Enregistrer un paiement

• Importer des relevés bancaires en format CODA
• Lettrer les paiements
• Enregistrer un paiement sans le relevé (déconseillé)
• Cas particuliers, encoder salaires et paiements
• Importer des relevés bancaires en format csv ou xls

Importer des relevés bancaires en format CODA

Le module account_bank_statement_import_coda permet l'import de fichier CODA.

• Allez dans l'application Facturation < Vue d’ensemble
• Cliquez sur “Importer Relevés” pour le compte correspondant :

Odoo affiche automatiquement la page qui permet de faire les lettrages. Avant de le faire directement, il est prudent de revenir au tableau de bord de la comptabilité et de cliquer sur le nom/numéro du compte :

Cela va afficher la liste de tous les relevés bancaires déjà importés.

Il faut s’assurer que le solde initial du relevé bancaire correspond au solde final du relevé précédent (pour éviter d’oublier des transactions !).

Si les soldes correspondent,

• Cliquez sur la ligne du relevé à lettrer et vérifiez que le solde final est égal au solde final calculé par Odoo (Odoo prend le solde initial + la somme des transactions dans le relevé).

Si ce n’est pas égal, cela veut dire qu’il y a soit des transactions manquantes soit des transactions en trop (si le CODA ajoute des lignes de détails d’opérations, il est possible que les détails soient importés comme des nouvelles lignes de relevés… on a donc des choses en double).

• Dans ce cas, modifiez le relevé pour que l’ensemble des transactions attendues s’y trouve.

Lettrer les paiements

Pour chaque entrée/sortie sur le compte bancaire, il faudra faire un “matching” (aussi appelé “lettrage” ou “réconciliation”) avec une pièce comptable dans Odoo.

Lettrage manuel

Sur le relevé bancaire,

• Cliquez sur le bouton “Lettrer” en bleu :

Pour chaque transaction, Odoo va indiquer le “partenaire” (client ou fournisseur) correspondant au nom de la personne ou de l’organisation à laquelle la transaction est liée :

Si cette personne n’est pas dans Odoo ou qu’Odoo ne la retrouve pas, le nom apparaîtra en gris clair.

Il faut alors sélectionner la bonne personne ou organisation dans la liste (en cliquant sur la petite flèche à droite du nom).

• • Vous pouvez aussi créer le partenaire si c’est quelqu’un qui fera des virements ou à qui vous ferez des virements régulièrement. Ainsi, le suivi des factures et paiements pour cette personne sera possible dans Odoo.
    
    
  • Vous devez ensuite choisir la contrepartie : Odoo va proposer des factures en attente de paiement liées au partenaire en question, sur base de son nom, de son numéro de compte en banque, du montant du paiement ou de la communication structurée.

Dans cet exemple, une facture au nom du client “Abonnement” est validée dans le système. Odoo propose donc directement de faire le lettrage entre les deux lignes :

Si Odoo ne trouve rien, il indiquera “Choisissez la contrepartie”.

Un panneau permet de sélectionner le compte de la contrepartie et le compte de taxe :

Pour valider votre encodage de compte,

• Tapez “Enter” au clavier.

Cela affichera une ligne correspondante en-dessous de la première ligne de transaction.

Si vous voulez effacer cette contrepartie, cliquez sur la petite croix sur la gauche :

• Quand la contrepartie est correcte, cliquez sur le bouton “Lettrer” et passez à la transaction suivante.

Il est également possible de lettrer un paiement bancaire sans pièce comptable. On parle alors de balance ouverte.

Dans ce cas, le montant payé par le client a été mis sur le compte 4000 clients, sans être associé avec une facture (pas de référence de lettrage entre l'écriture du compte 4000 liée au paiement et l'écriture du compte 4000 qui a été créée lors de la validation de la facture et qui a enregistré une dette de la part du client).

Odoo proposera dès lors de lettrer ces "montants en circulation" avec les factures au nom de ce client.

Dans ce cas-là, cela ne va pas générer de nouvelle écriture comptable, mais cela va modifier les écritures déjà créées en ajoutant des références de lettrages entre les écritures lettrées.

Lettrer un relevé avec plusieurs paiements

Dans certains cas, on n'a pas le détail des paiements correspondant à un relevé bancaire (ou une ligne d'un relevé), par exemple pour un relevé de ses paiements visa à un fournisseur. Il faut donc réconcilier le montant total avec les différentes factures.

Pour cela, après avoir sélectionner une première facture, il faut supprimer le nom du contact associé dans le champ en haut à gauche, afin de pouvoir chercher les factures d'autres contacts :

Il ne sera possible de lettrer le relevé que lorsque la somme des factures sera égale au montant du relevé bancaire. En laissant le nom du contact dans le cadre, le solde qui n'est pas réconcilié avec les éléments sélectionnés sera attribué à ce fournisseur comme balance ouverte.

