Application Gestion des shifts v16
L'application Gestion des shifts vous permet de gérer vos travailleurs dans Odoo, de créer des shifts et d'utiliser les feuilles de présences
- Présentation générale de l'application Gestion des shifts
- Vue rapide des menus et fonctionnalités
- Matériel nécessaire
- Modules à installer
- Fonctionnement du système des shifts bénévoles - Aperçu
- Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift
- Définir les jours de la semaine et les types de tâches
- Définir les créneaux et plannings des semaines
- Faire le lien entre coopérateur et travailleur - Cocher la case "worker"
- Définir le statut du coopérateur/travailleur
- Définir les paramètres systèmes
- Définir les droits d'accès pour les shifts
- Définir les timezones
- Gérer les shifts
- Générer les shifts
- Le shift
- Changer un super coopérateur pour un ensemble de shift
- Annuler les shifts
- Gérer la feuille de présence
- Générer les feuilles de présence
- La feuille de présence : présentation
- Encoder les présences
- Valider la feuille de présence
- Archiver une feuille de présence
- Gérer les travailleur·euses
- Les travailleurs et travailleuses
- Gérer les compteurs
- Inscrire un travailleur·euse régulier à un créneau/shift
- Inscrire un travailleur·euse volant à un créneau/shift
- Remplacer un travailleur·euse
- Gérer les cartes de membres
- Encoder un congé / une pause pour un travailleur
- Afficher le statut des coopérateurs - écran d'accueil
- Désinscrire les travailleur·euses
- Encoder une exemption temporaire
- Configurer les pénalités : double ou simple compensation
- Responsable d'un créneau : le rôle de supercoopérateur et supercoopératrice
- Configuration de l'application Gestion des shifts
- Gestion automatique des feuilles de présence
- Envoi d'emails automatisés
- Configuration des feuilles de présence
- Configuration générale de la gestion des shifts
- L'espace personnel pour la gestion des shifts
- Accéder aux créneaux et shifts sur son espace personnel
- Afficher la liste des Mangeurs sur l'espace personnel du coopérateur
- Afficher l'historique de vos achats sur le portail site web
- Configuration des shifts sur le site web
- Accepter de partager ses infos en tant que supercoopérateur ou supercoopératrice
- Les échanges de shifts et les shifts de solidarité
- Le système d'échange de shifts entre régulier·es
- Prérequis à l'utilisation des mécanismes d'échange et de solidarité
- Les shifts de solidarité [à compléter]
- Autres fonctionnalités liées aux shifts
- Mangeurs et mangeuses (eater)
Présentation générale de l'application Gestion des shifts
Vue rapide des menus et fonctionnalités
Menu Planning
Il y a un shift créé par participant. Le shift est nommé : [date du shift] Semaine A/B/C/D Jour (h début : h de fin)[x]
[x] correspond au numéro de shift. S’il y a 5 shifts créés, chacun aura un chiffre en commençant par 0: 0, 1, 2, 3, 4.
Menu Travailleurs
Menu Feuilles de présence / Attendance sheets
Menu Modèles
Menu Statut
Menu Configuration
Matériel nécessaire
Si vous désirez permettre aux bénévoles de scanner leur carte en magasin pour indiquer leur présence, il vous faudra :
- Avoir des cartes de membres imprimées avec code barre (solution non disponible dans Odoo fin 2021)
- Créer un nouveau compte générique avec le droit Feuilles de présence
- Un ordinateur dédié au module avec le compte générique
- Un scanner de carte.
Vous n’êtes pas obligés de passer par ce système et pouvez simplement encoder les présences et absences manuellement en fin de journée sur les feuilles de présences.
Pour contrôler le statut des bénévoles, le module beesdoo_shift_welcome_screen
ajoute une interface permettant de scanner une carte de membre et d'afficher le statut.
Modules à installer
Modules de base de la gestion des shifts
shift
(v12, v16) : module de baseshift_attendance
(v12) : feuilles de présence
shift_worker_status
(v12) : statuts et compteurs des travailleur·eusesshift_portal
(v12, v16) : accès aux shifts via le portail
Modules facultatifs
beesdoo_easy_my_coop
cooperator_worker_force
Divers
Fonctionnement du système des shifts bénévoles - Aperçu
L'application Gestion des shifts bénévoles permet d'organiser des contributions bénévoles à l'aide d'un planning régulier et d'un agenda quotidien, avec la possibilité de comptabiliser les présences et un système de compensations des absences. Les bénévoles peuvent également accéder aux informations concernant leur travail sur le portail en ligne.
Le système des shifts a été développé pour répondre aux besoins de supermarchés coopératifs sur le modèle "Food Coop", où les bénévoles travaillent une fois toutes les 4 semaines, en échange de quoi ils ou elles bénéficient du droit de faire leurs courses dans le magasin. Le système peut s'appliquer à d'autres types de fonctionnements et à d'autres contreparties.
Les travailleurs et travailleuses bénévoles
A partir d'une fiche contact Odoo, une personne peut être ajoutée au système des shifts.
