Application Gestion des shifts v16

L'application Gestion des shifts vous permet de gérer vos travailleurs dans Odoo, de créer des shifts et d'utiliser les feuilles de présences

Présentation générale de l'application Gestion des shifts

Présentation générale de l'application Gestion des shifts

Vue rapide des menus et fonctionnalités

Les menus de l'application Gestion des Shifts permettent d'accéder aux shifts individuels, fiches contacts des bénévoles,  feuilles de présence, créneaux réguliers, et aux statuts des travailleurs et travailleuses. Voir ici pour un aperçu du fonctionnement du système des shifts.

image-1615456437181.png

Menu Planning

image-1615456479591.png

Le menu Planning donne une vue sur les shifts générés périodiquement sur base des créneaux. Un shift a lieu à un jour donné, à  une heure donnée. Chaque shift correspond à une personne inscrite (ou à une place libre), un·e supercoop (coordinateur·ice) et un type de tâche.

Dans le menu Planning < Shifts, la vue par défaut affiche les shifts d’aujourd'hui.

image-1639651933366.png

Il y a un shift créé par participant. Le shift est nommé :  [date du shift] Semaine A/B/C/D Jour (h début : h de fin)[x]

[x] correspond au numéro de shift. S’il y a 5 shifts créés, chacun aura un chiffre en commençant par  0: 0, 1, 2, 3, 4.

Menu Travailleurs

image-1615456796596.png

Ce menu permet de retrouver les fiches contact des bénévoles dès qu'ils ou elles font partie du système des shifts.

Menu Feuilles de présence / Attendance sheets

image-1615456963935.png

Ce menu reprend toutes les feuilles de présence avec différents filtres. Les feuilles de présence sont générées automatiquement un peu avant chaque shift.

Menu Modèles

image-1615457070207.png

Ce menu permet d'accéder aux créneaux réguliers, qui servent de modèles aux shifts.

Menu Statut

image-1615457179967.png

Ce menu vous permet d'accéder à la liste des statuts de vos coopérateurs, de gérer les raisons d'exemptions et d'utiliser le journal de mise à jour des compteurs.

Menu Configuration

image-1615457252139.png

Ce menu vous permet de générer les feuilles de présences manquantes dans un intervalle de temps donné, de paramétrer les semaines ainsi que les types de shifts et finalement, d'accéder aux configurations de l'application Gestion des shifts de travail. 

 

Présentation générale de l'application Gestion des shifts

Matériel nécessaire

Si vous désirez permettre aux bénévoles de scanner leur carte en magasin pour indiquer leur présence, il vous faudra :

Vous n’êtes pas obligés de passer par ce système et pouvez simplement encoder les présences et absences manuellement en fin de journée sur les feuilles de présences.

 

Pour contrôler le statut des bénévoles, le module beesdoo_shift_welcome_screen ajoute une interface permettant de scanner une carte de membre et d'afficher le statut.

Présentation générale de l'application Gestion des shifts

Modules à installer

Modules de base de la gestion des shifts

shift (v12, v16) : module de base
shift_attendance (v12) : feuilles de présence

shift_worker_status (v12) : statuts et compteurs des travailleur·euses
shift_portal (v12, v16) : accès aux shifts via le portail

Modules facultatifs

Lien avec la gestion des membres de la coopérative

beesdoo_easy_my_coop : v12 : module-glue entre Cooperators et les Shifts
cooperator_worker_force  : v12 : permet l'ajout manuel d'un contact au système des shifts

Échanges de shifts

beesdoo_shift_swap (v12) : système d'échanges de shifts
beesdoo_website_shift_swap (v12) : plateforme interactive pour les échanges de shifts
beesdoo_worker_status_shift_swap (v12) : lien entre beesdoo_shift_swap et beesdoo_worker_status

Divers

beesdoo_shift_welcome_screen (v12) : écran affichant le statut des travailleur·euses
shift_notification (v12) : envoi de mails automatiques aux bénévoles inscrits à des shifts
shift_beneficiary (v16) : ajoute un champ pour associer les shifts à des personnes ou structures bénéficiaires


Présentation générale de l'application Gestion des shifts

Fonctionnement du système des shifts bénévoles - Aperçu

L'application Gestion des shifts bénévoles permet d'organiser des contributions bénévoles à l'aide d'un planning régulier et d'un agenda quotidien, avec la possibilité de comptabiliser les présences et un système de compensations des absences. Les bénévoles peuvent également accéder aux informations concernant leur travail sur le portail en ligne.

Le système des shifts a été développé pour répondre aux besoins de supermarchés coopératifs sur le modèle "Food Coop", où les bénévoles travaillent une fois toutes les 4 semaines, en échange de quoi ils ou elles bénéficient du droit de faire leurs courses dans le magasin. Le système peut s'appliquer à d'autres types de fonctionnements et à d'autres contreparties.

Les travailleurs et travailleuses bénévoles

A partir d'une fiche contact Odoo, une personne peut être ajoutée au système des shifts.

Dans le cas où l'application Cooperators n'est pas installée :

shift_is-worker.png

Dans le cas où l'application Cooperators est installée :

Régimes de travail

Une fois incluses dans le système des shifts, les bénévoles peuvent être inscrit·es à un des trois régimes :

Les régulièr·es doivent être également inscrites à un créneau régulier (voir plus bas).

Statuts des bénévoles

Une fois le régime choisi, les bénévoles tombent automatiquement sous un des statuts prévus, initiallement le statut à jour. Le statut indique si la personne est à jour dans ses shifts, et (le cas échéant) si elle bénéficie de l'accès au magasin pour sa contribution.

Le système des shifts peut aussi être utilisé sans contrôle des absences et sans "statuts" pour les bénévoles.

Statut Explication Actif·ve comme bénévole ? Peut accéder au magasin ?
A jour statut par défaut oui oui
Alerte période d'avertissement oui oui
Extension période d'avertissement supplémentaire, activable sur demande oui oui
Suspendu·e sanction temporaire oui non
Dispense
 exemption de travail temporaire non oui
Gelé·e sortie temporaire du système des shifts, gel des pénalités non non
Pause congé de durée déterminée non non
Démission pour les bénévoles quittant la structure non non

Si l'on désire appliquer un suivi des présences et des compensations pour les absences, alors la présence ou l'absence aux shifts déterminera le statut des personnes. Certains statuts sont prévus pour les membres actifs, d'autres pour les membres qui ne participent temporairement pas. Certains statuts donnent accès au magasin (droit de faire ses courses, ou autre ristourne obtenue en échange des contributions des bénévoles), d'autres prévoient une sanction (perte temporaire de l'accès au magasin, par exemple).

Le système des shifts

Le module shift permet d'utiliser les fonctionnalités de base.

Les shifts

Dans Odoo, les shifts sont de petites cartes qui représentent une contribution bénévole ponctuelle : une personne un jour particulier à une heure donnée (heure de début + heure de fin). En plus de ces informations, le shift correspond aussi à :

shifts_par_jour.png

Le planning des créneaux

Les créneaux réguliers sont les modèles des shifts. Le planning régulier couvre typiquement une période de quatre semaines A, B, C, D, et se répète tous les 28 jours. Les bénévoles régulier·es peuvent être inscrit·es à un ou plusieurs créneaux, correspondant chacun à un type de tâche et un créneau horaire précis. Un créneau de 3 places, dont 2 bénévoles régulier·es, générera tous les 28 jours 2 shifts associés aux deux inscrit·es, et 1 place libre, à laquelle pourra être inscrit·e un·e volant·e.

Les shifts sont générés périodiquement, par exemple un "shift de semaine A, lundi 14h". Inévitablement, un shift régulier se décale dans le mois calendrier - il n'est pas possible de gérer la récurrence "shift du premier lundi du mois".

Le suivi des présences

Le module shift_attendance peut être installé pour suivre les présences et les absences des bénévoles.

Les feuilles de présence

La "feuille de présence" est une liste générée peu avant le début d'un shift et reprenant les noms des bénévoles inscrit·es à ce shift. Il est possible d'indiquer, pour chaque personne, si elle est présente ou non. Il est également possible d'ajouter des noms de bénévoles qui ne se seraient pas inscrit·es à l'avance.

attendance_sheet.png

Les statuts et les compensations

Le module shift_worker_statuts introduit les statuts et les compteurs des bénévoles. Les statuts décrits ci-dessus évoluent selon les présences ou absences aux shifts. Dans le système, une absence peut donner lieu à zéro compensation, un rattrapage (une compensation) ou un rattrapage assorti d'une pénalité (deux compensations). Le nombre de compensation encourru dépend de la polique mise en place dans la structure (la valeur par défaut peut être modifiée) et peut être décidée lors de l'encodage de la feuille de présence.

