Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift

• Définir les jours de la semaine et les types de tâches
• Définir les créneaux et plannings des semaines
• Faire le lien entre coopérateur et travailleur - Cocher la case "worker"
• Définir le statut du coopérateur/travailleur
• Définir les paramètres systèmes
• Définir les droits d'accès pour les shifts
• Définir les timezones

Définir les jours de la semaine et les types de tâches

Définir les jours de la semaine

Gestion des shifts < Configuration > "Shift Day"

• Cliquez sur "Créer" et définissez simplement que le Lundi correspond au premier jour de la semaine, le mardi au deuxième, etc.

 

Définir les types de tâches

Le type du shift créé par défaut lorsque les travailleur·euse-ss ajoutés scannent leur carte est configurable dans les paramètres du module. C’est à faire une fois en début de configuration du module.

Gestion des shifts < Configuration > "Type de shift"

Cette page vous permet de définir les types de tâches nécessaires.

Définir les créneaux et plannings des semaines

• Allez dans Gestion des shifts < Modèles < "Planning (par semaine)"

Créer les modèles de semaines

La première fois, il vous faut créer les 4 modèles de semaines :

• Cliquez sur “Créer”.
• Indiquez le nom du Template. Par exemple “Semaine A”, puis Sauvegardez.

La séquence doit refléter la succession dans le temps des semaines. C’est utile pour la génération automatique des shifts.

Le champs "periodicity" représente l'intervalle de temps entre le début d'une série de shifts générés automatiquement et la génération automatique précédente.

Par exemple, si ce chiffre est mis à 7, les shifts seront générés toutes les semaines, le dimanche.

Auparavant, il fallait qu'il y ait un créneau le dimanche dans le planning, souvent appelé créneau technique et comprenant 0 travailleurs.  Le champ "periodicity" permet de ne pas avoir ce créneau sans avoir de décalage dans la génération des shifts.

La liste des différentes semaine s’affiche :

Semaine A

Semaine B
...

Planning générique

Sur une ligne, en cliquant sur le bouton "Shifts Template" pour une semaine, on voit le planning générique (= template) défini pour cette semaine.

Chaque case est un créneau de travail.

Créer les créneaux de travail (shift templates)

Soit en masse, depuis les types de shifts

A partir des types de shifts définis dans la configuration, il est possible de générer directement (et une fois pour toutes) les créneaux (templates) réguliers dans les plannings hedbomadaires.

Par exemple : Cela permet de générer d'un coup tous les créneaux de type "ouverture" pour les semaines A, B, C et D

 

Soit de manière manuelle "piéton" : créer les créneaux les uns après les autres

• Cliquez sur “Créer”.

• Encodez les éléments suivants :
  • le nom du créneau (nomenclature à définir en interne pour s’y retrouver facilement, par exemple : A_LUN_7:00-9:30)
  • Le jour de ce créneau (choix parmi la liste des jours définis dans la configuration)
  • Le type de créneau (choix parmi les types définis dans la configuration)
  • Le nombre de travailleur·euses total
  • L’heure de début du shift
  • La durée du shift (ou l’heure de fin) - la durée ou l’heure de fin sont mis à jour automatiquement
  • Le supercoopérateur en charge du créneau (seuls les supercoopérateurs peuvent être sélectionnés)
  • Les coopérateurs mangeurs-travailleur·euses qui seront inscrits à ce créneau de manière récurrente (seuls les eaters-travailleur·euses peuvent être inscrits).

Après avoir sauvegardé, le créneau apparaît dans le planning de la semaine A.

Une fois l’ensemble des créneaux de la semaine définis, il faut générer les shifts pour une semaine bien réelle.

Si vous créez une nouvelle colonne, vous créez un nouveau jour type, ce qui va générer des problèmes par la suite. Pour créer des templates de shifts, attention à n’utiliser que le bouton créer. 

 

Faire le lien entre coopérateur et travailleur - Cocher la case "worker"

Avec le module cooperator_worker, un lien se fait automatiquement entre la prise de part et le fait d’être travailleuse ou travailleur :

• Par défaut, un contact qui n'est ne détient pas de part donnant accès aux shifts ne peut pas s’inscrire à un shift.
• Si le module cooperator_worker_force est installé, la case "force worker" sur le profil du contact permet d'ajouter n'importe quel contact au système des shifts.

Le lien entre Cooperators et la Gestion des Shifts se fait via les modules beesdoo_easy_my_coop et cooperator_worker. Il faut configurer les types de parts pour définir pour chaque type de part si le coopérateur  peut travailler, faire ses courses, etc.

Si ce module n’est pas installé la case "worker" peut être cochée manuellement.

Il y a une petite erreur pour le moment, la case worker cochée ne met pas automatiquement le champs worker/eater sur worker and eater (ce qui devrait être le cas). Il faut donc le faire à la main.

Si le coopérateur est mineur au moment de sa prise de parts, il sera "eater" et pas "worker eater".

Définir le statut du coopérateur/travailleur

Si vous avez suffisamment de droits d'accès, il est possible d’avoir une vue de tous les travailleurs, de leur compteurs et aux autres informations nécessaires à la gestion des shifts.

