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Envoyer un courriel de relance

Une fois que vous avez défini la liste des clients en retard de paiement via la campagne de relance, vous pouvez retrouver les lignes de relance générées dans Facturation < Relances Clients < "Lignes de relance"

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Modifier les statuts

Il existe quatre statuts pour les lignes de relance :

    • "Brouillon" = permet des modifications sur la ligne de relance mais empêche l'envoi du courriel
    • "Ignorée" = permet d'ignorer une ligne de relance, par exemple si le client vous a dit que le virement était déjà prévu.
    • "À faire" = permet d'effectuer des modifications sur les lignes de relances, de l'imprimer ou de l'envoyer par courriel
    • "Fait" = empêche toute modification et envois par courriel

Il n'est possible de modifier le statut "Fait" seulement qu'avec l'utilisation du module d'édition de lot

Les lignes de relance générées par la campagne de relance sont créées avec le statut "Brouillon". Avant de pouvoir envoyer les relances aux clients, il faut d'abord changer ces statuts en "À faire".

Options 1 : Dans les lignes de relances

  • Allez dans Facturation < Relances Clients < "Lignes de relances"
  • Sélectionnez les lignes de relances
  • Cliquez sur le bouton "Action" et cliquez sur "Modifier le statut des lignes"

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  • Modifiez le statut des lignes et mettez "À faire"
  • Cliquez sur "Modifier le statut des lignes"

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Option 2 : Dans la campagne de relance

  • Allez dans Facturation < Relances Clients < "Campagne de relance"
  • Sélectionnez la campagne de relance que vous avez effectué
  • Cliquez sur "Marquer toutes les lignes comme prêtes"

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Le statut est maintenant changé et affiche "À faire" dans vos lignes de relances.

Envoyer les courriels de relance

Pour envoyer les emails de relances,

  • Sélectionnez les lignes de relances (dont les statuts sont maintenant "À faire")
  • Cliquez sur le bouton "Action" et sur "Envoyer par courriel"

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  • Vérifiez les informations de la ligne et cliquez sur "Envoyer les courriels"

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Le courriel est alors envoyé à votre client en retard de paiement, le statut de la ligne de relance est modifiée et passe à "Fait".

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Le vert indique que le système fonctionne normalement, et que tout a bien été encodé.