Importer des factures de fournisseurs (UBL) - Module OCA

• Présentation du module
• Prérequis et configurations
• Importer une facture de fournisseur
• Erreurs possibles lors de l'import

Présentation du module

Installation du module

Les modules permettant d’importer des factures fournisseurs selon le standard UBL (en format XML ou PDF) sont des modules créés et maintenus par la communauté OCA (Odoo Community Association). 

Afin de pouvoir importer des factures d'achats au format UBL, il suffit d’installer ce module => account_invoice_import_ubl

il installe et dépend de :

1. account_invoice_import qui installe et dépend de :

1.a account (standard)

1.b. base_iban (standard)

1.c base_business_document_import (est un module technique https://github.com/OCA/edi/tree/12.0/base_business_document_import)

1.d onchange_helper (est un module technique https://github.com/OCA/partner-contact/tree/12.0/base_vat_sanitized)

2. base_ubl qui installe et dépend de :

2.a account_tax_unece

2.b uom_unece

2.c base_vat_sanitized

Droits d’accès

L’utilisateur doit avoir accès au module de la Facturation.

Prérequis et configurations

Configuration des taxes

• Allez dans Facturation < Configuration < "Comptabilité" < Taxes
• Configurez les taxes d’achats qui sont susceptibles d’être utilisées dans les factures d’achats. Par exemple : 6% Marchandise.
• Allez dans l’onglet Options avancées et indiquez les valeurs suivantes dans les nouveaux champs :
• • UNECE Tax Type : [VAT] Value added tax
  • UNECE Tax Category : [S] Standard rate

Configuration des modèles d’import

Dans la configuration de la comptabilité, se rendre dans le nouveau menu “Import Bills” :

Facturation < Configuration < "Import Vendor Bills" < Import Bills

• Cliquez sur "Créer"

• Remplissez les champs
  
  • Name : le nom de la configuration d’import. C’est ce texte qui apparaitra lors de l’import en tant que tel, donc choisir un nom explicite.
  • Partner (optionnel) : sélectionner le fournisseur à qui s’appliquera cette configuration d’import.
  • Method for Invoice line : on a le choix entre
    • Single Line, No product. Dans ce cas, il faut indiquer le compte général qui devra être imputé lors de l’import de la facture. C’est une configuration fixe.
    • Single Line, Statut Product. Dans ce cas, il faut indiquer l’article qui sera utilisé lors de l’import.
    • Multi Line, No Product. Il faut également configurer le compte général qui sera imputé. Ici, plusieurs lignes seront toutefois créées sur la facture.
    • Multi Line, Static Product. Il faut sélectionner l’article qui sera utilisé pour lors de l’import de la facture. Ici, plusieurs lignes seront toutefois créées sur la facture.
    • Multi Line, Auto-selected Product. C’est l’option la plus flexible car lors de l’import, les articles présents dans la facture seront sélectionnés automatiquement sur base de la référence interne. C’est cette option qui est utilisée pour ce tutoriel.

Configuration des articles du fournisseur

Dans le cas d’un import avec sélection automatique des produits, il faut au préalable que les articles dans Odoo aient comme référence interne le même nom que ce que le fournisseur a encodé dans la facture.

Par exemple, le fichier XML indique pour le basilic le nom (et l’ID) “BASILIC POT 12” :

Il faut que la référence interne de l’article correspondant dans la base de données Odoo soit identique :

Importer une facture de fournisseur

Depuis le menu Facturation < Fournisseurs

• Allez dans le menu Facturation < Fournisseurs < “Import Vendor Bill” :

Un pop-up s’ouvre pour permettre de charger le fichier à importer :

• Après sélection de la facture, cliquez sur “Import”.

Un autre pop up est affiché :

• Choisissez la configuration d’import correspondante.

• Cliquez sur Import.

Si une facture brouillon existe pour ce fournisseur, Odoo propose de la mettre à jour ou d’en créer une nouvelle :

• Faites le choix adapté.

Si vous voulez mettre à jour une facture brouillon, il faut la sélectionner  dans le champs “Draft supplier invoice to update”.

La facture importée est ensuite affichée. Son statut est “Brouillon”.

Dans le chatteur de la facture sont affichés les éventuelles alertes et l’information que la facture a été créée par un import :

Depuis une facture brouillon

Sur une facture brouillon, un bouton est disponible “Import Invoice File” :

Un pop up est affiché pour sélectionner le fichier à importer et éventuellement sélectionner la configuration d’import voulue :

Erreurs possibles lors de l'import

• • Si vous avez déjà importé le fichier, Odoo indique une erreur :

• • Si vous n’avez pas configuré de modèle d’import pour ce fournisseur, Odoo indique une erreur :