Gérer la demande de souscription
- Enregistrer une demande de souscription
- Demande de souscription d'un contact déjà existant
- Valider la demande de souscription
- Fiche membre et carte membre
- Renvoyer la demande de capital à un membre candidat
- Fusionner deux fiches de membres
- Exporter la liste des coopérateurs et coopératrices
- Annuler une demande de souscription
- Définir une condition de paiement par défaut sur les demandes de libération de capital
- Encoder une augmentation de part
Enregistrer une demande de souscription
Il existe 3 moyens d’enregistrer une demande de souscription de part.
Option 1 : via le formulaire en ligne
La demande de souscription de part se fait par la personne (physique) qui veut devenir coopérateur via le formulaire en ligne d’Odoo.
Il s’agit du module Site Web d’Odoo :
Sur ce formulaire, tous les champs sont obligatoires et il y a un contrôle de validité de l'IBAN.
Le résultat du remplissage du formulaire apparaît dans le back-end, dans Coopérateurs > Gestion des parts > "Demandes de parts".
Si le module cooperator_website_uppercase_lastname est installé, le nom de famille sera encodé en majuscule, peu importe la manière dont le futur coopérateur a encodé son nom dans le formulaire.
Si nécessaire, la page become_company_cooperator pour une personne morale peut être ajoutée via une configuration.
Pour le faire, vous devez aller dans l'application Siteweb, dans le menu de configuration < menu: et ajouter un point de menu, tel que décrit ci-dessous :
Rem : Lors de l’encodage d’un numéro d’entreprise sur le formulaire en ligne en personne morale, le numéro est retranscrit sans ponctuation ni espace pour détecter une reprise de part ultérieure et éviter la création d’un doublon.
Si une personne est déjà coopératrice à titre personnel et veut prendre des parts pour la société dont elle est le représentant légal, cette inscription doit se faire en back-end (voir section dédiée). En effet, sur base de l’adresse mail de la personne de contact, le système indique que la personne existe déjà dans le système et doit se connecter. Dans ce cas, le formulaire de demande de souscription pour personne morale est pré-rempli mais les informations ne correspondent pas aux champs de manière adéquate. Par exemple, le nom de la société est rempli avec le nom de la personne physique.
Option 2 : dans le back-end, via le module Cooperators
Il est également possible d’encoder manuellement la demande de souscription sans passer par le formulaire en ligne. Dans ce cas, c’est un gestionnaire de la coopérative, à qui les droits de “responsable” ont été donnés qui s’en charge. Les différents droits utilisateurs sont décrits dans la section dédiée.
Pour cela :
- Dans le module Coopérateurs < Gestion des parts < "Souscriptions de parts"
- Cliquer sur le bouton “Nouveau”. Tous les champs pour l’inscription s’affichent (ce sont les mêmes champs que sur le formulaire via le site web).
Cas 1 : pour une personne physique
Si la personne candidate coopératrice est aussi représentante d'une structure possédant des parts, cela ne pose pas de problème. A l'inverse, cf. Cas 3 ci-dessous.
Cas 2 : pour une société
Utiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.
Les champs encadrés en rouge concernent le représentant de l’entreprise, les autres concernent l’entreprise. Deux fiches contacts seront donc créées, une pour la personne morale l’autre pour son représentant en personne physique. Si la personne représentante est déjà coopératrice, voir cas 3 ci-dessous.
- Cliquer sur le bouton “Sauvegarder” pour clôturer l’enregistrement.
Cas 3 : Une personne physique est coopératrice. Ensuite, la personne morale qu’elle représente veut prendre des parts.
Deux options existent :
- gérer un "doublon" (deux profils distincts) pour la personne physique
- hack - utiliser le même profil utilisateur pour la personne représentante et la personne physique coopératrice.
Utiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.
Créer un deuxième profil pour la personne représentant la structure
Créer une demande de souscription pour la personne morale, et remplir les données de la personne physique dans la demande, comme pour le Cas 2 ci-dessus.
Nommer la personne physique "Prénom Nom (Représentant·e)" pour la différencier du profil coopérateur.
Utiliser le même profil pour la personne physique coopératrice et représentante de la structure
-
Dans ce cas l’encodage doit se faire obligatoirement en back end :
- Créer une demande de souscription.
- Mettre le coopérateur existant dans le champ correspondant.
- Cocher ensuite la case “Est une personne morale”.
Les champs liées à la personne représentante sont automatiquement remplis selon les données de la fiche contact.
- Effacer le nom du coopérateur dans le champs “coopérateur”.
