Gérer les mouvements de parts
- Revente de parts à la coopérative
- Revente de parts avec don des parts
- Transfert de parts
- Conversion de parts
- Revente de parts à la coopérative
Revente de parts à la coopérative
Le membre coopérateur peut demander le remboursement de toutes ses parts ou d'une partie de ses parts. Si la personne quitte la coopérative en faisant don de ses parts, il s'agit également d'une revente de parts (le coopérateur démissionnaire fait simplement un don d'argent de la valeur de ses parts).
Si l'on utilise le module des Shifts (gestion du travail des membres), il est recommandé de désinscrire d'abord la personne du système de shifts et l'indiquer comme démissionnaire. Voir ici comment désinscrire un·e travailleur·euse.
Afin de revendre des parts, il faut :
- Allez dans le module Coopérateurs < Gestion des parts < “Demande de transaction”.
- Cliquez sur “Nouveau”.
- Sélectionnez :
-
- Le type d’opération : “Revente”.
- Le coopérateur qui revend ses parts.
- Son type de part.
- Le nombre de parts qu’il veut revendre.
- Cliquez sur “Sauvegarder” puis “Soumettre”.
Ensuite, il faut soit Approuver soit Refuser la revente (ceci est prévu pour permettre différents niveaux de contrôle au sein de la coopérative).
Si vous décidez de refuser la revente, le statut de l’opération passe à “Refusé” :
Si la demande est approuvée, le statut change vers “Approuvé”. Le bouton “Exécuter” apparaît alors :
- Cliquez sur “Exécuter”.
Les parts sont alors retirées au coopérateur.
Si le coopérateur n'a plus de part, ce dernier ne sera plus coopérateur effectif et une entrée dans le registre des opérations est enregistrée avec le type "Revente".
Enfin, un email est envoyé au coopérateur s’il lui reste encore des parts, avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il lui reste.
Gestion comptable
Si la comptabilité est gérée dans Odoo, il faut ensuite créer une "note de crédit" pour le coopérateur afin de lier le remboursement (sortie d’argent du compte bancaire) avec cette pièce comptable (note de crédit).
- Recherchez la demande de libération de capital créée lors de l’achat des parts. Elle a le statut “Payé”.
- Cliquez sur “Avoir”.
- Sélectionnez l’option “Créer une note de crédit en brouillon”. Indiquez un motif (“revente de parts” par exemple) et la date de remboursement.
- Ensuite, ne pas cliquez pas sur “Créer” sur l’écran qui s’affiche mais revenez dans la liste des demandes de libération de capital (en cliquant dans le sous-menu des demandes de libération de capital sur la gauche).
Une note de crédit a été créée correspondant au remboursement intégral des parts prises.
La valeur de la part est identique
- Adaptez la quantité de parts à rembourser et valider la note de crédit.
Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la demande de libération de capital (lors de l’import des CODAs).
La part a perdu de la valeur
Attention, la procédure ci-dessous est basée sur un cas réalisé pour un de nos clients. Vérifiez bien les comptes comptables à imputer avant de réaliser cela sur votre base de donnée.
- Cliquez sur la ligne qui s'affiche et aller dans l'onglet "autres information".
- Changez le compte 416000 pour le compte du remboursement avec le compte utilisé pour le remboursement (par exemple : 489000 - remboursement de part sociale). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable.
- Validez la note de crédit et retourner dans l'onglet "autres informations" pour cliquer sur la pièce comptable.
- Annulez l'entrée.
- Adaptez la ligne de remboursement avec le montant adéquat.
- Ajoutez une ligne avec le compte nécessaire pour reprendre la dévaluation (ex: 791000 - prélèvement sur le capital). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable.
- publiez
Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la note de crédit (lors de l’import des CODAs).
La part a pris de la valeur
Attention, la procédure ci-dessous est basée sur un cas réalisé pour un de nos clients. Vérifiez bien les comptes comptables à imputer avant de réaliser cela sur votre base de donnée.
