Gérer les ordres de paiements SEPA - Module SEPA

Générez des ordres de paiements et de prélèvement SEPA à importer dans votre application bancaire.

• Présentation des modules
• Créer un mode de paiements "SEPA"
• Définir un mode de paiements et un compte bancaire sur une fiche fournisseur
• Générer un fichier SEPA
• Lettrer le paiement après import des relevés bancaires
• Ordre de prélèvement SEPA et Mandats clients

Présentation des modules

Installation du module

Pour les paiements SEPA aux fournisseurs, installer le module account_banking_sepa_credit_transfer, ce qui installera automatiquement ses dépendances.

Pour les paiements SEPA des clients, installer le module account_banking_sepa_direct_debit ce qui installera automatiquement ses dépendances.

Les modules account_payment_order, account_banking_pain_base et account_banking_sepa_credit_transfer/account_banking_sepa_direct_debit permettent de générer des fichiers SEPA en format XML, à importer dans les applications bancaires pour créer des ordres de paiements et de prélèvement. Les modules sont créés et maintenus par la communauté OCA (Odoo Community Association).

Info technique : la librairie python unicode est nécessaire

Droits d’accès

Il faut que l’utilisateur ait les droits d'accès aux fonctionnalités SEPA/PAIN Identifiers on Payment Modes :

Créer un mode de paiements "SEPA"

Lorsque l’on utilise le module SEPA pour la première, il faut créer une nouvelle ligne pour le mode de paiement SEPA avant de pouvoir l'utiliser.

Pour créer un mode de paiements "SEPA",

• Allez dans Facturation < Configuration < "Gestion" < Mode de paiements

• Cliquez sur “Créer”. Dans le cadre de virement SEPA aux fournisseur mettre la méthode de paiement sepa_credit_transfer, pour des paiements clients, mettre sepa_direct_debit. Adapter le journal comptable

• Configurez le mode de paiement SEPA en choisissant les infos suivantes par exemple :

Définir un mode de paiements et un compte bancaire sur une fiche fournisseur

Pour pouvoir générer un fichier SEPA reprenant toutes les factures fournisseur ouvertes, il faut d’abord définir sur chaque fournisseur que la méthode de paiement SEPA devra être utilisée.

Définir un mode de paiement sur une fiche fournisseur

• Allez sur une fiche d’un fournisseur et dans l’onglet Ventes et Achats, sélectionnez la méthode de paiement SEPA dans le "Mode de règlement fournisseur" :

Il est possible de créer une action d’édition en masse (éditer en lot) sur les fournisseurs pour que cela s’applique sur tous les fournisseurs existants.

Pour la création de futurs fournisseurs, il est aussi possible de configurer le système pour que cette valeur soit mise par défaut.

Définir un compte bancaire sur une fiche fournisseur

Dans l’onglet “Facturation” de votre fiche du fournisseur,

• Indiquez le compte bancaire de votre fournisseur.

Facture : indiquer la communication du virement

Pour que le fichier XML contienne une communication de virement pertinente pour chaque paiement de facture, il faut indiquer sur la facture fournisseur dans le champs “Référence fournisseur” les infos indiquées comme communication par le fournisseur.

Si ce champs est laissé vide, Odoo utilisera le numéro de la facture (BILL/2019/0002 par exemple).

Le numéro de compte sur lequel faire le virement est indiqué par défaut sur base de la configuration de la fiche fournisseur.

Générer un fichier SEPA

Générer un fichier SEPA pour les paiements fournisseurs

Lorsque vous voulez générer un fichier XML SEPA pour toutes les factures fournisseurs à payer, cela demande une opération manuelle.

Créer un ordre de paiement

• Allez dans Facturation < Paiements < “Ordres de paiements” (seul les utilisateurs avec le droit correspondant voient ce menu) :

• Cliquez sur “Créer” pour créer un nouvel ordre.
  
  • Choisissez le mode de paiement SEPA à gauche et la date d’exécution du paiement (date d’échéance ou date fixe à préciser) à droite.

• • Choisissez le journal de banque qui sera utilisé pour faire le virement (cela peut être fixé une fois pour toute dans la configuration du mode de paiement SEPA si c’est toujours le même compte utilisé).

Une fois ces données encodées,

• Cliquez sur “Créer les lignes de paiement à partir de la pièce comptable” :

Cela va ouvrir une fenêtre permettant d’indiquer des critères de sélection des pièces comptables (factures ou autres) à prendre en compte pour la génération du fichier.

