Gérer mes factures clients

• Bon de commande et facture
• Créer une facture - Accélérer l'encodage en remplissant la fiche client et la fiche article
• Créer une facture - Encoder les lignes de factures et les autres informations de la facture
• Encoder une remise sur une facture
• Encoder une facture client avec un montant négatif
• Créer une note de crédit - à partir d'une facture
• Créer une note de crédit - Sans facture dans Odoo
• Valider la facturation, imprimer et envoyer
• Ajouter une information sur le paiement dans la facture pdf
• Gérer la numérotation des factures
• Ajouter un QR Code sur une facture

Bon de commande et facture

Au départ d’un bon de commande

Si tout le flux de vente ou d’achat est géré dans Odoo, il est possible de configurer le système pour que des factures soient pré-remplies lors de la vente ou l’achat d’articles via un bon de commande.

Au niveau du bon de commande,

• Cliquez sur le bouton “Créer une facture”.

On peut choisir si on veut facturer un acompte (fixe ou %) ou bien si on veut facturer ce qui est prévu sur le bon de commande de vente (en tenant compte des éventuels acomptes ou pas) :

La facture reprendra les quantités livrées (si les articles ont été configurés de cette manière) et s’adressera au contact de facturation du client (si spécifié sur la fiche du client) :

Facturer plusieurs bons de commande en une seule action

Pour accélérer le processus de facturation à partir de bons de commande prêts à être facturés,

• Cochez les bons de commandes concernés et cliquez sur "Action" < Facturer

Une fenêtre s’ouvre :

Pour visualiser les factures générées,

• Cliquez sur “Créer et afficher des factures”.

Les factures sont générées en statut Brouillon.

Créer une facture - Accélérer l'encodage en remplissant la fiche client et la fiche article

Si la fiche du client a été correctement remplie au niveau de l’onglet facturation, des informations vont automatiquement être pré-remplies dans les champs de la facture après avoir choisi le client :

• Date d’échéance de la facture* (voir plus bas les explications à ce sujet)
• Position fiscale
• Condition de règlement de la facture

Au niveau des articles en vente, vous pouvez définir les comptes de revenus et les comptes de dépenses.

ainsi que les taxes à utiliser dans le cas d’une facture client dans l’onglet "Informations Générales”.

Dès lors, la facture correspondante sera bien remplie ;

Et dans l'onglet "Autres informations" :

Créer une facture - Encoder les lignes de factures et les autres informations de la facture

Pour créer une ligne de facture par article à facturer (un livre, une formation…).

• Ajouter une ligne d'article

Si un article n’a pas été pré-encodé, il est possible de créer une ligne sans article correspondant (quand on vend un article ou une prestation exceptionnelle). Cependant, si cet élément sera facturé à d’autres clients, il est préférable d’en créer un “Article” correspondant pour éviter du ré-encodage.

• Sélectionnez le bon journal correspondant à la facture.

Attention, après validation de la facture, il ne sera plus possible de le modifier via l’interface d’Odoo !

Il est important de générer une facture pour chaque vente, car la réconciliation bancaire se fera avec la facture générée dans Odoo.

• Sélectionner la position fiscale.
• Date d’échéance de la facture : ce champ sera rempli automatiquement sur base de la Condition de paiement que vous aurez choisie au niveau du fournisseur ou du client.

Pour ajouter de nouvelles conditions de paiements,

• Allez dans le module Facturation < Configuration < "Gestion" < Conditions de paiement :

• Cliquez sur "Créer" et modifiez le Délais.
• Paramétrez la condition de paiement en fonction de vos besoins.

Encoder une remise sur une facture

Odoo permet d'encoder des remises sur des lignes de vente (les bons de commande et les factures)

Autoriser un utilisateur ou une utilisatrice à encoder des remises

• Allez dans le menu Configurations < Utilisateurs et sociétés < "Utilisateurs"

Cela ajoutera une colonne “Remise” sur les factures pour ce compte utilisateur :

Encoder des remises globales (sur toutes les lignes d'une facture)

Voir ici la documentation sur les remises globales.

