| Cooperators - modules de base (back-end) be → Belgique ch → Suisse fr → France | cooperator l10n\_be\_cooperator l10n\_ch\_cooperator l10n\_fr\_cooperator | dépendance sur : - account - base\_iban - mail - web - partner\_firstname - partner\_contact\_birthdate - partner\_contact\_gender |
| Cooperators - Formulaire en ligne pour la prise de parts | cooperator\_website | dépendance sur : - cooperator - website |
| Intranet Cooperators - Accès au portail des membres pour voir ses parts et documents persos be → Belgique | cooperator\_portal l10n\_be\_cooperator\_portal | dépendance sur : - cooperator - portal |
| Cooperators Website reCAPTCHA - Ajoute un reCAPTCHA au formulaire de prise de parts | cooperator\_website\_recaptcha | dépendance sur : - cooperator\_website - website\_recaptcha\_v2 |
| Belgium: Cooperator National Number - Ajoute un champ pour le numéro de registre national aux demandes de libération de capital | l10n\_be\_cooperator\_national\_number | dépendance sur : - cooperator - l10n\_be\_partner\_identification |
| Belgium: Cooperator Website National Number - Ajoute un champ pour le numéro de registre national au formulaire de prise de parts | l10n\_be\_cooperator\_website\_national\_number | dépendance sur : - l10n\_be\_cooperator\_national\_number - l10n\_be\_cooperator - cooperator\_website |
*Rem* : Lors de l’encodage d’un numéro d’entreprise sur le formulaire en ligne en personne morale, le numéro est retranscrit sans ponctuation ni espace pour détecter une reprise de part ultérieure et éviter la création d’un doublon. Si une personne est déjà coopératrice à titre personnel et veut prendre des parts pour la société dont elle est le représentant légal, cette inscription doit se faire en back-end (voir[ section dédiée](https://doc.it4socialeconomy.org/books/application-cooperators-v16/chapter/gerer-les-mouvements-de-parts)). En effet, sur base de l’adresse mail de la personne de contact, le système indique que la personne existe déjà dans le système et doit se connecter. Dans ce cas, le formulaire de demande de souscription pour personne morale est pré-rempli mais les informations ne correspondent pas aux champs de manière adéquate. Par exemple, le nom de la société est rempli avec le nom de la personne physique.
### Option 2 : dans le back-end, via le module **Cooperators** Il est également possible d’encoder manuellement la demande de souscription sans passer par le formulaire en ligne. Dans ce cas, c’est un gestionnaire de la coopérative, à qui les droits de “responsable” ont été donnés qui s’en charge. Les différents droits utilisateurs sont décrits dans [la section dédiée](https://doc.it4socialeconomy.org/link/207#bkmrk-page-title). Pour cela : - Dans le module **Coopérateurs** < *Gestion des parts* < "Souscriptions de parts"[](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/r54image.png) - Cliquer sur le bouton “Nouveau”. Tous les champs pour l’inscription s’affichent (ce sont les mêmes champs que sur le formulaire via le site web). #### Cas 1 : pour une personne physique [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/d7Rimage.png)Si la personne candidate coopératrice est aussi représentante d'une structure possédant des parts, cela ne pose pas de problème. A l'inverse, cf. Cas 3 ci-dessous.
#### Cas 2 : pour une sociétéUtiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.
Les champs encadrés en rouge concernent le représentant de l’entreprise, les autres concernent l’entreprise. Deux fiches contacts seront donc créées, une pour la personne morale l’autre pour son représentant en personne physique. Si la personne représentante est déjà coopératrice, voir cas 3 ci-dessous. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/UlHimage.png) - Cliquer sur le bouton “Sauvegarder” pour clôturer l’enregistrement. #### Cas 3 : Une personne physique est coopératrice. Ensuite, la personne morale qu’elle représente veut prendre des parts. Deux options existent : - gérer un "doublon" (deux profils distincts) pour la personne physique - hack - utiliser le même profil utilisateur pour la personne représentante et la personne physique coopératrice.Utiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.
##### Créer un deuxième profil pour la personne représentant la structure Créer une demande de souscription pour la personne morale, et remplir les données de la personne physique dans la demande, comme pour le Cas 2 ci-dessus. Nommer la personne physique "Prénom Nom (Représentant·e)" pour la différencier du profil coopérateur. ##### Utiliser le même profil pour la personne physique coopératrice et représentante de la structure - Dans ce cas l’encodage doit se faire obligatoirement en back end : - Créer une demande de souscription. - Mettre le coopérateur existant dans le champ correspondant. - Cocher ensuite la case “Est une personne morale”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/50kimage.png) Les champs liées à la personne représentante sont automatiquement remplis selon les données de la fiche contact. - Effacer le nom du coopérateur dans le champs “coopérateur”. - Remplir les champs vides concernant la société et remplacer l’adresse du représentant par celui de la société. - Remplir les champs vides concernant la personne représentante, s'il y en a. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/d1jimage.png) - Sauvegarder et valider. ### Option 3 : via le back-end, depuis une fiche d’un Contact Si une personne qui est déjà dans la base de données Odoo veut devenir coopérateur, il est possible de passer par sa [fiche de contact](https://doc.it4socialeconomy.org/link/133#bkmrk-page-title) pour créer une nouvelle demande de souscription. Pour cela : - Vérifier que des parts par défaut ont été configurées pour le formulaire en ligne, sinon une erreur s'affichera lors de la demande de souscription via la fiche contact. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/P7wimage.png) - Via une fiche contact, cliquer sur le bouton “Créer demande de souscription” en haut à gauche de la fiche. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/chYimage.png) #### Cas 1 : pour une personne morale - - Le prénom et le nom du représentant et son email - L’adresse mail générique - le numéro d’entreprise - Le numéro de compte en banque [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/xcbimage.png) #### Cas 2 : pour une personne physique - - L’adresse mail - Le numéro de compte en banque [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/rqZimage.png) Dans les deux cas sont aussi demandés : - - Share Type : [le type de part](https://doc.it4socialeconomy.org/link/269#bkmrk-types-de-parts) (selon que la fiche concerne une personne physique ou une personne morale, les parts configurées en fonction apparaîtront dans le menu déroulant) - Share Quantity : le nombre de parts - Cliquer sur “Create subscription”, en bas à gauche. Odoo affiche la nouvelle demande de souscription qu’il suffit de valider, sauf si des informations supplémentaires sont nécessaires (comme par exemple le numéro de compte bancaire). Voir la section suivante pour l’étape de validation. Toutes les informations de la fiche de contact ne sont pas reprises sur cette demande de souscription mais cela ne pose pas de soucis vu que les informations sont sur la fiche de contact et y restent. S’il faut modifier des informations liées à la personne, il faut les modifier directement sur sa fiche de contact, et non sur sa demande de souscription. # Demande de souscription d'un contact déjà existant Lorsqu’un contact est déjà dans Odoo avec une adresse mail renseignée et qu'une personne remplit une demande de souscription (que ce soit via le [back-end](https://doc.it4socialeconomy.org/link/253#bkmrk-option-2-%3A-dans-le-b) ou le [formulaire en ligne](https://doc.it4socialeconomy.org/link/253#bkmrk-option-1-%3A-via-le-fo)), la demande de part et le contact existant seront automatiquement liés. Cependant, dans ce cas précis, les informations reprises dans la demande de souscription ne sont pas renseignées automatiquement dans la fiche contact.Il est intéressant d’identifier les personnes renseignées comme contacts (prospects, essai) avec des tags ou dans le nom directement, afin de pouvoir régulièrement faire une recherche et mettre à jour les informations de ces personnes.
# Valider la demande de souscription Une fois la demande enregistrée, il faut à présent la valider. Ensuite, la demande génère une demande de libération de capital et le demandeur deviendra "candidat coopérateur". ### Nouveau membre - coopérateur personne physique Pour valider la demande de souscription : - Allez dans le module **Coopérateurs >** *Gestion des parts* > “Souscriptions de parts”. Les nouvelles demandes ont le statut “Brouillon”. - Soit cliquez sur "Valider" pour valider la demande sur la vue des "Souscriptions de parts". [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/p7Kimage.png) - Soit cliquez sur "Valider la demande de souscription" sur la demande de souscription. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/PAmimage.png) La validation de la demande de souscription entraîne la création d’une demande de libération de capital sur base des informations renseignées.Après validation, il n’est plus possible d’éditer la demande de souscription.