• Cliquez sur “Ajouter des écritures comptables (bouton blanc au milieu) de manière à alimenter la liste du tableau du bas.

Il est aussi possible de cliquer sur “ajouter un élément” pour aller choisir les pièces comptables soi-même manuellement.

• Cliquez sur “Créer les opérations”.

Cela va alimenter l’ordre de paiement avec les données sélectionnées.

Générer le fichier XML

Une fois que vous avez créé vos ordres de paiements,

• Cliquez sur "Confirmer les paiements :"
• Cliquez sur "Générer un fichier de paiement"

Le système permet de télécharger le fichier :

Voici à quoi ressemble le fichier en question.

Clore l'ordre de paiement dans Odoo

1. Si le mode de paiement génère et poste les écritures comptables

L'ordre de paiement passe automatiquement à l'état "fait" et les lignes de paiement sont lettrées avec les factures ouvertes.

• Revenez sur l’ordre de paiement et cliquez sur le bouton “fichier téléchargé” pour faire changer l’état de l’ordre de paiement et faciliter le suivi.

Sur l’ordre de paiement, vous pouvez visualiser les paiements qui ont été générés ainsi que les pièces comptables (factures) à l’origine de ces paiements :

2. Si le mode de paiement ne génère pas d'écritures comptables

Une fois les paiements effectués, cliquer sur "mark as done" pour clore l'ordre de paiement. Les factures associées resteront ouvertes, jusqu'à leur lettrage a poseriori avec le relevé bancaire.

Télécharger le fichier SEPA dans l’application bancaire

Ensuite, il suffit de se rendre dans l’application bancaire pour y télécharger le fichier XML généré à l’étape précédente.

Générer un fichier SEPA pour les paiements clients

Filtrer les factures validées mais non payées. S'assurer que toutes ces factures ont bien le mode de paiement Prélèvement SEPA. Les selectionner en vue liste, puis Ajouter à l'ordre de Paiement/Débit. 

Si l'on obtient l'erreur suivante, c'est qu'au moins une facture à un mode de paiement qui n'est pas un prélèvement SEPA. On peut la trouver en faisant "Grouper par"> Mode de paiement

Cela nous redirige vers un nouvel ordre de paiement. Une fois que les champs obligatoires sont bien remplis (le Journal de banque notamment), on peut cliquer sur Confirmer le paiement, puis Générer un fichier de paiement. 

On peut enfin télécharger le fichier pour l'importer dans son application bancaire. 

Attention, la génération d'un fichier de paiement SEPA entraîne la création d'écritures comptables de paiement. Une écriture sur un compte de tiers et une écriture sur un compte d'attente. Le lettrage se fera contre l'écriture en compte d'attente. 

Lettrer le paiement après import des relevés bancaires

Sur le mode de paiement, vous pouvez choisir les écritures comptables qui seront générées ou non lors de la création d’un ordre de paiement. Par exemple :

Dans ce cas, le système génère une écriture comme si le paiement avait été fait depuis le compte bancaire :

Lors de l'import du relevé bancaire correspondant, le système propose une ligne en bleu car il détecte qu’elle existe déjà :

• Cliquez sur "Lettrer" ne donnera pas lieu à une nouvelle écriture comptable.

Si le système ne retrouve pas cette ligne en bleu, attention, il y aura une écriture en plus et incorrecte.

Une autre configuration du mode de paiement est possible, par exemple :

Dans ce cas à la génération de l’ordre de paiement, une écriture intermédiaire est faite en plus sur le compte de transfert :

Lors du lettrage, le système peut suggérer à nouveau une ligne en bleu, mais cela n’est pas bien, car elle ne va générer aucune nouvelle écriture comptable :

Or, il faut équilibrer le compte de transfert et choisir la ligne sur le compte 1090 dans cet exemple :

Les écritures correspondantes seront alors :

Ordre de prélèvement SEPA et Mandats clients

Prérequis : modules account_banking_mandate_contact

Concernant les ordre de prélèvement des clients, il faut avoir obtenu un consentement du client. Dans Odoo, ce consentement est consigné dans un Mandat bancaires. Ces mandats sont accéssibles dans le menu Facturation>Client>Mandats bancaires. 

Ce mandat enregistre l'IBAN du client, la date du consentement et une éventuelle image du document. 

Pour créer un mandat manuellement, il faut d'abord que la fiche contact du partenaire associé soit créée, et que son IBAN soit encodé dans l'onglet facturation. Lors de la créatin du mandat, choisir l'IBAN associé et Odoo en déduiera le partenaire.

Encoder également la date de signature.