Gérer les opportunités et le pipeline

• Créer une opportunité - Opération manuelle
• Créer une opportunité - Opération automatique
• Assigner l'opportunité
• Faire évoluer l'opportunité
• Créer un devis depuis une opportunité
• Planifier une activité
• Suivre ses activités
• Clôturer une activité

Créer une opportunité - Opération manuelle

Prérequis : Créer ses équipes commerciales.

Option 1: via Mon Pipeline

Pour cela : 

• Allez dans CRM < Ventes < "Votre Pipeline"
  

• Cliquez sur le bouton “Créer”.
• Remplissez le résumé

• En cliquant sur "Modifier", vous accédez à un formulaire plus détaillé. 
  • Si l’opportunité de vente concerne un client existant, sélectionnez le dans le champs “Client”. 
  • Sinon, entrer le nom du client et cliquez sur “Créer et modifier”. Odoo pré-remplira une série d’informations dans la fiche contact pour faciliter la création. Choisissez correctement le champs “Société” ou “Individu”.

Les étoiles permettent de donner des priorités aux opportunités. En fonction du nombre, elles seront plus ou moins hautes dans les listes des différentes étapes.

Une fois l’opportunité créée via le formulaire résumé, vous pouvez avoir accès à un formulaire plus détaillé en cliquant sur l’opportunité créée. 

Lorsque vous créez des opportunités manuellement, elles vous seront assignées.

Option 2: via Pipelines des équipes

Pour cela : 

• Allez dans CRM < Ventes <" Pipelines des équipes"
• Dans l’équipe commerciale choisie, cliquez sur les trois points en haut à droite
• Cliquez sur "Opportunité"

Option 3 : via Clients

Si le client est déjà dans la base de donnée ou si vous souhaitez d’abord encoder les information d’un client potentiel (ou prospect) : 

• Allez dans CRM < Ventes < "Clients"
• Créez un nouveau contact ou sélectionnez un contact existant
• Cliquez sur le smartbutton “Opportunité”

• Cliquez sur "Créer"

Créer une opportunité - Opération automatique

Option 1: par mail 

Il est mentionné lors de la création d’une équipe, qu’il est possible de configurer Odoo pour que les emails envoyés à une adresse email créent automatiquement de nouvelles opportunités.

Odoo va donc reprendre le mail envoyé et créer une nouvelle opportunité dans la première étape. 

L’objet du mail va donner le titre de l’opportunité et le corps du mail va se mettre dans le chat en bas, avec la date. 

L’émail est également directement repris dans le chatter en dessous du formulaire. 

Option 2 : via le site web et un formulaire de contact

Le module formulaire de contact doit avoir été installé; ainsi que le module Site Web. 

Ce module va rajouter un bouton “contactez nous” sur le site internet, permettant l’accès à un formulaire de contact.

Lorsque le client a encodé les différentes informations et cliqué sur “Envoyer”, une opportunité est automatiquement créée.

Pour la retrouver : 

• Allez dans le module CRM
• Retirez le filtre "Mon pipeline"

Vous verrez alors apparaitre dans votre étapes "Nouveau", les nouvelles opportunités.

Le message écrit via le formulaire de contact se retrouve dans l’onglet Notes internes.

Assigner l'opportunité

Il est important qu’une opportunité une fois créée (manuelle ou automatique) soit assignée. 

Si l’opportunité a été créée via la fiche contact ou la vue pipeline, l’opportunité est automatiquement assignée à celui qui la crée. 

Si l’opportunité a été créée automatiquement (via un formulaire ou un mail), il faut lui assigner un vendeur. 

Pour cela :

• Cliquez sur l’opportunité
• Cliquez sur "Modifier"
  

  

• Complétez le champ “Vendeur”

 

Faire évoluer l'opportunité

Lorsqu’une opportunité peut passer à l’étape suivante, il suffit de la glisser depuis la vue KANBAN dans la colonne suivante. 

Le changement d’étape peut se faire aussi directement sur la fiche de l’opportunité en cliquant sur les statuts en haut à droite ou sur les boutons en haut à gauche.

Créer un devis depuis une opportunité

Il faut que le module Opportunités vers devis soit installé. 

Pour cela : 

• Allez sur une opportunité
• Cliquez sur le bouton “Nouveau devis”

La création de devis est détaillée dans l'application Ventes, lien ici. 

Planifier une activité

Pour faire un suivi de l’opportunité, il est possible de planifier des activités en cliquant sur le bouton en dessous du formulaire d'opportunité. 

Cela permet de définir parmi une liste configurable, un type d’activité à faire (Téléphone, Courriel…) ainsi que la date à laquelle cette action doit être réalisée. Une petite note personnelle peut être également ajoutée.

• Quand l’activité a eu lieu, cliquez sur “Terminé” puis enregistrer l’activité suivante.

L’activité qui vient d’être terminée est indiquée dans le chatter, juste en dessous de la fiche d’opportunité (où toutes les informations se retrouvent) :

Suivre ses activités

Il est possible de rapidement voir les activités prévues. 

Dans la barre supérieure d’Odoo, à côté du profil et de la messagerie est présente l’icône ci-dessous.

En cliquant dessus, vous aurez un résumé des pistes et opportunités avec des activités en retard, planifiées pour aujourd’hui ou dans le futur. 

En cliquant sur ces différents sous menus, vous accédez à votre pipeline filtré. 

Clôturer une activité

À un certain point, soit l’opportunité est gagnée et devient une vente, soit elle est perdue. Dans les deux cas, cette opportunité sera clôturée.

• • L’opportunité est gagnée

Il suffit de cliquer sur le bouton “Marquer comme gagné”. 

• • L’opportunité est perdue

Il suffit également de cliquer sur le bouton “Marquer comme perdu”. Dans ce cas-là, la raison de la perte est demandée. 

Vous pouvez sélectionner un motif déjà encodé ou en encoder un nouveau.