Dans le cas où l'application Cooperators n'est pas installée :
- librement en cochant "Worker/Eater" sur la fiche contact et en sélectionnant "Worker and Eater" dans le champ "Mangeur/Travailleur" :
Dans le cas où l'application Cooperators est installée :
- automatiquement via le flux Cooperators (les membres effectifs ayant souscrit une part donnant accès aux shifts)
- ou manuellement, en cochant la case "force worker" sur la fiche contact (le module
cooperator_worker_force
doit être installé)
Régimes de travail
Une fois incluses dans le système des shifts, les bénévoles peuvent être inscrit·es à un des trois régimes :
- régime régulier
- régime volant
- régime d'exemption de travail.
Les régulièr·es doivent être également inscrites à un créneau régulier (voir plus bas).
Statuts des bénévoles
Une fois le régime choisi, les bénévoles tombent automatiquement sous un des statuts prévus, initiallement le statut à jour. Le statut indique si la personne est à jour dans ses shifts, et (le cas échéant) si elle bénéficie de l'accès au magasin pour sa contribution.
Le système des shifts peut aussi être utilisé sans contrôle des absences et sans "statuts" pour les bénévoles.
Statut | Explication | Actif·ve comme bénévole ? | Peut accéder au magasin ? |
A jour | statut par défaut | oui | oui |
Alerte | période d'avertissement | oui | oui |
Extension | période d'avertissement supplémentaire, activable sur demande | oui | oui |
Suspendu·e | sanction temporaire | oui | non |
Dispense |
exemption de travail temporaire | non | oui |
Gelé·e | sortie temporaire du système des shifts, gel des pénalités | non | non |
Pause | congé de durée déterminée | non | non |
Démission | pour les bénévoles quittant la structure | non | non |
Si l'on désire appliquer un suivi des présences et des compensations pour les absences, alors la présence ou l'absence aux shifts déterminera le statut des personnes. Certains statuts sont prévus pour les membres actifs, d'autres pour les membres qui ne participent temporairement pas. Certains statuts donnent accès au magasin (droit de faire ses courses, ou autre ristourne obtenue en échange des contributions des bénévoles), d'autres prévoient une sanction (perte temporaire de l'accès au magasin, par exemple).
Le système des shifts
Le module shift
permet d'utiliser les fonctionnalités de base.
Les shifts
Dans Odoo, les shifts sont de petites cartes qui représentent une contribution bénévole ponctuelle : une personne un jour particulier à une heure donnée (heure de début + heure de fin). En plus de ces informations, le shift correspond aussi à :
- un type de tâche
- un·e supercoop (ou responsable d'équipe)
- pour les bénévoles régulier·es : un shift peut être un shift régulier, ou bien un shift de compensation
- pour les bénévoles régulier·es, en cas d'échange de shift : le nom d'un·e bénévole remplaçant·e
- si l'on utilise le mécanisme de solidarité : un shift peut être un shift normal ou un shift de solidarité
Le planning des créneaux
Les créneaux réguliers sont les modèles des shifts. Le planning régulier couvre typiquement une période de quatre semaines A, B, C, D, et se répète tous les 28 jours. Les bénévoles régulier·es peuvent être inscrit·es à un ou plusieurs créneaux, correspondant chacun à un type de tâche et un créneau horaire précis. Un créneau de 3 places, dont 2 bénévoles régulier·es, générera tous les 28 jours 2 shifts associés aux deux inscrit·es, et 1 place libre, à laquelle pourra être inscrit·e un·e volant·e.
Les shifts sont générés périodiquement, par exemple un "shift de semaine A, lundi 14h". Inévitablement, un shift régulier se décale dans le mois calendrier - il n'est pas possible de gérer la récurrence "shift du premier lundi du mois".
Le suivi des présences
Le module
Les feuilles de présence
La "feuille de présence" est une liste générée peu avant le début d'un shift et reprenant les noms des bénévoles inscrit·es à ce shift. Il est possible d'indiquer, pour chaque personne, si elle est présente ou non. Il est également possible d'ajouter des noms de bénévoles qui ne se seraient pas inscrit·es à l'avance.
Les statuts et les compensations
Le module shift_worker_statuts
introduit les statuts et les compteurs des bénévoles. Les statuts décrits ci-dessus évoluent selon les présences ou absences aux shifts. Dans le système, une absence peut donner lieu à zéro compensation, un rattrapage (une compensation) ou un rattrapage assorti d'une pénalité (deux compensations). Le nombre de compensation encourru dépend de la polique mise en place dans la structure (la valeur par défaut peut être modifiée) et peut être décidée lors de l'encodage de la feuille de présence.
Une absence non excusée fait en principe passer du statut "à jour" au statut "alerte". Par la suite, en fonction du nombre de compensations à faire, la présence à ces shifts fera repasser "à jour".
Les compteurs de shifts
Les changements de statuts sont gouvernés par les compteurs de shifts : ceux-ci comptabilisent les shifts à ratrapper. La mécanique des compteurs de shifts est différente pour les régulier·es et les volant·es, et est expliquée plus en détails ici.
