Configuration de l'application Cooperators

• Types de parts, contenu des emails, sources de référencement
• Menu MyCompany
• Gestion des droits
• Compte bancaire
• Demander le numéro de registre national

Types de parts, contenu des emails, sources de référencement

Deux paramètres sont configurables directement dans le module, les types de part et les modèles de mail. Ces configurations sont accessibles via Cooperators < Configuration < "Type de part" ou "Modèle d'email"

Types de parts

Dans Cooperators < Configuration < ”Type de part”, permet de configurer les types de parts et leur montants.

• Cliquez sur "Créer"

Il est aussi possible d’indiquer, via l’onglet “Share Information”

• • La quantité minimale suggérée qu’on peut prendre (cela mettra par défaut par exemple 10 parts A mais le membre peut diminuer cette quantité)
  • La quantité minimale qu’on peut prendre (impossible d’aller en dessous)
  • Become customer : si le membre achète cette part, il sera automatiquement “client”
  • Si la part peut être souscrite par une personne morale et/ou physique
  • Mail template, permet de personnaliser le mail qui sera envoyé avec le certificat de part et donc d’avoir un texte différent par type de coopérateur.

Dans l'onglet Comptabilité, préciser le compte général du plan comptable qui sera utilisé pour comptabiliser les apports (anciennement appelés "le capital", avant la mise en application du nouveau code des sociétés et associations en Belgique).

Et si le module beesdoo_easy_my_coop est installé :

• • Allow owner to work : la personne peut rentrer dans le système des shifts
  • eater/worker, eater : la personne est inclue dans le système des shifts ("eater/worker") ou est simplement "mangeuse" ("eater").
  • Allow owner to shop : cette info n'est pas utilisée actuellement

Source de référencement

Si le module cooperator_website_referral_source est installé, il est possible de configurer des options qui seront disponibles sur le formulaire de prise de part. Le nouveau coopérateur peut indiquer comment il a entendu parler de la coopérative.

Contenu des emails

Le texte des emails est également configurable dans le module Cooperators < Configuration < "Modèle d’email" ou dans le module Configuration <  Technique < "Courriel" < Modèle. 

Les modèles d’email à personnaliser sont :

Nom du modèle d’email	Objet dans Odoo	Contexte
Company Confirmation Email	Demande de Souscription	Confirmation de la demande de souscription pour les personnes morales - mail par défaut si pas défini sur le type de part
Confirmation Email	Demande de Souscription	Confirmation de la demande de souscription pour les personnes physiques - mail par défaut si pas défini sur le type de part
Request to Release Capital - Send by Email	Facture	Envoi des infos pour payer les parts avec la communication structurée
Payment Received Confirmation - Send By Email	Partenaire	Confirmation de réception de paiement pour un nouveau coopérateur, avec le certificat de coopérateur en pièce jointe.
Share Increase - Payment Received Confirmation - Send By Email	Partenaire	Confirmation de réception de payement pour une augmentation de parts, avec le certificat à jour en pièce jointe.
Share transfer - Send By Email	Partenaire	Mail envoyé à la personne qui a reçu des parts suite à un transfert de part d’un coopérateur, avec certificat joint.
Share update - Send By Email	Partenaire	Mail envoyé à un coopérateur qui a modifié son nombre de parts (vente, transfert…), avec certificat joint.
Tax Shelter Certificate - Send By Email	Attestation Tax Shelter	Mail envoyé à un coopérateur lors de l’envoi des attestations Tax Shelter.

 

Menu MyCompany

Dans Configuration < Tableau de bord < "MyCompany" < Configurer.

La section Cooperative donne différentes cases à cocher.

Différentes informations sont présentées.

