Gérer les feuilles de temps
- Créer une nouvelle feuille de temps
- Gérer les feuilles de temps par période
- Valider les feuilles de temps périodiques
- Encoder des activités sur les feuilles de temps
- Gérer les heures supplémentaires
Créer une nouvelle feuille de temps
Pour créer une nouvelle feuille de temps, allez dans l'application feuille de temps<Feuilles de présence< Mes feuilles de présence et cliquez sur le bouton "créer".
Entrez ensuite :
- la date
- la description
- le projet
- le temps passé
la tâche est optionnelle.
Il est possible de créer une feuille de temps pour un autre employé depuis le menu toutes les feuilles de temps.
Gérer les feuilles de temps par période
Le module hr_timesheet_sheet permet de gérer les feuilles de temps par période.
Pour définir la période, allez dans la configuration de l'application feuille de temps.
Vous avez maintenant la possibilité de définir une période et un jour de démarrage de la période.
Le module ajoute également deux sous menu dans le menu Feuille de présence.
Créer une feuille de temps sur une période
Pour créer une nouvelle feuille de temps sur une période, allez dans le sous menu My timesheet Sheets et cliquez sur le bouton "créer".
Vous pouvez manuellement changer la période. Si vous avez déjà défini des feuilles de temps dans le sous menu Mes feuilles de temps, sur la période donnée, elles se retrouveront dans les deux onglets (détails et résumé).
Onglet Résumé
L'onglet résumé permet d'avoir une vue sur le temps global passé par jour sur l'entièreté de la période.
Pour ajouter une ligne, sélectionner le projet et la tâche et cliquez sur le bouton "ajouter une nouvelle ligne".
Onglet Détail
Cette onglet reprend les même informations que la vue depuis le sous menu Mes feuilles de temps.
Valider les feuilles de temps périodiques
Le module hr_timesheet_sheet permet un système de validation des encodages.
Les feuilles de temps périodiques créées ont un statut.
- ouvertes - quand elles sont sauvegardée. A ce stade elle peuvent encore être modifiées.
- en attente d'approbation - quand l'employé clique sur le bouton "soumettre au responsable".
- confirmée par responsable - quand le responsable valide.
Une fois confirmée, la feuille de temps peut-être remise en brouillon.
Les feuilles de temps périodiques en attente d'approbation se retrouvent dans le menu A approuver. 
Encoder des activités sur les feuilles de temps
Pour encoder des activités (donc des lignes de feuilles de temps), il est possible de le faire plus rapidement en cliquant sur le "smartbutton" à droite de la feuille de temps :
Une fenêtre affiche toutes les lignes (activités) de la semaine concernée. On peut rapidement créer de nouvelles lignes dans cette liste et indiquer les projets et les tâches concernées.
Le module Prevent creation of projects and tasks from timesheets () empêche l'utilisateur de créer des projets et des tâches lors de son encodage. Cela permet d'éviter des créations par erreur de projets ou de tâches.
Gérer les heures supplémentaires
Le module timesheet_overtime permet de gérer les heures supplémentaires.
Ce module installe également les modules et company_today, qui est un module technique permettant de garder en mémoire la date du jour sur le module de la société et de le mettre à jour tous les jours via un cron.
Le calcul des heures supplémentaires se fait via les informations renseignées
- sur les contrats des employés. Sans contrat, le temps de travail par jour est égal à 0, au lieu d'utiliser les heures de travail par défaut de l'entreprise.
Les heures supplémentaires par jour sont considérées dans le cadre du contrat ayant court à cette date là.
Les dates de début et de fin des contrats sont prises en compte, mais le statut (état) des contrats est ignoré.
Attention ! Pour que ce module fonctionne correctement, les heures de travail de l'entreprise doivent englober tous les jours de travail possibles (y compris les jours de week-end s'il y a des contrats avec des jours de week-end), et chaque jour doit avoir des heures de travail qui correspondent aux heures de travail utilisées dans tous les contrats.
En effet, les heures de travail de l'entreprise sont utilisées pour calculer les congés et le nombre d'heures par jour est calculé à partir de ces heures.
Par exemple, si les horaires de travail de l'entreprise définissent 8 heures par jour, de 8 à 12 et de 13 à 17, les horaires de travail de tous les contrats doivent être fixés de 8 à 12 et/ou de 13 à 17 pour les jours correspondants. Les demi-journées sont donc prises en charge.
Les heures supplémentaires s'affichent sur la fiche employé ("total overtime"), mais aussi sur les feuilles de temps.
Calculer un taux sur les heures supplémentaires
Dans certains cas, les heures supplémentaires doivent être comptabilisée à un taux différent de 1:1, par exemple les week-ends et jours fériés (1h est comptabilisée à 150% par exemple).
Pour définir des taux différents par jours, aller dans le menu Overtime<Overtime Rate.
Définir un taux en le liant à un jour spécifique.
Lorsque le temps est encodé dans la timesheet, à la sauvegarde, le taux sera appliqué.
Par exemple pour un dimanche, 1h encodée sera sauvegardée à 1h30.
Attention, ce mécanisme ne fonctionne pas avec le module permettant d'encoder des heures de début et de fin.