Le portail
Le module shift_portal
permet aux bénévoles de gérer leurs shifts via un espace personnel. Ceci permet notamment de visualiser ses shifts passés et futurs, ainsi que les créneaux réguliers libres et les prochains shifts libres. Si on le désire, il est possible de laisser les bénévoles s'inscrire à des shifts volants ou à des compensations en ligne, voire accéder aux fonctionnalités supplémentaires d'échanges de shifts et de solidarité.
Prérequis à l'utilisation de l'application Gestion de shift
Définir les jours de la semaine et les types de tâches
Définir les jours de la semaine
Gestion des shifts < Configuration > "Shift Day"
- Cliquez sur "Créer" et définissez simplement que le Lundi correspond au premier jour de la semaine, le mardi au deuxième, etc.
Définir les types de tâches
Le type du shift créé par défaut lorsque les travailleur·euse-ss ajoutés scannent leur carte est configurable dans les paramètres du module. C’est à faire une fois en début de configuration du module.
Gestion des shifts < Configuration > "Type de shift"
Cette page vous permet de définir les types de tâches nécessaires.
Définir les créneaux et plannings des semaines
- Allez dans Gestion des shifts < Modèles < "Planning (par semaine)"
Créer les modèles de semaines
La première fois, il vous faut créer les 4 modèles de semaines :
- Cliquez sur “Créer”.
- Indiquez le nom du Template. Par exemple “Semaine A”, puis Sauvegardez.
La séquence doit refléter la succession dans le temps des semaines. C’est utile pour la génération automatique des shifts.
Le champs "periodicity" représente l'intervalle de temps entre le début d'une série de shifts générés automatiquement et la génération automatique précédente.
Par exemple, si ce chiffre est mis à 7, les shifts seront générés toutes les semaines, le dimanche.
Auparavant, il fallait qu'il y ait un créneau le dimanche dans le planning, souvent appelé créneau technique et comprenant 0 travailleurs. Le champ "periodicity" permet de ne pas avoir ce créneau sans avoir de décalage dans la génération des shifts.
La liste des différentes semaine s’affiche :
Semaine A
Semaine B
...
Planning générique
Sur une ligne, en cliquant sur le bouton "Shifts Template" pour une semaine, on voit le planning générique (= template) défini pour cette semaine.
Chaque case est un créneau de travail.
Créer les créneaux de travail (shift templates)
Soit en masse, depuis les types de shifts
A partir des types de shifts définis dans la configuration, il est possible de générer directement (et une fois pour toutes) les créneaux (templates) réguliers dans les plannings hedbomadaires.
Par exemple : Cela permet de générer d'un coup tous les créneaux de type "ouverture" pour les semaines A, B, C et D
Soit de manière manuelle "piéton" : créer les créneaux les uns après les autres
- Cliquez sur “Créer”.
- Encodez les éléments suivants :
- le nom du créneau (nomenclature à définir en interne pour s’y retrouver facilement, par exemple : A_LUN_7:00-9:30)
- Le jour de ce créneau (choix parmi la liste des jours définis dans la configuration)
- Le type de créneau (choix parmi les types définis dans la configuration)
- Le nombre de travailleur·euses total
- L’heure de début du shift
- La durée du shift (ou l’heure de fin) - la durée ou l’heure de fin sont mis à jour automatiquement
- Le supercoopérateur en charge du créneau (seuls les supercoopérateurs peuvent être sélectionnés)
- Les coopérateurs mangeurs-travailleur·euses qui seront inscrits à ce créneau de manière récurrente (seuls les eaters-travailleur·euses peuvent être inscrits).
Après avoir sauvegardé, le créneau apparaît dans le planning de la semaine A.
Une fois l’ensemble des créneaux de la semaine définis, il faut générer les shifts pour une semaine bien réelle.
Si vous créez une nouvelle colonne, vous créez un nouveau jour type, ce qui va générer des problèmes par la suite. Pour créer des templates de shifts, attention à n’utiliser que le bouton créer.
Faire le lien entre coopérateur et travailleur - Cocher la case "worker"
Avec le module cooperator_worker
, un lien se fait automatiquement entre la prise de part et le fait d’être travailleuse ou travailleur :
- Par défaut, un contact qui n'est ne détient pas de part donnant accès aux shifts ne peut pas s’inscrire à un shift.
- Si le module
cooperator_worker_force
est installé, la case "force worker" sur le profil du contact permet d'ajouter n'importe quel contact au système des shifts.
Le lien entre Cooperators et la Gestion des Shifts se fait via les modules beesdoo_easy_my_coop
et cooperator_worker
. Il faut configurer les types de parts pour définir pour chaque type de part si le coopérateur peut travailler, faire ses courses, etc.
Si ce module n’est pas installé la case "worker" peut être cochée manuellement.
Il y a une petite erreur pour le moment, la case worker cochée ne met pas automatiquement le champs worker/eater sur worker and eater (ce qui devrait être le cas). Il faut donc le faire à la main.
