout le contenu du carré puis je tape sur mon clavier sur Backspace (supprimer).
Maintenant l'affichage est ainsi :
- Cherchez à nouveau dans la liste sous la zone de recherche la facture de décembre pour Sybille
- Sélectionnez la ligne avec le petit "+" sur la gauche, et le résultat donne ceci :
Il y a donc 1 ligne de paiement associée à 2 personnes différentes (2 factures différentes), et le total correspond bien. Ainsi, vous avez la possibilité de cliquer sur le bouton qui indique "Lettrer".
Mettre fin à un bail
Afin de mettre fin à un bail, il faut mettre la date de "fin effective" à jour. Cela aura pour effet de suspendre le contrat automatique et les factures suivantes.
Pour cela,
- Allez dans Coopérative d'habitation < Baux
- Sélectionnez le bail que vous souhaitez mettre fin
- Mettez la "Fin effective" à jour
- Décochez "Automatic renewal"
Annuler ou corriger des factures existantes
Lorsque que vous mettez fin à un bail, il est possible qu’il faille également faire des notes de crédit sur les factures générées en trop.
La marche à suivre est :
- Allez dans Facturation < Clients < Factures
- Affichez la facture à annuler
- Cliquez sur "ajouter un avoir"
- Choisissez l'option :
1. Créer une ébauche d'avoir : cela permet de modifier le montant avant de valider et lettrer avec la facture d'origine.
2. Annuler : cela va annuler complètement la facture en créant un avoir de la même valeur et le lettrage se fera automatiquement entre les 2.
3. Modifier : cela est utile pour modifier une facture et qu’il faut l'annuler officiellement. Dans ce cas, le système fait un avoir, lettre avec la facture d'origine, et crée une nouvelle facture en brouillon).
Dans le cas qui nous intéresse, ce serait soit l'option 1 (pour adapter le montant à un demi loyer à rembourser par exemple) soit l'option 2 (pour totalement annuler une facture qui a été générée et n'aurait pas dû l’être).