Application Évènements

Gérer des évènements en ligne

• Prérequis
• Créer les évènements dans le back-end
• Publier l'évènement
• S'inscrire à un évènement en ligne
• Suivre les inscriptions
• Ajouter une image et une description pour l'évènement publié en ligne
• Ajouter un formulaire lors de l'inscription en ligne

Prérequis

Modules

Les modules events, website et website_events doivent être installés.

Droit d'accès

Dans la configuration des droits d'accès des utilisateurs, dans la section "Évènements", vous avez la possibilité de définir le statut de l'utilisateur, soit "Utilisateur", soit "Gestionnaire".

• • Le statut "Utilisateur" est un statut limité, il permet l'accès le simple accès à l'évènement, mais ne permet pas d'effectuer des modifications sur les évènements, d'en créer un ou de changer les configurations de l'application.
  • Le statut "Gestionnaire" est le statut qui vous permettra d'utiliser l'entièreté des fonctionnalités de l'application Évènement, de la création, à la publication en ligne, à l'accès du menu Analyse et en passant par la configuration de l’application.

Vente de billets en ligne

Si des billets doivent être vendus, il faut activer l’option “Vente de billets en ligne” dans Évènements < Configuration < "Configuration"

Intermédiaires de paiements

Les intermédiaires de paiement disponibles en ligne doivent avoir été configurés dans le module Facturation, et un abonnement auprès des intermédiaires de paiement doit avoir été pris par le client afin d’encoder les clés d’authentification.

• Allez dans Facturation < Configuration < "Paiements" < Intermédiaires de paiement

Vous pouvez également accéder à vos intermédiaires de paiements depuis votre module de Site Web.

• Allez dans Site Web < Configuration < "eCommerce" < Intermédiaires de paiement

Créer les évènements dans le back-end

Pour créer un nouvel évènement,

• Allez dans Évènements < Évènements
• Cliquez sur "Créer"
  

• Paramétrer l'évènement en fonction de vos besoins

• Indiquez les billets et leur prix si l'événement est payant dans l'onglet Billets.

• Configurez les emails planifiés sur base de règles dans l'onglet Email planifié.

Par exemple, envoyer un mail de confirmation après chaque inscription + envoyer un rappel 1 jour avant l'événement et envoyer un mail 1 jour après l’évènement.

Vous pouvez configurer le contenu des emails grâce aux “modèles de courriel” ;

 

Publier l'évènement

Après avoir créé votre évènement, celui-ci n'est pas encore disponible en ligne et les participants potentiels ne peuvent donc pas encore s'y inscrire.

Vous pouvez mettre l'évènement en ligne de deux façons ;

1. Soit depuis le back-end

• Sélectionnez votre évènement et cliquez sur le Smartbutton suivant ;

2. Soit depuis le front-end (votre SiteWeb)

• Sélectionnez votre évènement depuis la page de vos évènements en ligne et cliquez sur "Non-publié"

Une fois en ligne, les visiteurs pourront accéder à l’événement via l’onglet ‘events’ sur la page principale de votre Site Web.

S'inscrire à un évènement en ligne

Les participants suivront les étapes suivantes ;

• • Depuis votre Site Web, sur la page des évènements,

• • En sélectionnant l'évènement qui leur intéresse,

• • En effectuant le paiement en ligne

Les intermédiaires de paiement disponibles dépendent de la configuration faite au préalable :

Suivre les inscriptions

Vous pouvez suivre les inscriptions à vos évènements depuis votre back-end, dans Évènements < Évènements,

• Cliquez sur l'évènement qui vous intéresse.

• Cliquez ensuite sur le Smartbutton "Participants"

Ajouter une image et une description pour l'évènement publié en ligne

Un module de l'OCA website_event_excerpt_img permet d'ajouter une image qui apparait sur l'évènement publié en ligne.

Pour activer l'option d'ajouter des images, il faut aller sur le Site web, cliquer sur "Personnaliser"< "Images and Description" :

Sur l'évènement publié, il suffit ensuite de modifier l'image et la description.

Résultat : les évènements seront affichés avec l'image et le début du texte de description :

 

Ajouter un formulaire lors de l'inscription en ligne

Pour récolter des informations supplémentaires au moment de l'inscription des participants en ligne, deux modules de l'OCA peuvent être utilisés en complément :

• website_event_questions_template (qui se base sur le module standard website_event_questions)
  
• website_event_questions_free_text

Dans le back-end, lors de la création d'un événement, il est possible d'ajouter une liste de questions :

Cocher la case "Free text" permet au participant de donner une réponse libre.

Si vous travaillez avec des catégories d'évènements, il est possible de définir un modèle de questions à utiliser à chaque fois que vous créez un nouvel évènement de cette catégorie. Pour ce faire, se rendre dans le menu Configuration < "Catégories d'évènements", sélectionne une catégorie et cocher la case "Questions aux participants" pour ajouter vos questions types :