Si le coopérateur est mineur au moment de sa prise de parts, il sera "eater" et pas "worker eater".
Définir le statut du coopérateur/travailleur
Si vous avez suffisamment de droits d'accès, il est possible d’avoir une vue de tous les travailleurs, de leur compteurs et aux autres informations nécessaires à la gestion des shifts.
- Allez dans Gestion des Shifts < Statut < "Statut du coopérateur"
- Sélectionnez un travailleur, vous retrouvez sur sa fiche toutes les informations nécessaires à la gestion de ses shifts.
La partie "For testing purpose only" permet de voir le résultat de différentes manipulations en changeant ce qu’Odoo pense être la date d’aujourd’hui.
Définir les paramètres systèmes
Plusieurs paramètres du système sont liés aux shifts. Pour les configurer, allez dans le menu Configuration > Technique > "Paramètres" > Paramètres système :
Paramètres à configurer pour générer les shifts
Recherchez le terme "planning" comme "clé" :
- last_planning_seq : c'est le numéro de séquence de la dernière semaine générée (1 pour A, 2 pour B, 3 pour C et 4 pour D).
- next_planning_date = le lundi de la prochaine semaine à générer (c’est à dire 4 semaines plus tard, par exemple si le cron tourne au 20/09/2020, la prochaine date est le lundi 19/10/2020).
- beesdoo_shift_attendance.attendance_sheet_generation_interval doit également être changé pour être mis à 30.
Paramètres liés aux statuts
Les bénévoles qui ont trop de shifts à rattrapper peuvent être gelé·es : à une valeur donnée des compteurs de shifts (par défaut, -4), le compteur de shifts est gelé et les bénévoles sont automatiquement désinscrits des shifts (et créneaux) auxquels ils ou elles sont inscrites. Pour se réinscrire à des shifts, il faut alors passer par un contact humain afin d'éviter les situations où des bénévoles ne seraient plus en capacité de rattrapper leur retard.
Recherchez le terme "counter" comme "clé" :
- irregular_counter_to_unsubscribe : valeur du compteur à laquelle les volant·es sont gelé·es (par défaut, -4)
- regular_counter_to_unsubscribe : nombre de shifts de retard où les régulier·es sont gelé·es (par défaut, -4)
Définir les droits d'accès pour les shifts
Groupes et règles d’accès
Voici un tableau récapitulatif des groupes et des droits d’accès associés (basé sur le modèle réalisé pour la BEES).
Aucun des groupes ne peut éditer les feuilles de présences validées. Les membres de "Shifts and Attendance Sheets Management" ont accès au bouton permettant de marquer les remarques comme lues et aux discussions (mail.thread) liées à la feuille. Ces restrictions sont gérées sur les vues.
Suivant ce tableau, il faut attribuer les bons droits aux différents profils.
Compte générique
- Créez un compte générique appartenant uniquement aux groupes Ressources humaines / Employé et feuilles de présence. Ce compte doit être accessible sur l’ordinateur standard.
Nom (EN) |
Nom (FR) |
Description |
Attribué à (modèle BEES) |
Attendance Sheet Generic Access |
Feuilles de présence |
Destiné au compte générique connecté au début de la journée, sur lequel les travailleur·euse-ss viennent remplir les feuilles de présence |
Compte accueil |
Attendance Sheet Validation |
Feuilles de présence - Validation |
Validation des feuilles de présence sans être supercoopérateur·ice. |
Salariés |
Shift and Worker Read Access |
Shifts - Présences |
Accès en lecture seule aux shifts et à la liste des travailleur·euses. |
Compte accueil |
Shifts and Attendance Sheets Management |
Shifts et feuilles de présence - Gestion |
Gestion des shifts et des feuilles de présence (présences, travailleur·euses, notes, validation…) |
Bureau des membres |
Planning Management |
Shifts - Planning |
Gestion du planning hebdomadaire des shifts. |
Salariés |
Cooperative Admin |
Shifts - Administrateur |
Administration du module de shift et de sa configuration. |
Salariés |
Définir les timezones
Pour que tous les créneaux et shifts sur l’intranet s’affichent avec les bonnes heures, il est nécessaire de mettre la même timezone à tous.
Par défaut pour les nouveaux users
Pour rajouter cette information dans les paramètres mis par défaut d’un nouvel utilisateur,
- Activez le mode développeur.
- Allez dans Configuration < Technique < "Actions"< Paramètres par défaut de l’utilisateur.
Attention, il faut également penser à changer le fuseau horaire du public user.
- Créez une nouvelle entrée avec les informations de l’encadré rouge ci-dessous.
Editer les users existants
Pour éditer les utilisateurs déjà créés, soit il faut repasser sur chacun individuellement, soit il est possible d’utiliser le module édition de masse si il est installé.
- Allez dans Configuration < Opération en lot < "Edition en lot".
- Créez une nouvelle entrée avec ces données :
Attention de bien activer le sidebar button.
