Générer des rapports de comptabilité et de gestion

Rapport des factures

Odoo en standard propose un outil d’analyse des factures :

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Il permet de voir sous forme de graphique ou de tableau croisé dynamique les données de facturation, et de pouvoir les regrouper/trier sur base des clients, fournisseurs, statuts de factures, etc.

Sous forme de graphique :

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Sous forme de tableau :

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En cliquant sur les “+”, vous pouvez afficher les données sur base de critères divers :

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Vous pouvez également choisir quelles données doivent être affichées via le bouton “Mesures” :

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Il est également possible de télécharger le rapport en Excel :

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Historique client ou fournisseur

Par client ou fournisseur

Le module “partner_statement” de l’OCA doit être installé.

Configuration

Se rendre dans le menu Facturation > Configuration > Paramètres.

Aller dans la zone "Partner Statements" et cocher les cases suivantes :

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Export des historiques

Ce module permet depuis la fiche d'un Contact de cliquer sur "Action" et de sélectionner l’une des deux options afin d’exporter client par client ou fournisseur par fournisseur toutes les opérations, factures, paiements dû... sur une période définie.

L’export peut être visualisé dans Odoo, générer un document PDF ou un document Excel.

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Pour avoir un export de plusieurs clients ou fournisseurs en une fois, il faut aller dans la vue “liste” des contacts, cocher les cases en vis-à-vis des contacts qui vous intéressent et cliquer sur “Action”, puis sélectionner le rapport voulu.

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Vue globale de tous les clients ou fournisseurs

Pour un historique global de tous vos clients ou fournisseurs,

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Exemple : 

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Balance générale, Grand livre, balance âgée des tiers et autres rapports (PDF et Excel)

Le module de l’OCA ”financial_report” doit être installé.

Ce module permet de visualiser, d’exporter (Excel) ou d’imprimer (PDF) divers rapports :

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Il est possible au moment de l’export de filtrer sur des coûts (comptes analytiques), sur des partenaires (clients/fournisseurs) et aussi sur des comptes comptables spécifiques. 

Il faut chaque fois spécifier une période dans le temps.

Toujours choisir “toutes les écritures comptabilisées et non comptabilisées” pour s’assurer de ne pas en “rater” pour du suivi quotidien. 

Toutes les factures validées donnent lieu à des pièces comptables qui sont automatiquement comptabilisées. Les pièces comptables non comptabilisées sont liées à des opérations diverses (création d’une pièce comptable directement) et qui peuvent être en brouillon avant de passer au statut “comptabilisé”.

Il est possible d’exporter ces rapports en PDF ou en Excel.

Exemple : Balance générale

Vous pouvez choisir d’afficher la balance générale uniquement sur les comptes clients ou fournisseurs (via les cases en bas).

Listing clients TVA

Prérequis : Le module de l’OCA l10n_be_vat_reports (LIEN PR à adapter quand merged) doit être installé au préalable.

Le téléphone et le courriel de la société doivent être définis (car ils apparaissent dans le rapport XML qui peut être généré dans Odoo).

Aller dans le menu Analyse > Belgique > Listing Clients (Annual Listing of VAT-Subjected Customers)

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En cliquant sur ce menu, une fenêtre s’ouvre permettant de choisir l’année sur laquelle le rapport doit être généré (par défaut l'année N-1), ainsi que le montant à tenir en compte au-delà duquel les clients doivent apparaître dans la liste (par défaut 250€).

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Il est ensuite possible de l’imprimer en PDF ou d’exporter un fichier XML.

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Rapport intracommunautaire

Prérequis : Le module de l’OCA l10n_be_vat_reports (LIEN PR à adapter quand merged) doit être installé au préalable.

Le téléphone et le courriel de la société doivent être définis (car ils apparaissent dans le rapport XML qui peut être généré dans Odoo).

Ce module ajoute un menu dans les rapports : Analyse > Belgique > Intracom VAT Declaration.

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Dans la fenêtre, encodez :

Cliquer sur "View Customers".

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Cliquer sur "Create XML" our générer le fichier XML à charger sur intervat, et sur "Print" pour générer un fichier PDF.

Introduction MIS Report

Le module de l’OCA “MIS_Builder” ainsi que “l10n_be_mis_reports” doivent avoir été installés pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité.

La configuration des rapports se fait dans le menu Facturation < Configuration < "MIS Reporting" < MIS Report Templates.

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Nouveauté en version 16 :  Il y a plusieurs modèles pour les comptes de résultats et bilan pour les sociétés à capital, sans capital et les associations, selon les modèles micro, abrégé ou complet, en ligne avec le nouveau code des sociétés et associations (CSA 2019)

Il est possible de créer de nouveaux modèles soi-même.