Une absence non excusée fait en principe passer du statut "à jour" au statut "alerte". Par la suite, en fonction du nombre de compensations à faire, la présence à ces shifts fera repasser "à jour".

Les compteurs de shifts

Les changements de statuts sont gouvernés par les compteurs de shifts : ceux-ci comptabilisent les shifts à ratrapper. La mécanique des compteurs de shifts est différente pour les régulier·es et les volant·es, et est expliquée plus en détails ici.

Le portail

Le module shift_portal permet aux bénévoles de gérer leurs shifts via un espace personnel. Ceci permet notamment de visualiser ses shifts passés et futurs, ainsi que les créneaux réguliers libres et les prochains shifts libres. Si on le désire, il est possible de laisser les bénévoles s'inscrire à des shifts volants ou à des compensations en ligne, voire accéder aux fonctionnalités supplémentaires d'échanges de shifts et de solidarité.

my-shift.png

 

Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift

Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift

Définir les jours de la semaine et les types de tâches

Définir les jours de la semaine

Gestion des shifts < Configuration > "Shift Day"

image-1615801482256.png

 

Définir les types de tâches

Le type du shift créé par défaut lorsque les travailleur·euse-ss ajoutés scannent leur carte est configurable dans les paramètres du module. C’est à faire une fois en début de configuration du module.

Gestion des shifts < Configuration > "Type de shift"

Cette page vous permet de définir les types de tâches nécessaires.

image-1615801632646.png

Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift

Définir les créneaux et plannings des semaines

image-1615805692542.png

Créer les modèles de semaines

La première fois, il vous faut créer les 4 modèles de semaines :

La séquence doit refléter la succession dans le temps des semaines. C’est utile pour la génération automatique des shifts.

40.png

Le champs "periodicity" représente l'intervalle de temps entre le début d'une série de shifts générés automatiquement et la génération automatique précédente.

Par exemple, si ce chiffre est mis à 7, les shifts seront générés toutes les semaines, le dimanche.

Auparavant, il fallait qu'il y ait un créneau le dimanche dans le planning, souvent appelé créneau technique et comprenant 0 travailleurs.  Le champ "periodicity" permet de ne pas avoir ce créneau sans avoir de décalage dans la génération des shifts.

La liste des différentes semaine s’affiche :

Semaine A

Semaine B
...

image-1615806114884.png

Planning générique

Sur une ligne, en cliquant sur le bouton "Shifts Template" pour une semaine, on voit le planning générique (= template) défini pour cette semaine.

image-1615807055090.png

Chaque case est un créneau de travail.

Créer les créneaux de travail (shift templates)

Soit en masse, depuis les types de shifts

A partir des types de shifts définis dans la configuration, il est possible de générer directement (et une fois pour toutes) les créneaux (templates) réguliers dans les plannings hedbomadaires.

shift-types.png

Par exemple : Cela permet de générer d'un coup tous les créneaux de type "ouverture" pour les semaines A, B, C et D

GENERATE_SHIFT_TEMPLATES.png

 
Soit de manière manuelle "piéton" : créer les créneaux les uns après les autres

image-1615807606408.png

image-1615807852659.png

Après avoir sauvegardé, le créneau apparaît dans le planning de la semaine A.

Une fois l’ensemble des créneaux de la semaine définis, il faut générer les shifts pour une semaine bien réelle.

Si vous créez une nouvelle colonne, vous créez un nouveau jour type, ce qui va générer des problèmes par la suite. Pour créer des templates de shifts, attention à n’utiliser que le bouton créer. 

 

Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift

Faire le lien entre coopérateur et travailleur - Cocher la case "worker"

Avec le module cooperator_worker, un lien se fait automatiquement entre la prise de part et le fait d’être travailleuse ou travailleur :

Le lien entre Cooperators et la Gestion des Shifts se fait via les modules beesdoo_easy_my_coop et cooperator_worker. Il faut configurer les types de parts pour définir pour chaque type de part si le coopérateur  peut travailler, faire ses courses, etc.

Si ce module n’est pas installé la case "worker" peut être cochée manuellement.

Il y a une petite erreur pour le moment, la case worker cochée ne met pas automatiquement le champs worker/eater sur worker and eater (ce qui devrait être le cas). Il faut donc le faire à la main.

Si le coopérateur est mineur au moment de sa prise de parts, il sera "eater" et pas "worker eater".

Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift

Définir le statut du coopérateur/travailleur

Si vous avez suffisamment de droits d'accès, il est possible d’avoir une vue de tous les travailleurs, de leur compteurs et aux autres informations nécessaires à la gestion des shifts.

image-1615799415370.png

image-1615799488930.png

La partie "For testing purpose only" permet de voir le résultat de différentes manipulations en changeant ce qu’Odoo pense être la date d’aujourd’hui. 

 

Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift

Définir les paramètres systèmes

Plusieurs paramètres du système sont liés aux shifts. Pour les configurer, allez dans le menu Configuration > Technique > "Paramètres" > Paramètres système :

paramètres-système.png

 

Paramètres à configurer pour générer les shifts

Recherchez le terme "planning" comme "clé" :

image-1615809100156.png

 

Paramètres liés aux statuts

Les bénévoles qui ont trop de shifts à rattrapper peuvent être gelé·es : à une valeur donnée des compteurs de shifts (par défaut, -4), le compteur de shifts est gelé et les bénévoles sont automatiquement désinscrits des shifts (et créneaux) auxquels ils ou elles sont inscrites. Pour se réinscrire à des shifts, il faut alors passer par un contact humain afin d'éviter les situations où des bénévoles ne seraient plus en capacité de rattrapper leur retard.

Recherchez le terme "counter" comme "clé" :

 

    Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift

    Définir les droits d'accès pour les shifts

    Groupes et règles d’accès

    Voici un tableau récapitulatif des groupes et des droits d’accès associés (basé sur le modèle réalisé pour la BEES). 

    Aucun des groupes ne peut éditer les feuilles de présences validées. Les membres de "Shifts and Attendance Sheets Management" ont accès au bouton permettant de marquer les remarques comme lues et aux discussions (mail.thread) liées à la feuille. Ces restrictions sont gérées sur les vues.

    Suivant ce tableau, il faut attribuer les bons droits aux différents profils.   

    Compte générique

    image-1615803168762.png

     

    Nom (EN)

    Nom (FR)

    Description

    Attribué à (modèle BEES)

    Attendance Sheet Generic Access

    Feuilles de présence

    Destiné au compte générique connecté au début de la journée, sur lequel les travailleur·euse-ss viennent remplir les feuilles de présence

    Compte accueil

    Attendance Sheet Validation

    Feuilles de présence - Validation

    Validation des feuilles de présence sans être supercoopérateur·ice.

    Salariés

    Shift and Worker Read Access

    Shifts - Présences

    Accès en lecture seule aux shifts et à la liste des travailleur·euses.

    Compte accueil

    Shifts and Attendance Sheets Management

    Shifts et feuilles de présence - Gestion

    Gestion des shifts et des feuilles de présence (présences, travailleur·euses, notes, validation…)

    Bureau des membres

    Planning Management

    Shifts - Planning

    Gestion du planning hebdomadaire des shifts.

    Salariés

    Cooperative Admin

    Shifts - Administrateur

    Administration du module de shift et de sa configuration.

    Salariés

     

     

    Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift

    Définir les timezones

    Pour que tous les créneaux et shifts sur l’intranet s’affichent avec les bonnes heures, il est nécessaire de mettre la même timezone à tous. 

    Par défaut pour les nouveaux users

    Pour rajouter cette information dans les paramètres mis par défaut d’un nouvel utilisateur,

    Attention, il faut également penser à changer le fuseau horaire du public user. 

    image-1615799979108.png

    image-1615800126715.png

    Editer les users existants

    Pour éditer les utilisateurs déjà créés, soit il faut repasser sur chacun individuellement, soit il est possible d’utiliser le module édition de masse si il est installé.

    image-1615800836358.png

    image-1615800780870.png

    Attention de bien activer le sidebar button. 

    Assurez-vous que tous les utilisateurs sont sur la même page.

    image-1615801089988.png

    image-1615801166808.png

    Attention, la bonne timezone doit également être paramétrée sur les utilisateurs inactifs (surtout le public user).

    image-1615801201499.png

    image-1615801224036.png

    Gérer les shifts

    Gérer les shifts

    Générer les shifts

    Automatiquement à partir des templates

    Un système permet d’automatiser la création des shifts sur base des créneaux.

    image-1615459256889.png

    image-1615459366585.png

    Elle doit correspondre au prochain lundi que le CRON doit générer. 

    Exemple : Si aujourd’hui nous sommes en semaine A, il est conseillé de générer manuellement les semaines A, B, C, D une fois (pour les 4 prochaines semaines) et d’activer le CRON pour qu’il soit exécuté le dimanche de la semaine A. Le Next Planning Date doit correspondre au prochain lundi de la semaine A qui sera généré par le système automatiquement.