- Allez dans Configuration < Utilisateurs et sociétés < "Utilisateurs", décochez le filtre "Utilisateurs internes".
Assurez-vous que tous les utilisateurs sont sur la même page.
- Sélectionnez tous les utilisateurs < action < édition en lot (changer les timezones).
- Mettez europe/brussels pour tout le monde et appliquez.
Attention, la bonne timezone doit également être paramétrée sur les utilisateurs inactifs (surtout le public user).
Gérer les shifts
Générer les shifts
Automatiquement à partir des templates
Un système permet d’automatiser la création des shifts sur base des créneaux.
- Activez le CRON correspondant dans Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions planifiés
- Définissez dans les paramètres systèmes la Next Planning Date. Configuration < Technique < "Paramètres" < Paramètres systèmes
Elle doit correspondre au prochain lundi que le CRON doit générer.
Exemple : Si aujourd’hui nous sommes en semaine A, il est conseillé de générer manuellement les semaines A, B, C, D une fois (pour les 4 prochaines semaines) et d’activer le CRON pour qu’il soit exécuté le dimanche de la semaine A. Le Next Planning Date doit correspondre au prochain lundi de la semaine A qui sera généré par le système automatiquement.
Manuellement à partir des templates
- Cliquez sur la ligne correspondante à cette semaine.
- Cliquez sur le bouton “Generate shifts” :
- Choisissez le jour de début de la semaine dont vous voulez générer les shifts.
Le premier jour doit être un lundi :
- Cliquez sur “Confirm”.
Les shifts générés pour cette semaine sont affichés :
Le système génère un shift par worker. Si dans le template, 2 workers ont été mis comme nécessaires, alors deux shifts seront générés :
Ici deux workers sont nécessaires pour le premier créneau, 1 seul pour le deuxième créneau.
Les shifts sont identifiés par le numéro entre crochet (la séquence commence à 0).
Si on reprend l’exemple ci-dessus, 3 shifts ont été générés.
Ajouter un shift
Il est possible de créer les shifts directement, sans passer par la modification des créneaux.
Attention : il est recommendé de toujours créer des shifts liées à des créneaux, sinon ils risquent d'être mal affichés sur le portail des coopérateurs et coopératrices.
- Allez dans le module Gestion des shifts < Planning < "Shift" et cliquez sur créer.
Cela est utile pour fine-tuner la semaine qui arrive sans re-générer des créneaux.
Ne jamais régénérer de créneaux.
Le shift
Visualiser les shifts
Pour voir la liste des shifts générés, il faut se rendre dans Gestion des shifts < Planning < Shifts. Quand on se rend sur Gestion des shifts, c'est également un accès rapide à la liste des shifts.
Si la feuille de présence comporte des erreurs, il est toujours possible de retrouver un shift et de changer son statut ultérieurement. Cependant, la feuille de présence conservera l’information enregistrée lors de sa validation et ne sera pas mise à jour.
Les shifts d'aujourd'hui
Les shifts générés sont visibles dès qu'on clique sur le menu Gestion des shifts.
On peut aussi y accéder en allant dans le sous-menu Planning < "Shift" :
Par défaut, le filtre "Aujourd"hui" est mis. Pour l'enlever, il suffit de cliquer sur la petite croix sur la droite du mot.
Filtres proposés
Des filtres sont proposés pour accéder facilement aux shifts. Pour voir les shifts d'autres jours, on peut :
- supprimer le filtre "Aujourd'hui"
- ajouter d'autres filtres
- qui sont pré-existants
- que l'on peut configurer à la carte : option "Ajouter nu filtre personnalisé"
Voici la liste des filtres pré-existants :
- des 4 prochaines semaines
- des 4 prochains jours
- des 4 semaines précédentes
- ...
Pour accéder à un shift, cliquer dessus depuis la vue gestion des shifts.
Statuts
On peut retrouver ce statut dans Gestion des shifts < Planning < Shifts.
Les statuts actuels “Confirmed”, “Present”, "Absent - 0 compensation", "Absent - 1 compensation", "Absent - 2 compensations" reflètent directement le nombre de shifts à rattraper (de compensations à effectuer), afin que les supers-coopérateurs soient en mesure de les attribuer de façon juste.
Code couleur
Blanc : Confirmed
Vert : Attended
Rouge : Absent - 2 compensation
Orange : Absent - 1 compensation
Jaune : Absent - 0 compensation
Mauve : Cancelled
Shift de compensation
Les shifts effectués par les travailleurs réguliers peuvent être des shifts réguliers (le shift auquel le travailleur est inscrit et qu’il doit réaliser chaque mois) ou des shifts de compensation (il effectue un shift de façon à ramener à 0 son compteur de shifts et de régulariser son statut).
Changer un super coopérateur pour un ensemble de shift
Cela peut-être utile lorqu'un supercoopérateur est absent et prévient le bureau des membres. Il est possible de modifier son nom sur tous les shifts dont il est responsable et mettre le nom du supercoopérateur qui le remplace. De la même manière, si un supercoopérateur veut changer de créneau ou ne plus être coopérateur.