Un [email](https://doc.it4socialeconomy.org/link/269#bkmrk-contenu-des-emails) avec la demande de libération de capital est envoyé au candidat coopérateur. Dans le cas d’une personne morale, cet email est envoyé à l’email de la société ainsi qu’à l’email de la personne de contact renseignée. Sur la fiche du candidat coopérateur : La case candidat coopérateur est affichée : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/GNsimage.png) Un onglet est ajouté sur sa fiche indiquant la liste de ses demandes de souscriptions et leur statut. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/CVBimage.png) ### Nouveau membre - coopérateurs personnes morales Pour les personnes morales, il y a une personne de contact référencée sur la demande de souscription de la société. Une fois cette demande validée, une fiche de contact est créée pour cette personne, qui reçoit la qualité de représentante de la société. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/vXSimage.png)Il est important de vérifier que les deux fiches de contact soient liées.
Pour cela : - Allez sur la fiche contact du représentant légal. La case "représentant légal" doit être cochée dans la fiche contact de la personne représentant une société. - Allez sur la fiche contact de la société. La personne doit être renseignée comme représentante sur la fiche contact de la société. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/PH8image.png) Toutes les personnes représentant une société, une fois que la société a payé ses parts et est devenue coopératrice effective (et plus candidate coopératrice), sont visibles via le menu de "Coopérateurs" correspondant. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/p2Zimage.png) ### Impossible de valider la demande - "Vous ne pouvez pas créer de hiérarchie de partenaires récursive" Lors de la validation d'une demande de part pour une personne morale, ce message peut apparaître : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/y6Uimage.png) C'est le cas quand les valeurs des champs "Email de la société" et "Courriel" sont identiques. Ils doivent être différents car Odoo va créer : - une fiche pour la personne moral (avec l'email "Courriel de la société") - une fiche pour le représentant légal (avec l'email "Courriel"). Il faut que ces 2 adresses mails soient différentes pour permettre la validation.Astuce à utiliser avec prudence : si la personne morale n'a qu'une seule adresse email, vous pouvez temporairement modifier l'adresse email du représentant légal ("Courriel") le temps de faire la validation. Il faudra par la suite remettre l'adresse email correcte sur la fiche de contact du représentant légal.
### Augmentation de capital Sur base de l’adresse mail, Odoo fait automatiquement le lien avec la bonne personne qui existe déjà dans Odoo. Le type de souscription indique “Augmentation de capital” à la place de "Nouveau coopérateur". [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/03gimage.png) Il est possible de retrouver 2 Contacts dans Odoo pour la même personne physique. Voir le point suivant pour[ corriger les problèmes de doublons. ](https://doc.it4socialeconomy.org/link/258#bkmrk-page-title) # Fiche membre et carte membre Dès l’encodage d’une [demande](https://doc.it4socialeconomy.org/link/253#bkmrk-page-title), une [fiche contact](https://doc.it4socialeconomy.org/link/134#bkmrk-page-title) est créée. Le module **Cooperators** présente quelques particularités par rapport à la fiche contact standard. ### Informations de base Sur la fiche d’un coopérateur ou d'une coopératrice, il y a une série d’informations liées à son inscription en tant que membre de la coopérative. Pour accéder à la fiche d’un membre, allez dans : - Le module **Contact** < il est possible de filtrer pour voir uniquement les coopérateurs. - Le module **Coopérateurs** < *Contacts <* ”Coopérateurs”, et si la demande de libération de capital n’a pas encore été payée dans **Coopérateurs** < *Contacts <* ”Candidats Coopérateurs” . Sur la fiche, on voit : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/kyKimage.png) “Coopérateur effectif” signifie que le coopérateur a payé ses parts et "Date effective" indique la date du paiement. "Type de coopérateur" indique le type de part qu’il a pris. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/bXQimage.png) L’onglet *Souscriptions de parts* reprend les différentes demandes. L’onglet *Parts* apparaît pour les coopérateurs également, il indique le nombre de parts et la date à laquelle les parts ont été payées. ### Imprimer un certificat de coopérateur·trice Odoo génère automatiquement un certificat attestant qu'un membre est bien coopérateur, combien de parts de la coopérative il détient, etc. Pour télécharger un certificat : - Se rendre sur l’écran “Coopérateurs” en mode liste. - Sélectionnez le coopérateur dont vous souhaitez imprimer le certificat. - Cliquez sur “Imprimer”. - Sélectionnez “Certificat du coopérateur” [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/UJlimage.png) # Renvoyer la demande de capital à un membre candidat Si un "candidat coopérateur" n’a pas encore payé ses parts et veut qu’on lui renvoie le document de libération de capital (qui inclut les infos de paiement, compte en banque, communication structurée, montant à payer), il est possible de lui renvoyer le document. Pour cela : 1. Allez dans le module **Coopérateurs** < *Gestion des parts* < "Demande de libération de capital". 2. Faites une recherche sur le nom de la personne. 3. Cochez la petite case à gauche du nom de la personne 4. Deux boutons apparaissent. Cliquez sur “Imprimer” et sélectionnez “Demande de libération de capital” 5. Le navigateur va proposer d’enregistrer le document. Sauvegardez sur votre PC puis joignez le document en tant que pièce jointe à l’email. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/7Nbimage.png) # Fusionner deux fiches de membres Les contacts sont reliés par l’adresse mail. Lors d'une demande de souscription et si l’adresse mail est identique à une précèdente, le système considère automatiquement la deuxième demande comme une augmentation de capital, même si ça n’a pas été indiqué. Par contre, il est possible qu’il y ait un doublon si l’adresse mail comporte une erreur, ou si le membre a utilisé une autre adresse mail. Dans ce cas, il faut utiliser le module “CRM”, permettant la fusion de contact. Pour cela : - Allez dans les applications et installer [le module CRM](https://doc.it4socialeconomy.org/link/231#bkmrk-page-title). Soit les nouvelles parts n’ont pas encore été payées : - Allez dans **Coopérateurs** < *Demande de parts* < "Candidats coopérateur". Soit les nouvelles parts ont déjà été payées : - Allez dans **Coopérateurs** < *Contacts* < "Coopérateurs". Ensuite : - Sélectionnez la vue en liste et les contacts à fusionner. - Cliquez sur "Action" < ”Fusionner les contacts” [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/OYsimage.png) - Vérifiez que ce sont bien les contacts à fusionner et dans quel profil les fusionner. Vous pouvez enlever et rajouter des contacts. - Cliquez sur “fusionner les contacts”. - Allez sur la fiche contact unique et vérifiez bien que toutes les parts et demandes de souscriptions ont été redistribuées. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/gpzimage.png)Remarque : En fusionnant les contacts, les données liées aux deux fiches sont réattribuées au coopérateur (ou candidat coopérateur) restant. Cependant, si deux numéro de coopérateur ont déjà été attribués, seul un des deux sera conservé, ce qui signifie qu’il y aura un saut dans les numérotations sur le registre des membres de la coopérative.