     

    Manuellement à partir des templates

    image-1615458221490.png

    image-1615458669228.png

    Le premier jour doit être un lundi :

    image-1615458731395.png

    Les shifts générés pour cette semaine sont affichés :

    image-1615458788745.png

    Le système génère un shift par worker. Si dans le template, 2 workers ont été mis comme nécessaires, alors deux shifts seront générés : 

    Ici deux workers sont nécessaires pour le premier créneau, 1 seul pour le deuxième créneau.

    image-1615458881907.png

    Les shifts sont identifiés par le numéro entre crochet (la séquence commence à 0). 

    Si on reprend l’exemple ci-dessus, 3 shifts ont été générés.

    image-1615458936934.png

    Ajouter un shift

    Il est possible de créer les shifts directement, sans passer par la modification des créneaux.

    Attention : il est recommendé de toujours créer des shifts liées à des créneaux, sinon ils risquent d'être mal affichés sur le portail des coopérateurs et coopératrices.

    image-1617093828157.png

    Cela est utile pour fine-tuner la semaine qui arrive sans re-générer des créneaux.

    Ne jamais régénérer de créneaux.

    Gérer les shifts

    Le shift

    Visualiser les shifts

    Pour voir la liste des shifts générés, il faut se rendre dans Gestion des shifts < Planning < Shifts. Quand on se rend sur Gestion des shifts, c'est également un accès rapide à la liste des shifts.

    Si la feuille de présence comporte des erreurs, il est toujours possible de retrouver un shift et de changer son statut ultérieurement. Cependant, la feuille de présence conservera l’information enregistrée lors de sa validation et ne sera pas mise à jour.

    Les shifts d'aujourd'hui

    Les shifts générés sont visibles dès qu'on clique sur le menu Gestion des shifts.

    On peut aussi y accéder en allant dans le sous-menu Planning < "Shift" :

    image-1626437088556.png

    Par défaut, le filtre "Aujourd"hui" est mis. Pour l'enlever, il suffit de cliquer sur la petite croix sur la droite du mot.

    image-1628250827043.png

    Filtres proposés

    Des filtres sont proposés pour accéder facilement aux shifts. Pour voir les shifts d'autres jours, on peut :

    Voici la liste des filtres pré-existants :

    image-1628250863017.png

    Pour accéder à un shift, cliquer dessus depuis la vue gestion des shifts.

    Statuts

    On peut retrouver ce statut dans Gestion des shifts < Planning < Shifts.

    image-1615469529830.png

    Les statuts actuels “Confirmed”, “Present”, "Absent - 0 compensation", "Absent - 1 compensation", "Absent - 2 compensations" reflètent directement le nombre de shifts à rattraper (de compensations à effectuer), afin que les supers-coopérateurs soient en mesure de les attribuer de façon juste.

    Code couleur

    Blanc : Confirmed

    Vert : Attended

    Rouge : Absent - 2 compensation

    Orange : Absent - 1 compensation

    Jaune : Absent - 0 compensation

    Mauve : Cancelled

    image-1615469005242.png

    Shift de compensation

    Les shifts effectués par les travailleurs réguliers peuvent être des shifts réguliers (le shift auquel le travailleur est inscrit et qu’il doit réaliser chaque mois) ou des shifts de compensation (il effectue un shift de façon à ramener à 0 son compteur de shifts et de régulariser son statut).

    image-1617094714129.png

     

    Gérer les shifts

    Changer un super coopérateur pour un ensemble de shift

    Cela peut-être utile lorqu'un supercoopérateur est absent et prévient le bureau des membres. Il est possible de modifier son nom sur tous les shifts dont il est responsable et mettre le nom du supercoopérateur qui le remplace. De la même manière, si un supercoopérateur veut changer de créneau ou ne plus être coopérateur. 

    image-1615470079408.png

    image-1617095417405.png

    Gérer les shifts

    Annuler les shifts

    Cela peut-être intéressant par exemple lorsqu’ils sont générés lors d’un jour férié. 

    L'idéal pour les jours fériés à venir est d'annuler les shifts au préalable (statut "Annulé"). 

    Pour ce faire : 

    Si cela n’a pas été fait, on peut toujours archiver une feuille de présence présentant des travailleur. Cela n’aura pas d’impact sur les compteurs (voir la section feuilles de présence). 

    Gérer la feuille de présence

    Gérer la feuille de présence

    Générer les feuilles de présence

    Les fiches de présence sont générées automatiquement avant le début de chaque shift. Elles permettent d’encoder les présences des travailleurs. 

    Dans la configuration des shifts, choisissez combien de temps avant un shift la feuille de présence est générée. Si vous utilisez cette fonctionnalité, il sera possible à des volants de s'inscrire au shift jusqu'à ce moment.

    image-1615470936033.png

    image-1615470961178.png

    Gérer la feuille de présence

    La feuille de présence : présentation

    Annotations

    Les fiches possèdent un espace d'écriture libre rempli lors de la validation par l’utilisateur générique, qui permet d'inscrire des remarques et ainsi de gérer les exceptions. 

    Cela peut-être utile, comme lorsqu’un·e travailleur vient faire son premier shift sans être inscrit. Les fiches annotées sont ajoutées à une liste, attendant d’être marquées comme «lues» afin d’en sortir.

    image-1617096939069.png

    Statuts des travailleurs

    Il est possible de sélectionner un statut par défaut sur les feuilles de présence, depuis les parmètres des Shifts

    Lorsque les coopérateurs viennent faire leur shift, ils peuvent scanner leur carte de membre pour faire changer leur statut en “Présent” automatiquement sur cette feuille de présence.

     

    Code couleur

    Sur une feuille de présence, dans la liste des travailleurs : 

    Rouge : absent / Vert : attended

    image-1615469195369.png

    Une feuille de présence : 

    Gris : validated / Rouge : not validated .

     

     

    Gérer la feuille de présence

    Encoder les présences

    Les travailleur·euse·s peuvent consulter, en arrivant, la liste pré-remplie de ceux·celles attendu·e·s pour le shift en question (réguliers et volants inscrits). 

    Le statut des shifts prévus est par défaut Absent - 2 compensations.

    L’encodage des présences se fait par le supercoopérateur en charge du shift. 

    Scan des cartes

    image-1615477090987.png

    Si le scanner ne marche pas, appuyer sur la touche majuscule (CAPS LOCK) du clavier.

    image-1615477146515.png

     

    Encodage à la main par le supercoopérateur

    image-1615477690090.png

     

    Cas particuliers

    Travailleur·euse·s régulier·e·s en shift normal

    Il arrive qu’un·e travailleur·euse régulier·e ne soit pas prévu·e pour le shift mais indique tout de même venir pour son créneau habituel.

    Si cela se produit, une ligne indiquant le problème est ajoutée à l’annotation. Elle devra donc être traitée par le bureau des membres, au même titre que les autres exceptions.

    Si la fiche est validée par quelqu’un du bureau des membres, cette annotation n’est pas ajoutée.

    Travailleur·se·s en retard 

    La fiche devant être validée vers la fin du shift, les retardataires pourront toujours être ajouté·e·s. Cependant, si la fiche a déjà été validée, cela signifie que le retard est conséquent et que les mails d’absence ont déjà été envoyés.

    Il n’est pas possible d’ajouter un.e retardataire une fois la fiche validée, il·elle devra être ajouté·e à la main dans les shifts.

    Gérer la feuille de présence

    Valider la feuille de présence

    A la fin du shift, la feuille doit être validée. Elle ne sera alors plus modifiable excepté en ce qui concerne les messages et notes internes. On ne peut pas valider la fiche d’un créneau n’ayant pas encore débuté.

    Pour valider la fiche, un·e super-coopérateur·ice ou membre du groupe Attendance Sheet - Validation doit scanner sa carte, et son nom sera inscrit sur la fiche. Il·elle doit auparavant avoir complété le statut de chacun des shifts. 

    Le·la super-coopérateur·ice pourra remplir des champs supplémentaires lors de la validation, concernant des informations importantes à transmettre au bureau des membres, un retour général et son ressenti sur le nombre de travailleur·euse·s présent.

    D’abord encoder le feedback sur le shift :

    image-1615471253232.png

    Avant de pouvoir valider, il est important de vous assurer que vous avez les droits pour le faire. Voir la gestion des droits dans la partie Droits d’accès.

    Si aucun·e des super-coopérateur·ice·s ou salarié·e·s n'est présent·e, la fiche passe en non validée.

    Lors de la validation des shifts ajoutés, les shifts vides sont remplis en premier. Un nouveau shift est créé si aucun shift non-assigné avec le même type de tâche n’existe.

