Application Cooperators v16

L'application Cooperators (anciennement "Easy My Coop") a été développée par Coop IT Easy et vous permet de gérer l'inscription de nouveaux membres dans la coopérative, à travers la gestion de la demande de souscription, la gestion des paiements et la gestion des mouvements de parts.

Présentation générale de l'application Cooperators

Présentation générale de l'application Cooperators

Modules à installer

Ci-dessous sont listés les modules nécessaires à la gestion des coopérateurs dans votre Odoo, avec une courte description, le nom du module ainsi que leur dépendance sur d'autres applications/modules.

Cooperators - modules de base (back-end)

 

be → Belgique

ch → Suisse

fr → France

cooperator

 

l10n_be_cooperator

l10n_ch_cooperator

l10n_fr_cooperator

dépendance sur :

- account

- base_iban

- mail

- web

- partner_firstname

- partner_contact_birthdate

- partner_contact_gender

Cooperators - Formulaire en ligne pour la prise de parts

cooperator_website

dépendance sur :

- cooperator

- website

Intranet Cooperators - Accès au portail des membres pour voir ses parts et documents persos

 

be → Belgique

cooperator_portal

 

 

l10n_be_cooperator_portal

dépendance sur :

- cooperator

- portal

Cooperators Website reCAPTCHA - Ajoute un reCAPTCHA au formulaire de prise de parts

cooperator_website_recaptcha

dépendance sur :

- cooperator_website

- website_recaptcha_v2

Belgium: Cooperator National Number - Ajoute un champ pour le numéro de registre national aux demandes de libération de capital

l10n_be_cooperator_national_number

dépendance sur :

- cooperator

- l10n_be_partner_identification

Belgium: Cooperator Website National Number - Ajoute un champ pour le numéro de registre national au formulaire de prise de parts

l10n_be_cooperator_website_national_number

dépendance sur :

- l10n_be_cooperator_national_number

- l10n_be_cooperator

- cooperator_website

Présentation générale de l'application Cooperators

Processus - Inscription de nouveaux membres dans Odoo [Schéma]

Processus

Le module Cooperators permet de gérer l’inscription de nouveaux membres dans Odoo.

schéma_cooperator_16_fr.png

Le flux est le suivant. Le vert indique une opération faite automatiquement :

1. Demande

a. Enregistrement de la demande

Option 1 : le futur membre remplit un formulaire en ligne 

Option 2 : le gestionnaire de la coopérative encode manuellement

Option 2.1. : via le module Cooperators

Option 2.2. : via la fiche contact

b. Envoi d’un mail de confirmation au futur coopérateur

2. Validation

a. Validation de la demande par le gestionnaire de la coopérative 

b. Une demande de libération de capital est créée, avec le statut “Ouvert”

c. Si l’option “Créer un compte utilisateur” a été activée (voir la section dédiée à la configuration), un compte utilisateur est créé et une invitation à se connecter est envoyée par mail. Dans le cas d’une personne morale, c’est un compte lié à la personne morale qui est créé

d. Une fiche de contact est créé pour le futur membre, qui reçoit le statut de "candidat coopérateur"

e. Un email est envoyé au candidat coopérateur avec la demande de libération de capital et les instructions de paiement

3. Paiement

a. Enregistrement du paiement

Option 1 : si la comptabilité est gérée sur Odoo

1.1. sur base régulière, les relevés bancaires liés au compte bancaire doivent être importés dans Odoo (ou encodés manuellement) dans le module “Facturation”.  Cela permet de réconcilier les paiements reçus avec les demandes de libération de capital des candidats coopérateurs.

Option 2 : si la comptabilité n’est pas gérée dans Odoo, 

2.1. Enregistrement du paiement au niveau de la demande de libération de capital

b. Lettrage

Dans tous les cas, l’étape du “lettrage” permet de réconcilier les paiements reçus avec les candidats coopérateurs. 

c. Le candidat coopérateur devient coopérateur

d. Envoi d’un certificat de coopérateur par email au coopérateur

Présentation générale de l'application Cooperators

Vue rapide des menus et fonctionnalités

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Le menu Gestion des parts

Ce menu permet de gérer le flux d’une demande normale de prise de part.

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"Souscriptions de parts" permet de retrouver toutes les demandes souscriptions de parts et d’en faire de nouvelles. 

"Demande de libération de capital" reprend toutes les demandes de libération de capital envoyées. 

"Demande de transaction" permet d’effectuer les mouvements de parts (revente, transfert, conversion). 

Le menu Déclaration

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"Déclaration Tax Shelter" permet de créer et de retrouver toutes les déclarations Tax Shelter.

"Attestations Tax Shelter" permet de générer les attestations Tax Shelter.

Le menu Registres

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"Registre de souscription" reprend l’ensemble des mouvements sur les parts (souscription, transfert, revente). 

"Registre des coopérateurs" reprend l’ensemble des coopérateurs.

Le menu Contacts

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"Coopérateurs" reprend l’ensemble des coopérateurs en personne physique.

"Candidats coopérateurs" reprend toutes les personnes ayant fait une demande de souscription mais n’ayant pas encore payé la demande de libération de capital. 

"Représentants de personne morale" reprend l’ensemble des représentants de société ayant pris des parts. 

Le menu Configuration 

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Ce menu permet d’accéder à la configuration des types de parts et des modèles de courriel.

Présentation générale de l'application Cooperators

Impression de rapport [Créer]

Il est possible d’imprimer deux types de rapports. 

Registre des coopérateurs 

 

Registre des opérations 

Gérer la demande de souscription

Gérer la demande de souscription

Enregistrer une demande de souscription

Il existe 3 moyens d’enregistrer une demande de souscription de part.

Option 1 : via le formulaire en ligne

La demande de souscription de part se fait par la personne (physique) qui veut devenir coopérateur via le formulaire en ligne d’Odoo.

Il s’agit du module Site Web d’Odoo :

image.png

Sur ce formulaire, tous les champs sont obligatoires et il y a un contrôle de validité de l'IBAN.

Le résultat du remplissage du formulaire apparaît dans le back-end, dans Coopérateurs > Gestion des parts > "Demandes de parts".

Si le module cooperator_website_uppercase_lastname est installé, le nom de famille sera encodé en majuscule, peu importe la manière dont le futur coopérateur a encodé son nom dans le formulaire.

Si nécessaire, la page become_company_cooperator pour une personne morale peut être ajoutée via une configuration. 

Pour le faire, vous devez aller dans l'application Siteweb, dans le menu de configuration < menu: et ajouter un point de menu, tel que décrit ci-dessous : 

image.png

image.png

Rem : Lors de l’encodage d’un numéro d’entreprise sur le formulaire en ligne en personne morale, le numéro est retranscrit sans ponctuation ni espace pour détecter une reprise de part ultérieure et éviter la création d’un doublon.

Si une personne est déjà coopératrice à titre personnel et veut prendre des parts pour la société dont elle est le représentant légal, cette inscription doit se faire en back-end (voir section dédiée). En effet, sur base de l’adresse mail de la personne de contact, le système indique que la personne existe déjà dans le système et doit se connecter. Dans ce cas, le formulaire de demande de souscription pour personne morale est pré-rempli mais les informations ne correspondent pas aux champs de manière adéquate. Par exemple, le nom de la société est rempli avec le nom de la personne physique.

Option 2 : dans le back-end, via le module Cooperators

Il est également possible d’encoder manuellement la demande de souscription sans passer par le formulaire en ligne. Dans ce cas, c’est un gestionnaire de la coopérative, à qui les droits de “responsable” ont été donnés qui s’en charge. Les différents droits utilisateurs sont décrits dans la section dédiée.