# Exporter la liste des coopérateurs et coopératrices - Rendez vous dans la liste des coopérateurs et coopératrices (la même opération peut se faire sur les "candidats coopérateurs"). - Affichez la liste des membres en vue liste. - Cochez la case en première colonne pour sélectionner toute la liste. - Cliquez sur "Action" < "Exporter". [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/hkqimage.png) - Sélectionnez le format d'exportation : XLSX ou CSV. - Choisissez les champs intéressants dans la zone de gauche en double-cliquant ou en cliquant sur le "+" pour les faire apparaître dans la zone de droite. - (Optionnel) Il est possible d’enregistrer la recherche faite pour facilement exporter les mêmes données à un autre moment. - Cliquez sur "Exporter". Le système génère un fichier que vous pouvez ouvrir sur votre PC. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/57oimage.png) # Annuler une demande de souscription ### Cas 1 : La demande n’a pas encore été validée Pour cela : - Cliquez sur la ligne de la demande dans **Coopérateurs** < *Gestion des parts* < "Souscriptions de parts" - Cliquez sur le bouton “Annuler”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/lRZimage.png) ### Cas 2 : La demande a été validée précédemment Si la demande avait déjà été validée, une demande de libération de capital a été créée. Il faut donc annuler la demande de souscription (voir cas 1) et la demande de libération de capital. Soit la comptabilité est faite totalement dans Odoo, il est préférable de faire une note de crédit. Soit la comptabilité est faite par ailleurs, il est plus facile de l’annuler. #### Cas 2.1 : la comptabilité est faite dans Odoo : note de crédit Pour annuler ou corriger une facture, vous pouvez créer une[ note de crédit.](https://doc.it4socialeconomy.org/link/185#bkmrk-page-title) Pour cela : - Allez sur la facture en question. - Cliquez sur “Ajouter un avoir”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615387043257.png) - Choisissez de la créer en statut Brouillon. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615387101206.png) - Enlevez les lignes ou modifiez-les pour qu’elles indiquent les articles sur lesquels portent la note de crédit. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615387228176.png) - Par défaut, la note de crédit est reprise dans le même journal que celui de la facture sur laquelle elle s'applique. Si vous souhaitez changer de journal pour un journal spécifique pour les notes de crédit de vente ou d’achat, allez dans l'onglet "Autres informations". [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-05/MCU1.png) - Cliquez ensuite sur “Valider”. Cela liera automatiquement la note de crédit avec la demande de libération de capital qui doit être annulée. Parfois l’avoir et la demande de libération de capital ne sont pas liés (ils ont pour statut “ouvert” à la place de “payé”). Dans ce cas, il faut cliquer sur la facture initiale et y lettrer l’avoir, en cliquant sur "Ajouter", en bas à droite du document. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615387309587.png) Les deux s'auto-annuleront et vous n'attendrez plus d'argent de la part de cette personne, qui n'est alors plus candidat coopérateur. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615387343101.png) ### Cas 2.2 : la comptabilité n’est pas faite dans Odoo : annulerIl faut que le module *“[account\_cancel](https://doc.it4socialeconomy.org/link/188#bkmrk-page-title)”* soit installé, et que les journaux comptables soient configurés pour accepter l’annulation d’écritures comptables.
Pour annuler une demande de libération de capital : - Allez dans le sous-menu < Gestion des parts <”Demandes de libération de capital”. - Cliquez sur "remettre en brouillon" puis "annuler". [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/JNsimage.png) [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/jKhimage.png) - De préférence, indiquez aussi pourquoi vous annulez cette facture dans le bas de la page de la facture en créant une note interne (pas un nouveau message car cela enverrait un mail à la personne). Cela permet d’avoir un suivi des opérations dans Odoo si la question se repose plus tard. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/QHCimage.png) ## Archiver la fiche de la personne Enfin, si la personne a clairement indiqué qu’elle ne participera plus du tout au projet, archivez le Contact. Pour cela : - Activez le [mode debug](https://doc.it4socialeconomy.org/link/149#bkmrk-page-title). - Allez dans le module **Contact** et recherchez la personne. - Sur la fiche de la personne, passez la souris sur “Non archivé”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/Lzoimage.png) # Définir une condition de paiement par défaut sur les demandes de libération de capital [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/aTLimage.png) [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/jkXimage.png) # Encoder une augmentation de part ### Via le formulaire en ligne Il faut être connecté·e pour pouvoir prendre de nouvelles parts. Si une personne est déjà coopératrice et qu'elle n'est pas connectée, elle ne pourra pas valider le formulaire car son adresse email sera reconnue. La personne peut d'abord éditer ses informations si elles ne sont pas correctes ou complètes. ### Via le back-end 1. Dans l'application Coopérateurs, créez une nouvelle demande de souscription. 2. Sélectionnez le nom de la personne dans le champ "Coopérateur". Les informations personnelles sont complétées automatiquement. 3. Complétez le reste des informations (type de part, nombre de parts, ...). [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-07/K7Qimage.png) # Gérer les paiements # Enregistrer les paiements C’est à cette étape que le membre passera de "candidat coopérateur" à "coopérateur". Il existe plusieurs manières d’enregistrer un paiement dans Odoo. 1. Extraits bancaires : la méthode la plus rigoureuse 2. Sur la facture : à éviter. Une fois que le paiement est enregistré, cela se met dans sa fiche. Il est indiqué comme “coopérateur effectif” et un onglet “Parts” est ajouté : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/image.png) La demande de libération de capital passe au statut “Payée”. Un mail ([configurable](https://doc.it4socialeconomy.org/books/application-cooperators-v16/page/types-de-parts-contenu-des-emails-sources-de-referencement)) est automatiquement envoyé au coopérateur avec son certificat de coopérateur. ### Cas 1 : si votre comptabilité est dans Odoo #### Option 1 : Extraits bancaires**Module de l’OCA** : pour importer les CODAs, il faut installer un module de l’OCA. Demandez à Coop IT Easy de s’en charger si ce module n’est pas installé sur votre base de données.
Si vous gérez toute votre comptabilité dans Odoo, l’idéal est d’importer les extraits bancaires de manière régulière dans Odoo : - [importer les extraits au format CODA](https://doc.it4socialeconomy.org/books/application-facturation/page/importer-des-releves-bancaires-en-format-coda) - [Importer des relevés bancaires en format csv ou xls](https://doc.it4socialeconomy.org/books/application-facturation/page/importer-des-releves-bancaires-en-format-csv-ou-xls) Pour chaque entrée/sortie sur le compte bancaire, il faudra faire un “matching” (aussi appelé “lettrage” ou “réconciliation”) avec une pièce comptable dans Odoo. Par exemple, si vous recevez le paiement d’une facture client, Odoo vous proposera de lettrer ce paiement avec la facture correspondante du client. Il est possible de faire des lettrages partiels (si le client paye en plusieurs fois). Pour plus d’informations sur les manipulations bancaires, se référer au tutoriel sur l'application de[ **Facturation** / Comptabilité.](https://doc.it4socialeconomy.org/link/171#bkmrk-page-title) #### Option 2 : Sur la facture (non conseillé) Il est possible de valider directement sur la facture, mais ce n’est pas conseillé car une grande source d’erreur. Pour cela : - Recherchez la facture client correspondante au paiement reçu. - Cliquez sur “Enregistrer paiement”. - Choisissez le mode de paiement correspondant, le montant et validez. La facture passe au statut “Payée”. Si vous importez par la suite les transactions bancaires, vous pourrez encore faire le lettrage effectif de la facture. La ligne de lettrage sera suggérée en bleu. Des erreurs sont fréquentes à cette étape, si les extraits bancaires ne sont pas correctement rapprochés avec les factures. Cela créerait des doublons dans la comptabilité. ### Cas 2 : Si votre comptabilité ne se fait pas dans Odoo Si vous ne faites pas toute votre comptabilité dans Odoo, vous pouvez aussi enregistrer les paiements via virement bancaire directement sur la demande de libération de capital. Sur base régulière, le gestionnaire de la coopérative devra encoder les transactions liées à ces chèques reçus dans le module **Cooperators** pour chaque demande de libération de capital correspondante. Pour cela : - Recherchez la demande de libération de capital sur base du nom de la personne. - Sur la demande de libération de capital, cliquez sur le bouton “Enregistrer un paiement”. - Validez. # Utiliser d'autres formes de paiements ### Encoder les paiements par chèques Pour assurer le suivi des paiements par chèques, il y a un journal spécifique dédié aux chèques. Sur base régulière, le gestionnaire de la coopérative devra encoder les transactions liées à ces chèques reçus dans le module **Cooperators** pour chaque demande de libération de capital correspondante. Pour cela : - Recherchez la demande de libération de capital sur base du nom de la personne. - Sur la demande de libération de capital, cliquez sur le bouton “Enregistrer un paiement” # Corriger un paiement Si sur le compte