Gérer la demande de souscription

Enregistrer une demande de souscription

Il existe 3 moyens d’enregistrer une demande de souscription de part.

Option 1 : via le formulaire en ligne

La demande de souscription de part se fait par la personne (physique) qui veut devenir coopérateur via le formulaire en ligne d’Odoo.

Il s’agit du module Site Web d’Odoo :

image-1615370199054.png

Si nécessaire, la page become_company_cooperator pour une personne morale peut être ajoutée via une configuration.

Pour le faire, vous devez aller dans l'application Siteweb, dans le menu de configuration < menu: et ajouter un point de menu, tel que décris ci-dessous :

1.png

3.png

 

image-1615370393430.png

Sur ce formulaire, tous les champs sont obligatoires et il y a un contrôle de validité de l'IBAN.

Le résultat du remplissage du formulaire apparaît dans le back-end, dans Coopérateurs > Gestion des parts > "Demandes de parts".

Si le module cooperator_website_uppercase_lastname est installé, le nom de famille sera encodé en majuscule, peu importe la manière dont le futur coopérateur a encodé son nom dans le formulaire.

RemLors de l’encodage d’un numéro d’entreprise sur le formulaire en ligne en personne morale, le numéro est retranscrit sans ponctuation ni espace pour détecter une reprise de part ultérieure et éviter la création d’un doublon.

Si une personne est déjà coopératrice à titre personnel et veut prendre des parts pour la société dont elle est le représentant légal, cette inscription doit se faire en back-end (voir section dédiée). En effet, sur base de l’adresse mail de la personne de contact, le système indique que la personne existe déjà dans le système et doit se connecter. Dans ce cas, le formulaire de demande de souscription pour personne morale est pré-rempli mais les informations ne correspondent pas aux champs de manière adéquate. Par exemple, le nom de la société est rempli avec le nom de la personne physique.

Option 2 : dans le back-end, via le module Cooperators

Il est également possible d’encoder manuellement la demande de souscription sans passer par le formulaire en ligne. Dans ce cas, c’est un gestionnaire de la coopérative, à qui les droits de “responsable” ont été donné qui s’en charge. Les différents droits utilisateurs sont décrits dans la section dédiée.

Pour cela :

Cas 1 : pour une personne physique

image-1615375571552.png

Si vous paramétrez en français, vous allez avoir deux fois le champ “nom”. Le premier reprend le nom complet, ensuite le prénom et le nom de famille.  

Si vous ne connaissez pas le numéro de compte, vous devez cliquer sur “Ne pas contrôler” pour permettre la validation de la demande.

Si la personne candidate coopératrice est aussi représentante d'une structure possédant des parts, cela ne pose pas de problème. A l'inverse, cf. Cas 3 ci-dessous.

Cas 2 : pour une société

Utiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.

Les champs encadrés en rouge concernent le représentant de l’entreprise, les autres concernent l’entreprise. Deux fiches contacts seront donc créées, une pour la personne morale l’autre pour son représentant en personne physique. Si la personne représentante est déjà coopératrice, voir cas 3 ci-dessous.

image-1615376007869.png

Si vous ne connaissez pas le numéro de compte, vous devez cliquer sur “Ne pas contrôler” pour permettre la validation de la demande.

Cas 3 : Une personne physique est coopératrice. Ensuite, la personne morale qu’elle représente veut prendre des parts. 

Deux options existent :

Utiliser des emails toujours différents, quitte à utiliser un email inexistant pour la personne physique représentante.

Créer un deuxième profil pour la personne représentant la structure

Créer une demande de souscription pour la personne morale, et remplir les données de la personne physique dans la demande, comme pour le Cas 2 ci-dessus.

Nommer la personne physique "Prénom Nom (Représentant·e)" pour la différencier du profil coopérateur.

Utiliser le même profil pour la personne physique coopératrice et représentante de la structure

cooperator_coopérateur existant.png

    Les champs liées à la personne représentante sont automatiquement remplis selon les données de la fiche contact.

cooperator_données société.png

Si l’encodage se fait en back-end directement, cela fonctionne mais les données de la personne qui représente la société sont écrasées par celles de la société (adresse).

Option 3 : via le back-end, depuis une fiche d’un Contact

Si une personne qui est déjà dans la base de données Odoo veut devenir coopérateur, il est possible de passer par sa fiche de contact pour créer une nouvelle demande de souscription. 

Pour cela : 

image-1615380119008.png

Cas 1 : pour une personne morale

Cas 2 : pour une personne physique

image-1615380314175.png

Dans les deux cas sont aussi demandés : 

Odoo affiche la nouvelle demande de souscription qu’il suffit de valider, sauf si des informations supplémentaires sont nécessaires (comme par exemple le numéro de compte bancaire). Voir la section suivante pour l’étape de validation.

Toutes les informations de la fiche de contact ne sont pas reprises sur cette demande de souscription mais cela ne pose pas de soucis vu que les informations sont sur la fiche de contact et y restent. S’il faut modifier des informations liées à la personne, il faut les modifier directement sur sa fiche de contact, et non sur sa demande de souscription.