Pour cela :

Cas 1 : pour une personne physique

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Si la personne candidate coopératrice est aussi représentante d'une structure possédant des parts, cela ne pose pas de problème. A l'inverse, cf. Cas 3 ci-dessous.

Cas 2 : pour une société

Utiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.

Les champs encadrés en rouge concernent le représentant de l’entreprise, les autres concernent l’entreprise. Deux fiches contacts seront donc créées, une pour la personne morale l’autre pour son représentant en personne physique. Si la personne représentante est déjà coopératrice, voir cas 3 ci-dessous.

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Cas 3 : Une personne physique est coopératrice. Ensuite, la personne morale qu’elle représente veut prendre des parts. 

Deux options existent :

Utiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.

Créer un deuxième profil pour la personne représentant la structure

Créer une demande de souscription pour la personne morale, et remplir les données de la personne physique dans la demande, comme pour le Cas 2 ci-dessus.

Nommer la personne physique "Prénom Nom (Représentant·e)" pour la différencier du profil coopérateur.

Utiliser le même profil pour la personne physique coopératrice et représentante de la structure

image.png

    Les champs liées à la personne représentante sont automatiquement remplis selon les données de la fiche contact.

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Option 3 : via le back-end, depuis une fiche d’un Contact

Si une personne qui est déjà dans la base de données Odoo veut devenir coopérateur, il est possible de passer par sa fiche de contact pour créer une nouvelle demande de souscription. 

Pour cela : 

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image.png

Cas 1 : pour une personne morale

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Cas 2 : pour une personne physique

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Dans les deux cas sont aussi demandés : 

Odoo affiche la nouvelle demande de souscription qu’il suffit de valider, sauf si des informations supplémentaires sont nécessaires (comme par exemple le numéro de compte bancaire). Voir la section suivante pour l’étape de validation.

Toutes les informations de la fiche de contact ne sont pas reprises sur cette demande de souscription mais cela ne pose pas de soucis vu que les informations sont sur la fiche de contact et y restent. S’il faut modifier des informations liées à la personne, il faut les modifier directement sur sa fiche de contact, et non sur sa demande de souscription.

Gérer la demande de souscription

Demande de souscription d'un contact déjà existant

Lorsqu’un contact est déjà dans Odoo avec une adresse mail renseignée et qu'une personne remplit une demande de souscription (que ce soit via le back-end ou le formulaire en ligne), la demande de part et le contact existant seront automatiquement liés.

Cependant, dans ce cas précis, les informations reprises dans la demande de souscription ne sont pas renseignées automatiquement dans la fiche contact.

 

Il est intéressant d’identifier les personnes renseignées comme contacts (prospects, essai) avec des tags ou dans le nom directement, afin de pouvoir régulièrement faire une recherche et mettre à jour les informations de ces personnes.

Gérer la demande de souscription

Valider la demande de souscription

Une fois la demande enregistrée, il faut à présent la valider. Ensuite, la demande génère une demande de libération de capital et le demandeur deviendra "candidat coopérateur".

Nouveau membre - coopérateur personne physique

Pour valider la demande de souscription : 

Les nouvelles demandes ont le statut “Brouillon”. 

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La validation de la demande de souscription entraîne la création d’une demande de libération de capital sur base des informations renseignées. 

Après validation, il n’est plus possible d’éditer la demande de souscription.

Un email avec la demande de libération de capital est envoyé au candidat coopérateur. Dans le cas d’une personne morale, cet email est envoyé à l’email de la société ainsi qu’à l’email de la personne de contact renseignée.

Sur la fiche du candidat coopérateur :

    La case candidat coopérateur est affichée :

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Un onglet est ajouté sur sa fiche indiquant la liste de ses demandes de souscriptions et leur statut.

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Nouveau membre - coopérateurs personnes morales 

Pour les personnes morales, il y a une personne de contact référencée sur la demande de souscription de la société. Une fois cette demande validée, une fiche de contact est créée pour cette personne, qui reçoit la qualité de représentante de la société.

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Il est important de vérifier que les deux fiches de contact soient liées. 

Pour cela : 

La case "représentant légal" doit être cochée dans la fiche contact de la personne représentant une société.

La personne doit être renseignée comme représentante sur la fiche contact de la société. 

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Toutes les personnes représentant une société, une fois que la société a payé ses parts et est devenue coopératrice effective (et plus candidate coopératrice), sont visibles via le menu de "Coopérateurs" correspondant.

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Impossible de valider la demande - "Vous ne pouvez pas créer de hiérarchie de partenaires récursive"

Lors de la validation d'une demande de part pour une personne morale, ce message peut apparaître :

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C'est le cas quand les valeurs des champs "Email de la société" et "Courriel" sont identiques. Ils doivent être différents car Odoo va créer :

Il faut que ces 2 adresses mails soient différentes pour permettre la validation.

Astuce à utiliser avec prudence : si la personne morale n'a qu'une seule adresse email, vous pouvez temporairement modifier l'adresse email du représentant légal ("Courriel") le temps de faire la validation. Il faudra par la suite remettre l'adresse email correcte sur la fiche de contact du représentant légal.

Augmentation de capital

Sur base de l’adresse mail, Odoo fait automatiquement le lien avec la bonne personne qui existe déjà dans Odoo. 

Le type de souscription indique “Augmentation de capital” à la place de "Nouveau coopérateur".

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Il est possible de retrouver 2 Contacts dans Odoo pour la même personne physique. Voir le point suivant pour corriger les problèmes de doublons. 

Gérer la demande de souscription

Fiche membre et carte membre

Dès l’encodage d’une demande, une fiche contact est créée. Le module Cooperators présente quelques particularités par rapport à la fiche contact standard. 

Informations de base

Sur la fiche d’un coopérateur ou d'une coopératrice, il y a une série d’informations liées à son inscription en tant que membre de la coopérative.

Pour accéder à la fiche d’un membre, allez dans :

Sur la fiche, on voit :

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“Coopérateur effectif” signifie que le coopérateur a payé ses parts et "Date effective" indique la date du paiement.

"Type de coopérateur" indique le type de part qu’il a pris.


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L’onglet Souscriptions de parts reprend les différentes demandes.

L’onglet Parts apparaît pour les coopérateurs également, il indique le nombre de parts et la date à laquelle les parts ont été payées.

Imprimer un certificat de coopérateur·trice

Odoo génère automatiquement un certificat attestant qu'un membre est bien coopérateur, combien de parts de la coopérative il détient, etc.

Pour télécharger un certificat : 

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Gérer la demande de souscription

Renvoyer la demande de capital à un membre candidat

Si un "candidat coopérateur" n’a pas encore payé ses parts et veut qu’on lui renvoie le document de libération de capital (qui inclut les infos de paiement, compte en banque, communication structurée, montant à payer), il est possible de lui renvoyer le document. 

Pour cela :

  1. Allez dans le module Coopérateurs < Gestion des parts < "Demande de libération de capital".
  2. Faites une recherche sur le nom de la personne. 
  3. Cochez la petite case à gauche du nom de la personne
  4. Deux boutons apparaissent. Cliquez sur “Imprimer” et sélectionnez “Demande de libération de capital”
  5. Le navigateur va proposer d’enregistrer le document. Sauvegardez sur votre PC puis joignez le document en tant que pièce jointe à l’email.

