Configuration de l'application Cooperators

• Types de parts, contenu des emails, sources de référencement
• Mettre à jour les informations de la société
• Gestion des droits
• Compte bancaire
• Demander le numéro de registre national
• Modifier les données de la société sur la page de confirmation de prise de parts

Types de parts, contenu des emails, sources de référencement

Deux paramètres sont configurables directement dans le module, les types de part et les modèles de mail. Ces configurations sont accessibles via Cooperators < Configuration < "Type de part" ou "Modèle d'email"

Types de parts

Dans Cooperators < Configuration < ”Type de part”, permet de configurer les types de parts et leur montants.

Il est aussi possible d’indiquer, via l’onglet “Information sur la part”

• • Modèle de courriel : permet de personnaliser le mail qui sera envoyé avec le certificat de part et donc d’avoir un texte différent par type de coopérateur.
  • Forcer la quantité minimale : La quantité minimale qu’on peut prendre (impossible d’aller en dessous)
  • Si la part peut être souscrite par une personne morale et/ou physique

Dans l'onglet Comptabilité, préciser le compte général du plan comptable qui sera utilisé pour comptabiliser les apports (anciennement appelés "le capital", avant la mise en application du nouveau code des sociétés et associations en Belgique).

 

Et si le module beesdoo_easy_my_coop est installé :

• • Autoriser le porteur à travailler : la personne peut rentrer dans le système des shifts
  • Mangeur/Travailleur : la personne est inclue dans le système des shifts ("eater/worker") ou est simplement "mangeuse" ("eater").

Contenu des emails

Le texte des emails est également configurable dans le module Cooperators < Configuration < "Modèle d’email" ou dans le module Configuration <  Technique < "Courriel" < Modèle. 

Les modèles d’email à personnaliser sont :

Nom du modèle d’email	Objet dans Odoo	Contexte
Confirmation de la demande de souscription	Demande de souscription	Confirmation de la demande de souscription
Demande de souscription sur liste d'attente	Demande de souscription	Notification que la demande de souscription a été mise sur liste d'attente.
Demande de libération de capital : Envoi	Pièce comptable	Envoi des infos pour payer les parts avec la communication structurée
Confirmation de réception du paiement : Certificat de coopérateur	Contact	Confirmation de réception de paiement pour un nouveau coopérateur ou une nouvelle coopératrice, avec le certificat en pièce jointe.
Augmentation de parts : Confirmation de réception du paiement : Certificat de coopérateur	Contact	Confirmation de réception de payement pour une augmentation de parts, avec le certificat à jour en pièce jointe.
Mise à jour des parts : Certificat de coopérateur	Contact	Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur après une conversion de parts, avec certificat joint.
Share Update (No Remaining Shares): Cooperator Certificate	Contact	Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur après revente de toutes ses parts, avec certificat joint.
Transfert de parts : Certificat de coopérateur	Contact	Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur bénéficiaire d'un transfert de parts, avec certificat joint.
Attestation Tax Shelter : Envoi	Attestation Tax Shelter	Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur lors de l’envoi des attestations Tax Shelter.

Mettre à jour les informations de la société

Dans Paramètres < Paramètres généraux < "Sociétés", cliquez sur mettre à jour les informations. 

La section Cooperative donne différentes cases à cocher.

Différentes informations sont présentées.

• "Type de part unique par coopérateur". Cela permet de restreindre le rachat de part au même type de part. La conséquence est que, lors d’une augmentation de part via le formulaire en ligne, un coopérateur ne peut pas prendre un autre type de part et les transferts ne peuvent être fait que si celui qui reçoit n’a pas de part d’un autre type.
• "Autoriser le chargement de carte d'identité" : permet de charger un fichier depuis le formulaire de prise de parts. Ce fichier est ajouté en pièce jointe à la demande de parts dans le back-end.
• "Créer un utilisateur pour le coopérateur" : permet de (dés)activer la création automatique d’un utilisateur. Si l’option est cochée, le coopérateur recevra, lors de la réception du paiement de libération de capital, un mail d’Odoo pour se connecter au portail.
• "Afficher les logos"
• "Courriel du coopérateur" : utilisé comme expéditeur de tous les emails envoyés automatiquement par le système pour le module Cooperators. 
• "Montant maximum autorisé pour la souscription" : donne le maximum qui peut être pris lors de la première souscription. 
• "Compte coopérateur" : En Belgique on utilise le 416000 associé. Pour les autres pays, il est nécessaire de demander au comptable.