- Cliquez sur la ligne qui s'affiche et aller dans l'onglet "autres information".
- Changez le compte 416000 pour le compte du remboursement avec le compte utilisé pour le remboursement (par exemple : 489000 - remboursement de part sociale). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable.
- Validez la note de crédit et retourner dans l'onglet "autres informations" pour cliquer sur la pièce comptable.
- Annulez l'entrée.
- Laissez les deux lignes déjà présentes restent identiques.
- Ajoutez une ligne avec le compte nécessaire pour reprendre la surévaluation (ex: 471000 - Parts à rembourser). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable.
- Ajoutez une ligne avec le compte nécessaire pour avoir les écritures balancées (ex: 694000 - Remboursement du capital). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable.
- Publiez.
Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la note de crédit (lors de l’import des CODAs).
Le lettrage se fait sur les deux comptes, celui de la valeur initiale de la part et celui de la valeur supplémentaire ( par exemple 489000 et 471000) 
Les problématiques de précompte mobilier doivent être gérée via une OD. Nous vous encourageons à en parler à votre comptable.
Revente de parts avec don des parts
Si le membre souhaite revendre ses parts mais faire don de leur valeur à la coopérative, il faut suivre la procédure décrite ici jusqu’à la création de la note de crédit en statut ouverte (donc validation de la note de crédit brouillon).
Les écritures générées à ce stade sont (pour la Suisse dans l'exemple) :
Ensuite, il faut créer une pièce comptable dans le journal des opérations diverses dans laquelle on débite le compte 416000 Associés ou 1160 en Suisse et l'on crédite le compte de don.
Pour cela :
- Allez dans Facturation < Comptabilité < "Pièces comptables", (si le menu comptabilité n'est pas affiché, modifiez vos droits d'accès)
- Cliquez sur “Créer”.
- Débitez le compte des associés et créditez le compte de don, en indiquant le nom de la personne qui revend ses parts et fait le don dans la colonne “Partenaire”.
- Comptabilisez les écritures (cela génère les écritures comptables).
- Revenez sur la note de crédit où de l'argent est en circulation (car le système détecte que de l'argent est dispo sur le compte correspondant pour lettrer avec la note de crédit) pour la marquer comme payée.
- Cliquez sur "Ajouter" en bleu tout en bas.
La note de crédit est "payée" et le lettrage est fait entre les écritures correspondantes :
Transfert de parts
Un membre peut vouloir transférer ses parts à une autre personne. Il s'agit d'un transfert de parts.
Le système réattribuera les parts transférées à la nouvelle personne et il n'y aura pas de transactions financières entre la coopérative et les personnes impliquées dans le transfert. Que les parts soient cédées, héritées, vendues... n'entre pas en considération dans cette manipulation.
Pour cela :
- Allez dans Coopérateurs < Gestion des parts < “Demande de transaction”.
- Créez une nouvelle opération.
- Choisissez le type d’opération “Transfert”.
- Choisissez la personne qui transfère ses parts et la personne qui reçoit les parts (dans le champs “Transféré à”).
La personne qui reçoit les parts n'est pas encore coopératrice
Si la personne qui reçoit les parts n’est pas encore coopératrice, il faut cocher la case “Le receveur n’est pas un membre”. Des champs supplémentaires s’affichent pour encoder le nouveau membre.
Si la personne existe déjà dans la base de données (fiche contact) sans pour autant être coopératrice, il faut quand même cocher la case "Receiver is not a member" et encoder les infos comme s'il s'agissait d'une nouvelle personne dans la base de données. A la fin de la procédure, il faudra fusionner la nouvelle fiche de contact et celle qui existait au préalable.
- Sauvegardez et “Soumettre” la demande d’opération.
Elle doit ensuite être Approuvée puis Exécutée. Il est possible de mettre un processus en place où des personnes ont des droits différents pour Approuver puis pour Exécuter. Par exemple, un·e employé·e approuve la demande et une personne membre du Conseil d’Administration peut exécuter la demande.