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Gérer la demande de souscription

Fusionner deux fiches de membres

Les contacts sont reliés par l’adresse mail. Lors d'une demande de souscription et si l’adresse mail est identique à une précèdente, le système considère automatiquement la deuxième demande comme une augmentation de capital, même si ça n’a pas été indiqué. 

Par contre, il est possible qu’il y ait un doublon si l’adresse mail comporte une erreur, ou si le membre a utilisé une autre adresse mail. 

Dans ce cas, il faut utiliser le module “CRM”, permettant la fusion de contact. 

Pour cela : 

Soit les nouvelles parts n’ont pas encore été payées : 

Soit les nouvelles parts ont déjà été payées :

Ensuite : 

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Remarque : En fusionnant les contacts, les données liées aux deux fiches sont réattribuées au coopérateur (ou candidat coopérateur) restant. Cependant, si deux numéro de coopérateur ont déjà été attribués, seul un des deux sera conservé, ce qui signifie qu’il y aura un saut dans les numérotations sur le registre des membres de la coopérative.

Gérer la demande de souscription

Exporter la liste des coopérateurs et coopératrices

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Le système génère un fichier que vous pouvez ouvrir sur votre PC.

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Gérer la demande de souscription

Annuler une demande de souscription

Cas 1 : La demande n’a pas encore été validée

Pour cela : 

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Cas 2 : La demande a été validée précédemment

Si la demande avait déjà été validée, une demande de libération de capital a été créée. Il faut donc annuler la demande de souscription (voir cas 1) et la demande de libération de capital. 

Soit la comptabilité est faite totalement dans Odoo, il est préférable de faire une note de crédit.
Soit la comptabilité est faite par ailleurs, il est plus facile de l’annuler.

Cas 2.1 : la comptabilité est faite dans Odoo : note de crédit

Pour annuler ou corriger une facture, vous pouvez créer une note de crédit.

Pour cela : 

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1.png

Parfois l’avoir et la demande de libération de capital ne sont pas liés (ils ont pour statut “ouvert” à la place de “payé”). Dans ce cas, il faut cliquer sur la facture initiale et y lettrer l’avoir, en cliquant sur "Ajouter", en bas à droite du document.

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Les deux s'auto-annuleront et vous n'attendrez plus d'argent de la part de cette personne, qui n'est alors plus candidat coopérateur.

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Cas 2.2 : la comptabilité n’est pas faite dans Odoo : annuler

Il faut que le module “account_cancel” soit installé, et que les journaux comptables soient configurés pour accepter l’annulation d’écritures comptables.

Pour annuler une demande de libération de capital : 

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Archiver la fiche de la personne

Enfin, si la personne a clairement indiqué qu’elle ne participera plus du tout au projet, archivez le Contact. 

Pour cela : 

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Gérer la demande de souscription

Définir une condition de paiement par défaut sur les demandes de libération de capital

La possibilité existe de définir une condition de règlement par défaut spécifiquement sur les demandes de libération de capital, sans affecter les autres factures.

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Attention, ce paramètre par défaut n'agit que dans le flux de prise de part, lors de la validation d'une demande de part.

Pour définir ce paramètre, allez dans les informations de la société. 

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Gérer la demande de souscription

Encoder une augmentation de part

Via le formulaire en ligne

Il faut être connecté·e pour pouvoir prendre de nouvelles parts. Si une personne est déjà coopératrice et qu'elle n'est pas connectée, elle ne pourra pas valider le formulaire car son adresse email sera reconnue.

La personne peut d'abord éditer ses informations si elles ne sont pas correctes ou complètes.

Via le back-end

  1. Dans l'application Coopérateurs, créez une nouvelle demande de souscription.
  2. Sélectionnez le nom de la personne dans le champ "Coopérateur".
    Les informations personnelles sont complétées automatiquement.
  3. Complétez le reste des informations (type de part, nombre de parts, ...).

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Gérer les paiements

Gérer les paiements

Enregistrer les paiements

C’est à cette étape que le membre passera de "candidat coopérateur" à "coopérateur". Il existe plusieurs manières d’enregistrer un paiement dans Odoo.

  1. Extraits bancaires : la méthode la plus rigoureuse
  2. Sur la facture : à éviter.

Une fois que le paiement est enregistré, cela se met dans sa fiche. Il est indiqué comme “coopérateur effectif” et un onglet “Parts” est ajouté :

image.png

La demande de libération de capital passe au statut “Payée”.

Un mail (configurable) est automatiquement envoyé au coopérateur avec son certificat de coopérateur.

Cas 1 : si votre comptabilité est dans Odoo

Option 1 : Extraits bancaires

Module de l’OCA : pour importer les CODAs, il faut installer un module de l’OCA. Demandez à Coop IT Easy de s’en charger si ce module n’est pas installé sur votre base de données.

Si vous gérez toute votre comptabilité dans Odoo, l’idéal est d’importer les extraits bancaires de manière régulière dans Odoo :

Pour chaque entrée/sortie sur le compte bancaire, il faudra faire un “matching” (aussi appelé “lettrage” ou “réconciliation”) avec une pièce comptable dans Odoo.

Par exemple, si vous recevez le paiement d’une facture client, Odoo vous proposera de lettrer ce paiement avec la facture correspondante du client.

Il est possible de faire des lettrages partiels (si le client paye en plusieurs fois).

Pour plus d’informations sur les manipulations bancaires, se référer au tutoriel sur l'application de Facturation / Comptabilité.

Option 2 : Sur la facture (non conseillé)

Il est possible de valider directement sur la facture, mais ce n’est pas conseillé car une grande source d’erreur. 

Pour cela : 

La facture passe au statut “Payée”.

Si vous importez par la suite les transactions bancaires, vous pourrez encore faire le lettrage effectif de la facture. La ligne de lettrage sera suggérée en bleu. Des erreurs sont fréquentes à cette étape, si les extraits bancaires ne sont pas correctement rapprochés avec les factures. Cela créerait des doublons dans la comptabilité.

Cas 2 : Si votre comptabilité ne se fait pas dans Odoo

Si vous ne faites pas toute votre comptabilité dans Odoo, vous pouvez aussi enregistrer les paiements via virement bancaire directement sur la demande de libération de capital. 

Sur base régulière, le gestionnaire de la coopérative devra encoder les transactions liées à ces chèques reçus dans le module Cooperators pour chaque demande de libération de capital correspondante. 

Pour cela : 

Gérer les paiements

Utiliser d'autres formes de paiements

Encoder les paiements par chèques

Pour assurer le suivi des paiements par chèques, il y a un journal spécifique dédié aux chèques.

Sur base régulière, le gestionnaire de la coopérative devra encoder les transactions liées à ces chèques reçus dans le module Cooperators pour chaque demande de libération de capital correspondante.

Pour cela : 

 

Gérer les paiements

Corriger un paiement

Si sur le compte bancaire, l’argent reçu ne correspond pas à la demande initiale du "candidat coopérateur", il y a des adaptations à faire dans le système.

Cas 1 : la personne a payé trop

Si la personne a versé plus d’argent que le montant des parts prises, il y a deux cas possibles :

Cas 1.1 : la personne a fait une erreur et ne voulait en fait payer que le montant des parts initialement demandées

Pour harmoniser les montants  :

Cas 1.2 : la personne veut prendre plus de parts qu’elle n’en a demandées

Pour harmoniser les montants : 

Cas 2 : la personne a payé trop peu

Si la personne a payé moins que le montant des parts demandées, il y a également deux cas de figure possibles :

Cas 2.1 : la personne va payer en plusieurs fois

Dans ce cas, il faut lettrer le paiement avec la demande de libération de capital partiellement. 