Le rapport TVA est également un des modèles disponibles grâce à ce module.

Compte de résultat et Bilan

Le module de l’OCA “MIS_Builder” ainsi que “l10n_be_mis_reports” doivent avoir été installés pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité.

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Utilisez les boutons sur la droite pour avoir une visualisation du rapport, l’imprimer en PDF ou l’exporter sous format Excel.

Le bouton “Ajouter au tableau de bord" est utile si le module "Tableau de bord" est installé, et pour avoir ce rapport toujours affiché dans cette application sans devoir cliquer pour revenir à ce menu.

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Une fois sur le rapport (en mode Prévisualisation), il est possible de rafraîchir les données (bouton Actualiser). L'export en pdf et en excel est également accessible à cette étape.

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Dans la colonne de droite qui indique les résultats des comptes, il est possible de cliquer sur les montants pour avoir une vue détaillée sur les écritures comptables qui ont été prises en compte pour générer ce montant :

 

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Il est possible de faire des filtres et des regroupements sur les écritures comptables pour en faciliter la compréhension.

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Nouveauté en v16 : la possibilité de rechercher sur toutes les écritures comptables depuis le filtre disponible en haut du rapport. Seules les écritures répondant aux critères de recherches seront affichées dans le rapport. Pour ne plus afficher ce filtre, il suffit dans les paramètres du rapport (onglet Widget) de désactiver l'option "Montrer les filtres".

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Attention : ces rapports sont mis à jour à chaque fois que des écritures comptables sont modifiées, ajoutées, supprimées. Ils ne peuvent donc pas être stockés dans Odoo pour archivage. Il faut les exporter et/ou les imprimer pour en garder une trace sous forme de “photo” à un moment donné.

Si les écritures comptables sont finalisées et ne peuvent plus bouger (grâce au verrouillage décrit ici), les rapports dans Odoo ne bougeront plus non plus.

Déclaration TVA

Le module de l’OCA “MIS_Builder” ainsi que “l10n_be_mis_reports” doivent avoir été installés pour pouvoir bénéficier de cette fonctionnalité.

Pour générer la déclaration TVA, allez dans Facturation < Analyse < "MIS Reporting" < MIS Reports.

Il suffit de procéder comme pour les comptes de résultats et bilan, mais en choisissant le modèle “Déclaration TVA”.

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Export XML

Le module de l'OCA "l10n_be_mis_reports_xml" doit être installé pour permettre l'export XML pour intervat.

Sur l'écran de configuration du rapport, un bouton permet d'exporter la déclaration TVA en format XML.

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Le double test de solvabilité et de liquidité (modèle belge)

Le nouveau code des sociétés et des associations (Belgique) impose de réaliser un double test dans le cadre de la gestion d'entreprise.

Détails de l'institut des experts comptables belges disponibles dans ce document.

Nous expliquons ici comment nous avons intégré ces tests dans notre rapport de Bilan basé sur MIS Report :

Il convient de vérifier que ces formules correspondent à votre réalité - par exemple si vous avez du stock, cela peut intervenir dans ces tests et nous l'avons ignoré dans l'illustration ci-dessous (nous avons fait l'exercice pour la société Coop IT Easy).

Les résultats obtenus se basent sur les encodages comptables réalisés dans Odoo et ne tiennent pas compte des mouvements futurs envisagés. Il faut donc utiliser ces rapports en les comprenant bien (demandez l'aide de votre comptable).

Test de solvabilité

Le test de l'actif net :

Total de l'actif [20/58] - Provisions et impôts différés [16] - Dettes [17/49] > 0

Dans le rapport, nous ajoutons donc une ligne qui reprend les noms techniques de ces divers champs :

fr105-fr164-fr171

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Et ensuite nous ajoutons une ligne de contrôle qui affiche un "V" si le résultat est supérieur ou égal à 0 et une croix dans le cas inverse :

u'✔' if test_actif_net>= 0 else u'✘'

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On peut ajouter un test complémentaire : l'actif net moins les capitaux propres indisponibles doit être > 0. Dans le rapport de bilan, les capitaux propres indisponibles correspondent au "Primes d'émission [11]" avec l'identifiant "fr152".