    De plus, avant de valider, beaucoup d’informations sont remplies automatiquement au moment du scan. Il faut donc bien vérifier chaque ligne avant de valider.

    Attention ! La validation de la feuille modifie directement les compteurs des travailleurs. Les fiches validées ne sont plus modifiables. 

    Points d’attention avant de valider :

    Si vous ne faites rien, ils auront tous automatiquement deux compensations. Si vous hésitez sur le nombre de compensations à encoder, le manuel de gestion des présences peut aider.

    Si c’est leur shift régulier, décochez la case “Shift de compensation”. Cela crée un message pour le Bureau des Membres, qui vérifiera si tout est bien encodé.

    image-1615478579682.png

    Un message apparaît :

    image-1615471416149.png

    Il est aussi possible de  :

    image-1615478650078.png

    Si vous n'avez pas votre carte, demandé au salarié de scanner. Si personne n’est présent, cliquez sur “Sauvegarder”, la feuille sera validée plus tard par un salarié ou le Bureau des Membres. 

    Gérer la feuille de présence

    Archiver une feuille de présence

    Les feuilles de présences possèdent un bouton permettant aux administrateur·ice·s de les archiver. Une fiche archivée est une fiche non-validée qui doit le rester sans toutefois être affichée dans la liste des fiches à traiter, suite à une erreur par exemple. On doit passer par un filtre afin d’y avoir accès, mais l’archivage n’est pas définitif.

    On ne peut malheureusement pas supprimer les feuilles de présence (pas de bouton de suppression disponible dans l'interface).

    image-1617097020663.png

    Gérer les travailleur·euses

    Gérer les travailleur·euses

    Les travailleurs et travailleuses

    Dans le cadre de la gestion des shifts de travail, pour pouvoir faire ses courses dans le magasin, le client/coopérateur doit avoir sa case "travailleur" cochée et le champs "Eater/worker" défini sur la fiche contact. 

    1.png

    Lorsque le module beesdoo_easy_my_coop est installé, les nouveaux membres coopérateurs sont automatiquement "travailleurs" s'ils ont souscrit des parts de la coopérative donnant accès au système des shifts, et s'ils sont majeurs. S'il n'y a pas de date de naissance renseignée, le membre sera tout de même inclus dans le système des shifts de travail.

    Régimes de travail

    Il y a trois régimes de travail:

    - travail régulier (regular) : la personne doit s'inscrire à un créneau qui générera automatiquement un shift tous les mois sur la même plage horaire.

    - travail volant (irregular) : la personne peut s'inscrire aux shifts de son choix, mais doit faire au moins 1 shift/mois.

    - dispensé de travail (exempted).

    Les informations liées à ce régime se trouvent dans l'onglet "worker information".

    Cet onglet permet de voir le mode de travail, si la personne est un supercoopérateur, si la personne a participé à une séance d'information, et si elle est régulière, à quel créneau elle est inscrite, etc.

    image-1615473354765.png

     

    Inscription à un régime de travail

    Sur la fiche contact, cliquer sur le bouton "inscription régime et shift" et sélectionner le régime de travail voulu.

    Inscri_rég_volant.png

     

    Changement de régime de travail

    Le système permet à l’utilisateur de modifier le régime d’un membre. Le statut du membre doit être “A jour” pour cela.

    Quand on inscrit un travailleur régulier au régime volant, le créneau régulier du travailleur est automatiquement effacé, ainsi que son prochain shift prévu.

    Effet sur les compteurs : tous les compteurs sont remis à 0.

    Après l'installation des modules nécessaires à la gestion des shifts, deux nouveaux onglets apparaissent sur la fiche de vos contacts.

    Statuts

    Une fois inscrit à un régime de travail, le coopérateur se voit attribué un statut en fonction de ses présences/absences aux shifts.

    image-1615472446173.png

    Pour définir ce statut, nous utilisons des compteurs (compteurs shifts réguliers et shifts de compensation) qui sont impactés par le temps qui passe et par les shift présences ou absences aux shifts (via les feuilles de présence).

    Le comportement de ces compteurs et statuts dépend du régime de travail du coopérateur.

    Travailleur régulier

    Statut

    Explication

    Peut faire ses courses ?

    À jour / Up to date

    En ordre

    Oui

    Congés / Holidays

    Le travailleur est enregistré comme absent pour congé, il est exempté de l’obligation de travail, mais ni lui ni ses mangeurs peuvent faire ses courses.

    Non

    Alerte

    Le travailleur a raté une fois son shift.

    Oui

    Extension

    Le travailleur doit effectuer ses shifts de compensation. Il a un délai pour les faire (un délai automatique de 10 jours ou un délai ajouté manuellement).

    Oui temporairement

    Suspendu / Alerte rouge

    Le travailleur n’a pas réalisé ses rattrapages endéans la période de 4 semaines après le shift manqué (ou plus s’il y a eu un délai de grâce accordé), mais a réalisé le shift suivant. Il doit toujours travailler au sein de la coop (= rattraper ses shifts de compensation par rapport au shift manqué).

    Non mais peut demander extension

    Exempté

    L’exemption temporaire est possible pour tous les statuts ci-dessus.  Sous ce statut les compteurs sont gelés et durant cette période les shifts du coopérateur sont disponibles pour les volants (garde sa place dans le créneau).

    Oui

    Gelée / Unsuscribed

    Le travailleur  a trop de shifts en retard (à définir) - le système gèle sa participation aux shifts.

    La somme des compteurs SR +  SC est < chiffre configurable (paramètres systèmes).

    Effet : le travailleur est supprimé de son créneau.

    Non

    Resigning

     

    Le travailleur à fait la demande pour quitter la coopérative. Ce statut est utilisé le temps que le CA accepte sa demande

    Non

    Les statuts ont un ordre de priorité les uns sur les autres. Le voici pour les réguliers :

    1. Congés / Holidays
    2. Exempté
    3. Extension
    4. Gelée / Unsubscribed
    5. Suspendu / Alerte rouge
    6. Alerte
    7. A jour

    Travailleur volant

    Statut

    Explication

    Peut faire ses courses ?

    À jour / Up to date

    En ordre et le·la travailleur peut aussi prendre de l'avance en accumulant des shifts.

    Oui

    Congés / Holidays

    Le travailleur est enregistré·e comme absent·e pour congé, est dispensé·e de l’obligation de travail, mais ni lui ni ses mangeurs ne peuvent faire des courses.

    Non

    Alerte

    Le travailleur n’a pas anticipé ses shifts. Attention, pour rappel, le décompte est déclenché toutes les 4 semaines à partir de l’encodage du régime de travail pour chaque coopérateur au régime volant. A partir de cette date,  le·la travailleur doit anticiper un shift pour chaque période de 4 semaines.

    Oui

    Extension

    Le travailleur doit effectuer ses shifts de compensation.

    Oui temporairement

    Suspendu

    Le travailleur n’a pas réalisé ses shifts de compensation dans la période de 4 semaines. Il doit toujours travailler au sein de la coop.

    Non mais peut demander extension

    Exempté

    L’exemption temporaire est possible pour tous les statuts ci-dessus.  Sous ce statut les compteurs sont gelés.

    Oui

    Gelée / Unsubscribed

    Le travailleur n’a pas anticipé ses shifts ni rattrapé son retard, son compteur est gelé automatiquement en-dessous d'une limite configurable (paramètres de la société).

    Non

    Resigning

    Le travailleur à fait la demande pour quitter la coopérative. Ce statut est utilisé le temps que le CA accepte sa demande

    Non

    Les statuts ont un ordre de priorité les uns sur les autres. Le voici pour les volants :

    1. Congés / Holidays
    2. Exempté
    3. Extension
    4. Gelée / Unsubscribed
    5. Suspendu / Alerte rouge
    6. Alerte
    7. A jour

    Exempté

    Le statut est up to date en permanence.

    La fiche de statut du travailleur (cooperative status)

    En accédant au menu Gestion des Shifts > Statut, on trouve la liste de toutes les fiches de statut de tous les travailleurs. Pour chaque fiche, on peut voir l'historique de changement de ses shifts, mais aussi toutes les dates de congé, alerte, etc. C'est vraiment là que toute la machinerie des statuts est opérée. Il faut donc être très prudent en modifiant des choses directement sur cette fiche.

    image-1649864160434.png

    Travailleur volant : trouver les personnes pas encore inscrites à un shift avant de passer en statut "Alerte"

    Dans la section "Informations sur le calendrier"/"Timing information", on retrouve des informations utiles pour trouver les personnes volantes qui risquent de bientôt tomber en statut "Alerte" si elles ne s'inscrivent pas à un prochain shift rapidement :

     

    La case "Can shop"

    2.png

    Cette case se coche et se décoche en fonction des statuts. C'est celle-ci qui affiche dans le point de vente si les travailleur-euses et leurs mangeurs peuvent ou non faire leurs courses.