- Remplir les champs vides concernant la société et remplacer l’adresse du représentant par celui de la société.
- Remplir les champs vides concernant la personne représentante, s'il y en a.
- Sauvegarder et valider.
Option 3 : via le back-end, depuis une fiche d’un Contact
Si une personne qui est déjà dans la base de données Odoo veut devenir coopérateur, il est possible de passer par sa fiche de contact pour créer une nouvelle demande de souscription.
Pour cela :
- Vérifier que des parts par défaut ont été configurées pour le formulaire en ligne, sinon une erreur s'affichera lors de la demande de souscription via la fiche contact.
- Via une fiche contact, cliquer sur le bouton “Créer demande de souscription” en haut à gauche de la fiche.
Cas 1 : pour une personne morale
-
- Le prénom et le nom du représentant et son email
- L’adresse mail générique
- le numéro d’entreprise
- Le numéro de compte en banque
Cas 2 : pour une personne physique
-
- L’adresse mail
- Le numéro de compte en banque
Dans les deux cas sont aussi demandés :
- Cliquer sur “Create subscription”, en bas à gauche.
Odoo affiche la nouvelle demande de souscription qu’il suffit de valider, sauf si des informations supplémentaires sont nécessaires (comme par exemple le numéro de compte bancaire). Voir la section suivante pour l’étape de validation.
Toutes les informations de la fiche de contact ne sont pas reprises sur cette demande de souscription mais cela ne pose pas de soucis vu que les informations sont sur la fiche de contact et y restent. S’il faut modifier des informations liées à la personne, il faut les modifier directement sur sa fiche de contact, et non sur sa demande de souscription.
Demande de souscription d'un contact déjà existant
Lorsqu’un contact est déjà dans Odoo avec une adresse mail renseignée et qu'une personne remplit une demande de souscription (que ce soit via le back-end ou le formulaire en ligne), la demande de part et le contact existant seront automatiquement liés.
Cependant, dans ce cas précis, les informations reprises dans la demande de souscription ne sont pas renseignées automatiquement dans la fiche contact.
Il est intéressant d’identifier les personnes renseignées comme contacts (prospects, essai) avec des tags ou dans le nom directement, afin de pouvoir régulièrement faire une recherche et mettre à jour les informations de ces personnes.
Valider la demande de souscription
Une fois la demande enregistrée, il faut à présent la valider. Ensuite, la demande génère une demande de libération de capital et le demandeur deviendra "candidat coopérateur".
Nouveau membre - coopérateur personne physique
Pour valider la demande de souscription :
- Allez dans le module Coopérateurs > Gestion des parts > “Souscriptions de parts”.
Les nouvelles demandes ont le statut “Brouillon”.
- Soit cliquez sur "Valider" pour valider la demande sur la vue des "Souscriptions de parts".
- Soit cliquez sur "Valider la demande de souscription" sur la demande de souscription.
La validation de la demande de souscription entraîne la création d’une demande de libération de capital sur base des informations renseignées.
Après validation, il n’est plus possible d’éditer la demande de souscription.
Un email avec la demande de libération de capital est envoyé au candidat coopérateur. Dans le cas d’une personne morale, cet email est envoyé à l’email de la société ainsi qu’à l’email de la personne de contact renseignée.
Sur la fiche du candidat coopérateur :
La case candidat coopérateur est affichée :
Un onglet est ajouté sur sa fiche indiquant la liste de ses demandes de souscriptions et leur statut.
Nouveau membre - coopérateurs personnes morales
Pour les personnes morales, il y a une personne de contact référencée sur la demande de souscription de la société. Une fois cette demande validée, une fiche de contact est créée pour cette personne, qui reçoit la qualité de représentante de la société.
Il est important de vérifier que les deux fiches de contact soient liées.
Pour cela :
- Allez sur la fiche contact du représentant légal.
La case "représentant légal" doit être cochée dans la fiche contact de la personne représentant une société.
- Allez sur la fiche contact de la société.
La personne doit être renseignée comme représentante sur la fiche contact de la société.
Toutes les personnes représentant une société, une fois que la société a payé ses parts et est devenue coopératrice effective (et plus candidate coopératrice), sont visibles via le menu de "Coopérateurs" correspondant.
Impossible de valider la demande - "Vous ne pouvez pas créer de hiérarchie de partenaires récursive"
Lors de la validation d'une demande de part pour une personne morale, ce message peut apparaître :
C'est le cas quand les valeurs des champs "Email de la société" et "Courriel" sont identiques. Ils doivent être différents car Odoo va créer :
- une fiche pour la personne moral (avec l'email "Courriel de la société")
- une fiche pour le représentant légal (avec l'email "Courriel").