• "Ne pas mélanger le type de part". Cela permet de restreindre le rachat de part au même type de part. La conséquence est que, lors d’une augmentation de part via le formulaire en ligne, un coopérateur ne peut pas prendre un autre type de part et les transferts ne peuvent être fait que si celui qui reçoit n’a pas de part d’un autre type.
• "Créer un utilisateur pour le coopérateur" permet de (dés)activer la création automatique d’un utilisateur. Si l’option est cochée, le coopérateur recevra, lors de la réception du paiement de libération de capital, un mail d’Odoo pour se connecter au portail.
• "Afficher les logos"
• "Autoriser le chargement de carte d'identité" : permet de charger un fichier depuis le formulaire de prise de parts. Ce fichier est ajouté en pièce jointe à la demande de parts dans le back-end :

• "Email du coopérateur", utilisé comme expéditeur de tous les emails envoyés automatiquement par le système pour le module Cooperators. 
• "Maximum authorized subscription amount" : donne le maximum qui peut être pris lors de la première souscription. 
• "Compte coopérateur". En Belgique on utilise le 416000 associé. Pour les autres pays, il est nécessaire de demander au comptable.

Pour pouvoir sélectionner le compte Associés (416000 en Belgique) dans le champ Cooperator Account, il faut aller sur le compte dans le plan comptable et le mettre en type “Recevable”. 

Pour cela :

• Allez dans le module Facturation < Configuration < "Plan comptable".
• Sélectionnez le compte “Associé”.
• Changez le type en “recevable”. 
• Sauvegardez

• Pays et langue par défaut sur le site d’enregistrement. 
• Représentant du CA et signature du représentant. Ces deux paramètres permettent de faire une signature électronique (upload d’image). 
  
  

Cases à cocher (Respect RGPD, lecture du ROI…) sur le formulaire en ligne

Dans la configuration des paramètres de MyCompany, il est possible de choisir d’afficher jusqu’à 4 cases sur le formulaire en ligne. On peut définir si le futur coopérateur est forcé de cocher la case pour pouvoir valider sa demande ou non.

Les 4 cases proposées sont :

• Un champs générique - certains clients l'utilise pour expliquer les parts.
• Prise de connaissance de la politique de confidentialité (RGPD). 
• Prise de connaissance des règles internes (ROI) de la coopérative.
• Prise de connaissance des risques financiers. 

Pour chaque case, le texte affiché en vis-à-vis du nom sur le formulaire peut être personnalisé, comme dans cet exemple :

Il est possible de mettre un hyperlien et une mise en forme du texte. Il est également possible de rendre obligatoire de cocher la case.

Gestion des droits

Il y a trois niveaux d’utilisateur interne pour utiliser ce module, utilisateur, responsable et super utilisateur. Pour accéder à la configuration des droits d'accès, cliquez ici.

Les coopérateurs qui reçoivent un compte utilisateur sont des utilisateurs externes. Ils ne peuvent voir que les informations disponibles sur le portail. (Dans cette exemple, le niveau Gestionnaire représente le niveau d'admin pour Odoo)

L’utilisatrice ou utilisateur

Le groupe de droits "Utilisateur" donne accès à ces sous-menus :

Le·la responsable

Les personnes "Responsable" ont accès à tous les sous-menus :

Ils peuvent créer une demande de souscription depuis une fiche de contact.

La superutilisatrice ou le superutilisateur

Pour activez le mode "Superutilisateur", cliquez ici.

Compte bancaire

Il est possible de définir le compte bancaire qui sera utilisé pour récolter les paiements de parts.

Dans la configuration du journal de banque, il est nécessaire de cocher la case "Recevoir les paiements coopérateur ?".

Cela permet de renseigner le compte sur lequel payer les parts sur la demande de libération de capital.

 

Demander le numéro de registre national

Les modules 10n_be_cooperator_website_national_number et l10n_be_cooperator_website_national_number doivent être installés.

Ce module ajoute une case à cocher "require national number" dans la configuration de la société.

Si cette case est cochée, un champs numérique "numéro de registre national" est repris et obligatoire pour les demandes de souscriptions des personnes physique.

Depuis le backend

Depuis le formulaire frontend

Le numéro de registre national n'est pas demandé pour les représentants de personnes morales.

Une fois la demande validée, le numéro est intégré à la fiche coopérateur dans l'onglet identifiant.

Pour l'encodage sur des coopérateurs existants, dans l'onglet identifiant, cliquer sur Ajouter une ligne

Et remplir le formulaire en choisissant la catégorie "Belgium National Number"