    Ajouter des mangeurs - l'onglet carte de membre

    Pour ajouter des mangeur-euses à un-e travailleur-euse, allez sur l'onglet "Carte de membre".

    Si le-la mangeur-euse a déjà une fiche contact, vous pouvez taper le nom dans la barre eater.

    Si le-la mangeur-euse n'est pas encore dans Odoo, cliquez sur New eater.

    image-1648475082362.png

    5.png

    Après avoir créé une nouvelle fiche pour un mangeur, la case "Print BEES card?" sera cochée automatiquement pour le nouveau mangeur.

    Cet onglet permet également de gérer les cartes de membres.

    Supercoopérateurs 

    Les supercoopérateurs sont des bénévoles ayant reçu une formation plus détaillée. Ils sont chargés du shift et de la distribution des tâches. Ils sont en mesure d’attribuer le nombre de shift à effectuer en cas d’absence (0, 1 ou 2) d’un travailleur, en fonction du contexte. 

    Les supercoopérateurs sont donc chargés de vérifier que les présences sont bien enregistrées et de faire le nécessaire si ce n’est pas le cas.

    Il arrive souvent qu’un shift n’ait pas de supercoopérateur. Pour définir un supercoopérateur, cliquez ici.

     

    Gérer les travailleur·euses

    Gérer les compteurs

    Les compteurs permettent de définir les statuts des travailleurs, et comptabilisent le solde net de shifts à réaliser (shifts réguliers et shifts de compensation). Les compteurs évoluent avec le temps qui passe et selon les présences ou absences aux shifts (via les feuilles de présence).

    La mécanique des compteurs peut appliquer le principe de la double compensation ou de la simple compensation :  Voir ici comment le configurer.

    Le comportement de ces compteurs et statuts dépendent du régime de travail du coopérateur (régulier ou volant).

    Travailleur·euse en régime régulier                 

    REGIME REGULIER

    Statuts sur la feuille de présence au shift

    Compteur de Shift Régulier (SR)

    Compteur de Shift de Compensation (SC)

    Remarques

    Présence ( shift régulier)

    0

    0

    Pour une personne qui vient normalement, les compteurs restent à 0.

    Présence (shift de compensation / bonus)

    Si SR < 0, SR + 1

    Si SC < 0, SC + 1

    Sinon SR +1

    Pour une personne qui vient rattraper des absences, lors de sa première compensation, le compteur de Shift Régulier est mis à jour.

    Lors de sa deuxième compensation son compteur de Shift de Compensation est mis à jour.

    Si elle vient alors que ses compteurs sont à 0, elle fait augmenter son Compteur de Shift Régulier pour compenser une absence future (Shift Bonus).

    Absence – 2 compensations

    -1

    -1

    Le travailleur devra refaire son shift ainsi qu’un shift de compensation supplémentaire à faire dans les 4 semaines (il passe en Alerte)

    Absence – 1 compensation

    -1

    0

    Le travailleur doit refaire son shift

    Absence – 0 compensation

    0

    +1

    C'est comme si la personne était venue faire son shif t!

    Travailleur·euse en régime volant

    Pour le·la travailleur·euse volant·e, seul un compteur de shifts est utilisé. Toutes les 4 semaines, à partir de sa date d’inscription, le système diminue automatiquement les compteurs des volants, à l'exception des personnes dont le statut est "gelé" ou "resigning", qui ne sont plus affectées. Le compteur est diminué de 1 ou de 2 selon le principe de la double pénalié :

    REGIME VOLANT

    Statuts sur la feuille de présence au shift

    Compteur de Shift (S)

    Compteur de Shift de Compensation (SC)

    Remarques

    Présent

    S +1

    pas utilisé pour les volants

    A chaque shift effectué, le compteur augmente de 1.

    Absent – 2 compensations

    S - 1

    A chaque shift auquel le membre s’était inscrit mais ne vient pas, il est redevable de 2 shifts.

    Absent – 1 compensation

    0

    Le travailleur devra rattraper son shift

    Absent – 0 compensation

    S+1

    Le travailleur n’aura aucun shift à rattraper, bien qu’il ait été absent (cas de force majeure)

    Gérer les travailleur·euses

    Inscrire un travailleur·euse régulier à un créneau/shift

    Côté gestionnaire

    Attention qu’il faut être sûr que le travailleur ait un régime de travail avant de l’inscrire à un shift (voir ici comment)

    Les coopérateurs en régime régulier doivent être inscrits au niveau du créneau (planning week). Cela peut se faire depuis la fiche de coopérateur directement ou bien depuis la vue des créneaux.

    Depuis la fiche du travailleur·euse

    image-1615475002177.png

    Une nouvelle fenêtre s’ouvre permettant de définir les créneaux réguliers.

    image-1615475114499.png

    Depuis un créneau de travail

    image-1615475155427.png

    Si la personne est déjà inscrite à un autre créneau, le système informe l’utilisateur (mais ne l’empêche pas de l’inscrire) :

    image-1615475209530.png

     

    Lorsqu'on supprime une personne d'un créneau régulier, les shifts futurs sont libérés automatiquement

    Si une personne est inscrite comme supercoop sur des shifts déjà créés, modifier son créneau régulier aura pour effet de la retirer comme supercoop de tous les shifts futurs.

    Manipulations manuelles lors de l’inscription d’un régulier

    Si on inscrit un coopérateur qui va travailler en semaine B et que nous sommes aujourd’hui en semaine A, il devra venir travailler la semaine prochaine. 

    Le système de génération des shifts fonctionne avec 4 semaines d’avances. Cela signifie que les shifts correspondants à la semaine prochaine, la semaine B, sont déjà générés, et le coopérateur n’y sera inscrit automatiquement (à partir de fin juillet 2021).

    Côté Portail

    Depuis le portail, les travailleur-euses ne peuvent que consulter les shifts où ils sont inscrits de façon régulière, en allant donc sur le portail < My Shift

    image-1615476036193.png

    L’écran suivant donne : 

    image-1615476398272.png

    Dans le cas des réguliers, il n’est pas possible de s’inscrire directement à d’autres créneaux horaires. Il n’est pas possible non plus de se désinscrire ou de se faire remplacer. 

    Ces différentes manipulations doivent être faites par un gestionnaire de la plateforme comme montré plus haut.

    Gérer les travailleur·euses

    Inscrire un travailleur·euse volant à un créneau/shift

    Vous pouvez inscrire un travailleur volant de la même manière qu'un travailleur régulier, directement sur le shift auquel il veut s’inscrire. Dans ce cas, il ne faut PAS cocher “Regular Shift”.

    Le travailleur volant a par contre la possibilité de s’inscrire via le portail ou via le bureau des membres (mails ou coup de téléphone).

    Côté portail

    En allant sur le portail < my shift.

    L’écran suivant donne : 

    image-1615476629281.png

    Dans le cas des volants, il est possible de se désinscrire si la configuration a été faite dans ce sens, cf. cette page.

    Gérer les travailleur·euses

    Remplacer un travailleur·euse

    Il n’est pas possible à l’heure actuelle de remplacer un-e travailleur-euse via le portail. Ceci doit être fait par le gestionnaire, dans l’outil Odoo. 

    Le worker ID change avec le nom du remplaçant.

    Le champs “personne remplacée” est mis à jour avec le nom de la personne remplacée.

    image-1615476732721.png

    Si la personne qui remplace ne se présente pas, c’est elle qui sera pénalisée.

    Gérer les travailleur·euses

    Gérer les cartes de membres

    Grâce au module member_card, l'onglet Member Card présent sur la fiche des travailleur-euses permet de modifier les différentes informations présentes sur la carte de membre.

    Configurer le logo à imprimer sur la carte

    Se rendre dans Configuration > Société et sélectionner le logo qui sera imprimé sur la carte de membre dans le champ "Member Card logo" :

    image-1666259811917.png

    La taille du logo doit être au minimum large de 5.15 cm, et haute de 4.0cm (en pixel : largeur de 194.8, hauteur de 151.2). Si le logo est plus petit, l'image sera étirée et le rendu sera flou.

    Créer une nouvelle carte

    Pour que cet onglet s'affiche, le champ "eater/worker" doit être défini.

    Sur la fiche contact, dans l'onglet "carte de membre" et cliquer sur nouvelle carte.

    Il est possible de choisir le code barre à utiliser "Force Barcode". Il faut indiquer la raison de création de la carte.

    6.png

    Si une code barre avait déjà été généré, le nouveau code barre va être d'application en cliquant sur "New Member Card".

    Créer des nouvelles cartes en masse

    Il n'y a pas actuellement de fonctionalité "out of the box" pour créer des nouvelles cartes membres en masse. Cependant, cela peut-être fait via une action serveur.