En v12, le module invoice_global_discount permettait de calculer une remise sur le total d'une facture fournisseur en une fois. Encoder cette remise globale, puis cliquer sur “Apply discount” pour que la remise soit encodées sur toutes les lignes.

 

 

Encoder une facture client avec un montant négatif

Ceci était possible dans la version 9, mais plus depuis la version 12, et donc dans la version 16 non plus.

En principe, une facture négative n’a pas de sens et il faut bien créer une note de crédit.

Cela dit, quand un supermarché achète et vend des consignes, il arrive qu’une facture d’achat auprès d’un fournisseur soit négative car le montant relatif aux achats est inférieur au montant des consignes rendues au fournisseur.

Pour cela, nous avons adapté le module account_invoice_negative_total (todo : changer lien après la fusion de la PR).

Créer une note de crédit - à partir d'une facture

• Allez sur la facture en question et cliquez sur “Ajouter un avoir”.

• Choisissez de la créer en statut Brouillon.

Dans votre liste d'Avoirs, un brouillon a été créé.

• Enlevez les lignes ou modifiez-les pour qu’elle indique les articles sur lesquels portent la note de crédit.

• Modifiez le journal sur lequel sera assignée la facture pour indiquer le journal de votre choix (par exemple, un journal spécifique pour les notes de crédit de vente ou d’achat).
• Cliquez ensuite sur “Valider”. Cela liera automatiquement la note de crédit avec la demande de libération de capital qui doit être annulée.

Parfois l’avoir et la demande de libération de capital ne sont pas liés (ils ont pour statut “ouvert” à la place de “payé”). Dans ce cas, il faut cliquer sur la facture initiale et y lettrer l’avoir, en cliquant sur ajouter, en bas à droite du document.

Les deux s'auto-annulent et vous n'attendrez plus d'argent de la part de cette personne.

Créer une note de crédit - Sans facture dans Odoo

Pour créer une note de crédit sans qu'il y ait de facture au départ dans Odoo,

• Allez dans Facturation < Vue d'ensemble
  

• Cherchez le panneau correspondant au journal de vente ou au journal d'achat pour lequel vous devez créer la note de crédit (ou un journal spécifique aux notes de crédits)

• Cliquez sur les 3 petits points verticaux en haut à droite et dans la colonne "Nouvelle", cliquez sur "Avoir".

Valider la facturation, imprimer et envoyer

Valider uniquement si vous êtes sûr que la facture est correcte !

Valider la facturation

a. Valider une facture

Lors de la validation, le système attribue un numéro à la facture suivant la séquence utilisée pour ce journal comptable (voir ici comment gérer la numérotation des factures). La date de facturation se mettra à jour (à la date d’aujourd’hui) si elle avait été laissée vide.

Pour les factures fournisseurs, si la facture doit être portée comptablement à une date ultérieure à la date de facturation (car la période comptable a déjà été clôturée et la facture fournisseur est arrivée plus tard), il faut changer le champs “date comptable” dans l’onglet “Autres informations” :

Le numéro de facture est généré automatiquement.

b. Valider plusieurs factures en une opération

Après avoir vérifié le contenu de toutes les factures à valider,

• Affichez les en vue “liste”
• Cochez les cases des lignes des factures à valider
• Cliquez sur "Action" < Confirmer des factures brouillon :

Un pop s’affiche demandant la confirmation. Les factures passent en statut “Ouvertes”.

Imprimer la facture

Odoo permet d’imprimer la facture en format PDF.

Pour aller plus vite, il est possible d’imprimer une série de factures en une fois en passant par la vue “Liste”,

• Sélectionnez toutes les factures à imprimer
• Cliquez sur le bouton “Action” < Imprimer.

Cela va générer un document PDF unique qui reprend toutes les factures.