Pour cela : 

La demande de libération de capital reste ouverte mais un premier montant a été payé. 

Lors des prochains paiements, lettrez à nouveau avec la demande de libération de capital jusqu’à paiement complet. Une fois le paiement total reçu, le "candidat coopérateur" deviendra "coopérateur effectif" (pas avant).

Cas 2.2 : la personne a changé d’avis et veut prendre moins de parts que demandées initialement

Il faut donc corriger la demande de souscription. 

Pour cela : 

Gérer les mouvements de parts

Gérer les mouvements de parts

Revente de parts à la coopérative

Le membre coopérateur peut demander le remboursement de toutes ses parts ou d'une partie de ses parts. Si la personne quitte la coopérative en faisant don de ses parts, il s'agit également d'une revente de parts (le coopérateur démissionnaire fait simplement un don d'argent de la valeur de ses parts).

Si l'on utilise le module des Shifts (gestion du travail des membres), il est recommandé de désinscrire d'abord la personne du système de shifts et l'indiquer comme démissionnaire. Voir ici comment désinscrire un·e travailleur·euse.

Afin de revendre des parts, il faut :

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Ensuite, il faut soit Approuver soit Refuser la revente (ceci est prévu pour permettre différents niveaux de contrôle au sein de la coopérative).

Si vous décidez de refuser la revente, le statut de l’opération passe à “Refusé” :

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Si la demande est approuvée, le statut change vers “Approuvé”. Le bouton “Exécuter” apparaît alors :

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Les parts sont alors retirées au coopérateur.

Si le coopérateur n'a plus de part, ce dernier ne sera plus coopérateur effectif et une entrée dans le registre des opérations est enregistrée avec le type "Revente".

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Enfin, un email est envoyé au coopérateur s’il lui reste encore des parts, avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il lui reste.

Gestion comptable

Si la comptabilité est gérée dans Odoo, il faut ensuite créer une "note de crédit" pour le coopérateur afin de lier le remboursement (sortie d’argent du compte bancaire) avec cette pièce comptable (note de crédit).

Une note de crédit a été créée correspondant au remboursement intégral des parts prises. 

La valeur de la part est identique

Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la demande de libération de capital (lors de l’import des CODAs).

La part a perdu de la valeur

Attention, la procédure ci-dessous est basée sur un cas réalisé pour un de nos clients. Vérifiez bien les comptes comptables à imputer avant de réaliser cela sur votre base de donnée.

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Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la note de crédit (lors de l’import des CODAs).

La part a pris de la valeur

Attention, la procédure ci-dessous est basée sur un cas réalisé pour un de nos clients. Vérifiez bien les comptes comptables à imputer avant de réaliser cela sur votre base de donnée.

1.png

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3.png

1.png

Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la note de crédit (lors de l’import des CODAs).

Le lettrage se fait sur les deux comptes, celui de la valeur initiale de la part et celui de la valeur supplémentaire ( par exemple 489000 et 471000) 2.png

Les problématiques de précompte mobilier doivent être gérée via une OD. Nous vous encourageons à en parler à votre comptable.

Gérer les mouvements de parts

Revente de parts avec don des parts

Si le membre souhaite revendre ses parts mais faire don de leur valeur à la coopérative, il faut suivre la procédure décrite ici jusqu’à la création de la note de crédit en statut ouverte (donc validation de la note de crédit brouillon).

Les écritures générées à ce stade sont (pour la Suisse dans l'exemple) :

image-1615391753684.png

Ensuite, il faut créer une pièce comptable dans le journal des opérations diverses dans laquelle on débite le compte 416000 Associés ou 1160 en Suisse et l'on crédite le compte de don.

Pour cela : 

image-1615392637262.png

image-1615392722287.png

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image-1615393229065.png

La note de crédit est "payée" et le lettrage est fait entre les écritures correspondantes :

image-1615393253844.png

Gérer les mouvements de parts

Transfert de parts

 Un membre peut vouloir transférer ses parts à une autre personne. Il s'agit d'un transfert de parts.

Le système réattribuera les parts transférées à la nouvelle personne et il n'y aura pas de transactions financières entre la coopérative et les personnes impliquées dans le transfert. Que les parts soient cédées, héritées, vendues... n'entre pas en considération dans cette manipulation.

Pour cela : 

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La personne qui reçoit les parts n'est pas encore coopératrice

Si la personne qui reçoit les parts n’est pas encore coopératrice, il faut cocher la case “Le receveur n’est pas un membre”. Des champs supplémentaires s’affichent pour encoder le nouveau membre.

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Si la personne existe déjà dans la base de données (fiche contact) sans pour autant être coopératrice, il faut quand même cocher la case "Receiver is not a member" et encoder les infos comme s'il s'agissait d'une nouvelle personne dans la base de données. A la fin de la procédure, il faudra fusionner la nouvelle fiche de contact et celle qui existait au préalable.

Elle doit ensuite être Approuvée puis Exécutée. Il est possible de mettre un processus en place où des personnes ont des droits différents pour Approuver puis pour Exécuter. Par exemple, un·e employé·e approuve la demande et une personne membre du Conseil d’Administration peut exécuter la demande.

Les parts sont retirées au membre “donneur”. Si le membre n'a plus de part, ce dernier ne sera plus coopérateur effectif et les parts sont ajoutées à la personne recevant le transfert.

Une entrée dans le registre des parts est enregistrée au nom du membre donneur avec le type "Transfert".

Il n’y a pas de demande de libération de capital, car un transfert entre coopérateurs ne donne pas lieu à des opérations comptables pour la coopérative.

Un email est envoyé au coopérateur donneur avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il lui reste et un email est envoyé au coopérateur receveur avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il a au total.

Donner accès au portail à la personne à qui les parts ont été transférées si elle n'est pas coopératrice

Lors du transfert des parts à un tiers (que ce soit le représentant ou une autre personne), il faut donner accès manuellement à cette personne depuis Odoo.

Pour ce faire, voir la partie créer un utilisateur.

Gérer les mouvements de parts

Conversion de parts

Il est possible de convertir un type de part en un autre, pour peu que le montant d'un des types de parts soit un multiple entier du montant de l'autre type de parts.

Pour cela : 

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Actuellement le mix de part n’est pas disponible, il faut donc convertir l’entièreté des parts du coopérateur. 

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Le résultat sera visible sur la fiche coopérateur sous l’onglet “Parts”. Il n’y a pas de lignes supplémentaires car les nouvelles parts remplacent les anciennes. 

Dans ce type de conversion de part, il n'y a pas de ratio sur le nombre et part et leur valeur monétaire. Vous convertissez X nombre de part A pour X nombre de part B, sans tenir compte de la différence de valeur entre la part A et B. Ainsi, il est préférable que vous preniez conseil auprès de votre comptable avant d'effectuer une telle opération.

Gérer les mouvements de parts

Revente de parts à la coopérative

Le membre coopérateur peut demander le remboursement de toutes ses parts ou d'une partie de ses parts. Si la personne quitte la coopérative en faisant don de ses parts, il s'agit également d'une revente de parts (le coopérateur démissionnaire fait simplement un don d'argent de la valeur de ses parts).

Si l'on utilise le module des Shifts (gestion du travail des membres), il est recommandé de désinscrire d'abord la personne du système de shifts et l'indiquer comme démissionnaire. Voir ici comment désinscrire un·e travailleur·euse.