- Quand la demande est exécutée, différentes opérations sont réalisées par le système.
Les parts sont retirées au membre “donneur”. Si le membre n'a plus de part, ce dernier ne sera plus coopérateur effectif et les parts sont ajoutées à la personne recevant le transfert.
Une entrée dans le registre des parts est enregistrée au nom du membre donneur avec le type "Transfert".
Il n’y a pas de demande de libération de capital, car un transfert entre coopérateurs ne donne pas lieu à des opérations comptables pour la coopérative.
Un email est envoyé au coopérateur donneur avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il lui reste et un email est envoyé au coopérateur receveur avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il a au total.
Donner accès au portail à la personne à qui les parts ont été transférées si elle n'est pas coopératrice
Lors du transfert des parts à un tiers (que ce soit le représentant ou une autre personne), il faut donner accès manuellement à cette personne depuis Odoo.
Pour ce faire, voir la partie créer un utilisateur.
Conversion de parts
Il est possible de convertir un type de part en un autre, pour peu que le montant d'un des types de parts soit un multiple entier du montant de l'autre type de parts.
Pour cela :
- Allez dans Coopérateurs < Gestion des parts < Demande de transaction.
- Créez une nouvelle opération.
- Choisissez le type d’opération “Conversion”.
- Introduisez le nom du coopérateur, le type de part qu’il possède actuellement ainsi que le nombre de parts qu’il possède.
Actuellement le mix de part n’est pas disponible, il faut donc convertir l’entièreté des parts du coopérateur.
- Soumettez et validez.
Le résultat sera visible sur la fiche coopérateur sous l’onglet “Parts”. Il n’y a pas de lignes supplémentaires car les nouvelles parts remplacent les anciennes.
Dans ce type de conversion de part, il n'y a pas de ratio sur le nombre et part et leur valeur monétaire. Vous convertissez X nombre de part A pour X nombre de part B, sans tenir compte de la différence de valeur entre la part A et B. Ainsi, il est préférable que vous preniez conseil auprès de votre comptable avant d'effectuer une telle opération.
Revente de parts à la coopérative
Le membre coopérateur peut demander le remboursement de toutes ses parts ou d'une partie de ses parts. Si la personne quitte la coopérative en faisant don de ses parts, il s'agit également d'une revente de parts (le coopérateur démissionnaire fait simplement un don d'argent de la valeur de ses parts).
Si l'on utilise le module des Shifts (gestion du travail des membres), il est recommandé de désinscrire d'abord la personne du système de shifts et l'indiquer comme démissionnaire. Voir ici comment désinscrire un·e travailleur·euse.
Afin de revendre des parts, il faut :
- Allez dans le module Coopérateurs < Gestion des parts < “Demande de transaction”.
- Cliquez sur “Créer”.
- Sélectionnez :
-
- Le type d’opération : “Revente”.
- Le coopérateur qui revend ses parts.
- Son type de part.
- Le nombre de parts qu’il veut revendre.
- Cliquez sur “Sauvegarder” puis “Soumettre”.
Ensuite, il faut soit Approuver soit Refuser la revente (ceci est prévu pour permettre différents niveaux de contrôle au sein de la coopérative).
Si vous décidez de refuser la revente, le statut de l’opération passe à “Refusé” :
Si la demande est approuvée, le statut change vers “Approuvé”. Le bouton “Exécuter” apparaît alors :
- Cliquez sur “Exécuter”.
Les parts sont alors retirées au coopérateur.
Si le coopérateur n'a plus de part, ce dernier ne sera plus coopérateur effectif et une entrée dans le registre des opérations est enregistrée avec le type "Revente".
Enfin un email est envoyé au coopérateur s’il lui reste encore des parts, avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il lui reste.
lors d'une revente de part sur cooperator : la première part revendue est la dernière dans la liste des parts du coopérateur. Il y a donc une logique "last in - first out" (dernière part achetée = première part revendue).
si on encode une date effective manuellement, elle n'est pas prise en compte lors du choix des parts à revendre. On peut avoir une opération de revente avec une date effective en t-1, qui revent des parts souscrite en t.
