Enregistrer un paiement
- Importer des relevés bancaires en format CODA
- Lettrer les paiements
- Enregistrer un paiement sans le relevé (déconseillé)
- Cas particuliers, encoder salaires et paiements
- Importer des relevés bancaires en format csv ou xls
- Créer une ligne de relevé de compte manuellement
Importer des relevés bancaires en format CODA
Le module permet l'import de fichier CODA.
- Allez dans l'application Facturation < Tableau d bord
- Cliquez sur “Importer (OCA)” pour le compte correspondant :
Odoo affiche le relevé bancaire importé. Cliquez sur la ligne du relevé pour voir le détail des transactions.
Vous pouvez vérifier que le solde final qui provient du CODA correspond au solde final calculé par le logiciel (affiché sur la droite) :
Pour accéder à la liste de tous les relevés, il suffit de cliquer sur le nom du journal de banque dans le tableau de bord :
Cela va afficher la liste de tous les relevés bancaires déjà importés.
Il faut s’assurer que le solde initial du relevé bancaire correspond au solde final du relevé précédent (pour éviter d’oublier des transactions !).
Dès l'import d'un relevé bancaire, les écritures comptables sont générées sur un compte général d'attente, tel qu'il a été configuré sur le journal de banque au préalable (par défaut 499000 pour la Belgique).
Pour réaliser le lettrage des écritures, tout est expliqué ici.
Lettrer les paiements
Prérequis : le module account_reconcile_oca doit être installé.
Pour chaque entrée/sortie sur le compte bancaire, il faudra faire un “matching” (aussi appelé “lettrage” ou “réconciliation”) avec une pièce comptable dans Odoo.
Il est déconseillé d'encoder manuellement les paiements de factures fournisseurs depuis les factures elles-mêmes en cliquant "enregistrer un paiement". Dans ce cas, les factures liées aux paiements sont directement marquées "payées", avec génération d'écritures comptables à la clé. Les factures ne sont plus disponibles pour le lettrage, et il faut lettrer les paiements associés. C'est une pratique normalement bien gérée par Odoo, mais potentiellement source de confusion pour les comptables et les utilisateurs.
Lettrage manuel
Cliquer sur le bouton "Lettrer XX articles" dans la zone du journal de banque dans le tableau de bord :
L'écran de réconciliation est affiché. Il est très différent en version 16 par rapport aux versions antérieures. C'est un module de l'OCA qui permet d'avoir cette fonctionnalité, celle-ci n'étant plus disponible dans l'édition open source d'Odoo. Merci à l'OCA !
La liste de toutes les transactions bancaires du journal de banque se trouve dans la zone de gauche. On voit par défaut uniquement les écritures non lettrées. Pour voir les écritures déjà lettrées, il suffit de supprimer le filtre "Non lettré" affiché dans la barre de recherche en haut à droite.
Pour réaliser un lettrage, sélectionner la transaction bancaire à lettrer dans la zone de gauche. Elle s'affiche dans la zone centrale avec le détail du partenaire, la date, le libellé, le montant. Si Odoo reconnait le partenaire (client ou fournisseur), il sera affiché, sinon il indiquera "false".
Dans la zone du bas, dans l'onglet "lettrer", rechercher les opérations de contrepartie. Ici, une facture client qui était ouverte et qui a été payée par la transaction bancaire.
Cliquer sur le bouton "Lettrer" pour générer les écritures comptables correspondantes. La transaction disaparait de l'affichage et on peut passer à la suivante.
Marquer un lettrage pour vérification ultérieure
Si vous n'êtes pas sûr de vous lors d'un lettrage, vous pouvez cliquer sur le bouton "A VERIFIER" et demander à votre comptable de vérifier toutes les écritures en question.
Le statut "à vérifier" est affiché dans la liste des transactions sur la gauche.
Le comptable peut facilement retrouver via le Filtre > A vérifier toutes les transactions à contrôler et les marquer comme vérifiées grâce au bouton ad hoc.
Annuler un lettrage
Attention, cette opération n'est à faire que si la période comptable n'a pas encore été clôturée !
Retrouver la transaction bancaire dont le lettrage est erronée (en enlevant le filtre "Non lettrées" dans l'écran de lettrage).
Cliquer sur le bouton Délettrer.
Lettrage sans contrepartie (opération manuelle)
Si aucune facture ouverte n'existe dans votre comptabilité pour un mouvement bancaire, vous pouvez encoder directement l'écriture comptable. Cela peut avoir lieu en cas de paiement d'un loyer récurrent par exemple : aucune facture fournisseur n'est encodée pour cela (des OD peuvent être réalisées, à la préférence de votre comptable).
Cliquer sur l'onglet Opération manuelle et sélectionner à la main le compte adéquat du plan comptable. Un partenaire peut être également sélectionné à cette étape, et un texte peut être ajouté dans la zone "Nom", qui sera repris dans le libellé de l'écriture comptable. Le Nom est en général repris sur base de la communication de la transaction bancaire.
Cliquer sur le bouton Valider.