    En mode debug, dans Configuration>Technique>Actions>Actions serveurs, créer une nouvelle action et la remplir comme suit :

    image.png

    Le code python à écrire est :

    for r in records:
      r.sudo()._new_card("Création de carte membre en masse", env.uid)

    Ensuite, dans dans Gestion de shifts travailleurs

    129349.png

    Imprimer la carte (sur un papier A4)

    Sélectionner en vue liste les personnes dont vous voulez imprimer la carte. cliquer sur Imprimer > Member card.

    La carte de membre reprend les infos suivantes :

    image-1666259988060.png

    Faire la liste des cartes à imprimer et les marquer comme "imprimées"

    Les champs

    - imprimer la carte de membre

    - dernière impression le

    Permettent de savoir quelles sont les cartes à imprimer et quand une carte a été imprimée pour la dernière fois.

    Pour cocher la case "imprimer la carte de membre", il faut cliquer sur "Action" > Request BEES card printing. Pour la décocher, il faut cloquer sur "Set BEES card as printed".

    image-1641371386244.png

    Gérer les travailleur·euses

    Encoder un congé / une pause pour un travailleur

    Pour encoder un congé pour un travailleur (régulier ou volant), il suffit de se rendre sur sa fiche.

    Le bouton "Encoder une pause" (le texte peut différer d'une base de données à l'autre selon les traductions choisies) est affiché :

    image-1626081097824.png

    Le bouton est affiché peu importe le statut du travailleur, sauf s'il est en démission (resigning).

    image-1626081177538.png

    Quand on clique sur Encoder une pause, un pop up est affiché permettant de choisir les dates de début et de fin :

    image-1626081221986.png

    La date de début doit être dans le futur.

    Si des shifts avaient déjà été générés pour ce travailleur durant sa période de congé, il sera désinscrit par le système automatiquement. Le shift sera disponible pour un travailleur volant.

    Le travailleur en congé ne peut pas faire ses achats. La case "Can shop" sur sa fiche de statut est décochée.

    image-1626081797065.png

     

    Au terme de son congé, le travailleur (régulier) sera bien réinscrit à son shift suivant. Si la date de fin de congé est modifiée, le travailleur sera également désiscrit ou réinscrit à son shift selon le cas.

    Il n'est en revanche pas possible de désactiver le congé a posteriori en choisissant une date de fin de congé dans le passé.

    Gérer les travailleur·euses

    Afficher le statut des coopérateurs - écran d'accueil

    Le module beesdoo_shift_welcome_screen permet d'afficher le statut can_shop et le statut de travail d'un membre coopérateur-travailleur, ainsi que la date du prochain shift.

    Le module pos_shift_partner_can_shop affiche dans le point de vente si les bénévoles peuvent ou non faire leurs courses.

    can_shop.png

    Si l'on utilise les cartes de membre, il est possible d'identifier un·e coopérateur·rice en scannant le code-barre de la carte.

     

    L'écran s'ouvre dans le module "Shift Welcome". On a deux options :

    1. Scanner directement un code-barre avec un scanner, sans cliquer sur le champ de texte
    2. Recherche manuelle du nom de la personne dans le champ "cooperator"

    welcome_screen.png

     

    Gérer les travailleur·euses

    Désinscrire les travailleur·euses

    Si le membre ne participe plus aux shifts

    Le bouton "Se désabonner" permet de geler la participation d'une personne dans le système des shifts. Le membre passera au statut "gelé", il sera désinscrit de son créneau de travail et des shifts futurs prévus, et en l'état, il ne pourra plus s'inscrire à un nouveau shifts. Son compteur de shifts sera bloqué.

     

    unsub.png

     

    Si le membre va quitter la coopérative

    Si, en outre, on coche la case "resigning?" dans la fenêtre de désinscription, la personne passera au statut "en démission", pour indiquer que la personne a demandé à quitter la coopérative. A ce stade, elle est encore officiellement coopératrice.

    démission.png

    Lorsque la démission sera actée par le Conseil d'Administration, il faudra effectivement revendre les parts pour retirer la personne du registre des coopérateurs et coopératrices, et opérer le remboursement. La revente de part a pour effet de passer le contact de "coopérateur effectif" à "ancien coopérateur".

    La dernière étape est d'archiver l'utilisateur et la fiche contact de l'ex-membre. Cela retirera le coopérateur des contacts actifs, et des menus Workers et du menu Shift Status dans le module des shifts.

    Gérer les travailleur·euses

    Encoder une exemption temporaire

    Dans le système de shifts de travail, le statut d'exemption temporaire est un arrêt délimité dans le temps :

    L'exemption temporaire est un statut lié aux régimes de travail régulier ou volant. Pour les personnes qui ne participent jamais aux shifts mais qui peuvent toujours faire des courses, un régime de dispense permanente est prévu.

    Pour encoder une exemption temporaire, se rendre sur la fiche contact de la personne et cliquer sur "Exemption temporaire" :

    exemption_temporaire.png

    On peut alors choisir les dates et la raison de la période d'exemption :

    exemption_dates.png

     

    Dès son encodage, s'il y a des shifts existants prévus pendant la période d'exemption, ils sont libérés.

    Pour mettre fin anticipativement à une période d'exemption, aller dans l'onglet "Statut du coopérateur" et modifier la date de fin de la période en choisissant la date du lendemain (son prochain shift prévu sera automatiquement généré à cette date [à vérifier]). Si l'on choisit une date passée, il faut aussi réinscrire manuellement la personne à son prochain shift prévu.

    Gérer les travailleur·euses

    Configurer les pénalités : double ou simple compensation

    La mécanique des compteurs reflète par défaut le principe de la double compensation : chaque membre réalise un shift par mois, et en cas d'absence non justifiée, il faut rattrapper le shift manqué et réaliser un shift suppplémentaire en pénalité (en plus du shift "normal" suivant). Ce principe s'applique par défaut aux membres réguliers comme aux volant·es.

     Si l'on préfère, on peut opter pour le principe de la simple compensation : réguliers et volants doivent rattrapés les shifts manqués, mais pas compenser (pas de pénalité par défaut).

     

    Simple ou double compensation en cas d'absence (réguliers et volants)

    Le nombre de compensation est toujours à déterminer par le ou la responsable lors de l'encodage de la feuille de présence et modifiable tant que la feuille de présence n'est pas validée.

    La valeur par défaut est paramétrable dans la configuration des shifts :

    shift_regular_compensation.png

     
    Simple ou double compensation pour faute d'anticipation (volant·es uniquement)

    Pour les volants, à chaque période, il y a un décompte (typiquement, ce décompte a lieu toutes les 4 semaines à compter de l'inscription du membre au régime volant).

    Lorsque le compteur arrive à zéro, si la personne n'a pas anticipé, le principe de la double compensation veut qu'il y ait une pénalité. Ce décompte exceptionnel est paramétrable dans la configuration des shifts :

    shift_irregular_single_penalty.png

     

    Gérer les travailleur·euses

    Responsable d'un créneau : le rôle de supercoopérateur et supercoopératrice

    Dans les supermarchés coopératifs du type Food Coop, les supercoopérateurs et supercoopératrices sont des bénévoles ayant reçu une formation plus détaillée. Ils sont le plus souvent chargés de la distribution des tâches et comme point de contact pour les membres de l'équipe, sont responsables d'encoder les présences et les absences. A ce titre, ils sont en mesure d’attribuer le nombre de shift à effectuer en cas d’absence (0, 1 ou 2) d’un membre selon la situation.

    Le champ "supercoopérateur" peut simplement être utilisé pour renseigner une personne de référence sur un créneau ou shift.

     

    Pour qu'une personne puisse être choisie comme supercoopératrice, il faut tout d'abord l'ajouter au système des shifts en cochant la case "travailleur" sur son profil, et cocher également la case "supercoop" dans l'onglet "Info travail" :

    supercoop_required.png

     

    Pour définir un supercoopérateur ou une supercoopéreraice sur un créneau de travail, cela se fait depuis la fiche de contact via le bouton "subscribe to shift" :image-1615475002177.png

    Une nouvelle fenêtre s’ouvre permettant de cocher la case "Super Cooperator" :

    image-1615475114499.png

    Dans la vue des créneaux, on peut aussi ajouter directement des personnes au créneau. Si l'on ajoute une personne ayant le rôle supercoop à un créneau dépourvu de supercoop, cette personne sera automatiquement promue supercoop de ce créneau.

    Si l'on désinscrit un travailleur d'un shift, par exemple via une exemption temporaire, cela le supprimera aussi en tant que supercoopérateur.
    Cependant, si un travailleur est définit comme supercoop sur un template, il sera mis en supercoop sur les shifts générés, même s'il est exempté. C'est une incohérence. 