Envoyer la facture par mail

Prérequis : un serveur de mail sortant doit avoir été configuré.

Vous pouvez envoyer la facture au client par email directement via Odoo. Pour ce faire, il faut avoir pré-rempli l’adresse email du client en question. Si ce n’était pas fait, Odoo vous demandera de le faire au moment de l’envoi.

Communication structurée

Prérequis : le module de l’OCA l10n_be_invoice_bba doit être installé.

Cela se configure dans les paramètres généraux, au niveau de la Facturation < Configuration < "Configuration"

Ce qui permet de faciliter le lettrage.

Ajouter une information sur le paiement dans la facture pdf

Le module account_invoice_report_payment_info doit être installé.

Ce module étend le rapport de facture pour ajouter des informations sur les paiements.

Pour définir le paramètre à ajouter, allez dans Paramètres > Technique > Paramètres > Paramètres système et chercher  "account_invoice_report_payment_info.info_pattern"

Vous pouvez définir un modèle de format en utilisant une de ces valeurs :

'name' : payment.name
'journal_name' : paiement.journal_id.name,
'amount' : montant_à_afficher,
'currency' : currency_id.symbol,
chiffres' : [69, currency_id.decimal_places],
position" : currency_id.position,
date" : payment.date,
payment_id' : payment.id,
'account_payment_id' : paiement.payment_id.id,
'invoice_id' : paiement.invoice_id.id,
invoice_view_id' : invoice_view_id,
move_id' : payment.move_id.id,
'ref' : payment_ref,

Dans l'exemple ci-dessus, la valeur ajoutée est la suivante :

 

 

Gérer la numérotation des factures

Dans Odoo, les factures portent un nom du type "FACTURE/2022/0678", composé de plusieurs éléments :

1. Le préfixe "FACTURE", utilisé pour toutes les factures du journal comptable.
2. L'année, et éventuellement le mois d'émission (ici 2022)
3. Le numéro individuel de facture (ici c'est la 678ème facture émise sur ce journal en 2022)

Le  préfixe utilisé par défaut est le code du journal comptable, défini dans la configuration du journal. Par défaut, le journal "factures client" a le code "INV" (pour "invoice") tandis que le journal des factures fournisseurs a le code "BILL".

Les séquences des factures sont gérées très différemment en version 12 et en version 14.

Séquences en v12

En v12, les séquences sont configurables via la configuration du journal comptable correspondant. En cliquant sur "INV Sequence", on peut configurer le code régissant la séquence à l'aide de paramètres tels que "%(year)s" proposés dans la légende :

Séquences en v14

En v14, le système se base sur la première facture brouillon créée sur le journal : c'est là qu'il faut définir le préfixe et le format de séquence pour le journal. Le système déterminera le préfixe, l'année, éventuellement le mois, et les factures suivantes suivront ce format avec des incréments de 1.

 

 

Ajouter un QR Code sur une facture

Il est possible d'ajouter des QR code pour des paiements SEPA dans les factures de ventes. Cette fonctionnalité n'est apriori utilisable que pour des clients européens.

Odoo a aussi fait une vidéo sur cette fonctionalité

La fonctionalité est disponible par défaut dans Odoo en version 14 et 16 (en 12 ça fait partie de Odoo entreprise). Il y a par ailleurs un module standard account_qr_code_sepa mais je ne sais pas si c'est lié à cette fonctionalité.

Conditions requises:

• Vérifier que le compte bancaire associé à la société (la notre, pas celle du client) ai bien un compte bancaire encodé qui ai été détecté comme de type IBAN

• S'assurer que ce compte bancaire soit en haut de la liste des comptes liés à la société (qu'il soit donc utilisé par défaut).
• Dans le menu Configuration>Facturation>Paiements clients, cocher la case QR-codes.

Attention cette configuration dépends de la société (dans un contexte multicompany)

• Si tout est bien configuré, si l'ont créé une facture, qu'on la confirme et qu'on l'imprime, on verra le QR code s'afficher