bancaire, l’argent reçu ne correspond pas à la demande initiale du "candidat coopérateur", il y a des adaptations à faire dans le système. ### Cas 1 : la personne a payé trop Si la personne a versé plus d’argent que le montant des parts prises, il y a deux cas possibles : #### Cas 1.1 : la personne a fait une erreur et ne voulait en fait payer que le montant des parts initialement demandées Pour harmoniser les montants : - Lettrez le paiement avec la demande de libération de capital. Le système indiquera qu’il y a de l’argent en plus à attribuer. Il faut l’attribuer au compte Client (4000 en Belgique). - Remboursez la personne. - Lettrez le remboursement avec le compte Client pour équilibrer le compte. #### Cas 1.2 : la personne veut prendre plus de parts qu’elle n’en a demandées Pour harmoniser les montants : - Créez une nouvelle demande de souscription manuellement pour la personne en indiquant qu'il s'agit d'une augmentation de part ([voir section dédiée](https://doc.it4socialeconomy.org/books/application-cooperators-v16/page/encoder-une-augmentation-de-part "Encoder une augmentation de part")) et en indiquant le nombre de parts en plus qui sont prises. - Validez la demande de souscription de manière à générer une demande de libération de capital ouverte. - Lettrez le paiement reçu avec les deux demandes de libération de capital. ### Cas 2 : la personne a payé trop peu Si la personne a payé moins que le montant des parts demandées, il y a également deux cas de figure possibles : #### Cas 2.1 : la personne va payer en plusieurs fois Dans ce cas, il faut lettrer le paiement avec la demande de libération de capital partiellement. Pour cela : - Le système indique un symbole “Attention” (triangle avec point d’exclamation) en vis à vis du montant à lettrer. - Cliquez sur ce symbole pour indiquer au système que le paiement de la demande de libération de capital se fera partiellement. Le système affiche le bouton “Lettrer” en bleu après cette étape. - Cliquez dessus pour lettrer. La demande de libération de capital reste ouverte mais un premier montant a été payé. Lors des prochains paiements, lettrez à nouveau avec la demande de libération de capital jusqu’à paiement complet. Une fois le paiement total reçu, le "candidat coopérateur" deviendra "coopérateur effectif" (pas avant). #### Cas 2.2 : la personne a changé d’avis et veut prendre moins de parts que demandées initialement Il faut donc corriger la demande de souscription. Pour cela : - Annulez la demande de souscription initiale. (voir [section dédiée](https://doc.it4socialeconomy.org/books/application-cooperators-v16/page/annuler-une-demande-de-souscription "Annuler une demande de souscription")). - Annulez la demande de libération de capital liée à cette demande de souscription soit en cliquant sur “annuler”, soit en cliquant sur “Note de crédit” (si la comptabilité est faite dans Odoo, il faut faire une note de crédit en choisissant la deuxième option proposée par le système : créer et lettrer). - Dupliquez la demande de souscription initiale (qui est maintenant annulée). - Adaptez la nouvelle demande en brouillon de manière à avoir le bon nombre de parts pour le coopérateur. - Validez la demande de souscription adaptée. - Lettrez le paiement avec la demande de libération de capital qui aura été générée à l’étape précédente. # Gérer les mouvements de parts # Revente de parts à la coopérative Le membre coopérateur peut demander le remboursement de toutes ses parts ou d'une partie de ses parts. Si la personne quitte la coopérative en faisant don de ses parts, il s'agit également d'une revente de parts (le coopérateur démissionnaire fait simplement un don d'argent de la valeur de ses parts).Si l'on utilise le module des Shifts (gestion du travail des membres), il est recommandé de désinscrire d'abord la personne du système de shifts et l'indiquer comme démissionnaire. [Voir ici comment désinscrire un·e travailleur·euse](https://doc.it4socialeconomy.org/books/application-gestion-des-shifts-v16/page/desinscrire-les-travailleureuses "Désinscrire les travailleur·euses").
Afin de revendre des parts, il faut : - Allez dans le module **Coopérateurs** < *Gestion des parts* < “Demande de transaction”. - Cliquez sur “Nouveau”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/lVsimage.png) - Sélectionnez : - - Le type d’opération : “Revente”. - Le coopérateur qui revend ses parts. - Son type de part. - Le nombre de parts qu’il veut revendre. - Cliquez sur “Sauvegarder” puis “Soumettre”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/xeoimage.png) Ensuite, il faut soit *Approuver* soit *Refuser* la revente (ceci est prévu pour permettre différents niveaux de contrôle au sein de la coopérative). Si vous décidez de refuser la revente, le statut de l’opération passe à “Refusé” : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/hXUimage.png) Si la demande est approuvée, le statut change vers “Approuvé”. Le bouton “Exécuter” apparaît alors : - Cliquez sur “Exécuter”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/SQsimage.png) Les parts sont alors retirées au coopérateur. Si le coopérateur n'a plus de part, ce dernier ne sera plus coopérateur effectif et une entrée dans le registre des opérations est enregistrée avec le type "Revente". [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/xH1image.png) Enfin, un email est envoyé au coopérateur s’il lui reste encore des parts, avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il lui reste. ### Gestion comptable Si la comptabilité est gérée dans Odoo, il faut ensuite créer une "note de crédit" pour le coopérateur afin de lier le remboursement (sortie d’argent du compte bancaire) avec cette pièce comptable (note de crédit). - Recherchez la demande de libération de capital créée lors de l’achat des parts. Elle a le statut “Payé”. - Cliquez sur “Avoir”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615391034068.png) - Sélectionnez l’option “Créer une note de crédit en brouillon”. Indiquez un motif (“revente de parts” par exemple) et la date de remboursement. - Ensuite, ne pas cliquez pas sur “Créer” sur l’écran qui s’affiche mais revenez dans la liste des demandes de libération de capital (en cliquant dans le sous-menu des demandes de libération de capital sur la gauche). Une note de crédit a été créée correspondant au remboursement intégral des parts prises. #### La valeur de la part est identique - Adaptez la quantité de parts à rembourser et valider la note de crédit. Il faudra ultérieurement [lettrer](https://doc.it4socialeconomy.org/link/183#bkmrk-page-title) le remboursement avec la demande de libération de capital (lors de l’import des CODAs). #### La part a perdu de la valeurAttention, la procédure ci-dessous est basée sur un cas réalisé pour un de nos clients. Vérifiez bien les comptes comptables à imputer avant de réaliser cela sur votre base de donnée.
- Cliquez sur la ligne qui s'affiche et aller dans l'onglet "autres information". - Changez le compte 416000 pour le compte du remboursement avec le compte utilisé pour le remboursement (par exemple : 489000 - remboursement de part sociale). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-01/1.png) - Validez la note de crédit et retourner dans l'onglet "autres informations" pour cliquer sur la pièce comptable. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-01/2.png) - Annulez l'entrée. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-01/3.png) - Adaptez la ligne de remboursement avec le montant adéquat. - Ajoutez une ligne avec le compte nécessaire pour reprendre la dévaluation (ex: 791000 - prélèvement sur le capital). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable. - publiez [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-01/4.png) Il faudra ultérieurement [lettrer](https://doc.it4socialeconomy.org/link/183#bkmrk-page-title) le remboursement avec la note de crédit (lors de l’import des CODAs). #### La part a pris de la valeurAttention, la procédure ci-dessous est basée sur un cas réalisé pour un de nos clients. Vérifiez bien les comptes comptables à imputer avant de réaliser cela sur votre base de donnée.
- Cliquez sur la ligne qui s'affiche et aller dans l'onglet "autres information". - Changez le compte 416000 pour le compte du remboursement avec le compte utilisé pour le remboursement (par exemple : 489000 - remboursement de part sociale). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-01/1.png) - Validez la note de crédit et retourner dans l'onglet "autres informations" pour cliquer sur la pièce comptable. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-01/2.png) - Annulez l'entrée. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-01/3.png) - Laissez les deux lignes déjà présentes restent identiques. - Ajoutez une ligne avec le compte nécessaire pour reprendre la surévaluation (ex: 471000 - Parts à rembourser). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable. - Ajoutez une ligne avec le compte nécessaire pour avoir les écritures balancées (ex: 694000 - Remboursement du capital). Si le compte n'existe pas il faut l'avoir créé au préalable, et s'assurer qu'il est recevable. - Publiez. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-01/Xmd1.png) Il faudra ultérieurement [lettrer](https://doc.it4socialeconomy.org/link/183#bkmrk-page-title) le remboursement avec la note de crédit (lors de l’import des CODAs). Le lettrage se fait sur les deux comptes, celui de la valeur initiale de la part et celui de la valeur supplémentaire ( par exemple 489000 et 471000) [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-01/RsZ2.png)Les problématiques de précompte mobilier doivent être gérée via une OD. Nous vous encourageons à en parler à votre comptable.