Demande de souscription d'un contact déjà existant

Lorsqu’un contact est déjà dans Odoo avec une adresse mail renseignée et qu'une personne remplit une demande de souscription (que ce soit via le back-end ou le formulaire en ligne), la demande de part et le contact existant seront automatiquement liés.

Cependant, dans ce cas précis, les informations reprises dans la demande de souscription ne sont pas renseignées automatiquement dans la fiche contact.

 

Il est intéressant d’identifier les personnes renseignées comme contacts (prospects, essai) avec des tags ou dans le nom directement, afin de pouvoir régulièrement faire une recherche et mettre à jour les informations de ces personnes.

Valider la demande de souscription

Une fois la demande enregistrée, elle se retrouve dans vos demandes de parts. Une fois cette dernière validée, la demande génère une demande de libération de capital et le demandeur deviendra "candidat coopérateur".

Nouveau membre - coopérateur personne physique

Pour valider la demande de souscription : 

Les nouvelles demandes ont le statut “Brouillon”. 

image-1615382674406.png

La validation de la demande de souscription entraîne la création d’une demande de libération de capital sur base des informations renseignées. 

Après validation, il n’est plus possible d’éditer la demande de souscription.

Un email avec la demande de libération de capital est envoyé au candidat coopérateur. Dans le cas d’une personne morale, cet email est envoyé à l’email de la société ainsi qu’à l’email de la personne de contact renseignée.

Sur la fiche du candidat coopérateur :

    La case candidat coopérateur est affichée :

image-1615383092265.png

Un onglet est ajouté sur sa fiche indiquant la liste de ses demandes de souscriptions et leur statut.

image-1615383163233.png

Nouveau membre - coopérateurs personnes morales 

Pour les personnes morales, il y a une personne de contact référencée sur la demande de souscription de la société. Une fois cette demande validée, une fiche de contact est créée pour cette personne, qui reçoit la qualité de représentante de la société.

image-1615383326925.png

Il est important de vérifier que les deux fiches de contact soient liées. 

Pour cela : 

La case "représentant légal" doit être cochée dans la fiche contact de la personne représentant une société.

La personne doit être renseignée comme représentante sur la fiche contact de la société. 

Toutes les personnes représentant une société, une fois que la société a payé ses parts et est devenue coopératrice effective (et plus candidate coopératrice), sont visibles via le menu de "Coopérateurs" correspondant.

image-1615383514057.png

Impossible de valider la demande - compte bancaire manquant

Si le compte bancaire est manquant et que vous voulez malgré tout valider la demande, vous pouvez cocher la case “Skip control” sur la demande :

image-1615383614976.png

Impossible de valider la demande - "Vous ne pouvez pas créer de hiérarchie de partenaires récursive"

Lors de la validation d'une demande de part pour une personne morale, ce message peut apparaître :

image-1628166382806.png

C'est le cas quand les valeurs des champs "Email de la société" et "Courriel" sont identiques. Ils doivent être différents car Odoo va créer :

Il faut que ces 2 adresses mails soient différentes pour permettre la validation.

Astuce à utiliser avec prudence : si la personne morale n'a qu'une seule adresse email, vous pouvez temporairement modifier l'adresse email du représentant légal ("Courriel") le temps de faire la validation. Il faudra par la suite remettre l'adresse email correcte sur la fiche de contact du représentant légal.

Augmentation de capital

Sur base de l’adresse mail, Odoo fait automatiquement le lien avec la bonne personne qui existe déjà dans Odoo. 

Si la case "Je suis coopérateur" est cochée, vérifiez que le type de souscription indique “Augmentation de capital” à la place de "Nouveau coopérateur".

Si ce n’est pas le cas, il faut modifier la demande de souscription. 

Pour cela : 

image-1615383689968.png

Si l’étape précédente n’a pas été réalisée correctement, il est possible de retrouver 2 Contacts dans Odoo pour la même personne physique. Voir le point suivant pour corriger les problèmes de doublons. 

Fiche membre et carte membre

Dès l’encodage d’une demande, une fiche contact est créée. Le module Cooperators présente quelques particularités par rapport à la fiche contact standard. 

Informations de base

Sur la fiche d’un coopérateur ou d'une coopératrice, il y a une série d’informations liées à son inscription en tant que membre de la coopérative.

Pour accéder à la fiche d’un membre, allez dans :

Sur la fiche, on voit :

image-1615384691159.png

“Coopérateur” est coché dès que le membre a fait une demande pour être coopérateur. 

“Coopérateur effectif” signifie que le coopérateur a payé ses parts et Date effective indique la date du paiement.

"Type de coopérateur" indique le type de part qu’il a pris.

image-1615384979588.png

L’onglet Demandes de souscription de parts reprend les différentes demandes. 

L’onglet Parts apparaît pour les coopérateurs également, il indique le nombre de parts et la date à laquelle les parts ont été payées.