Afin de revendre des parts, il faut :

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Ensuite, il faut soit Approuver soit Refuser la revente (ceci est prévu pour permettre différents niveaux de contrôle au sein de la coopérative).

Si vous décidez de refuser la revente, le statut de l’opération passe à “Refusé” :

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Si la demande est approuvée, le statut change vers “Approuvé”. Le bouton “Exécuter” apparaît alors :

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Les parts sont alors retirées au coopérateur.

Si le coopérateur n'a plus de part, ce dernier ne sera plus coopérateur effectif et une entrée dans le registre des opérations est enregistrée avec le type "Revente".

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Enfin un email est envoyé au coopérateur s’il lui reste encore des parts, avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il lui reste.

lors d'une revente de part sur cooperator : la première part revendue est la dernière dans la liste des parts du coopérateur. Il y a donc une logique "last in - first out" (dernière part achetée = première part revendue).

si on encode une date effective manuellement, elle n'est pas prise en compte lors du choix des parts à revendre. On peut avoir une opération de revente avec une date effective en t-1, qui revent des parts souscrite en t.

Gestion Comptable

Prenons le cas suivant : une revente de deux parts de 25€. Comme illustré ci-dessous

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Si la comptabilité est gérée dans Odoo, il faut ensuite créer une "note de crédit" pour le coopérateur afin de lier le remboursement (sortie d’argent du compte bancaire) avec cette pièce comptable (note de crédit).

Une note de crédit en brouillon a été créée correspondant au remboursement intégral des parts prises. 

La valeur de la part est identique

Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la demande de libération de capital (lors de l’import des CODAs).

La part a perdu de la valeur

Attention, la procédure ci-dessous est basée sur un cas réalisé pour un de nos clients. Vérifiez bien les comptes comptables à imputer avant de réaliser cela sur votre base de donnée.

1. Créer deux comptes

Dans un nouvel onglet de votre navigateur, aller dans Comptabilité (ou facturation) > Configuration > Plan Comptable.

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Ajouter, ou vérifier qu'il existe :

Dans la configuration du compte (boutons "Configuration" à la fin de la ligne du compte, assurez-vous qu'il n'y a pas de "Taxes par défaut" dans les "Options du compte").

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Cochez "Autoriser le lettrage" sur le compte "remboursement de part sociale".

Attention à vérifier ces infos avec votre comptable !

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2. Dans l'onglet Ligne de facture

Retournez à votre brouillon d'avoir.

En bas de la page, dans le premier onglet "Ligne de facture", il doit y avoir une ligne avec les parts et leur prix. Il faut ajouter une ligne pour enregistrer la perte de valeur des parts.

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3. Dans l'onglet "Écritures comptables"

Si vous allez dans l'onglet Écriture comptables, vous devriez avoir ceci

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C'est presque OK, mais le compte 416000 n'est pas le bon.

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Il faudra ultérieurement lettrer le remboursement avec la note de crédit (lors de l’import des CODAs).

La part a pris de la valeur (à faire)

Gérer les Tax Shelters

Gérer les Tax Shelters

Encoder un rapport

Ce module est spécifique à la législation belge en vigueur - voir ici pour plus d'infos sur le tax shelter.

Les rapports se trouvent dans le module Coopérateurs > Déclaration.

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Allez dans le sous-menu “Déclaration Tax Shelter”.

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Selon la loi belge :
La réduction d’impôt est égale à 30 % du montant à prendre en considération, après déduction :

de la rémunération du véhicule de financement, du fonds starter public et de la pricaf privée starter dans le cadre de leur mission d’intermédiaire, si l’investissement a été fait par ce biais ; d’éventuels autres coûts y afférents.

Le taux passe à 45 % pour les investissements en nouvelles actions ou parts d’une microsociété, souscrites directement ou par le biais d’une plateforme de crowdfunding et pour les investissements en nouveaux instruments de placement émis par un véhicule de financement qui investira à son tour dans les actions ou parts des microsociétés débutantes.

Par défaut, Odoo ne reprend que les personnes physiques ayant pris une ou plusieurs parts.

Personnes non éligibles

Dans le tab ‘Excluded from tax shelter’, les coopérateurs qui n’ont pas le droit légalement doivent être listés.

Selon la loi belge :
des dirigeants de l'entreprise en question.
des personnes qui ont investi plus tard que les 4 ans suivant la constitution d'une structure (c'est la date de souscription qui compte dans ce cas, pas la date de paiement).

Ceux-ci seront marqués comme non-éligibles dans la déclaration et le montant de leur souscription ne sera pas comptabilisé pour le calcul de la limite de capital pour le tax shelter. 

Attention, ces coopérateurs doivent être retirés à la main de l'attestation. Il n'existe pas encore de gestion automatique des personnes exclues selon la date de constitution de la structure.

Également, quelqu'un ayant été éligible continue à recevoir une attestation. En effet, l'onglet "excluded from tax shelter" exclu les personnes pour la souscription de l'année fiscale considérée, mais celles-ci continuent à être éligibles si elles ont bénéficié du tax shelter les années précédentes.

Par exemple, des personnes ayant pris une part avant le montant maximum, devant, par la suite administrateur en 2019, s'ils n'ont pas repris de parts dans l'année 2019 continuent à bénéficier du tax-shelter pour leurs premières parts (et pas pour celles de 2019).

Tous ces champs seront utilisés pour apparaître dans le contenu du fichier PDF généré pour chaque coopérateur.

Si on installe le tax shelter une année ultérieure au démarrage de projet, et la déclaration se fait après la date de prise de part des personnes exclues (typiquement les fondateurs), elles ne sont pas exclues. L'exclusion ne se fait que pour les souscriptions sur l'année fiscale de la déclaration.
Cela veut dire en pratique que lors de l'implémentation, il faut manuellement recréer les tax shelter pour toutes les années de prises de part.

Le cas des transferts de parts

Selon la loi belge, le tax shelter concerne les nouvelles actions ou parts émises :

- lors de la constitution de la société débutante ;

- ou lors d’une augmentation de capital opérée au cours des quatre années qui suivent la constitution de la société.

Il ne peut donc pas s’agir d’actions ou parts existantes.

Les parts transférées ne donnent dès lors pas accès aux tax shelter.

Gérer les Tax Shelters

Générer les attestations tax shelters

Ce module est spécifique à la législation belge en vigueur - voir ici pour plus d'infos sur le tax shelter.

Lorsque que vous avez encoder le rapport,

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Le système va générer un document :

Ces attestations sont visibles au niveau des lignes de la déclaration (en statut Brouillon), mais également dans le sous-menu “Attestations tax shelter” (où vous pouvez voir l’historique pour toutes les années pour chaque coopérateur).

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Sur cette vue, quand vous cliquez sur un coopérateur, vous pouvez imprimer les deux types d’attestation :

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À ce moment-ci, les attestations sont visibles (via boutons imprimer) mais n’ont pas encore été envoyées. Il est possible d’annuler et faire des modifications en réinitialisant la déclaration. 

Une attestation est générée pour les coopérateurs qui sont mis dans l'onglet "à exclure". Cependant, le montant éligible est mis à 0 sur la fiche et sur les attestations pdf. Une fois la déclaration validée, le statut de ces attestations sera mis à "Non éligible". 1.png

Tant qu’elles ne sont pas envoyées, l’état est en "validé". Une fois les attestations envoyées, les statuts passent à "envoyé" ou "non éligibles".

Gérer les Tax Shelters

Envoyer les attestations tax shelters

Ce module est spécifique à la législation belge en vigueur - voir ici pour plus d'infos sur le tax shelter.

