Gérer les shifts

• Générer les shifts
• Le shift
• Changer un super coopérateur pour un ensemble de shift
• Annuler les shifts

Générer les shifts

Automatiquement à partir des templates

Un système permet d’automatiser la création des shifts sur base des créneaux.

• Activez le CRON correspondant dans Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions planifiés
  

• Définissez dans les paramètres systèmes la Next Planning Date. Configuration < Technique < "Paramètres" < Paramètres systèmes
  

Elle doit correspondre au prochain lundi que le CRON doit générer. 

Exemple : Si aujourd’hui nous sommes en semaine A, il est conseillé de générer manuellement les semaines A, B, C, D une fois (pour les 4 prochaines semaines) et d’activer le CRON pour qu’il soit exécuté le dimanche de la semaine A. Le Next Planning Date doit correspondre au prochain lundi de la semaine A qui sera généré par le système automatiquement.

 

Manuellement à partir des templates

• Dans le menu Gestion des shifts < Modèles< "Planning (par semaine)", sélectionnez la semaine dont vous voulez générer les shifts.

• Cliquez sur la ligne correspondante à cette semaine.
• Cliquez sur le bouton “Generate shifts” :

• Choisissez le jour de début de la semaine dont vous voulez générer les shifts.

Le premier jour doit être un lundi :

• Cliquez sur “Confirm”.

Les shifts générés pour cette semaine sont affichés :

Le système génère un shift par worker. Si dans le template, 2 workers ont été mis comme nécessaires, alors deux shifts seront générés : 

Ici deux workers sont nécessaires pour le premier créneau, 1 seul pour le deuxième créneau.

Les shifts sont identifiés par le numéro entre crochet (la séquence commence à 0). 

Si on reprend l’exemple ci-dessus, 3 shifts ont été générés.

Ajouter un shift

Il est possible de créer les shifts directement, sans passer par la modification des créneaux.

Attention : il est recommendé de toujours créer des shifts liées à des créneaux, sinon ils risquent d'être mal affichés sur le portail des coopérateurs et coopératrices.

• Allez dans le module Gestion des shifts < Planning < "Shift" et cliquez sur créer. 

Cela est utile pour fine-tuner la semaine qui arrive sans re-générer des créneaux.

Ne jamais régénérer de créneaux.

Le shift

Visualiser les shifts

Pour voir la liste des shifts générés, il faut se rendre dans Gestion des shifts < Planning < Shifts. Quand on se rend sur Gestion des shifts, c'est également un accès rapide à la liste des shifts.

Si la feuille de présence comporte des erreurs, il est toujours possible de retrouver un shift et de changer son statut ultérieurement. Cependant, la feuille de présence conservera l’information enregistrée lors de sa validation et ne sera pas mise à jour.

Les shifts d'aujourd'hui

Les shifts générés sont visibles dès qu'on clique sur le menu Gestion des shifts.

On peut aussi y accéder en allant dans le sous-menu Planning < "Shift" :

Par défaut, le filtre "Aujourd"hui" est mis. Pour l'enlever, il suffit de cliquer sur la petite croix sur la droite du mot.

Filtres proposés

Des filtres sont proposés pour accéder facilement aux shifts. Pour voir les shifts d'autres jours, on peut :

• supprimer le filtre "Aujourd'hui"
• ajouter d'autres filtres
  • qui sont pré-existants
  • que l'on peut configurer à la carte : option "Ajouter nu filtre personnalisé"

Voici la liste des filtres pré-existants :

• des 4 prochaines semaines
• des 4 prochains jours
• des 4 semaines précédentes
• ...

Pour accéder à un shift, cliquer dessus depuis la vue gestion des shifts.

Statuts

On peut retrouver ce statut dans Gestion des shifts < Planning < Shifts.

Les statuts actuels “Confirmed”, “Present”, "Absent - 0 compensation", "Absent - 1 compensation", "Absent - 2 compensations" reflètent directement le nombre de shifts à rattraper (de compensations à effectuer), afin que les supers-coopérateurs soient en mesure de les attribuer de façon juste.

Code couleur

Blanc : Confirmed

Vert : Attended

Rouge : Absent - 2 compensation

Orange : Absent - 1 compensation

Jaune : Absent - 0 compensation

Mauve : Cancelled

Shift de compensation

Les shifts effectués par les travailleurs réguliers peuvent être des shifts réguliers (le shift auquel le travailleur est inscrit et qu’il doit réaliser chaque mois) ou des shifts de compensation (il effectue un shift de façon à ramener à 0 son compteur de shifts et de régulariser son statut).

 

Changer un super coopérateur pour un ensemble de shift

Cela peut-être utile lorqu'un supercoopérateur est absent et prévient le bureau des membres. Il est possible de modifier son nom sur tous les shifts dont il est responsable et mettre le nom du supercoopérateur qui le remplace. De la même manière, si un supercoopérateur veut changer de créneau ou ne plus être coopérateur. 

• Allez dans Gestion des shifts < Planning < "Shifts"
• Sélectionnez la vue "Liste"
• Sélectionnez les shifts dont vous voulez changer le Supercoopérateur
• Cliquez sur "Action" et "changer le Supercoopérateur"
• Entrez le nouveau Supercoopérateur et confirmez

Annuler les shifts

Cela peut-être intéressant par exemple lorsqu’ils sont générés lors d’un jour férié. 

L'idéal pour les jours fériés à venir est d'annuler les shifts au préalable (statut "Annulé"). 

Pour ce faire : 

• Se rendre dans les shifts du jour concernés, ouvrir chaque shift et cliquer sur le statut "Annulé". Il faut malheureusement le faire pour chaque shift individuellement.

  

• La feuille de présence correspondante va être générée, mais sera vide. Il suffit alors de la valider (il faut indiquer si on trouve qu'il y avait assez de travailleur ou non dans le bas de la page avant de la valider), ou de l'archiver.

  

Si cela n’a pas été fait, on peut toujours archiver une feuille de présence présentant des travailleur. Cela n’aura pas d’impact sur les compteurs (voir la section feuilles de présence).