Il faut que ces 2 adresses mails soient différentes pour permettre la validation.
Astuce à utiliser avec prudence : si la personne morale n'a qu'une seule adresse email, vous pouvez temporairement modifier l'adresse email du représentant légal ("Courriel") le temps de faire la validation. Il faudra par la suite remettre l'adresse email correcte sur la fiche de contact du représentant légal.
Augmentation de capital
Sur base de l’adresse mail, Odoo fait automatiquement le lien avec la bonne personne qui existe déjà dans Odoo.
Le type de souscription indique “Augmentation de capital” à la place de "Nouveau coopérateur".
Il est possible de retrouver 2 Contacts dans Odoo pour la même personne physique. Voir le point suivant pour corriger les problèmes de doublons.
Fiche membre et carte membre
Dès l’encodage d’une demande, une fiche contact est créée. Le module Cooperators présente quelques particularités par rapport à la fiche contact standard.
Informations de base
Sur la fiche d’un coopérateur ou d'une coopératrice, il y a une série d’informations liées à son inscription en tant que membre de la coopérative.
Pour accéder à la fiche d’un membre, allez dans :
- Le module Contact < il est possible de filtrer pour voir uniquement les coopérateurs.
- Le module Coopérateurs < Contacts < ”Coopérateurs”, et si la demande de libération de capital n’a pas encore été payée dans Coopérateurs < Contacts < ”Candidats Coopérateurs” .
Sur la fiche, on voit :
“Coopérateur effectif” signifie que le coopérateur a payé ses parts et "Date effective" indique la date du paiement.
"Type de coopérateur" indique le type de part qu’il a pris.
L’onglet Souscriptions de parts reprend les différentes demandes.
L’onglet Parts apparaît pour les coopérateurs également, il indique le nombre de parts et la date à laquelle les parts ont été payées.
Imprimer un certificat de coopérateur·trice
Odoo génère automatiquement un certificat attestant qu'un membre est bien coopérateur, combien de parts de la coopérative il détient, etc.
Pour télécharger un certificat :
- Se rendre sur l’écran “Coopérateurs” en mode liste.
- Sélectionnez le coopérateur dont vous souhaitez imprimer le certificat.
- Cliquez sur “Imprimer”.
- Sélectionnez “Certificat du coopérateur”
Renvoyer la demande de capital à un membre candidat
Si un "candidat coopérateur" n’a pas encore payé ses parts et veut qu’on lui renvoie le document de libération de capital (qui inclut les infos de paiement, compte en banque, communication structurée, montant à payer), il est possible de lui renvoyer le document.
Pour cela :
- Allez dans le module Coopérateurs < Gestion des parts < "Demande de libération de capital".
- Faites une recherche sur le nom de la personne.
- Cochez la petite case à gauche du nom de la personne
- Deux boutons apparaissent. Cliquez sur “Imprimer” et sélectionnez “Demande de libération de capital”
- Le navigateur va proposer d’enregistrer le document. Sauvegardez sur votre PC puis joignez le document en tant que pièce jointe à l’email.
Fusionner deux fiches de membres
Les contacts sont reliés par l’adresse mail. Lors d'une demande de souscription et si l’adresse mail est identique à une précèdente, le système considère automatiquement la deuxième demande comme une augmentation de capital, même si ça n’a pas été indiqué.
Par contre, il est possible qu’il y ait un doublon si l’adresse mail comporte une erreur, ou si le membre a utilisé une autre adresse mail.
Dans ce cas, il faut utiliser le module “CRM”, permettant la fusion de contact.
Pour cela :
- Allez dans les applications et installer le module CRM.
Soit les nouvelles parts n’ont pas encore été payées :
- Allez dans Coopérateurs < Demande de parts < "Candidats coopérateur".
Soit les nouvelles parts ont déjà été payées :
- Allez dans Coopérateurs < Contacts < "Coopérateurs".
Ensuite :
- Sélectionnez la vue en liste et les contacts à fusionner.
- Cliquez sur "Action" < ”Fusionner les contacts”
- Vérifiez que ce sont bien les contacts à fusionner et dans quel profil les fusionner. Vous pouvez enlever et rajouter des contacts.
- Cliquez sur “fusionner les contacts”.
- Allez sur la fiche contact unique et vérifiez bien que toutes les parts et demandes de souscriptions ont été redistribuées.
Remarque : En fusionnant les contacts, les données liées aux deux fiches sont réattribuées au coopérateur (ou candidat coopérateur) restant. Cependant, si deux numéro de coopérateur ont déjà été attribués, seul un des deux sera conservé, ce qui signifie qu’il y aura un saut dans les numérotations sur le registre des membres de la coopérative.
