Gérer son budget - MIS Budget
Installation du module
Le module utilisé pour faire des budgets s'appelle "MIS Builder Budget". Nom technique : mis_builder_budget.
C'est un module mis à disposition par l'OCA.
Il dépend du module "MIS Builder" qui est un module permettant de générer des rapports comptables.
MIS Builder Budget ajoute le concept de "budget" qui peut ensuite être utilisé dans les rapports comptables comme source d'information.
Création d'un budget
Accéder au menu MIS Budget
Se rendre dans le module Facturation (ou Comptabilité) > Rapport > "MIS Reporting" > "MIS Budget (by KPI)" ou "MIS Budget (by accounts)".
Créer un budget par compte
Créer un budget en brouillon
Cliquer sur "Créer" pour créer un nouveau budget.
Remplir les champs suivants :
- Nom : choisir un nom explicite
- Description : optionnelle, à titre indicatif
- Période : créer une période (optionnel) pour que les champs "De" et "A" se remplisse automatiquement. Sinon, remplir manuellement les dates De et A.
Cliquer sur "Sauvegarder".
Le statut du budget est alors en "Brouillon". Nous conseillons de le "confirmer" une fois que le budget a été validé et peut être utilisé pour faire des contrôles budgétaires.
Créer les lignes de budget manuellement
Cliquer ensuite sur le smart button "Lignes de budget" (en haut à droite). L'écran affiche des lignes vides. Il faut maintenant créer manuellement ou importer les lignes de budget.
Chaque ligne de budget doit reprendre les informations suivantes :
- Account : le numéro du compte général (le plan comptable est disponible à la recherche grâce à la flèche vers le bas)
- Période : optionnel, mais très utile pour remplir rapidement les colonnes "De" et "A" automatiquement.
- De : obligatoire, la date de début sur laquelle porte la ligne de budget
- A : obligatoire, la date de fin sur laquelle porte la ligne de budget
- Débit : le montant budgété en débit pour la période donnée pour ce compte général
- Crédit : idem pour le montant budgété en crédit
- Compte analytique : optionnel, affiché si la compta analytique est activée.
- Analytic Tags : optionnel, affiché si la compta analytique est activée.
Par exemple, sur la période du 01/01/2022 au 31/12/2022, on prévoit 3 800 000 € de ventes sur le compte 700000. Cela donne la ligne suivante :
Si le budget est ensuite contrôlé mensuellement, Odoo va diviser le chiffre total par 12 comme base de comparaison. Si on budgétise chaque mois séparément, il est aussi possible d'encoder une ligne par mois. Illustration pour janvier et février :
Astuce : il est possible de générer des "Périodes" automatiquement en se rendant dans Configuration > Technique > Generate Date Ranges
Importer des lignes de budget sur base d'un Excel
Pour accélérer l'encodage, si le budget a été conçu dans Excel, il est possible de faire un import. L'Excel doit contenir les colonnes avec les titres suivants :
- account_id/id (=> alors référencer l'identifiant du compte dans la base de données). Alternative plus simple "account_id" (et utiliser alors le code du compte, par exemple "700000" dans l'exemple ci-dessus).
- credit
- debit
- date_from
- date_to
- date_range_id/id (optionnel)
- analytic_account_id/id (optionnel)
- analytic_tag_ids/id (optionnel)
Illustration par un exemple
Le budget des Ventes et Prestations suivant :
est traduit en lignes de budget ainsi :
Il faut bien sûr ajouter les lignes pour les dépenses dans le même budget (donc ajouter de nouvelles lignes de budgets).
Confirmer le budget
Quand toutes les lignes ont été importées ou encodées, on peut confirmer le budget en cliquant sur le bouton "confirmer" après être revenu à l'écran de budget :
Le fait de confirmer un budget n'empêche pas l'édition des lignes de budget. Ce statut a une vocation informative.
Création d'un rapport de contrôle budgétaire
Une fois que les lignes de budget ont été encodées, le budget est prêt à être utilisé comme source d'information dans d'autres rapports.
Pour ce faire, se rendre dans le menu Rapport > MIS Reporting > "MIS Reports" et créer un nouveau rapport pour le compte de résultat de l'année correspondante au budget.
Choisir un nom explicite pour le rapport et sélectionner le modèle de rapport pour le compte de résultat :
Cocher la case "Comparison mode" pour pouvoir construire le rapport de contrôle budgétaire.
L'onglet "Colonnes" apparait.
Choisir la Date de base pour le rapport : 01/01/2022 par exemple.
Dans le tableau, chaque ligne permet de configurer le nom et le contenu des colonnes qui vont apparaitre sur le rapport final.
Pour ajouter une ligne, il faut configurer les éléments suivants :
- Libellé : le titre de la colonne
- Sub KPI Filter : à documenter - jamais testé
- Source : choisir parmi :
- Actuals : se sont les chiffres qui proviennent des écritures comptables, donc le "réalisé"
- Actuals (alternative) : permet de choisir une autre source de chiffres pour le réalisé que les écritures comptables (par exemple un autre budget)
- Sum columns : pour faire l'addition de plusieurs autres colonnes (utiles pour faire un TOTAL par exemple)
- Compare columns : pour comparer 2 colonnes présentes dans le rapport (par exemple le réalisé versus le budgeté)
- MIS Budget By KPI : pour reprendre les infos de budgets par KPI
- MIS Budget by Accounts : pour reprendre les nifos de budgets par compte, typiquement le budget préparé précédemment.
- Dates mode :
- Fixed dates : permet de choisir des dates expicitement
- Relative to report date : permet de prendre la date de base comme référence puis d'indiquer un nombre de mois à ajouter
- No date filter : si l'information de la période n'est pas nécessaire.
- Filtres : on peut spécifier des comptes et étiquettes analytiques pour ne voir que les écritures comptables relatives à ces comptes et étiquettes uniquement dans le rapport final.
Exemple pour avoir une colonne pour le mois de janvier avec le réalisé :
Exemple pour avoir une colonne qui somme les 3 colonnes de réalisé en janvier/février/mars :
Exemple pour avoir une colonne avec le budget de janvier :
Affichage du rapport de contrôle budgétaire
Quand les colonnes sont définies, par exemple de cette manière :
il faut sauvegarder et cliquer pour Prévisualiser, en haut à droite (bouton avec la petite loupe).
Cela donne un rapport de ce type :