Configuration de l'application Gestion des shifts

• Gestion automatique des feuilles de présence
• Envoi d'emails automatisés
• Configuration des feuilles de présence
• Configuration générale de la gestion des shifts

Gestion automatique des feuilles de présence

Création automatique des feuilles de présence

 

Il est possible d’automatiser la création des feuilles de présence.

• Allez dans le Menu Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions planifiées.

• Activez la tâche "Generate Attendance Sheet" si ce n’est pas déjà le cas.

Vérification de la validation des feuilles de présence

• Activez la tâche "Check for non-validated sheets" si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validée la veille.

Envoi d'emails automatisés

Rappel pour venir aux shifts

Vous avez la possibilité d’envoyer un email à destination de tous les travailleur·euses (volants et réguliers) inscrits, en activant l'action automatique "Shift Summary".

Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions planifiés

Il faut définir les paramètres suivants :

• Exécuter tous les X Jours : choisir tous les jours, tous les 7 jours, ou ce qui vous convient,
• Prochaine date d'exécution : choisir le jour et l'heure de la prochaine exécution dans le futur. Elle sera la référence pour l'exécution des prochaines fois.
• Code Python : (notice=1, period=7). Il est possible de modifier ces 2 paramètres.
  • notice : permet de définir le premier jour de shifts à envoyer par mail par rapport à "aujourd’hui" (aujourd'hui étant le jour d'envoi du mail).
  • period : cela permet de changer le nombre de jours couverts par le mail de rappel.
  • Par défaut, les paramètres sont : notice=1, period=7.

Exemples :

• Pour un envoi par semaine le dimanche soir, l'envoi informe les travailleurs inscrits du lundi au dimanche suivant :
  • Exécuter tous les 7 jours
  • notice = 1
  • period = 7
• Pour un envoi tous les jours, l'envoi informe les travailleurs inscrits le lendemain du jour d'envoi :
  • Exécuter tous les 1 jours
  • notice = 1
  • period = 1
• Pour un envoi tous les jours, l'envoi informe les travailleurs inscrits dans 3 jours :
  • Exécuter tous les 1 jour
  • notice = 3
  • period = 1

Feuille de présence non validée

• Activez la tâche "Check for non-validated sheets" si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validée la veille.

Le modèle d’email est "Non-validated sheet".

Absence

La feuille est validée et le·la travailleur·euse était absent·e. Le modèle d’email est "Shift Non-attendance". 

Lorsque la fiche est validée, cela envoie un e-mail aux travailleur·se·s qui n'étaient pas présent.e.s afin de les prévenir du nombre de compensations reçues, de leur statut et du nombre de shifts à rattraper. Si c’est le remplaçant qui est absent (c’est lui qui recevra la pénalité), c’est lui qui reçoit l’email.

Un CRON journalier permet d’indiquer au bureau des membres si des fiches n’ont pas été validées durant la journée. Celui-ci est déclenché à une heure du matin (UTC).

L’email du bureau des membres doit être renseigné sur le modèle d’email. 

• Allez dans le menu Configuration < Technique < "Courriel" < Modèles.
• Ouvrez le template "Shift non attendance".

• Remplissez le champ De du modèle d’email “Shift Non-attendance” avec l’adresse du bureau des membres, afin que les membres recoivent un email lorsqu’ils ne se présentent pas à un shift et que la feuille de présence est validée
• Remplissez les champs De et Pour du modèle d’email “Shift Non-attendance” avec l’adresse du bureau des membres si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validé la veille.

Configuration des feuilles de présence

Le module beesdoo_attendance_shift ajoute 3 paramètres généraux listés ci-dessous. Pour y accéder ;

• Allez soit dans le module Gestion des shifts < Configuration < "Configuration", soit dans le module Configuration < Paramètres généraux

1. Activer la validation par scan de carte

Si vous désirez activer la validation des feuilles de présence par scan, activez l’option correspondante dans les paramètres. 

• Allez dans le module Gestion des shifts < Configuration < "Configuration" et cochez "Scan cards for validation".
  

Les supers-coopérateurs et membres du groupe "Attendance Sheet - Validation" pourront alors scanner sans avoir à se souvenir de leurs identifiants.

2. Intervalle de temps avant la génération de la feuille de temps

Les fiches de présence sont générées automatiquement avant le début de chaque shift, dès lors que des shifts existent pour un créneau. Les travailleur·euse·s volants ne peuvent dès lors plus s’inscrire sur le site. L’intervalle de génération est réglable dans les paramètres.

S’il n’y a que des shifts vides pour un créneau, une feuille de présence vide sera tout de même créée.

3. Type de tâche par défaut 

Le type du shift créé par défaut lorsque les travailleurs ajoutés scannent leur carte est configurable dans les paramètres du module.

4. Statut de présence/absence par défaut

Lors de la génération de la feuille de présence, tous les travailleurs inscrits auront un statut par défaut, qui sera celui configuré à cet endroit.

 

Ce module possède une dépendance sur les modules ; beesdoo_base, beesdoo_shift, beesdoo_worker_statuts, mail et barecode

Configuration générale de la gestion des shifts

Dans le menu Gestion des Shifts, l'onglet Configuration > Paramétrage des Shifts permet d'accéder à la configuration des Shifts.

Dans la rubrique "General settings", on peut déterminer les paramètres suivants :

• Limit attendance percentage to define underpopulated shift : C'est le pourcentage-seuil en-dessous duquel un créneau est considéré comme sous-peuplé. S'il est de 20%, tous les créneaux ayant moins de 20% de travailleurs ou travailleuses régulières inscrites seront mis en avant sur le site web et dans les échanges de shift.
• Minimum number of hours before a shift to unsubscribe : C'est le nombre d'heures limite avant le début d'un shift pour pourvoir s'en désinscrire. Passée cette durée minimum, il n'est plus possible de se désinscrire via l'espace personnel.
• Maximum number of shift per day for one cooperator : C'est le nombre maximum de shifts de la même journée auxquels une personne peut s'inscrire via l'espace personnel.
• Maximum number of shift per month for one cooperator : C'est le nombre maximum de shifts auxquels une personne peut s'inscrire en un mois via l'espace personnel. N'est vérifié que lors des demandes d'échange ou de solidarité.
  
• Shift period : C'est la périodicité du planning, c'est-à-dire la durée entre deux shifts réguliers habituels.
  

 

En plus de ces configurations, plusieurs paramètres système sont liés aux shifts.