# Revente de parts avec don des parts Si le membre souhaite revendre ses parts mais faire don de leur valeur à la coopérative, il faut suivre la procédure décrite[ ici](https://doc.it4socialeconomy.org/link/1054#bkmrk-gestion-comptable-%28o) jusqu’à la création de la note de crédit en statut ouverte (donc validation de la note de crédit brouillon). Les écritures générées à ce stade sont (pour la Suisse dans l'exemple) : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615391753684.png) Ensuite, il faut créer une pièce comptable dans le journal des opérations diverses dans laquelle on débite le compte 416000 Associés ou 1160 en Suisse et l'on crédite le compte de don. Pour cela : - Allez dans **Facturation** < *Comptabilité <* "Pièces comptables", (si le menu comptabilité n'est pas affiché, modifiez vos [droits d'accès](https://doc.it4socialeconomy.org/link/170#bkmrk-droits-d%E2%80%99acc%C3%A8s)) [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615392637262.png) - Cliquez sur “Créer”. - Débitez le compte des associés et créditez le compte de don, en indiquant le nom de la personne qui revend ses parts et fait le don dans la colonne “Partenaire”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615392722287.png) - Comptabilisez les écritures (cela génère les écritures comptables).[](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615392762157.png) - Revenez sur la note de crédit où de l'argent est en circulation (car le système détecte que de l'argent est dispo sur le compte correspondant pour [lettrer](https://doc.it4socialeconomy.org/link/183#bkmrk-page-title) avec la note de crédit) pour la marquer comme payée. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615392920995.png) - Cliquez sur "Ajouter" en bleu tout en bas. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615393229065.png) La note de crédit est "payée" et le lettrage est fait entre les écritures correspondantes : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-03/image-1615393253844.png) # Transfert de parts Un membre peut vouloir transférer ses parts à une autre personne. Il s'agit d'un transfert de parts. Le système réattribuera les parts transférées à la nouvelle personne et il n'y aura pas de transactions financières entre la coopérative et les personnes impliquées dans le transfert. Que les parts soient cédées, héritées, vendues... n'entre pas en considération dans cette manipulation. Pour cela : - Allez dans **Coopérateurs** < *Gestion des parts* < “Demande de transaction”. - Créez une nouvelle opération. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/fPTimage.png) - Choisissez le type d’opération “Transfert”. - Choisissez la personne qui transfère ses parts et la personne qui reçoit les parts (dans le champs “Transféré à”). [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/Niximage.png) ### La personne qui reçoit les parts n'est pas encore coopératrice Si la personne qui reçoit les parts n’est pas encore coopératrice, il faut cocher la case “Le receveur n’est pas un membre”. Des champs supplémentaires s’affichent pour encoder le nouveau membre. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/efmimage.png)Si la personne existe déjà dans la base de données (fiche contact) sans pour autant être coopératrice, il faut quand même cocher la case "Receiver is not a member" et encoder les infos comme s'il s'agissait d'une nouvelle personne dans la base de données. A la fin de la procédure, il faudra [fusionner la nouvelle fiche de contact et celle qui existait au préalable](https://doc.it4socialeconomy.org/books/application-contact-v16/page/fusionner-des-contacts "Fusionner des contacts (v12)").
- Sauvegardez et “Soumettre” la demande d’opération. Elle doit ensuite être Approuvée puis Exécutée. Il est possible de mettre un processus en place où des personnes ont des droits différents pour Approuver puis pour Exécuter. Par exemple, un·e employé·e approuve la demande et une personne membre du Conseil d’Administration peut exécuter la demande. - Quand la demande est exécutée, différentes opérations sont réalisées par le système. Les parts sont retirées au membre “donneur”. Si le membre n'a plus de part, ce dernier ne sera plus coopérateur effectif et les parts sont ajoutées à la personne recevant le transfert. Une entrée dans le registre des parts est enregistrée au nom du membre donneur avec le type "Transfert". Il n’y a pas de demande de libération de capital, car un transfert entre coopérateurs ne donne pas lieu à des opérations comptables pour la coopérative. Un email est envoyé au coopérateur donneur avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il lui reste et un email est envoyé au coopérateur receveur avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il a au total. ### Donner accès au portail à la personne à qui les parts ont été transférées si elle n'est pas coopératrice Lors du transfert des parts à un tiers (que ce soit le représentant ou une autre personne), il faut donner accès manuellement à cette personne depuis Odoo. Pour ce faire, voir la partie [créer un utilisateur](https://doc.it4socialeconomy.org/books/odoo-avance-v16/page/creer-un-profil-utilisateur "Créer un profil utilisateur"). # Conversion de parts Il est possible de convertir un type de part en un autre, pour peu que le montant d'un des types de parts soit un multiple entier du montant de l'autre type de parts. Pour cela : - Allez dans **Coopérateurs** < *Gestion des parts* < Demande de transaction. - Créez une nouvelle opération. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/Wt4image.png) - Choisissez le type d’opération “Conversion”. - Introduisez le nom du coopérateur, le type de part qu’il possède actuellement ainsi que le nombre de parts qu’il possède. Actuellement le mix de part n’est pas disponible, il faut donc convertir l’entièreté des parts du coopérateur. - Soumettez et validez. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/pZAimage.png) Le résultat sera visible sur la fiche coopérateur sous l’onglet “Parts”. Il n’y a pas de lignes supplémentaires car les nouvelles parts remplacent les anciennes.Dans ce type de conversion de part, il n'y a pas de ratio sur le nombre et part et leur valeur monétaire. Vous convertissez X nombre de part A pour X nombre de part B, sans tenir compte de la différence de valeur entre la part A et B. Ainsi, il est préférable que vous preniez conseil auprès de votre comptable avant d'effectuer une telle opération.
# Revente de parts à la coopérative Le membre coopérateur peut demander le remboursement de toutes ses parts ou d'une partie de ses parts. Si la personne quitte la coopérative en faisant don de ses parts, il s'agit également d'une revente de parts (le coopérateur démissionnaire fait simplement un don d'argent de la valeur de ses parts).Si l'on utilise le module des Shifts (gestion du travail des membres), il est recommandé de désinscrire d'abord la personne du système de shifts et l'indiquer comme démissionnaire. [Voir ici comment désinscrire un·e travailleur·euse](https://doc.it4socialeconomy.org/books/application-gestion-des-shifts/page/desinscrire-les-travailleureuses).
Afin de revendre des parts, il faut : - Allez dans le module **Coopérateurs** < *Gestion des parts* < “Demande de transaction”. - Cliquez sur “Créer”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/lVsimage.png) - Sélectionnez : - - Le type d’opération : “Revente”. - Le coopérateur qui revend ses parts. - Son type de part. - Le nombre de parts qu’il veut revendre. - Cliquez sur “Sauvegarder” puis “Soumettre”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/xeoimage.png) Ensuite, il faut soit *Approuver* soit *Refuser* la revente (ceci est prévu pour permettre différents niveaux de contrôle au sein de la coopérative). Si vous décidez de refuser la revente, le statut de l’opération passe à “Refusé” : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/hXUimage.png) Si la demande est approuvée, le statut change vers “Approuvé”. Le bouton “Exécuter” apparaît alors : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/SQsimage.png) - Cliquez sur “Exécuter”. Les parts sont alors retirées au coopérateur. Si le coopérateur n'a plus de part, ce dernier ne sera plus coopérateur effectif et une entrée dans le registre des opérations est enregistrée avec le type "Revente". [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/xH1image.png) Enfin un email est envoyé au coopérateur s’il lui reste encore des parts, avec son certificat de coopérateur indiquant le nombre de parts réel qu’il lui reste.lors d'une revente de part sur cooperator : la première part revendue est la dernière dans la liste des parts du coopérateur. Il y a donc une logique "last in - first out" (dernière part achetée = première part revendue).
si on encode une date effective manuellement, elle n'est pas prise en compte lors du choix des parts à revendre. On peut avoir une opération de revente avec une date effective en *t-1*, qui revent des parts souscrite en *t*.
### Gestion Comptable Prenons le cas suivant : une revente de deux parts de 25€. Comme illustré ci-dessous [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2023-03/image-1679047694854.png) Si la comptabilité est gérée dans Odoo, il faut ensuite créer une "note de crédit" pour le coopérateur afin de lier le remboursement (sortie d’argent du compte bancaire) avec cette pièce comptable (note de crédit). - Recherchez la demande de libération de capital créée lors de l’achat des parts. Elle a le statut “Payé”. - Cliquez sur “Ajouter un avoir”. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2023-03/image-1679047883308.png) - Indiquez un motif (“revente de parts” par exemple) et la date de remboursement. Une note de crédit en brouillon a été créée correspondant au remboursement intégral des parts prises. #### La valeur de la part est identique - Confirmez la note de crédit. Il faudra ultérieurement [lettrer](https://doc.it4socialeconomy.org/link/183#bkmrk-page-title) le remboursement avec la demande de libération de capital (lors de l’import des CODAs). #### La part a perdu de la valeurAttention, la procédure ci-dessous est basée sur un cas réalisé pour un de nos clients. Vérifiez bien les comptes comptables à imputer avant de réaliser cela sur votre base de donnée.