Test de liquidité

Pour les tests de liquidités, nous créons 2 contrôles :

(fr139+fr142+fr145+fr146)/fr184

fr145/fr184

 

Illustration dans Odoo

Rapport créé :

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Rapport pour 2021 :

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Template à importer

Lien d'un template généré à partid d'Odoo v9 Community sur base du modèle standard Belgium Balance Sheet (Full Model)

 

Rapport intrastat

Les modules intrastat_base et intrastat_product doivent être installés en combinaison avec l10n_be_intrastat_product (pour la Belgique) ou l10n_fr_intrastat_product et l10n_fr_intrastat_service (pour la France)

Définitions

La déclaration Intrastat permet de collecter des données statistiques sur les mouvements de marchandises entre les États membres de l’UE. Tous les assujettis à la TVA de ces États membres doivent déclarer leur commerce intracommunautaire dès que celui-ci dépasse un certain seuil.
Source : Banque Nationale de Belgique

En Belgique, la déclaration concerne donc les arrivées et/ou les expéditions de marchandises en
provenance ou à destination d’un autre État membre de l’UE.

Les données à déclarer sont :

Concrètement, dans la déclaration standard les données suivantes sont demandées:

Dans la déclaration étendue :

Configurations

Données de base

Les modules ajoutent plusieurs menus de configurations.

Allez dans Facturation < Configuration < "Intrastat", pour configurer 

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En fonction des codes, une unité complémentaire peut-être définie.

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Les données sont chargées lors de l'installation du module, mais il est possible d'en rajouter.

Paramètres par défaut

Il est ensuite possible de définir des paramètres par défaut.

Allez dans Facturation < Configuration < "settings".

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Vous pouvez configurer :

Si elles sont exemptées, il n'est pas possible de faire une déclaration, même si les champs instrastat apparaissent dans les factures.

Si elles sont standard, il n'est pas nécessaire de définir l'incoterm ou le mode de transport. Le mode de transport apparait dans la déclaration, mais ne peut pas être rempli.

Les codes de transaction sont utilisés pour identifier la nature d’une transaction. Ces codes sont mis par défaut sur les lignes de la déclaration si rien n'est mentionné dans les factures.

Ce paramètre doit être défini.

Dans le cadre d'une déclaration étendue,

Si les arrivées/envois sont mises en standard, le champ apparait sur la déclaration mais ne peut pas être rempli. Il n'apparait pas sur les factures.

Configuration des produits

Il est nécessaire ensuite de configurer les produits pour les inclure dans le rapport.

Dans l'onglet "Informations générales", se trouvent les champs :

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Le code peut aussi être défini sur la catégorie de produit.

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En fonction de la nature des marchandises, il est nécessaire de préciser le poids du produit en kilogrammes (sans emballage), ce qui se fait dans l'onglet "Inventaire".

Configuration des factures

Les informations à rentrer pour le rapport intrastat dans les factures se trouvent dans l'onglet "Other Info".

Pour les factures clients, le pays de destination correspond à ce qui est encodé sur la fiche contact et la région d'origine équivaut au paramètre par défaut défini dans les paramètres.

Pour les factures fournisseur, le pays d'origine correspond à ce qui est encodé sur la fiche contact et la région de destination équivaut au paramètre par défaut défini dans les paramètres.

Si les envois/arrivées sont étendus, le champ type de mode de transport peut également être défini.

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Configuration des entrepôts

Il est possible de définir une région intrastat sur un entrepôt.

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Génération du rapport

Le rapport pour la Belgique est basé uniquement sur les factures et pas les mouvements de stock. Si il y a des mouvements de stock sans facturation, ils ne sont donc pas pris en compte.

Pour pouvoir générer le rapport, il faut que votre utilisateur ait la case "Belgian Intrastat Product Declaration" cochée.

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Allez dans Facturation < Reporting < "Belgian Intrastat Product Declaration" et cliquez sur créer.

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Entrez le mois et l'année de la déclaration, si c'est pour les arrivées (et traiter les factures fournisseur) ou les envois (et traiter les factures clients) et s'il s'agit d'une déclaration étendue ou standard.

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Cliquez ensuite sur "générer les lignes depuis les factures". Elles s'affichent dans l'onglet "transaction".  S'il manque des configurations, elles seront indiquées et reprises dans l'onglet "notes".

Pour chaque ligne :

Vous pouvez ajouter manuellement des lignes et exporter le tout en excel.

Cliquez finalement sur "générer les lignes de la déclaration". Elles s'affichent dans l'onglet "Lignes de déclaration". Elles peuvent aussi être exportées en excel.

Si aucune ligne de facture n'est reprise, le champ "action" est mis à "nihil".

Une fois la déclaration réalisée, cliquez sur "Done" pour changer son statut.

Il est possible de revenir en statut "Brouillon".