 

Imprimer un certificat de coopérateur·trice

Odoo génère automatiquement un certificat attestant qu'un membre est bien coopérateur, combien de parts de la coopératives il détient, etc.

Pour télécharger un certificat : 

image-1615385086146.png

Renvoyer la demande de capital à un membre candidat

Si un "candidat coopérateur" n’a pas encore payé ses parts et veut qu’on lui renvoie le document de libération de capital (qui inclut les infos de paiement, compte en banque, communication structurée, montant à payer), il est possible de lui renvoyer le document. 

Pour cela :

image-1615385463933.png

image-1615385539501.png

image-1615385613853.png

Le navigateur va proposer d’enregistrer le document.

Fusionner deux fiches de membres

Les contacts sont reliés par l’adresse mail. Lors d'une demande de souscription et si l’adresse mail est identique à une précèdente, le système considère automatiquement la deuxième demande comme une augmentation de capital, même si ça n’a pas été indiqué. 

Par contre, il est possible qu’il y ait un doublon si l’adresse mail comporte une erreur, ou si le membre a utilisé une autre adresse mail. 

Dans ce cas, il faut utiliser le module “CRM”, permettant la fusion de contact. 

Pour cela : 

Si les nouvelles parts n’ont pas encore été payées : 

Si les nouvelles parts ont déjà été payées :

image-1615386364127.png

Remarque : En fusionnant les contacts, les données liées aux deux fiches sont réattribuées au coopérateur (ou candidat coopérateur) restant. Cependant, si deux numéro de coopérateur ont déjà été attribués, seul un des deux sera conservé, ce qui signifie qu’il y aura un saut dans les numérotations sur le registre des membres de la coopérative.

Exporter la liste des coopérateurs et coopératrices

image-1615450088284.png

Il est possible d’enregistrer la recherche faite pour facilement exporter les mêmes données à un autre moment.

Le système génère un fichier Excel que vous pouvez ouvrir sur votre PC.

image-1615450237060.png

Annuler une demande de souscription

Cas 1 : La demande n’a pas encore été validée

Pour cela : 

image-1615386646040.png

Cas 2 : La demande a été validée précédemment

Si la demande avait déjà été validée, une demande de libération de capital a été créée. Il faut donc annuler la demande de souscription (voir cas 1) et la demande de libération de capital. 

Si la comptabilité est faite totalement dans Odoo, il est préférable de faire une note de crédit. Si la comptabilité est faite par ailleurs, il est plus facile de l’annuler.

Cas 2.1 : la comptabilité est faite dans Odoo : note de crédit

Pour annuler ou corriger une facture, vous pouvez créer une note de crédit.

Pour cela : 

image-1615387043257.png

image-1615387101206.png

image-1615387228176.png

1.png

Parfois l’avoir et la demande de libération de capital ne sont pas liés (ils ont pour statut “ouvert” à la place de “payé”). Dans ce cas, il faut cliquer sur la facture initiale et y lettrer l’avoir, en cliquant sur "Ajouter", en bas à droite du document.

image-1615387309587.png

Les deux s'auto-annuleront et vous n'attendrez plus d'argent de la part de cette personne, qui n'est alors plus candidat coopérateur.

image-1615387343101.png

Cas 2.2 : la comptabilité n’est pas faite dans Odoo : annuler

Il faut que le module account_cancel soit installé, et que les journaux comptables soient configurés pour accepter l’annulation d’écritures comptables.

Pour annuler une demande de libération de capital : 

image-1615387520453.png

 

image-1615387562344.png

Cela permet d’avoir un suivi des opérations dans Odoo si la question se repose plus tard.

 

Archiver la fiche de la personne

Enfin, si la personne a clairement indiqué qu’elle ne participera plus du tout au projet, archivez le Contact. 

Pour cela : 

image-1615387695657.png

image-1615387707588.png

Définir une condition de paiement par défaut sur les demandes de libération de capital

La possibilité existe de définir une condition de paiement par défaut spécifiquement sur les demandes de libération de capital, sans affecter les autres factures.

3.png

 

Attention ce paramètre par défaut n'agit que dans le flux de prise de part, lors de la validation d'une demande de part.

Pour définir ce paramètre, allez dans les informations de la société. 

1.png

Encoder une augmentation de part

Via le formulaire en ligne

Il faut être connecté·e pour pouvoir prendre de nouvelles parts. Si une personne est déjà coopératrice, elle ne pourra pas valider le formulaire si elle n'est pas connectée, car son adresse email sera reconnue.

La personne peut d'abord éditer ses informations si elles ne sont pas correctes ou complètes.

Via le back-end

1. Dans l'application Coopérateurs, créer une nouvelle demande de souscription

2. Cocher "déjà coopérateur"

3. Dans la colonne de droite, selectionner le nom de la personne dans le champ "Coopérateur". Les informations personnelles sont complétées automatiquement.

4. Compléter les infos.

share_increase.png