Envoyer les attestations aux coopérateurs

Selon la loi belge :
Les coopérateurs doivent en effet recevoir une attestation de la part de la structure afin de remplir sa déclaration d'impôt et de toucher la réduction, dans le cadre X, II. de leur déclaration.

Doivent être établis :
- un document pour l’année d’acquisition des actions ou parts de la société débutante.
- un document pour chacune des quatre années suivant celle pour laquelle la réduction d’impôt est accordée ;
- un document pour l’année de la cession des actions ou parts. En effet, dans ce dernier cas, la réduction d’impôt sera reprise partiellement sous la forme d’une majoration d’impôt.

Exemple :  Investissement en actions ou parts d’une société débutante acquises directement en 2019.
- le document pour l’année 2019 (année d’acquisition) avant le 31.03.2020 ;
C'est le certificat de souscription
- le document pour l’année 2020 (première année du délai de conservation de 4 ans) avant le 31.03.2021 ;
C'est l'attestation de part
- même principe pour les trois années suivantes.

Les documents sont à remettre avant le 31 mars

Une fois que vous avez généré les attestations,

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Les attestations passent en statut “Validé” et seront automatiquement envoyées par mail en PDF (pièce jointe) à tous les coopérateurs éligibles. 

Pour configurer l’envoi automatique : 

A intervalles réguliers, 80 mails sont envoyés pour que le serveur de mail puisse gérer les envois et que les emails ne soient pas considérés comme du spam. 

Une fois envoyé, le statut de l’attestation se mettra alors à jour à “Envoyé”.

Il est possible d’adapter le contenu du texte envoyé par mail. Voir la section Gérer les modèles d'emails.

Pour les renvoyer manuellement

Vous pouvez le faire depuis l’attestation de la personne via le sous-menu “Attestations Tax Shelter”, en cliquant sur le coopérateur et en cliquant sur "Envoyer l'attestation"

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Envoyer un rapport à l'administration

L’administration demande de recevoir une copie des attestations envoyées aux coopérateurs.

Selon la loi belge :
L’envoi d’une copie à l’administration doit se faire par voie électronique, avant le 31 mars de l’année qui suit celle de l’acquisition des actions ou parts entièrement libérées ou des nouveaux instruments de placement et des 4 années suivantes ;
Les documents peuvent être envoyés électroniquement via l’application Belcotax-on-web. Cette application est accessible à l’adresse https://finances.belgium.be/fr/E-services/Belcotaxonweb.

Pour cela : 

La liste des attestations est affichée. 

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Vous devez imprimer les attestations de souscription, puis refaire la même opération pour les attestations de prises de parts. Cela génère un PDF qui reprend toutes les attestations envoyées aux coopérateurs.

Vous pouvez envoyer ces deux PDF à l’administration.

Gérer les Tax Shelters

Les tax-shelters

Le module l10n_be_cooperator_portal ajoute un nouveau sous-menu Déclaration dans votre application Cooperators, celui-ci vous permettra d'émettre automatiquement les attestations Tax shelters vers vos coopérateurs personnes physiques (les personnes morales ne sont pas prises en compte).

Le tax shelter "start up"

Pour aider les petites sociétés débutantes, un incitant fiscal est prévu. Si toutes les conditions sont respectées, les citoyens qui investissent dans ces sociétés bénéficient d’une réduction d’impôt de 30 % ou 45 % (dans le cas de microsociétés) du montant investi.

L’investissement doit se faire lors de la constitution de la société ou dans les 4 ans suivant sa constitution.

Pour l’exercice d’imposition afférent à la période imposable au cours de laquelle l’apport en capital a lieu, il doit s’agir d’une petite société. Il doit s’agir d’une société dotée de la personnalité juridique qui, à la date de bilan du dernier exercice clôturé, ne dépasse pas plus d’un des critères suivants :

- nombre de travailleurs, en moyenne annuelle : 50 ;

- chiffre d'affaires annuel, hors tva : 9.000.000 euros ;

- total du bilan : 4.500.000 euros.

Pour une petite société, la réduction est de 30%.

Pour les actions ou parts émises au cours d’une période imposable à l’impôt des sociétés qui débute à partir du 01.01.2016, sont considérées comme microsociétés, les petites sociétés qui non seulement respectent les 11 conditions prévues dans le cadre de la présente réduction d’impôt (voir question 3.4. Quelles sont les sociétés visées ? mais également, qui ne sont pas une société filiale ou une société mère et qui ne dépassent pas plus d’une des limites suivantes à la date de clôture des comptes :

- le total du bilan n'est pas supérieur à 350.000 euros ;

- le chiffre d'affaires, hors TVA, n'est pas supérieur à 700.000 euros ;

- la moyenne des travailleurs occupés pendant l'année n'est pas supérieure à 10.

Pour une micro société, la réduction est de 45%.

Ces critères ne sont pas indexés.

La société ne peut avoir perçu après versement des sommes par le contribuable un montant d’apports fiscalement favorisés supérieur à 250.000 euros au cours de son existence. Ce montant n'est pas indexé.

La limite de 250.000 euros ne concerne donc que les investissements qui ont donné droit à la réduction d’impôt (il est par exemple possible que certains investisseurs n’entrent pas en ligne de compte pour la réduction).

En cas de dépassement de la limite, seuls les premiers 250.000 euros qui respectent toutes les conditions donnent droit à la réduction d’impôt.

Au-delà de cette limite, les personnes qui investissent encore n'ont pas droit à la réduction d'impôt. Ceci ne remet pas en question la réduction d'impôt de ceux qui ont investi auparavant, même si ces derniers ont investi au cours de l'année où la barre des 250.000 euros a été franchie.

Ce lien reprend toutes les conditions pour pouvoir accéder à cette réduction fiscale.

Le tax shelter "scale up"

Si toutes les conditions sont respectées, les citoyens qui investissent dans ces entreprises bénéficient d’une réduction d’impôt de 25 % du montant investi.

L’investissement doit se faire lors d’une augmentation de capital effectuée à partir de la cinquième jusqu’à y compris la dixième année depuis la constitution de l’entreprise.

Pour l’exercice d’imposition afférent à la période imposable au cours de laquelle l’apport en capital a lieu, il doit s’agir d’une petite société. Il doit s’agir d’une société dotée de la personnalité juridique qui, à la date de bilan du dernier exercice clôturé, ne dépasse pas plus d’un des critères suivants :

- nombre de travailleurs occupés, en moyenne annuelle : 50 ;

La société doit occuper, en exécution de contrats de travail, au moins dix équivalents temps plein pendant les 12 mois suivant la libération des actions de la société (sous peine de reprise partielle de la réduction d’impôt).

- chiffre d'affaires annuel, hors tva : 9.000.000 euros ;

- total du bilan : 4.500.000 euros.

Ces critères ne sont pas indexés.

Sur les deux derniers exercices d’imposition précédant la libération des actions la société doit satisfaire à au moins un des critères suivants :

- le chiffre d’affaire annuel de la société a crû d’au moins 10 % en moyenne par exercice d’imposition OU

- le nombre d’équivalents temps plein que la société occupe en exécution de contrats de travail, a crû d’au moins 10 % en moyenne par exercice d’imposition.

La coopérative doit , dans les deux cas de réduction fiscale, respecter cette condition pendant 48 mois à partir de la libération des parts. Si cette condition n’est pas respectée, une reprise partielle de la réduction d’impôt sera effectuée sous la forme d’une majoration d’impôt.