Gestion Comptable
Prenons le cas suivant : une revente de deux parts de 25€. Comme illustré ci-dessous
Si la comptabilité est gérée dans Odoo, il faut ensuite créer une "note de crédit" pour le coopérateur afin de lier le remboursement (sortie d’argent du compte bancaire) avec cette pièce comptable (note de crédit).
- Recherchez la demande de libération de capital créée lors de l’achat des parts. Elle a le statut “Payé”.
- Cliquez sur “Ajouter un avoir”.
- Indiquez un motif (“revente de parts” par exemple) et la date de remboursement.
Une note de crédit en brouillon a été créée correspondant au remboursement intégral des parts prises.
La valeur de la part est identique
- Confirmez la note de crédit.
Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la demande de libération de capital (lors de l’import des CODAs).
La part a perdu de la valeur
Attention, la procédure ci-dessous est basée sur un cas réalisé pour un de nos clients. Vérifiez bien les comptes comptables à imputer avant de réaliser cela sur votre base de donnée.
1. Créer deux comptes
Dans un nouvel onglet de votre navigateur, aller dans Comptabilité (ou facturation) > Configuration > Plan Comptable.
Ajouter, ou vérifier qu'il existe :
- un compte pour enregistrer la perte de valeur des parts (dans notre exemple :
690001790001 - prélèvement sur le capital), de type "Dépense" (attention les screenshots ne sont pas à jour) - un compte pour enregistrer le remboursement des parts (dans notre exemple : 489000 remboursements de part sociale), de type "Passif à court terme".
Dans la configuration du compte (boutons "Configuration" à la fin de la ligne du compte, assurez-vous qu'il n'y a pas de "Taxes par défaut" dans les "Options du compte").
Cochez "Autoriser le lettrage" sur le compte "remboursement de part sociale".
Attention à vérifier ces infos avec votre comptable !
2. Dans l'onglet Ligne de facture
Retournez à votre brouillon d'avoir.
En bas de la page, dans le premier onglet "Ligne de facture", il doit y avoir une ligne avec les parts et leur prix. Il faut ajouter une ligne pour enregistrer la perte de valeur des parts.
- Créez une nouvelle ligne de facture
- Mettez un libellé du type "perte de valeur", ne renseignez pas d'article.
- Mettez comme compte
690001790001 - prélèvement sur le capital (ou le compte que vous avez choisi à cet effet avec votre comptable) - Mettez le même nombre de part que la ligne au dessus dans "Quantité"
- Mettez en prix, en négatif, la perte de valeur par unité de part.
- Retirez la taxe s'il y en a une.
- Cliquez sur Sauvegarder
3. Dans l'onglet "Écritures comptables"
Si vous allez dans l'onglet Écriture comptables, vous devriez avoir ceci
C'est presque OK, mais le compte 416000 n'est pas le bon.
- Sur la dernière ligne, cliquez sur le compte "416000 Associés" et mettez à la place "489000 remboursement de part sociale".
- Une nouvelle ligne avec comme compte "416000 Associés" sera créé. On peut ignorer cette ligne. Comme la ligne est vide ça ne devrai pas avoir incidence.
- Avant de pouvoir Sauvegarder, il faut changer temporairement le type du compte de "489000 remboursement de part sociale" :
- Retournez donc dans l'onglet avec le Plan Comptable
- Changer le type du compte de "489000 remboursement de part sociale" en "Recevable" (catégorie Passif>Immobilisation).
-
- Allez dans l'onglet avec l'avoir et sauvegardez-le.
- Dans l'onglet avec le plan comptable, changez à nouveau le type du compte "489000 remboursement de part sociale" en Passif à court terme (ou le type de votre choix).
- Sauvegardez le plan comptable.
-
Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la note de crédit (lors de l’import des CODAs).