Pour pouvoir sélectionner le compte Associés (416000 en Belgique) dans le champ Cooperator Account, il faut aller sur le compte dans le plan comptable et le mettre en type “Recevable”. 

Pour cela :

• Allez dans le module Facturation < Configuration < "Plan comptable".
• Sélectionnez le compte “Associé”.
• Changez le type en “recevable”. 
• Sauvegardez

• Pays et langue par défaut sur le site d’enregistrement. 
• Représentant du CA et signature du représentant : Ces deux paramètres permettent de faire une signature électronique (upload d’image). 
  
  

Cases à cocher (Respect RGPD, lecture du ROI…) sur le formulaire en ligne

Il est possible de choisir d’afficher jusqu’à 4 cases sur le formulaire en ligne. On peut définir si le futur coopérateur est forcé de cocher la case pour pouvoir valider sa demande ou non.

Les 4 cases proposées sont :

• Prise de connaissance de la politique de confidentialité (RGPD). 
• Prise de connaissance des règles internes (ROI) de la coopérative.
• Prise de connaissance des risques financiers. 
• Un champs générique - certains clients l'utilise pour expliquer les parts.

Pour chaque case, le texte affiché en vis-à-vis du nom sur le formulaire peut être personnalisé, comme dans cet exemple :

Il est possible de mettre un hyperlien et une mise en forme du texte. Il est également possible de rendre obligatoire de cocher la case.

Gestion des droits

Il y a trois niveaux d’utilisateur interne pour utiliser ce module, utilisateur, responsable et super utilisateur. Pour accéder à la configuration des droits d'accès, cliquez ici.

Les coopérateurs qui reçoivent un compte utilisateur sont des utilisateurs externes. Ils ne peuvent voir que les informations disponibles sur le portail. (Dans cette exemple, le niveau Gestionnaire représente le niveau d'admin pour Odoo)

L’utilisatrice ou utilisateur

Le groupe de droits "Utilisateur" donne accès aux mêmes sous-menus que le gestionnaire sauf "Configuration"

Le·la gestionnaire

Les personnes "Gestionnaire" ont accès à tous les sous-menus :

Ils peuvent créer une demande de souscription depuis une fiche de contact.

La superutilisatrice ou le superutilisateur

Pour activez le mode "Superutilisateur", cliquez ici.

Compte bancaire

Il est possible de définir le compte bancaire qui sera utilisé pour récolter les paiements de parts.

Dans la configuration du journal de banque, il est nécessaire de cocher la case "Recevoir les paiements coopérateur ?".

Cela permet de renseigner le compte sur lequel payer les parts sur la demande de libération de capital.

 

Demander le numéro de registre national

Les modules l10n_be_cooperator_national_number et l10n_be_cooperator_website_national_number doivent être installés.

Dans la configuration de la société,  cela ajoute une case à cocher "Display National Number". Une fois cochée, la case "require national number" apparaît. 

Si cette dernière est également cochée, un champs numérique "numéro de registre national" est repris et obligatoire pour les demandes de souscriptions des personnes physique.

Depuis le backend :

Depuis le formulaire frontend :

Le numéro de registre national n'est pas demandé pour les représentants de personnes morales.

Une fois la demande validée, le numéro est intégré à la fiche coopérateur dans l'onglet identifiant.

Pour l'encodage sur des coopérateurs existants, il faut aller dans l'application "Contact" et sur la fiche de la personne, dans l'onglet "Identifiants :

Et remplir le formulaire en choisissant la catégorie "Belgium National Number"

Modifier les données de la société sur la page de confirmation de prise de parts

Sur Odoo 16, la page de confirmation de prise de parts (après avoir rempli le formulaire sur le site web) ressemble à ceci par défaut :

Les informations de la société affichées sur la droite ne correspondent pas aux données de la société. Voici comment les modifier :

Ceci a créé une copie de 2 vues : une de la vue “Thanks (Contact us)” et l’autre de la vue “Thanks (Cooperator)“ qui hérite de la 1re. Ces copies sont celles qui sont effectivement utilisées pour le site web. Tant qu’une page par défaut n’a pas été modifiée, c’est la vue hard-codée qui est utilisée.

Ensuite (très important, ou plus moyen de prendre de parts) :

Cette 2e étape est nécessaire parce qu’au moment où la page est modifiée, Odoo enlève la balise <span> autour du message, ce qui empêche la vue héritée de remplacer le message.