La société ne peut avoir perçu après versement des sommes via la réduction Tax shelter entreprise en croissance un montant d’apports fiscalement favorisés supérieur à 500.000 euros au cours de son existence. Ce montant maximum est diminué du montant effectivement reçu par le biais de l’application de la réduction Tax shelter société débutante.

La limite de 500.000 euros ne concerne donc que les investissements qui ont donné droit à la réduction d’impôt (il est par exemple possible que certains investisseurs n’entrent pas en ligne de compte pour la réduction).

En cas de dépassement de la limite, seuls les premiers 500.000 euros qui respectent toutes les conditions donnent droit à la réduction d’impôt.

Ce lien reprend toutes les conditions pour pouvoir accéder à cette réduction fiscale.

Attention, si les modules sont installés plus tard que l'année de création de la coopérative, il est nécessaire de créer manuellement toutes les déclarations antérieures. En effet, l'exclusion des personnes se fait l'année de leur prise de part.

Configuration de l'application Cooperators

Configuration de l'application Cooperators

Types de parts, contenu des emails, sources de référencement

Deux paramètres sont configurables directement dans le module, les types de part et les modèles de mail. Ces configurations sont accessibles via Cooperators < Configuration < "Type de part" ou "Modèle d'email"

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Types de parts

Dans Cooperators < Configuration < ”Type de part”, permet de configurer les types de parts et leur montants.

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Il est aussi possible d’indiquer, via l’onglet “Information sur la part”

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Dans l'onglet Comptabilité, préciser le compte général du plan comptable qui sera utilisé pour comptabiliser les apports (anciennement appelés "le capital", avant la mise en application du nouveau code des sociétés et associations en Belgique).

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Et si le module beesdoo_easy_my_coop est installé :

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Contenu des emails

Le texte des emails est également configurable dans le module Cooperators < Configuration < "Modèle d’email" ou dans le module Configuration <  Technique < "Courriel" < Modèle. 

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Les modèles d’email à personnaliser sont :

Nom du modèle d’email

Objet dans Odoo

Contexte

Confirmation de la demande de souscription

Demande de souscription

Confirmation de la demande de souscription

Demande de souscription sur liste d'attente

Demande de souscription

Notification que la demande de souscription a été mise sur liste d'attente.

Demande de libération de capital : Envoi

Pièce comptable

Envoi des infos pour payer les parts avec la communication structurée

Confirmation de réception du paiement : Certificat de coopérateur

 Contact

Confirmation de réception de paiement pour un nouveau coopérateur ou une nouvelle coopératrice, avec le certificat en pièce jointe.

Augmentation de parts : Confirmation de réception du paiement : Certificat de coopérateur

Contact

Confirmation de réception de payement pour une augmentation de parts, avec le certificat à jour en pièce jointe.

Mise à jour des parts : Certificat de coopérateur

 Contact

Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur après une conversion de parts, avec certificat joint.

Share Update (No Remaining Shares): Cooperator Certificate

Contact

Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur après revente de toutes ses parts, avec certificat joint.

Transfert de parts : Certificat de coopérateur

Contact

Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur bénéficiaire d'un transfert de parts, avec certificat joint.

Attestation Tax Shelter : Envoi

Attestation Tax Shelter

Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur lors de l’envoi des attestations Tax Shelter.



Configuration de l'application Cooperators

Mettre à jour les informations de la société

Dans Paramètres < Paramètres généraux < "Sociétés", cliquez sur mettre à jour les informations. 

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La section Cooperative donne différentes cases à cocher.

Différentes informations sont présentées.

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Pour pouvoir sélectionner le compte Associés (416000 en Belgique) dans le champ Cooperator Account, il faut aller sur le compte dans le plan comptable et le mettre en type “Recevable”. 

Pour cela :

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Cases à cocher (Respect RGPD, lecture du ROI…) sur le formulaire en ligne

Il est possible de choisir d’afficher jusqu’à 4 cases sur le formulaire en ligne. On peut définir si le futur coopérateur est forcé de cocher la case pour pouvoir valider sa demande ou non.

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Les 4 cases proposées sont :

Pour chaque case, le texte affiché en vis-à-vis du nom sur le formulaire peut être personnalisé, comme dans cet exemple :

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Il est possible de mettre un hyperlien et une mise en forme du texte. Il est également possible de rendre obligatoire de cocher la case.

Configuration de l'application Cooperators

Gestion des droits

Il y a trois niveaux d’utilisateur interne pour utiliser ce module, utilisateur, responsable et super utilisateur. Pour accéder à la configuration des droits d'accès, cliquez ici.

Les coopérateurs qui reçoivent un compte utilisateur sont des utilisateurs externes. Ils ne peuvent voir que les informations disponibles sur le portail. (Dans cette exemple, le niveau Gestionnaire représente le niveau d'admin pour Odoo)

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L’utilisatrice ou utilisateur

Le groupe de droits "Utilisateur" donne accès aux mêmes sous-menus que le gestionnaire sauf "Configuration"

Le·la gestionnaire

Les personnes "Gestionnaire" ont accès à tous les sous-menus :

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Ils peuvent créer une demande de souscription depuis une fiche de contact.

La superutilisatrice ou le superutilisateur

Pour activez le mode "Superutilisateur", cliquez ici.

Configuration de l'application Cooperators

Compte bancaire

Il est possible de définir le compte bancaire qui sera utilisé pour récolter les paiements de parts.

Dans la configuration du journal de banque, il est nécessaire de cocher la case "Recevoir les paiements coopérateur ?".

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Cela permet de renseigner le compte sur lequel payer les parts sur la demande de libération de capital.

 

Configuration de l'application Cooperators

Demander le numéro de registre national

Les modules l10n_be_cooperator_national_number et l10n_be_cooperator_website_national_number doivent être installés.

Dans la configuration de la société,  cela ajoute une case à cocher "Display National Number". Une fois cochée, la case "require national number" apparaît. 

Si cette dernière est également cochée, un champs numérique "numéro de registre national" est repris et obligatoire pour les demandes de souscriptions des personnes physique.

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Depuis le backend :

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Depuis le formulaire frontend :

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Le numéro de registre national n'est pas demandé pour les représentants de personnes morales.

Une fois la demande validée, le numéro est intégré à la fiche coopérateur dans l'onglet identifiant.

Pour l'encodage sur des coopérateurs existants, il faut aller dans l'application "Contact" et sur la fiche de la personne, dans l'onglet "Identifiants :

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Et remplir le formulaire en choisissant la catégorie "Belgium National Number"

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Configuration de l'application Cooperators

Modifier les données de la société sur la page de confirmation de prise de parts

Sur Odoo 16, la page de confirmation de prise de parts (après avoir rempli le formulaire sur le site web) ressemble à ceci par défaut :

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Les informations de la société affichées sur la droite ne correspondent pas aux données de la société. Voici comment les modifier :


  1. Aller dans Administration du site web > Site > Pages > Thanks (Contact us).
  2. Sélectionner la version française de la page en utilisant le sélecteur de langue en bas de la page.
  3. Cliquer sur Modifier en haut à droite.
  4. Modifier la page et la sauvegarder.

Ceci a créé une copie de 2 vues : une de la vue “Thanks (Contact us)” et l’autre de la vue “Thanks (Cooperator)“ qui hérite de la 1re. Ces copies sont celles qui sont effectivement utilisées pour le site web. Tant qu’une page par défaut n’a pas été modifiée, c’est la vue hard-codée qui est utilisée.