    Partage d'informations personnelles

    Sur la fiche de contact d'un supercoopérateur ou supercoopératrice, une case permet d'indiquer si la personne accepte ou pas de partager ses informations personnelles (téléphone et adresse mail) sur l'espace personnel en ligne. Si oui, cela permet aux personnes inscrites à un shift de les voir pour pouvoir entrer en contact directement avec son supercoopérateur ou sa supercoopératrice.

    Cette case est disponible uniquement quand la case "super cooperative" est cochée au préalable.

    Par défaut, elle est cochée. Il faut donc la décocher manuellement.

    image-1677858113377.png

    Si le supercoop a accepté de partager ses infos : image-1677858281857.png

    S'il n'a pas accepté :

    image-1677858395758.png

    Configuration de l'application Gestion des shifts

    Configuration de l'application Gestion des shifts

    Gestion automatique des feuilles de présence

    Création automatique des feuilles de présence

     

    Il est possible d’automatiser la création des feuilles de présence.

    image-1615803871176.png

    image-1615804144326.png

    image-1615804159752.png

    Vérification de la validation des feuilles de présence

    image-1615804214792.png

    Configuration de l'application Gestion des shifts

    Envoi d'emails automatisés

    Rappel pour venir aux shifts

    Vous avez la possibilité d’envoyer un email à destination de tous les travailleur·euses (volants et réguliers) inscrits, en activant l'action automatique "Shift Summary".

    Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions planifiés

    image-1615804568878.png

    Il faut définir les paramètres suivants :

    Exemples :

    Feuille de présence non validée

    Le modèle d’email est "Non-validated sheet".

    Absence

    La feuille est validée et le·la travailleur·euse était absent·e. Le modèle d’email est "Shift Non-attendance". 

    Lorsque la fiche est validée, cela envoie un e-mail aux travailleur·se·s qui n'étaient pas présent.e.s afin de les prévenir du nombre de compensations reçues, de leur statut et du nombre de shifts à rattraper. Si c’est le remplaçant qui est absent (c’est lui qui recevra la pénalité), c’est lui qui reçoit l’email.

    Un CRON journalier permet d’indiquer au bureau des membres si des fiches n’ont pas été validées durant la journée. Celui-ci est déclenché à une heure du matin (UTC).

    L’email du bureau des membres doit être renseigné sur le modèle d’email. 

    image-1615805466700.png

    image-1615805528410.png

    Configuration de l'application Gestion des shifts

    Configuration des feuilles de présence

    Le module beesdoo_attendance_shift ajoute 3 paramètres généraux listés ci-dessous. Pour y accéder ;

    image-1649861161025.png

    1. Activer la validation par scan de carte

    Si vous désirez activer la validation des feuilles de présence par scan, activez l’option correspondante dans les paramètres. 

    Les supers-coopérateurs et membres du groupe "Attendance Sheet - Validation" pourront alors scanner sans avoir à se souvenir de leurs identifiants.

    2. Intervalle de temps avant la génération de la feuille de temps

    Les fiches de présence sont générées automatiquement avant le début de chaque shift, dès lors que des shifts existent pour un créneau. Les travailleur·euse·s volants ne peuvent dès lors plus s’inscrire sur le site. L’intervalle de génération est réglable dans les paramètres.

    S’il n’y a que des shifts vides pour un créneau, une feuille de présence vide sera tout de même créée.

    3. Type de tâche par défaut 

    Le type du shift créé par défaut lorsque les travailleurs ajoutés scannent leur carte est configurable dans les paramètres du module.

    4. Statut de présence/absence par défaut

    Lors de la génération de la feuille de présence, tous les travailleurs inscrits auront un statut par défaut, qui sera celui configuré à cet endroit.

     

    Ce module possède une dépendance sur les modules ; beesdoo_base, beesdoo_shift, beesdoo_worker_statuts, mail et barecode

    Configuration de l'application Gestion des shifts

    Configuration générale de la gestion des shifts

    Dans le menu Gestion des Shifts, l'onglet Configuration > Paramétrage des Shifts permet d'accéder à la configuration des Shifts.

    Dans la rubrique "General settings", on peut déterminer les paramètres suivants :

    shift_swap_config_underpopulated.png

     

    En plus de ces configurations, plusieurs paramètres système sont liés aux shifts.

    L'espace personnel pour la gestion des shifts

    L'espace personnel pour la gestion des shifts

    Accéder aux créneaux et shifts sur son espace personnel

    Le module shift_portal ajoute les fonctionnalités liées aux shifts bénévoles sur l'espace personnel.

    Visualiser les Shifts et Créneaux sans se connecter

    Sur l'interface publique du site web, il est possible de visualiser les créneaux réguliers disponibles (pour les réguliers et régulières), et les prochains shifts libres (pour les volantes et les volants). Il n'est pas nécessaire d'être connecté·e pour voir ces informations.

    frontend_public_shifts.png

    shifts_dispo.png

     

    Accéder à la gestion de mes shifts sur mon espace personnel

    Lorsqu'on est connecté à son espace personnel, on peut accéder aux informations sur le travail dans le sous-menu "Mes Shifts" :

    myshift.png

     

    Sur cet écran, on peut vois les informations sur le travail : son régime de travail (régulier, volant, exemption), son statut (à jour, alerte, etc.), les shifts auquels on est inscrit.

    mes-shifts.png

    Pour les volants, s'affichent aussi :

    ainsi que, si ces options sont activées dans la configuration :

     

    Pour les réguliers, si cette option est activée dans la configuration :

    image-1655398115199.png

    Les shifts proposés sont ceux qui ne sont pour lesquels il manque des personnes :

    image-1655398143096.png

    Il suffit de cliquer sur le bouton "Subscribe" pour le shift qui nous intéresse.

    Un pop up de confirmation s'affiche :

     

    image-1655398171776.png

    Après confirmation, un message en vert de confirmation est affiché sur la page principale des shifts et le shift de compensation apparait dans la liste des prochains shifts :

    image-1655398200231.png

    Le bouton "unsubscribe" permet de se désinscrire (uniquement des shifts de compensation).

     

    Configuration de la durée limite pour se désinscrire d'un shift

    La durée limite pour se désinscrire avant un shift est configurable dans les paramètres système sous le nom min_hours_to_unsubscribe

    min_hours.png

    L'espace personnel pour la gestion des shifts

    Afficher la liste des Mangeurs sur l'espace personnel du coopérateur

    Lorsqu’un coopérateur se connecte à son espace personnel de votre Odoo, le module beesdoo_website_eater vous permet d'afficher sur son profil, la liste des Mangeurs qui lui sont liés.

    image-1616419485375.png

    Ce module possède des dépendances sur les modules : portal, beesdoo_base, website

    L'espace personnel pour la gestion des shifts

    Afficher l'historique de vos achats sur le portail site web

    Le module portal_pos_order_amount permet d'afficher plus d'informations pertinentes concernant les ventes sur le portail web.

    Ainsi, il permet d'ajouter dans les détails de votre compte, l'historique et le montant total de vos achats sur le portail du site Web

    image-1616426759502.png

    Ce module nécessite l'installation des modules portal et point_of_sale

     

    L'espace personnel pour la gestion des shifts

    Configuration des shifts sur le site web

    Dans le module Administration du site web,  ouvrir la Configuration dans l'onglet Configuration.

    Shifts volants

    Dans la rubrique "Shifts: Irregular Worker", les options suivantes sont paramétrables :

    La règle d'affichage dépend du nombre de places sur le shift template (le champ "modèle" sur le shift) et est la suivante :

    nombre de places libres ≥ nombre de travailleurs du modèle de tâche × hide rule / 100

    (pour un hide rule de 50%, les shifts d'un créneau de 5 places seront affichés s'il reste 3 places libres ou davantage)

    Lorsqu'un shift libre n'est pas associé à un modèle, il s'affichera toujours sur le site web comme disponible.

    Website_shifts_Config.png

    Shifts réguliers

    Dans la rubrique "Shifts: Regular Worker", les options suivantes sont paramétrables :

    L'espace personnel pour la gestion des shifts

    Accepter de partager ses infos en tant que supercoopérateur ou supercoopératrice

    Le supercoopérateur ou la supercoopératrice peut choisir de partager ou non ses informations personnelles (numéro de téléphone et adresse email) pour que les membres inscrits à un créneau qu'il gère puissent les contacter directement.

    Pour modifier ce paramètre, il faut aller sur son compte dans l'espace personnel : cliquer sur son nom en haut à droite > Mon compte.

    La configuration choisir est affichée sur cette page.

    image-1677858608112.png

    Pour modifier cette configuration, cliquer sur "Modifier mes informations" en haut à droite.