• Allez dans Gestion des Shifts < Statut < "Statut du coopérateur"

• Sélectionnez un travailleur, vous retrouvez sur sa fiche toutes les informations nécessaires à la gestion de ses shifts.

La partie "For testing purpose only" permet de voir le résultat de différentes manipulations en changeant ce qu’Odoo pense être la date d’aujourd’hui. 

 

Définir les paramètres systèmes

Plusieurs paramètres du système sont liés aux shifts. Pour les configurer, allez dans le menu Configuration > Technique > "Paramètres" > Paramètres système :

 

Paramètres à configurer pour générer les shifts

Recherchez le terme "planning" comme "clé" :

• last_planning_seq : c'est le numéro de séquence de la dernière semaine générée (1 pour A, 2 pour B, 3 pour C et 4 pour D).
• next_planning_date = le lundi de la prochaine semaine à générer (c’est à dire 4 semaines plus tard, par exemple si le cron tourne au 20/09/2020, la prochaine date est le lundi 19/10/2020). 
• beesdoo_shift_attendance.attendance_sheet_generation_interval doit également être changé pour être mis à 30.

 

Paramètres liés aux statuts

Les bénévoles qui ont trop de shifts à rattrapper peuvent être gelé·es : à une valeur donnée des compteurs de shifts (par défaut, -4), le compteur de shifts est gelé et les bénévoles sont automatiquement désinscrits des shifts (et créneaux) auxquels ils ou elles sont inscrites. Pour se réinscrire à des shifts, il faut alors passer par un contact humain afin d'éviter les situations où des bénévoles ne seraient plus en capacité de rattrapper leur retard.

Recherchez le terme "counter" comme "clé" :

• irregular_counter_to_unsubscribe : valeur du compteur à laquelle les volant·es sont gelé·es (par défaut, -4)
  
• regular_counter_to_unsubscribe : nombre de shifts de retard où les régulier·es sont gelé·es (par défaut, -4)
  

 

Définir les droits d'accès pour les shifts

Groupes et règles d’accès

Voici un tableau récapitulatif des groupes et des droits d’accès associés (basé sur le modèle réalisé pour la BEES). 

Aucun des groupes ne peut éditer les feuilles de présences validées. Les membres de "Shifts and Attendance Sheets Management" ont accès au bouton permettant de marquer les remarques comme lues et aux discussions (mail.thread) liées à la feuille. Ces restrictions sont gérées sur les vues.

Suivant ce tableau, il faut attribuer les bons droits aux différents profils.   

Compte générique

• Créez un compte générique appartenant uniquement aux groupes Ressources humaines / Employé et feuilles de présence. Ce compte doit être accessible sur l’ordinateur standard.

 

Nom (EN)	Nom (FR)	Description	Attribué à (modèle BEES)
Attendance Sheet Generic Access	Feuilles de présence	Destiné au compte générique connecté au début de la journée, sur lequel les travailleur·euse-ss viennent remplir les feuilles de présence	Compte accueil
Attendance Sheet Validation	Feuilles de présence - Validation	Validation des feuilles de présence sans être supercoopérateur·ice.	Salariés
Shift and Worker Read Access	Shifts - Présences	Accès en lecture seule aux shifts et à la liste des travailleur·euses.	Compte accueil
Shifts and Attendance Sheets Management	Shifts et feuilles de présence - Gestion	Gestion des shifts et des feuilles de présence (présences, travailleur·euses, notes, validation…)	Bureau des membres
Planning Management	Shifts - Planning	Gestion du planning hebdomadaire des shifts.	Salariés
Cooperative Admin	Shifts - Administrateur	Administration du module de shift et de sa configuration.	Salariés

 

 

Définir les timezones

Pour que tous les créneaux et shifts sur l’intranet s’affichent avec les bonnes heures, il est nécessaire de mettre la même timezone à tous. 

Par défaut pour les nouveaux users

Pour rajouter cette information dans les paramètres mis par défaut d’un nouvel utilisateur,

• Activez le mode développeur. 
• Allez dans Configuration < Technique < "Actions"< Paramètres par défaut de l’utilisateur. 

Attention, il faut également penser à changer le fuseau horaire du public user. 

• Créez une nouvelle entrée avec les informations de l’encadré rouge ci-dessous. 

Editer les users existants

Pour éditer les utilisateurs déjà créés, soit il faut repasser sur chacun individuellement, soit il est possible d’utiliser le module édition de masse si il est installé.

• Allez dans Configuration < Opération en lot < "Edition en lot". 

• Créez une nouvelle entrée avec ces données : 

Attention de bien activer le sidebar button. 

• Allez dans Configuration < Utilisateurs et sociétés < "Utilisateurs", décochez le filtre "Utilisateurs internes".

Assurez-vous que tous les utilisateurs sont sur la même page.

• Sélectionnez tous les utilisateurs < action < édition en lot (changer les timezones). 

• Mettez europe/brussels pour tout le monde et appliquez.

Attention, la bonne timezone doit également être paramétrée sur les utilisateurs inactifs (surtout le public user).