**1. Créer deux comptes** Dans un nouvel onglet de votre navigateur, aller dans Comptabilité (ou facturation) > Configuration > Plan Comptable. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2023-03/image-1680176756086.png) Ajouter, ou vérifier qu'il existe : - un compte pour enregistrer la perte de valeur des parts (dans notre exemple :Attention à vérifier ces infos avec votre comptable !
[](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2023-03/image-1680176825424.png) **2. Dans l'onglet Ligne de facture** Retournez à votre brouillon d'avoir. En bas de la page, dans le premier onglet "Ligne de facture", il doit y avoir une ligne avec les parts et leur prix. Il faut ajouter une ligne pour enregistrer la perte de valeur des parts. - Créez une nouvelle ligne de facture - Mettez un libellé du type "perte de valeur", ne renseignez pas d'article. - Mettez comme compte *Ce module est spécifique à la législation belge en vigueur - voir [ici](https://finances.belgium.be/fr/particuliers/avantages_fiscaux/investir-dans-petite-entreprise-tax-shelter-start-up-scale-up) pour plus d'infos sur le tax shelter.
[](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618816327307.png) Allez dans le sous-menu “Déclaration Tax Shelter”. - Cliquez sur le bouton “Créer” pour créer une nouvelle déclaration. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618816376163.png) - Encodez toutes les informations dans les zones bleue : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618816417030.png) - - Année de déclaration : l’année en cours - Année fiscale : l’année précédente - Pourcentage de réduction : choix entre 30 et 45% selon la situation de votre coopérative -
[Selon la loi belge](https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/fisconet/document/d28beac8-7b60-4a2d-9fed-bb026e269306#_1.1._Qu_est-ce_que) : La réduction d’impôt est égale à 30 % du montant à prendre en considération, après déduction : de la rémunération du véhicule de financement, du fonds starter public et de la pricaf privée starter dans le cadre de leur mission d’intermédiaire, si l’investissement a été fait par ce biais ; d’éventuels autres coûts y afférents. Le taux passe à 45 % pour les investissements en nouvelles actions ou parts d’une microsociété, souscrites directement ou par le biais d’une plateforme de crowdfunding et pour les investissements en nouveaux instruments de placement émis par un véhicule de financement qui investira à son tour dans les actions ou parts des microsociétés débutantes.
- - Capital maximum : le montant maximum qui peut bénéficier du tax shelter (les personnes qui ont souscrit du capital au-delà de ce maximum ne recevront pas de mail). - -[Selon la loi belge](https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/fisconet/document/d28beac8-7b60-4a2d-9fed-bb026e269306#_1.1._Qu_est-ce_que) : Montant maximal de l’apport par société : 250.000 euros. Une des conditions à respecter dans le cadre du tax shelter est que la société débutante ne peut avoir perçu après versement des sommes par les investisseurs un montant d’apports fiscalement favorisés supérieur à 250.000 euros au cours de son existence. Ces apports fiscalement favorisés comprennent, le cas échéant, les primes d’émission qui ont été payées. Ce montant n'est pas indexé. La limite de 250.000 euros ne concerne donc que les investissements qui ont donné droit à la réduction d’impôt (il est possible que certains investisseurs n’entrent pas en ligne de compte pour la réduction). En cas de dépassement de la limite, seuls les premiers 250.000 euros donnent droit à la réduction d’impôt.
- Date de début : date initiale de l’année fiscale (le 1er janvier en général sauf l’année de création de la coopérative) - Date de fin : date finale de l’année fiscale (le 31 décembre sauf l’année de dissolution de la coopérative). Par défaut, Odoo ne reprend que les personnes physiques ayant pris une ou plusieurs parts. #### Personnes non éligibles Dans le tab ‘Excluded from tax shelter’, les coopérateurs qui n’ont pas le droit légalement doivent être listés.[Selon la loi belge](https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/fisconet/document/d28beac8-7b60-4a2d-9fed-bb026e269306#_1.1._Qu_est-ce_que) : des dirigeants de l'entreprise en question. des personnes qui ont investi plus tard que les 4 ans suivant la constitution d'une structure (c'est la date de souscription qui compte dans ce cas, pas la date de paiement).
Ceux-ci seront marqués comme non-éligibles dans la déclaration et le montant de leur souscription ne sera pas comptabilisé pour le calcul de la limite de capital pour le tax shelter. Attention, ces coopérateurs doivent être retirés à la main de l'attestation. Il n'existe pas encore de gestion automatique des personnes exclues selon la date de constitution de la structure. Également, quelqu'un ayant été éligible continue à recevoir une attestation. En effet, l'onglet "excluded from tax shelter" exclu les personnes pour la souscription de l'année fiscale considérée, mais celles-ci continuent à être éligibles si elles ont bénéficié du tax shelter les années précédentes. Par exemple, des personnes ayant pris une part avant le montant maximum, devant, par la suite administrateur en 2019, s'ils n'ont pas repris de parts dans l'année 2019 continuent à bénéficier du tax-shelter pour leurs premières parts (et pas pour celles de 2019). Tous ces champs seront utilisés pour apparaître dans le contenu du fichier PDF généré pour chaque coopérateur.Si on installe le tax shelter une année ultérieure au démarrage de projet, et la déclaration se fait après la date de prise de part des personnes exclues (typiquement les fondateurs), elles ne sont pas exclues. L'exclusion ne se fait que pour les souscriptions sur l'année fiscale de la déclaration. Cela veut dire en pratique que lors de l'implémentation, il faut manuellement recréer les tax shelter pour toutes les années de prises de part.
#### Le cas des transferts de parts [Selon la loi belge](https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/fisconet/document/d28beac8-7b60-4a2d-9fed-bb026e269306#_1.1._Qu_est-ce_que%20%60%60%60), le tax shelter concerne les nouvelles actions ou parts émises : \- lors de la constitution de la société débutante ; \- ou lors d’une augmentation de capital opérée au cours des quatre années qui suivent la constitution de la société. Il ne peut donc pas s’agir d’actions ou parts existantes. Les parts transférées ne donnent dès lors pas accès aux tax shelter. # Générer les attestations tax sheltersCe module est spécifique à la législation belge en vigueur - voir [ici](https://finances.belgium.be/fr/particuliers/avantages_fiscaux/investir-dans-petite-entreprise-tax-shelter-start-up-scale-up) pour plus d'infos sur le tax shelter.
Attention : le module tax shelter a été développé en 2018 dans le cadre légal de l'époque, et n'a pas encore été adapté au nouveau régime tax shelter en place depuis 2020-2021.
Lorsque que vous avez [encoder le rapport](https://doc.it4socialeconomy.org/link/382#bkmrk-pour-g%C3%A9n%C3%A9rer-les-rap), - Cliquez sur "Lancer la déclaration". [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618816803471.png) Le système va générer un document : - - pour tous les coopérateurs qui ont souscrits de nouvelles parts durant l’année fiscale indiquée - pour tous les coopérateurs qui avaient des parts durant l’année fiscale indiquée (mais qui les ont libérées précédemment) Ces attestations sont visibles au niveau des lignes de la déclaration (en statut Brouillon), mais également dans le sous-menu “Attestations tax shelter” (où vous pouvez voir l’historique pour toutes les années pour chaque coopérateur). [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618817034337.png) Sur cette vue, quand vous cliquez sur un coopérateur, vous pouvez imprimer les deux types d’attestation : - - Attestation de souscription : pour les prises de part durant l’année fiscale - Attestation de part : pour confirmer qu’en fin d’année fiscale, les parts appartiennent toujours au coopérateur. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618817142084.png) À ce moment-ci, les attestations sont visibles (via boutons imprimer) mais n’ont pas encore été envoyées. Il est possible d’annuler et faire des modifications en réinitialisant la déclaration.Une attestation est générée pour les coopérateurs qui sont mis dans l'onglet "à exclure". Cependant, le montant éligible est mis à 0 sur la fiche et sur les attestations pdf. Une fois la déclaration validée, le statut de ces attestations sera mis à "Non éligible". [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2022-03/1.png)
Tant qu’elles ne sont pas envoyées, l’état est en "validé". Une fois les attestations envoyées, les statuts passent à "envoyé" ou "non éligibles". # Envoyer les attestations tax sheltersCe module est spécifique à la législation belge en vigueur - voir [ici](https://finances.belgium.be/fr/particuliers/avantages_fiscaux/investir-dans-petite-entreprise-tax-shelter-start-up-scale-up) pour plus d'infos sur le tax shelter.