Ensuite (très important, ou plus moyen de prendre de parts) :

  1. Aller dans Configuration > Technique > Vues.
  2. Chercher “thanks“.
  3. Ouvrir la vue “Thanks (Contact us)“ qui a un id externe (website.contactus_thanks_ir_ui_view).
  4. Cliquer sur “EN” en haut à droite de l’éditeur.
  5. Copier le contenu du champ en français qui contient “Votre message a été envoyé avec succès”.
  6. Revenir à la liste des vues.
  7. Ouvrir la vue “Thanks (Contact us)“ qui n’a pas d’id externe.
  8. Remplacer le contenu du champ en français qui contient “Votre message a été envoyé avec succès” en collant ce qui a été copié.
  9. Sauvegarder.

Cette 2e étape est nécessaire parce qu’au moment où la page est modifiée, Odoo enlève la balise <span> autour du message, ce qui empêche la vue héritée de remplacer le message.

[Avancé] Ecritures comptables du module Cooperators

[Avancé] Ecritures comptables du module Cooperators

Ecritures comptables lors de la prises de parts

Pour les utilisateurs d'Odoo qui font également leur comptabilité dans Odoo, il est primordial de bien comprendre les implications comptables de l'utilisation de l'application Cooperators.

Prérequis :

 

1. Valider la demande de souscription

Avant cette étape, il n'y a aucune écriture comptable générée.

Les premières écritures comptables sont faites au moment où on valide une demande de souscription. Une demande de libération de capital est générée par le système.

A cette étape, pour une demande d'1 part de 100€, les écritures suivantes sont générées :

416000  
Débit Crédit
100  

Une créance est enregistrée : le futur coopérateur doit de l'argent à la coopérative.

100000  
Débit Crédit
  100

Le compte d'apports (anciennement compte de capital dans l'ancien code des sociétés pour la Belgique) est crédité.

2. Enregistrer un paiement

Lorsque le futur coopérateur a effectué son versement et que l'argent arrive sur le compte bancaire de la coopérative, de nouvelles écritures sont générées lors du lettrage.

416000  
Débit Crédit
  100

La créance est annulée. Les 2 écritures sur le compte 416000 sont lettrées entre elles.

550000  
Débit Crédit
100  

Le compte associé à la banque est débité. Les 100€ sont donc comptabilisés sur le compte bancaire dans la comptabilité.

3. Implications en cas de non paiement

Si un futur coopérateur ne paie pas ses parts, le compte d'apport est surévalué. Il faut donc régulièrement faire une écriture de renversement qui annule les écritures du point 1, lorsqu'on est sûr que le futur coopérateur ne paiera jamais ses parts.

Pour ce faire, il faut se rendre sur la demande de libération de capital et créer une "Note de Crédit".

A cette étape, pour une demande d'1 part de 100€, les écritures suivantes sont générées :

416000  
Débit Crédit
  100

Les 2 écritures sur le compte 416000 sont lettrées entre elles et s'annulent.

100000  
Débit Crédit
100  

Le compte d'apports (anciennement compte de capital dans l'ancien code des sociétés pour la Belgique) est débité et donc la surévaluation n'est plus d'actualité.

 

 

[Avancé] Ecritures comptables du module Cooperators

Obtenir le total du capital souscrit à une certaine date

Si l'on souhaite connaître la valeur totale du Capital souscrit à une certaine date

Attention, dans la compta, il y a une écriture sur le compte "apports disponibles" dès qu'une demande de souscription est validée ! Ce montant est donc surestimé par rapport au vrai registre des parts car il contient des mouvements pas encore effectivement payés, qui se retrouvent comptablement dans le compte 416000. 

Contrôle comptable : comparer bilan et registre

Si le montant du capital souscrit dans le registre n'est pas égal au montant du bilan (solde 110900 - solde 416000 à la date seuil), on peut faire un contrôle en comparant les lignes du registre et les écritures comptables.  

  1. Faire un export du registre de souscription, incluant le nom du coopérateur, la date, le montant et le type de transaction. Ne pas filtrer sur la date (sinon on n'aura pas les souscriptions effectuées avant la date seuil mais payées ensuite). 
    1. supprimer les lignes de conversion et de transferts, vu que cela n'affecte pas le montant total de capital
    2. retrancher les lignes de reventes
  2. faire un tableau croisé dynamique de cet export en groupant par partenaire, pour avoir le montant total souscrit par partenaire. 
  3. Faire un export des écritures comptables des comptes 110900 et 416000, incluant le montant, le journal et le partenaire lié
  4. faire un tableau croisé pour calculer la somme du montant de la balance (débit-crédit) des écritures comptables par partenaire
  5. faire un croisement (vlookup) sur ce tableau pour associer chaque ligne avec une ligne du tableau croisé dynamique basé sur le registre (étape 2). 
  6. pour chaque ligne, calculer la différence entre la balance et le montant du registre. Filtrer sur le lignes dont la différence n'est pas zéro. Pour chacune des lignes restantes, il doit y avoir une explication à la différence, soit une souscription non payée, soit une erreur d'encodage...

 

[Avancé] Corriger une erreur de lettrage de paiement de parts

[Avancé] Corriger une erreur de lettrage de paiement de parts

Corriger une erreur de lettrage d'un paiement de parts

Ces manipulations sont délicates et requièrent la bonne compréhension du module.

Si un lettrage entre un paiement et une libération de capital a été fait erronément, il faut revenir en arrière. Attention, un numéro de coopérateur a été attribué au coopérateur qui a effectué le paiement, son certificat de coopérateur lui a été envoyé par mail, etc.

Si d'autres paiements ont été lettrés par la suite, le retour en arrière est très délicat. Nous vous conseillons de contacter Coop IT Easy pour du support dans ce cas.

  1. Avant toute chose, se rendre dans la configuration générale pour bloquer les envois de mails en modifiant le nom du serveur de courriel sortant (par exemple en ajoutant "TEST" dans son nom).
  2. Aller dans le registre des opérations (module Cooperators) et retenir le numéro de l'opération erronée. Retenir également le numéro de coopérateur attribué à la personne.
  3. Aller dans le module Cooperators, dans les demandes de libération de capital et retrouver la demande de libération de capital de la personne concernée par l'erreur de lettrage. La facture doit être avoir le statut "Payé". Annuler le lettrage du paiement dans le bas de la facture. En alternative, il est possible d'annuler le lettrage depuis les relevés bancaires. Cette manière de faire est à préférer si le lettrage n'a pas été fait sur la bonne personne par exemple.
  4. Sur la fiche de la personne, aller dans l’onglet des parts et supprimer les parts.
  5. Dans le registre des opérations, supprimer la ligne erronnée en activant le mode super utilisateur.
  6. Aller dans la configuration générale, en mode développeur, pour modifier la séquence (pour que le numéro dans le registre des coopérateurs redémarre au numéro du coopérateur qui a été attribué erronément). Menu Séquences et Identifiants, Séquences. Sélectionner Register Operation, Modifier le nombre suivant avec le numéro où redémarrer.
  7. Faire de même pour le numéro de coopérateur : Subscription Register (reprendre le numéro de coopérateur de la personne).
  8. Revenir sur la demande de libération de capital et lettrer correctement.
  9. Vérifier que le numéro de coopérateur est attribué, la personne est coopérateur et apparaît dans le registre des opérations avec le bon numéro.
  10. Aller dans la liste des courriels dans la queue, supprimer les emails qui ne doivent pas être envoyés (vu que le coopérateur a déjà reçu son mail).
  11. Revenir dans les paramètres du serveur de courriel sortant et le remettre en fonctionnement.