- Allez dans Gestion des shifts < Planning < "Shifts"
- Sélectionnez la vue "Liste"
- Sélectionnez les shifts dont vous voulez changer le Supercoopérateur
- Cliquez sur "Action" et "changer le Supercoopérateur"
- Entrez le nouveau Supercoopérateur et confirmez
Annuler les shifts
Cela peut-être intéressant par exemple lorsqu’ils sont générés lors d’un jour férié.
L'idéal pour les jours fériés à venir est d'annuler les shifts au préalable (statut "Annulé").
Pour ce faire :
- Se rendre dans les shifts du jour concernés, ouvrir chaque shift et cliquer sur le statut "Annulé". Il faut malheureusement le faire pour chaque shift individuellement.
- La feuille de présence correspondante va être générée, mais sera vide. Il suffit alors de la valider (il faut indiquer si on trouve qu'il y avait assez de travailleur ou non dans le bas de la page avant de la valider), ou de l'archiver.
Si cela n’a pas été fait, on peut toujours archiver une feuille de présence présentant des travailleur. Cela n’aura pas d’impact sur les compteurs (voir la section feuilles de présence).
Gérer la feuille de présence
Générer les feuilles de présence
Les fiches de présence sont générées automatiquement avant le début de chaque shift. Elles permettent d’encoder les présences des travailleurs.
Dans la configuration des shifts, choisissez combien de temps avant un shift la feuille de présence est générée. Si vous utilisez cette fonctionnalité, il sera possible à des volants de s'inscrire au shift jusqu'à ce moment.
La feuille de présence : présentation
Annotations
Les fiches possèdent un espace d'écriture libre rempli lors de la validation par l’utilisateur générique, qui permet d'inscrire des remarques et ainsi de gérer les exceptions.
Cela peut-être utile, comme lorsqu’un·e travailleur vient faire son premier shift sans être inscrit. Les fiches annotées sont ajoutées à une liste, attendant d’être marquées comme «lues» afin d’en sortir.
Statuts des travailleurs
- “Présent” si la personne était présente
- “Absent - 2 compensation” si elle était absente => donne lieu à deux shifts à refaire
- “Absent - 1 Compensation” => donne lieu à un shift à refaire
- “Absent - 0 Compensation” si elle était absente mais avec une excuse acceptée par le supercoopérateur => donne lieu à 0 shift à refaire.
Il est possible de sélectionner un statut par défaut sur les feuilles de présence, depuis les parmètres des Shifts
Lorsque les coopérateurs viennent faire leur shift, ils peuvent scanner leur carte de membre pour faire changer leur statut en “Présent” automatiquement sur cette feuille de présence.
Code couleur
Sur une feuille de présence, dans la liste des travailleurs :
Rouge : absent / Vert : attended
Une feuille de présence :
Gris : validated / Rouge : not validated .
Encoder les présences
Les travailleur·euse·s peuvent consulter, en arrivant, la liste pré-remplie de ceux·celles attendu·e·s pour le shift en question (réguliers et volants inscrits).
Le statut des shifts prévus est par défaut Absent - 2 compensations.
L’encodage des présences se fait par le supercoopérateur en charge du shift.
- Cliquez sur “Modifier”
- Remplissez la feuille :
Scan des cartes
- Si le coopérateur était attendu : il est marqué Présent et la ligne passe en vert
- Si le coopérateur n’était pas inscrit au shift : une ligne à son nom apparaît dans “travailleurs ajoutés” et il est marqué Présent.
Si le scanner ne marche pas, appuyer sur la touche majuscule (CAPS LOCK) du clavier.
Encodage à la main par le supercoopérateur
- Si le coopérateur était attendu : complétez la colonne « état du shift » à côté du nom du coopérateur
- Si le coopérateur n’était pas inscrit au shift : cliquez sur « ajouter un élément » et complétez les informations du coopérateur
Cas particuliers
Travailleur·euse·s régulier·e·s en shift normal
Il arrive qu’un·e travailleur·euse régulier·e ne soit pas prévu·e pour le shift mais indique tout de même venir pour son créneau habituel.
Si cela se produit, une ligne indiquant le problème est ajoutée à l’annotation. Elle devra donc être traitée par le bureau des membres, au même titre que les autres exceptions.
Si la fiche est validée par quelqu’un du bureau des membres, cette annotation n’est pas ajoutée.
Travailleur·se·s en retard
La fiche devant être validée vers la fin du shift, les retardataires pourront toujours être ajouté·e·s. Cependant, si la fiche a déjà été validée, cela signifie que le retard est conséquent et que les mails d’absence ont déjà été envoyés.
Il n’est pas possible d’ajouter un.e retardataire une fois la fiche validée, il·elle devra être ajouté·e à la main dans les shifts.
Valider la feuille de présence
A la fin du shift, la feuille doit être validée. Elle ne sera alors plus modifiable excepté en ce qui concerne les messages et notes internes. On ne peut pas valider la fiche d’un créneau n’ayant pas encore débuté.