Attention : le module tax shelter a été développé en 2018 dans le cadre légal de l'époque, et n'a pas encore été adapté au nouveau régime tax shelter en place depuis 2020-2021.
### Envoyer les attestations aux coopérateurs[Selon la loi belge](https://finances.belgium.be/fr/particuliers/avantages_fiscaux/investir-dans-petite-entreprise-tax-shelter-start-up-scale-up) : Les coopérateurs doivent en effet recevoir une attestation de la part de la structure afin de remplir sa déclaration d'impôt et de toucher la réduction, dans le **cadre X, II.** de leur déclaration. Doivent être établis : - un document pour l’année d’acquisition des actions ou parts de la société débutante. - un document pour chacune des quatre années suivant celle pour laquelle la réduction d’impôt est accordée ; - un document pour l’année de la cession des actions ou parts. En effet, dans ce dernier cas, la réduction d’impôt sera reprise partiellement sous la forme d’une majoration d’impôt. Exemple : Investissement en actions ou parts d’une société débutante acquises directement en 2019. - le document pour l’année 2019 (année d’acquisition) avant le 31.03.2020 ; C'est le certificat de souscription - le document pour l’année 2020 (première année du délai de conservation de 4 ans) avant le 31.03.2021 ; C'est l'attestation de part - même principe pour les trois années suivantes.
Les documents sont à remettre avant le 31 mars
Une fois que vous avez [généré les attestations](https://doc.it4socialeconomy.org/link/383#bkmrk-page-title), - Cliquez sur "Valider Déclaration" [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618817469177.png) Les attestations passent en statut “Validé” et seront automatiquement envoyées par mail en PDF (pièce jointe) à tous les coopérateurs éligibles. #### Pour configurer l’envoi automatique : - Allez **Configuration** < *Technique* < "Automatisation" < Actions Planifiées <”Tax shelter mail batch mail”. A intervalles réguliers, 80 mails sont envoyés pour que le serveur de mail puisse gérer les envois et que les emails ne soient pas considérés comme du spam. Une fois envoyé, le statut de l’attestation se mettra alors à jour à “Envoyé”. Il est possible d’adapter le contenu du texte envoyé par mail. Voir la section [Gérer les modèles d'emails.](https://doc.it4socialeconomy.org/link/225#bkmrk-page-title) #### Pour les renvoyer manuellement Vous pouvez le faire depuis l’attestation de la personne via le sous-menu “Attestations Tax Shelter”, en cliquant sur le coopérateur et en cliquant sur "Envoyer l'attestation" [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618817685283.png) ### Envoyer un rapport à l'administration L’administration demande de recevoir une copie des attestations envoyées aux coopérateurs.[Selon la loi belge](https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/fisconet/document/d28beac8-7b60-4a2d-9fed-bb026e269306#_1.1._Qu_est-ce_que) : L’envoi d’une copie à l’administration doit se faire par voie électronique, avant le 31 mars de l’année qui suit celle de l’acquisition des actions ou parts entièrement libérées ou des nouveaux instruments de placement et des 4 années suivantes ; Les documents peuvent être envoyés électroniquement via l’application Belcotax-on-web. Cette application est accessible à l’adresse https://finances.belgium.be/fr/E-services/Belcotaxonweb.
Pour cela : - Allez dans **Coopérateurs** < *Déclaration <* ”Attestations Tax Shelter”. La liste des attestations est affichée. - Si vous avez déjà généré des attestations les années précédentes, groupez-les par année de déclaration en utilisant le regroupement. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618818171257.png) - Cochez les cases correspondantes à l’année de déclaration concernée : - Cliquez ensuite sur le bouton central “Imprimer” : [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2021-04/image-1618818282214.png) Vous devez imprimer les attestations de souscription, puis refaire la même opération pour les attestations de prises de parts. Cela génère un PDF qui reprend toutes les attestations envoyées aux coopérateurs. Vous pouvez envoyer ces deux PDF à l’administration. # Les tax-sheltersAttention : le module tax shelter a été développé en 2018 dans le cadre légal de l'époque, et n'a pas encore été adapté au nouveau régime tax shelter en place depuis 2020-2021.
Le module **** Pour aider les petites sociétés débutantes, un incitant fiscal est prévu. Si toutes les conditions sont respectées, les citoyens qui investissent dans ces sociétés bénéficient d’une réduction d’impôt de 30 % ou 45 % (dans le cas de microsociétés) du montant investi. L’investissement doit se faire lors de la constitution de la société ou dans les 4 ans suivant sa constitution. Pour l’exercice d’imposition afférent à la période imposable au cours de laquelle l’apport en capital a lieu, il doit s’agir d’une petite société. Il doit s’agir d’une société dotée de la personnalité juridique qui, à la date de bilan du dernier exercice clôturé, ne dépasse pas plus d’un des critères suivants : \- nombre de travailleurs, en moyenne annuelle : 50 ; \- chiffre d'affaires annuel, hors tva : 9.000.000 euros ; \- total du bilan : 4.500.000 euros. Pour une petite société, la réduction est de 30%. Pour les actions ou parts émises au cours d’une période imposable à l’impôt des sociétés qui débute à partir du 01.01.2016, sont considérées comme microsociétés, les petites sociétés qui non seulement respectent les 11 conditions prévues dans le cadre de la présente réduction d’impôt (voir question 3.4. Quelles sont les sociétés visées ? mais également, qui ne sont pas une société filiale ou une société mère et qui ne dépassent pas plus d’une des limites suivantes à la date de clôture des comptes : \- le total du bilan n'est pas supérieur à 350.000 euros ; \- le chiffre d'affaires, hors TVA, n'est pas supérieur à 700.000 euros ; \- la moyenne des travailleurs occupés pendant l'année n'est pas supérieure à 10. Pour une micro société, la réduction est de 45%. Ces critères ne sont pas indexés. La société ne peut avoir perçu après versement des sommes par le contribuable un montant d’apports fiscalement favorisés supérieur à 250.000 euros au cours de son existence. Ce montant n'est pas indexé. La limite de 250.000 euros ne concerne donc que les investissements qui ont donné droit à la réduction d’impôt (il est par exemple possible que certains investisseurs n’entrent pas en ligne de compte pour la réduction). En cas de dépassement de la limite, seuls les premiers 250.000 euros qui respectent toutes les conditions donnent droit à la réduction d’impôt. Au-delà de cette limite, les personnes qui investissent encore n'ont pas droit à la réduction d'impôt. Ceci ne remet pas en question la réduction d'impôt de ceux qui ont investi auparavant, même si ces derniers ont investi au cours de l'année où la barre des 250.000 euros a été franchie. Ce [lien](https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/public/fisconet/document/d28beac8-7b60-4a2d-9fed-bb026e269306?_ga=2.196813610.748963670.1591597718-924005305.1588834086) reprend toutes les conditions pour pouvoir accéder à cette réduction fiscale. **Le tax shelter "scale up"** Si toutes les conditions sont respectées, les citoyens qui investissent dans ces entreprises bénéficient d’une réduction d’impôt de **25 %** du montant investi. L’investissement doit se faire lors d’une augmentation de capital effectuée à partir de la cinquième jusqu’à y compris la dixième année depuis la constitution de l’entreprise. Pour l’exercice d’imposition afférent à la période imposable au cours de laquelle l’apport en capital a lieu, il doit s’agir d’une petite société. Il doit s’agir d’une société dotée de la personnalité juridique qui, à la date de bilan du dernier exercice clôturé, ne dépasse pas plus d’un des critères suivants : \- nombre de travailleurs occupés, en moyenne annuelle : 50 ; La société doit occuper, en exécution de contrats de travail, au moins dix équivalents temps plein pendant les 12 mois suivant la libération des actions de la société (sous peine de reprise partielle de la réduction d’impôt). \- chiffre d'affaires annuel, hors tva : 9.000.000 euros ; \- total du bilan : 4.500.000 euros. Ces critères ne sont pas indexés. Sur les deux derniers exercices d’imposition précédant la libération des actions la société doit satisfaire à au moins un des critères suivants : \- le chiffre d’affaire annuel de la société a crû d’au moins 10 % en moyenne par exercice d’imposition OU \- le nombre d’équivalents temps plein que la société occupe en exécution de contrats de travail, a crû d’au moins 10 % en moyenne par exercice d’imposition. La coopérative doit , dans les deux cas de réduction fiscale, respecter cette condition pendant 48 mois à partir de la libération des parts. Si cette condition n’est pas respectée, une reprise partielle de la réduction d’impôt sera effectuée sous la forme d’une majoration d’impôt. La société ne peut avoir perçu après versement des sommes via la réduction Tax shelter entreprise en croissance un montant d’apports fiscalement favorisés supérieur à 500.000 euros au cours de son existence. Ce montant maximum est diminué du montant effectivement reçu par le biais de l’application de la réduction Tax shelter société débutante. La limite de 500.000 euros ne concerne donc que les investissements qui ont donné droit à la réduction d’impôt (il est par exemple possible que certains investisseurs n’entrent pas en ligne de compte pour la réduction). En cas de dépassement de la limite, seuls les premiers 500.000 euros qui respectent toutes les conditions donnent droit à la réduction d’impôt. Ce [lien](https://eservices.minfin.fgov.be/myminfin-web/pages/public/fisconet/document/7049b083-3ae7-4250-bb35-c00b9130fb02) reprend toutes les conditions pour pouvoir accéder à cette réduction fiscale.Attention, si les modules sont installés plus tard que l'année de création de la coopérative, il est nécessaire de créer manuellement toutes les déclarations antérieures. En effet, l'exclusion des personnes se fait l'année de leur prise de part.