    Les échanges de shifts et les shifts de solidarité

    Les échanges de shifts et les shifts de solidarité

    Le système d'échange de shifts entre régulier·es

    Les modules beesdoo_shift_swap, beesdoo_website_shift_swap et beesdoo_worker_status_shift_swap introduisent un système interactif d'échange de shifts entre les travailleuses et les travailleurs réguliers. Le mécanisme d'échange s'active et se configure via la configuration (voir ici).

    Les étapes prévues sont, dans l'ordre suivant :

    1. Choisir un shift sous-peuplé à la place de son shift
    2. Accepter un échange bilatéral déjà proposé
    3. Proposer un échange bilatéral
    4. Choisir n'importe quel shift disponible à la place de son shift

    En fonction du moment de la recherche d'un échange et du moment du shift à échanger, toutes les étapes ne sont pas proposées. La durée de disponibilité de chaque étape peut être adaptée dans la configuration, et certaines étapes peuvent être désactivées complètement, à l'aide des paramètres A, B, C et D mentionnés ci-dessous.

    Demander un échange

    Dans l'espace personnel, dans l'interface des shifts "Mes Shifts", un bouton "Swap Shift" est disponible pour les shifts futurs.

    shift_swap_request_button.png

    Avant toute chose, un message s'affiche pour vérifier que la personne n'a pas déjà convenu un échange avec quelqu'un d'autre, et si tel est le cas lui permettre de l'encoder (il faut connaître le courriel de l'autre personne et le jour du shift avec lequel échanger), ce qui envoie une demande de confirmation par mail afin de valider l'échange.

    shift_swap_preliminary_check.png shift_swap_self_input.png

    A toutes les étapes, un avertissement demande confirmation si le type de tâche entre le shift échangé et le shift choisi est différent :

    shift_swap_warning_type_different.png

     

    Étape 1 - Choisir un shift sous-peuplé à la place de son shift

    Si l'on n'a pas déjà convenu d'un échange, on passe à la première étape du processus : le choix d'un shift sous-peuplé.

    Les shifts qui s'affichent alors sont les shifts les moins populaires, qui sont définis dans la configuration des shifts. Il est généralement plus intéressant qu'une personne opte pour un shift sous-peuplé, plutôt que pour un échange à un créneau horaire bien pourvu - c'est donc la première étape proposée.

    shift_swap_underpopulated.png

    Si l'on choisit un de ses shifts, l'échange est validé directement et le shift original est libéré.

    Si aucun des shifts affichés n'est possible, un bouton "no shift suits me" tout en bas permet de passer à l'étape suivante.

    shift_swap_no_underpopulated_suits_me.png

     

    Étape 2 - Accepter un échange bilatéral déjà proposé

    Si l'on n'a pas trouvé de shift sous-peuplé à sa convenance, on arrive sur la liste des échanges déjà proposés. Ceux-ci sont affichés directement, afin qu'on consulte d'abord les échanges de shift existants avant de pouvoir en proposer un soi-même.

    shift_swap_accept_exchange.png

    On peut accepter un des échanges proposés, ce qui enverra un mail demandant confirmation à la personne qui a proposé l'échange (si du temps s'est passé depuis la proposition d'échange, il est possible que la personne ait trouvé entre temps). Si la personne accepte, l'échange est enregistré et les parties notifiées.

     

    Étape 3 - Proposer un échange bilatéral

    Si aucun échange proposé ne convient, on peut passer à l'étape suivante en cliquant sur le bouton "No exchange suits me".

    Cette étape est possible dans l'intervalle entre le paramètre A et le paramètre B (cf. la configuration).

    Proposer un échange à un créneau horaire semblable

    Seule cette étape a lieu si on a passé le délai du paramètre D.

    Dans un premier temps, seuls les créneaux horaires semblables (même heure et jour de semaine) sont proposés, car c'est généralement à ces heures-là qu'il est le plus probable de trouver un échange et cette étape permet donc de simplifier le processus pour les usagers. Là encore, un bouton "No shift suits me" est prévu, au cas où ce ne serait pas suffisant.

    shift_swap_exchange_request_similar.png

    Proposer un échange en spécifiant toutes ses disponibilités

    Si les créneaux semblables ne suffisent pas, on accède à la liste complète des shifts vides et on peut alors spécifier tous les créneaux auxquels on est disponible afin qu'un échange parmi ces possibilités soit accepté ultérieurement. On peut aussi faire une recherche par jour ou heure dans la barre de recherche. Les premières disponibilités sélectionnables sont affichées après un délai correspondant au paramètre B (Limit of days to request an exchange).

    shift_swap_exchange_request.png

    Après sélection et validation, on peut visualiser les échanges proposés et les annuler si besoin :

    shift_swap_my_request.png

    Étape 4 - Choisir n'importe quel shift disponible à la place de son shift

    Si le délai avant le shift à échanger est inférieur au paramètre B (défini dans la configuration), on peut choisir un shift dans une liste de tous les shifts disponibles.

     

    Les échanges de shifts et les shifts de solidarité

    Prérequis à l'utilisation des mécanismes d'échange et de solidarité

    Modules à installer

    beesdoo_shift_swap : système d'échanges de shifts
    beesdoo_website_shift_swap : plateforme interactive pour les échanges de shifts

    Si le module beesdoo_worker_status est installé:
    beesdoo_worker_status_shift_swap pour faire lien entre les échange de shifts et beesdoo_worker_status (statut et compteurs)

     

    Configurations des échanges de shift

    Dans le menu Gestion des Shifts, l'onglet Configuration > Paramétrage des Shifts permet d'accéder à la configuration des Shifts.

    Dans la rubrique "Shift Exchanges", la case "Activate shift swaps and exchanges" permet d'activer ou de désactiver la plateforme d'échanges de shifts.

    shift_swap_config.png

    Les paramètres suivants peuvent être ajustés :

    Configuration des shifts de solidarité

    Dans le menu Gestion des Shifts, l'onglet Configuration > Paramétrage des Shifts permet d'accéder à la configuration des Shifts.

    Dans la rubrique "Solidarity", la case "Activate solidarity-related features" permet d'activer ou de désactiver le mécanisme de solidarité.

    shift_swap_config_solidarity.png

    Les paramètres suivants (nombre de shifts de solidarité) doivent être fixés :

    Les échanges de shifts et les shifts de solidarité

    Les shifts de solidarité [à compléter]

    Le mécanisme de solidarité, s'il est activé, permet aux travailleurs et travailleuses (régulières et volantes) d'offrir des shifts de solidarité, à condition que leur statut soit à jour. Les personnes exemptées ou en pause ne peuvent pas offrir de shifts de solidarité.

    Le solde total des shifts de solidarité (shifts offerts moins shifts utilisés) de tous les travailleurs et les travailleuses est affiché sur le portail, dans l'onglet "Mes Shifts".

    Les membres qui en ont besoin peuvent demander un shift de solidarité, dans les limites fixées dans la configuration.

     

    Autres fonctionnalités liées aux shifts

    Autres fonctionnalités liées aux shifts

    Définir un ou une bénéficiaire sur les shifts

    Uniquement disponible en version 16 (voir tag ci-contre, en haut à gauche)

    Le module shift_beneficiary ajoute un champ sur les créneaux réguliers (les modèles de shifts), permettant de sélectionner une personne ou une structure bénéficiaire parmi les contacts.

    Tout d'abord, définir quel contacts peuvent être sélectionnés comme bénéficiaires  sur un créneau régulier :

    shift_beneficiary - is_beneficiary.png

    Ensuite, définir le contact bénéficiaire sur le créneau régulier :

    shift_beneficiary - select beneficiary.png

    Le nom du ou de la bénéficiaire sera affiché sur le portail, où les internautes pourront filtrer sur un nom en particulier.

    shift_beneficiary - display beneficiary.png

     

    Mangeurs et mangeuses (eater)

    Le module eater introduit la notion de "mangeuses" et "mangeurs", des personnes liées à un client ou une cliente existante qui sont identifiées dans le système.

    Par défaut, un·e cliente ne peut avoir que 2 mangeur·euses maximum. Lorsqu'on utilise la gestion des coopérateurs, le module-glue beesdoo_easy_my_coop permet de configurer ce nombre.

    L'onglet "Carte de membre" permet d'ajouter un ou une mangeuse à un client (il faut pour cela que la personne soit eater/worker :

    image-1648475082362.png

    Le module shift_portal_eater affiche les mangeurs et mangeuses sur le portail des coopérateurs, dans l'onglet "Mon Compte".

    Le module eater_member_card permet de demander automatiquement l'impression d'une carte client pour les nouveaux mangeurs et mangeuses, en cochant la case "Print BEES card?" automatiquement.

    La carte des mangeur·euses et de leur "parent" partagent un même code-barre, qui revoit au profil du client parent.

    L'onglet "Carte de membre" permet également de gérer les cartes client.