Modèle de lettrage
Si certains lettrages se font directement sur des comptes généraux sans passer par des pièces comptables (compte courant TVA, …), vous pouvez configurer des modèles de lettrage de manière à ce qu’en 1 clic, le bon compte soit sélectionné.
Pour ce faire,
- Allez dans Facturation < Configuration < "Comptabilité" < Modèle de rapprochement
- Cliquez sur "Nouveau"
- Paramétrez vos modèles de lettrage en fonction de vos besoins
Il existe plusieurs types de modèles :
- Bouton qui génère l'écriture de contrepartie : le bouton est disponible sur l'écran de lettrage, il faut cliquer dessus pour l'utiliser (manuel).
- Exemple dans l'écran de lettrage :
- Exemple dans l'écran de lettrage :
- Règle pour suggérer l'écriture de la contrepartie
- Sur base de critères, le système va proposer d'emblée un lettrage (pas besoin de cliquer sur un bouton) et il suffira de le confirmer en cliquant sur Valider.
- Il est même possible que la validation soit automatique en cochant la case "Validation automatique"
L'onglet "Association du partenaire" permet d'aider le système à détecter quel partenaire client/fournisseur utiliser sur base de textes dans le libellé (communication) de la transaction bancaire.
- Règle pour rapprocher les factures clients/fournisseurs (à documenter).
Enregistrer un paiement sans le relevé (déconseillé)
Il est déconseillé d'encoder manuellement les paiements de factures clients ou fournisseurs depuis les factures elles-mêmes en cliquant "enregistrer un paiement
Dans ce cas, les factures liées aux paiements sont directement marquées "payées", avec génération d'écritures comptables à la clé. Les factures ne sont plus disponibles pour le lettrage, et il faut lettrer les paiements associés. C'est une pratique normalement bien gérée par Odoo, mais potentiellement source de confusion pour les comptables et les utilisateurs.
Cas particuliers, encoder salaires et paiements
Il y a deux options : soit créer une pièce comptable et la comptabiliser (plus rigoureux), soit partir du relevé bancaire depuis lequel l’argent versé est indiqué.
Il y a aussi moyen de faire une facture si par exemple le propriétaire du bâtiment ou du local envoie une facture pour le loyer. Dans ce cas, cela fonctionne comme une facture fournisseur.
Option 1 : créer une pièce comptable puis lettrer le paiement
- Créez une pièce comptable dans Odoo depuis Facturation < Comptabilité < "Écritures comptables" < Pièces comptables en cliquant sur Créer :
- Choisissez la date comptable, le journal et indiquer une référence.
- Créez au moins 2 lignes. Sur chaque ligne, vous pouvez choisir le partenaire (dans ce cas, le travailleur), un libellé (qui sera repris sur l’écriture comptable), puis un débit ou un crédit.
Cela crée une dette de la société envers le travailleur.
Quand le relevé bancaire de paiement est importé, il faut ensuite lettrer le paiement avec cette pièce comptable pour annuler la dette.
Option 2 : via le relevé bancaire
Pour faire plus vite - mais dans ce cas, il n’y a pas de suivi des dettes de l’entreprise vers les travailleurs.
Depuis le relevé bancaire de paiement, lettrer directement en imputant le compte général des salaires.
Importer des relevés bancaires en format csv ou xls
Le module OCA permet d'importer des relevés bancaires sous format csv, txt ou xls.
En v12, pour la banque Crelan, le module account_bank_statement_import_crelan permet d'importer les extraits Crelan au format csv presque sans configuration préalable. Nous expliquons ici comment utiliser le module à la place.
Mapping
Afin de pouvoir importer le fichier, il faut d'abord paramétrer le "mapping".
Pour cela, allez dans l'application Facturation < Configuration< "Statement sheet mapping"
Dans le cas de la banque Crelan, on peut configurer le mapping comme ceci :
Vous pouvez ensuite créer un nouveau modèle ou adapter le sample déjà présent. Il faut remplir tous les champs de configuration :
Parmi les champs à importer, seules les colonnes date et amount sont obligatoires :
La correspondance doit être parfaite :
- format
- nom des colonnes (attention à la casse)
Importer
Pour importer votre fichier, aller sur le tableau de bord de la comptabilité, sur votre journal de banque et cliquez sur "import"
Un wizard s'ouvre dans lequel vous pouvez renseigner votre mapping et uploader votre fichier.
cliquez ensuite sur "importer".
Créer une ligne de relevé de compte manuellement
Dans Odoo 16, on créé les relevés de compte via des imports, en principe on ne devrait donc jamais avoir à créer manuellement de ligne de relevé bancaire, au risque de créer des doublons. Cependant, des exceptions peuvent arriver, voici comment créer manuellement une ligne de relevé bancaire.
On ne peut ajouter une ligne directement sur le relevé.
Le relevé apparait alors en rouge.
C'est dû au fait que le solde calculé par Odoo n'est pas égal au solde renseigné dans le relevé.
Il faut donc corriger manuellement le solde final pour que le relevé soit correct