Pour valider la fiche, un·e super-coopérateur·ice ou membre du groupe Attendance Sheet - Validation doit scanner sa carte, et son nom sera inscrit sur la fiche. Il·elle doit auparavant avoir complété le statut de chacun des shifts.
Le·la super-coopérateur·ice pourra remplir des champs supplémentaires lors de la validation, concernant des informations importantes à transmettre au bureau des membres, un retour général et son ressenti sur le nombre de travailleur·euse·s présent.
D’abord encoder le feedback sur le shift :
Avant de pouvoir valider, il est important de vous assurer que vous avez les droits pour le faire. Voir la gestion des droits dans la partie Droits d’accès.
Si aucun·e des super-coopérateur·ice·s ou salarié·e·s n'est présent·e, la fiche passe en non validée.
Lors de la validation des shifts ajoutés, les shifts vides sont remplis en premier. Un nouveau shift est créé si aucun shift non-assigné avec le même type de tâche n’existe.
De plus, avant de valider, beaucoup d’informations sont remplies automatiquement au moment du scan. Il faut donc bien vérifier chaque ligne avant de valider.
Attention ! La validation de la feuille modifie directement les compteurs des travailleurs. Les fiches validées ne sont plus modifiables.
Points d’attention avant de valider :
- Choisir le nombre de compensations pour les absents
Si vous ne faites rien, ils auront tous automatiquement deux compensations. Si vous hésitez sur le nombre de compensations à encoder, le manuel de gestion des présences peut aider.
- Vérifiez que les remplaçants soient bien indiqués sur la ligne du régulier qu’ils remplacent
- Vérifiez que les réguliers « ajoutés » fassent un shift de compensation
Si c’est leur shift régulier, décochez la case “Shift de compensation”. Cela crée un message pour le Bureau des Membres, qui vérifiera si tout est bien encodé.
- Cliquez sur le bouton "Valider la feuille de présence".
Un message apparaît :
- Cliquez "OK" si vous êtes sûr de vouloir valider la fiche.
Il est aussi possible de :
- Laisser un message pour le Bureau de membres à propos des présences (info que tu n’as pas pu encoder, shift de solidarité, etc.).
- Écrire un message plus général concernant le shift.
- Dire si l’équipe était suffisante ou non
- Cliquez ensuite dans la case Code-barre et scannez votre carte.
Si vous n'avez pas votre carte, demandé au salarié de scanner. Si personne n’est présent, cliquez sur “Sauvegarder”, la feuille sera validée plus tard par un salarié ou le Bureau des Membres.
Archiver une feuille de présence
Les feuilles de présences possèdent un bouton permettant aux administrateur·ice·s de les archiver. Une fiche archivée est une fiche non-validée qui doit le rester sans toutefois être affichée dans la liste des fiches à traiter, suite à une erreur par exemple. On doit passer par un filtre afin d’y avoir accès, mais l’archivage n’est pas définitif.
On ne peut malheureusement pas supprimer les feuilles de présence (pas de bouton de suppression disponible dans l'interface).
Gérer les travailleur·euses
Les travailleurs et travailleuses
Dans le cadre de la gestion des shifts de travail, pour pouvoir faire ses courses dans le magasin, le client/coopérateur doit avoir sa case "travailleur" cochée et le champs "Eater/worker" défini sur la fiche contact.
Lorsque le module beesdoo_easy_my_coop
est installé, les nouveaux membres coopérateurs sont automatiquement "travailleurs" s'ils ont souscrit des parts de la coopérative donnant accès au système des shifts, et s'ils sont majeurs. S'il n'y a pas de date de naissance renseignée, le membre sera tout de même inclus dans le système des shifts de travail.
Régimes de travail
Il y a trois régimes de travail:
- travail régulier (regular) : la personne doit s'inscrire à un créneau qui générera automatiquement un shift tous les mois sur la même plage horaire.
- travail volant (irregular) : la personne peut s'inscrire aux shifts de son choix, mais doit faire au moins 1 shift/mois.
- dispensé de travail (exempted).
Les informations liées à ce régime se trouvent dans l'onglet "worker information".
Cet onglet permet de voir le mode de travail, si la personne est un supercoopérateur, si la personne a participé à une séance d'information, et si elle est régulière, à quel créneau elle est inscrite, etc.
Inscription à un régime de travail
Sur la fiche contact, cliquer sur le bouton "inscription régime et shift" et sélectionner le régime de travail voulu.
- Si le régime est régulier, on peut directement sélectionner le créneau régulier choisi.
- Si le régime est volant, on doit choisir une date de début, à partir de laquelle les décomptes seront déclenchés.
Changement de régime de travail
Le système permet à l’utilisateur de modifier le régime d’un membre. Le statut du membre doit être “A jour” pour cela.
Quand on inscrit un travailleur régulier au régime volant, le créneau régulier du travailleur est automatiquement effacé, ainsi que son prochain shift prévu.
Effet sur les compteurs : tous les compteurs sont remis à 0.