# Configuration de l'application Cooperators # Types de parts, contenu des emails, sources de référencement Deux paramètres sont configurables directement dans le module, les types de part et les modèles de mail. Ces configurations sont accessibles via **Cooperators** < *Configuration < "*Type de part" ou "Modèle d'email" [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/I1Dimage.png) ### Types de parts Dans **Cooperators** < *Configuration* < ”Type de part”, permet de configurer les types de parts et leur montants. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/kJ6image.png) [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/plXimage.png) Il est aussi possible d’indiquer, via l’onglet “*Information sur la part*” - - Modèle de courriel : permet de personnaliser le mail qui sera envoyé avec le certificat de part et donc d’avoir un texte différent par type de coopérateur. - Forcer la quantité minimale : La quantité minimale qu’on peut prendre (impossible d’aller en dessous) - Si la part peut être souscrite par une personne morale et/ou physique [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/QhWimage.png) Dans l'onglet Comptabilité, préciser le compte général du plan comptable qui sera utilisé pour comptabiliser les apports (anciennement appelés "le capital", avant la mise en application du nouveau code des sociétés et associations en Belgique). [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/Aqiimage.png) Et si le module `beesdoo_easy_my_coop` est installé : - - Autoriser le porteur à travailler : la personne peut rentrer dans le système des shifts - Mangeur/Travailleur : la personne est inclue dans le système des shifts ("eater/worker") ou est simplement "mangeuse" ("eater"). [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/pNMimage.png) ### Contenu des emails Le texte des emails est également configurable dans le module **Cooperators** < *Configuration* < "Modèle d’email" ou dans le module **Configuration** < *Technique* < "Courriel" < Modèle. [](https://doc.it4socialeconomy.org/uploads/images/gallery/2024-09/Uszimage.png) Les modèles d’email à personnaliser sont :| **Nom du modèle d’email** | **Objet dans Odoo** | **Contexte** |
| Confirmation de la demande de souscription
| Demande de souscription | Confirmation de la demande de souscription |
| Demande de souscription sur liste d'attente
| Demande de souscription | Notification que la demande de souscription a été mise sur liste d'attente. |
| Demande de libération de capital : Envoi
| Pièce comptable | Envoi des infos pour payer les parts avec la communication structurée |
| Confirmation de réception du paiement : Certificat de coopérateur
| Contact | Confirmation de réception de paiement pour un nouveau coopérateur ou une nouvelle coopératrice, avec le certificat en pièce jointe. |
| Augmentation de parts : Confirmation de réception du paiement : Certificat de coopérateur | Contact | Confirmation de réception de payement pour une augmentation de parts, avec le certificat à jour en pièce jointe. |
| Mise à jour des parts : Certificat de coopérateur
| Contact | Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur après une conversion de parts, avec certificat joint. |
| Share Update (No Remaining Shares): Cooperator Certificate
| Contact | Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur après revente de toutes ses parts, avec certificat joint. |
| Transfert de parts : Certificat de coopérateur
| Contact | Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur bénéficiaire d'un transfert de parts, avec certificat joint. |
| Attestation Tax Shelter : Envoi | Attestation Tax Shelter | Mail envoyé à une coopératrice ou un coopérateur lors de l’envoi des attestations Tax Shelter. |
| **416000** | |
| Débit | Crédit |
| 100 |
| **100000** | |
| Débit | Crédit |
| 100 |
| **416000** | |
| Débit | Crédit |
| 100 |
| **550000** | |
| Débit | Crédit |
| 100 |
| **416000** | |
| Débit | Crédit |
| 100 |
| **100000** | |
| Débit | Crédit |
| 100 |
Attention, dans la compta, il y a une écriture sur le compte "apports disponibles" dès qu'une demande de souscription est validée ! Ce montant est donc surestimé par rapport au vrai registre des parts car il contient des mouvements pas encore effectivement payés, qui se retrouvent comptablement dans le compte 416000
# [Avancé] Corriger une erreur de lettrage de paiement de parts # Corriger une erreur de lettrage d'un paiement de partsCes manipulations sont délicates et requièrent la bonne compréhension du module.
Si un lettrage entre un paiement et une libération de capital a été fait erronément, il faut revenir en arrière. Attention, un numéro de coopérateur a été attribué au coopérateur qui a effectué le paiement, son certificat de coopérateur lui a été envoyé par mail, etc. Si d'autres paiements ont été lettrés par la suite, le retour en arrière est très délicat. Nous vous conseillons de contacter Coop IT Easy pour du support dans ce cas. 1. Avant toute chose, se rendre dans la configuration générale pour bloquer les envois de mails en modifiant le nom du serveur de courriel sortant (par exemple en ajoutant "TEST" dans son nom). 2. Aller dans le registre des opérations (module Cooperators) et retenir le numéro de l'opération erronée. Retenir également le numéro de coopérateur attribué à la personne. 3. Aller dans le module Cooperators, dans les demandes de libération de capital et retrouver la demande de libération de capital de la personne concernée par l'erreur de lettrage. La facture doit être avoir le statut "Payé". Annuler le lettrage du paiement dans le bas de la facture. En alternative, il est possible d'annuler le lettrage depuis les relevés bancaires. Cette manière de faire est à préférer si le lettrage n'a pas été fait sur la bonne personne par exemple. 4. Sur la fiche de la personne, aller dans l’onglet des parts et supprimer les parts. 5. Dans le registre des opérations, supprimer la ligne erronnée en activant [le mode super utilisateur.](https://doc.it4socialeconomy.org/link/223#bkmrk-page-title) 6. Aller dans la configuration générale, en mode développeur, pour modifier la séquence (pour que le numéro dans le registre des coopérateurs redémarre au numéro du coopérateur qui a été attribué erronément). Menu Séquences et Identifiants, Séquences. Sélectionner Register Operation, Modifier le nombre suivant avec le numéro où redémarrer. 7. Faire de même pour le numéro de coopérateur : Subscription Register (reprendre le numéro de coopérateur de la personne). 8. Revenir sur la demande de libération de capital et lettrer correctement. 9. Vérifier que le numéro de coopérateur est attribué, la personne est coopérateur et apparaît dans le registre des opérations avec le bon numéro. 10. Aller dans la liste des courriels dans la queue, supprimer les emails qui ne doivent pas être envoyés (vu que le coopérateur a déjà reçu son mail). 11. Revenir dans les paramètres du serveur de courriel sortant et le remettre en fonctionnement.