Dans le cas où le montant du relevé inclut les frais du service de paiement (comme pour Mollie), il est possible de créer manuellement une écriture comptable ad-hoc attribuant le solde à ces frais. Il est alors possible de valider le lettrage.

Il est déconseillé d'encoder manuellement les paiements de factures fournisseurs depuis les factures elles-mêmes en cliquant "enregistrer un paiement". Dans ce cas, les factures liées aux paiements sont directement marquées "payées", avec génération d'écritures comptables à la clé. Les factures ne sont plus disponibles pour le lettrage, et il faut lettrer les paiements associés. C'est une pratique normalement bien gérée par Odoo, mais potentiellement source de confusion pour les comptables et les utilisateurs.

 

Génération des écritures comptables

Lettrer un paiement, même avec une balance ouverte, va générer de nouvelles écritures comptables (écriture sur le compte de banque 55xxxx et sur le compte choisi dans le lettrage, typiquement un compte 400xxx pour les clients).

 

Modèle de lettrage

Si certains lettrages se font directement sur des comptes généraux sans passer par des pièces comptables (compte courant TVA, …), vous pouvez configurer des modèles de lettrage de manière à ce qu’en 1 clic, le bon compte soit sélectionné.

Pour ce faire,

• Allez dans Facturation < Configuration < "Comptabilité" < Modèle de lettrage

• Cliquez sur "Créer"
• Paramétrez vos modèles de lettrage en fonction de vos besoins

Voici ce que cela donne sur votre choix de contrepartie lorsque des modèles de lettrage ont été créé.

Enregistrer un paiement sans le relevé (déconseillé)

Il est déconseillé d'encoder manuellement les paiements de factures clients ou fournisseurs depuis les factures elles-mêmes en cliquant "enregistrer un paiement

Dans ce cas, les factures liées aux paiements sont directement marquées "payées", avec génération d'écritures comptables à la clé. Les factures ne sont plus disponibles pour le lettrage, et il faut lettrer les paiements associés. C'est une pratique normalement bien gérée par Odoo, mais potentiellement source de confusion pour les comptables et les utilisateurs.

Cas particuliers, encoder salaires et paiements

Il y a deux options : soit créer une pièce comptable et la comptabiliser (plus rigoureux), soit partir du relevé bancaire depuis lequel l’argent versé est indiqué.

Il y a aussi moyen de faire une facture si par exemple le propriétaire du bâtiment ou du local envoie une facture pour le loyer. Dans ce cas, cela fonctionne comme une facture fournisseur.

Option 1 : créer une pièce comptable puis lettrer le paiement

• Créez une pièce comptable dans Odoo depuis Facturation < Comptabilité < "Écritures comptables" < Pièces comptables en cliquant sur Créer :

• Choisissez la date comptable, le journal et indiquer une référence.
• Créez au moins 2 lignes. Sur chaque ligne, vous pouvez choisir le partenaire (dans ce cas, le travailleur), un libellé (qui sera repris sur l’écriture comptable), puis un débit ou un crédit.

Cela crée une dette de la société envers le travailleur.

Quand le relevé bancaire de paiement est importé, il faut ensuite lettrer le paiement avec cette pièce comptable pour annuler la dette.

Option 2 : via le relevé bancaire

Pour faire plus vite - mais dans ce cas, il n’y a pas de suivi des dettes de l’entreprise vers les travailleurs.

Depuis le relevé bancaire de paiement, lettrer directement en imputant le compte général des salaires.

Importer des relevés bancaires en format csv ou xls

Le module OCA account_bank_statement_import_txt_xlsx permet d'importer des relevés bancaires sous format csv, txt ou xls.

En v12, pour la banque Crelan, le module account_bank_statement_import_crelan permet d'importer les extraits Crelan au format csv presque sans configuration préalable. Nous expliquons ici comment utiliser le module account_bank_statement_import_txt_xlsx à la place.

Mapping

Afin de pouvoir importer le fichier, il faut d'abord paramétrer le "mapping".

Pour cela, allez dans l'application Facturation < Configuration< "Statement sheet mapping"

Dans le cas de la banque Crelan, on peut configurer le mapping comme ceci :

 

Vous pouvez ensuite créer un nouveau modèle ou adapter le sample déjà présent. Il faut remplir tous les champs de configuration :

Parmi les champs à importer, seules les colonnes date et amount sont obligatoires :

La correspondance doit être parfaite :
- format
- nom des colonnes (attention à la casse)

Importer

Pour importer votre fichier, aller sur le tableau de bord de la comptabilité, sur votre journal de banque et cliquez sur "import"

Un wizard s'ouvre dans lequel vous pouvez renseigner votre mapping et uploader votre fichier.

cliquez ensuite sur "importer".