Exporter la liste des coopérateurs et coopératrices
- Rendez vous dans la liste des coopérateurs et coopératrices (la même opération peut se faire sur les "candidats coopérateurs").
- Affichez la liste des membres en vue liste.
- Cochez la case en première colonne pour sélectionner toute la liste.
- Cliquez sur "Action" < "Exporter".
- Sélectionnez le format d'exportation : XLSX ou CSV.
- Choisissez les champs intéressants dans la zone de gauche en double-cliquant ou en cliquant sur le "+" pour les faire apparaître dans la zone de droite.
- (Optionnel) Il est possible d’enregistrer la recherche faite pour facilement exporter les mêmes données à un autre moment.
- Cliquez sur "Exporter".
Le système génère un fichier que vous pouvez ouvrir sur votre PC.
Annuler une demande de souscription
Cas 1 : La demande n’a pas encore été validée
Pour cela :
- Cliquez sur la ligne de la demande dans Coopérateurs < Gestion des parts < "Souscriptions de parts"
- Cliquez sur le bouton “Annuler”.
Cas 2 : La demande a été validée précédemment
Si la demande avait déjà été validée, une demande de libération de capital a été créée. Il faut donc annuler la demande de souscription (voir cas 1) et la demande de libération de capital.
Soit la comptabilité est faite totalement dans Odoo, il est préférable de faire une note de crédit.
Soit la comptabilité est faite par ailleurs, il est plus facile de l’annuler.
Cas 2.1 : la comptabilité est faite dans Odoo : note de crédit
Pour annuler ou corriger une facture, vous pouvez créer une note de crédit.
Pour cela :
- Allez sur la facture en question.
- Cliquez sur “Ajouter un avoir”.
- Choisissez de la créer en statut Brouillon.
- Enlevez les lignes ou modifiez-les pour qu’elles indiquent les articles sur lesquels portent la note de crédit.
- Par défaut, la note de crédit est reprise dans le même journal que celui de la facture sur laquelle elle s'applique. Si vous souhaitez changer de journal pour un journal spécifique pour les notes de crédit de vente ou d’achat, allez dans l'onglet "Autres informations".
- Cliquez ensuite sur “Valider”. Cela liera automatiquement la note de crédit avec la demande de libération de capital qui doit être annulée.
Parfois l’avoir et la demande de libération de capital ne sont pas liés (ils ont pour statut “ouvert” à la place de “payé”). Dans ce cas, il faut cliquer sur la facture initiale et y lettrer l’avoir, en cliquant sur "Ajouter", en bas à droite du document.
Les deux s'auto-annuleront et vous n'attendrez plus d'argent de la part de cette personne, qui n'est alors plus candidat coopérateur.
Cas 2.2 : la comptabilité n’est pas faite dans Odoo : annuler
Il faut que le module “account_cancel” soit installé, et que les journaux comptables soient configurés pour accepter l’annulation d’écritures comptables.
Pour annuler une demande de libération de capital :
- Allez dans le sous-menu < Gestion des parts <”Demandes de libération de capital”.
- Cliquez sur "remettre en brouillon" puis "annuler".
- De préférence, indiquez aussi pourquoi vous annulez cette facture dans le bas de la page de la facture en créant une note interne (pas un nouveau message car cela enverrait un mail à la personne).
Cela permet d’avoir un suivi des opérations dans Odoo si la question se repose plus tard.
Archiver la fiche de la personne
Enfin, si la personne a clairement indiqué qu’elle ne participera plus du tout au projet, archivez le Contact.
Pour cela :
- Activez le mode debug.
- Allez dans le module Contact et recherchez la personne.
- Sur la fiche de la personne, passez la souris sur “Non archivé”.
Définir une condition de paiement par défaut sur les demandes de libération de capital
Encoder une augmentation de part
Via le formulaire en ligne
Il faut être connecté·e pour pouvoir prendre de nouvelles parts. Si une personne est déjà coopératrice et qu'elle n'est pas connectée, elle ne pourra pas valider le formulaire car son adresse email sera reconnue.
La personne peut d'abord éditer ses informations si elles ne sont pas correctes ou complètes.
Via le back-end
- Dans l'application Coopérateurs, créez une nouvelle demande de souscription.
- Sélectionnez le nom de la personne dans le champ "Coopérateur".
Les informations personnelles sont complétées automatiquement. - Complétez le reste des informations (type de part, nombre de parts, ...).