Après l'installation des modules nécessaires à la gestion des shifts, deux nouveaux onglets apparaissent sur la fiche de vos contacts.
Statuts
Une fois inscrit à un régime de travail, le coopérateur se voit attribué un statut en fonction de ses présences/absences aux shifts.
Pour définir ce statut, nous utilisons des compteurs (compteurs shifts réguliers et shifts de compensation) qui sont impactés par le temps qui passe et par les shift présences ou absences aux shifts (via les feuilles de présence).
Le comportement de ces compteurs et statuts dépend du régime de travail du coopérateur.
Travailleur régulier
Statut |
Explication |
Peut faire ses courses ? |
À jour / Up to date |
En ordre |
Oui |
Congés / Holidays |
Le travailleur est enregistré comme absent pour congé, il est exempté de l’obligation de travail, mais ni lui ni ses mangeurs peuvent faire ses courses. |
Non |
Alerte |
Le travailleur a raté une fois son shift. |
Oui |
Extension |
Le travailleur doit effectuer ses shifts de compensation. Il a un délai pour les faire (un délai automatique de 10 jours ou un délai ajouté manuellement). |
Oui temporairement |
Suspendu / Alerte rouge |
Le travailleur n’a pas réalisé ses rattrapages endéans la période de 4 semaines après le shift manqué (ou plus s’il y a eu un délai de grâce accordé), mais a réalisé le shift suivant. Il doit toujours travailler au sein de la coop (= rattraper ses shifts de compensation par rapport au shift manqué). |
Non mais peut demander extension |
Exempté |
L’exemption temporaire est possible pour tous les statuts ci-dessus. Sous ce statut les compteurs sont gelés et durant cette période les shifts du coopérateur sont disponibles pour les volants (garde sa place dans le créneau). |
Oui |
Gelée / Unsuscribed |
Le travailleur a trop de shifts en retard (à définir) - le système gèle sa participation aux shifts. La somme des compteurs SR + SC est < chiffre configurable (paramètres systèmes). Effet : le travailleur est supprimé de son créneau. |
Non |
Resigning
|
Le travailleur à fait la demande pour quitter la coopérative. Ce statut est utilisé le temps que le CA accepte sa demande |
Non |
Les statuts ont un ordre de priorité les uns sur les autres. Le voici pour les réguliers :
- Congés / Holidays
- Exempté
- Extension
- Gelée / Unsubscribed
- Suspendu / Alerte rouge
- Alerte
- A jour
Travailleur volant
Statut |
Explication |
Peut faire ses courses ? |
À jour / Up to date |
En ordre et le·la travailleur peut aussi prendre de l'avance en accumulant des shifts. |
Oui |
Congés / Holidays |
Le travailleur est enregistré·e comme absent·e pour congé, est dispensé·e de l’obligation de travail, mais ni lui ni ses mangeurs ne peuvent faire des courses. |
Non |
Alerte |
Le travailleur n’a pas anticipé ses shifts. Attention, pour rappel, le décompte est déclenché toutes les 4 semaines à partir de l’encodage du régime de travail pour chaque coopérateur au régime volant. A partir de cette date, le·la travailleur doit anticiper un shift pour chaque période de 4 semaines. |
Oui |
Extension |
Le travailleur doit effectuer ses shifts de compensation. |
Oui temporairement |
Suspendu |
Le travailleur n’a pas réalisé ses shifts de compensation dans la période de 4 semaines. Il doit toujours travailler au sein de la coop. |
Non mais peut demander extension |
Exempté |
L’exemption temporaire est possible pour tous les statuts ci-dessus. Sous ce statut les compteurs sont gelés. |
Oui |
Gelée / Unsubscribed |
Le travailleur n’a pas anticipé ses shifts ni rattrapé son retard, son compteur est gelé automatiquement en-dessous d'une limite configurable (paramètres de la société). |
Non |
Resigning |
Le travailleur à fait la demande pour quitter la coopérative. Ce statut est utilisé le temps que le CA accepte sa demande |
Non |
Les statuts ont un ordre de priorité les uns sur les autres. Le voici pour les volants :
- Congés / Holidays
- Exempté
- Extension
- Gelée / Unsubscribed
- Suspendu / Alerte rouge
- Alerte
- A jour
Exempté
Le statut est up to date en permanence.
La fiche de statut du travailleur (cooperative status)
Travailleur volant : trouver les personnes pas encore inscrites à un shift avant de passer en statut "Alerte"
Dans la section "Informations sur le calendrier"/"Timing information", on retrouve des informations utiles pour trouver les personnes volantes qui risquent de bientôt tomber en statut "Alerte" si elles ne s'inscrivent pas à un prochain shift rapidement :
- Earliest Open Shift : le prochain shift auquel la personne est inscrite
- Next Shift Date : la date du prochain shift auquel la personne est inscrite
- Next countdown date : la date à laquelle le compteur de shift sera décrémenté
- Future alert date : la date à laquelle le membre passera en statut "Alerte" s'il ne fait rien entre temps
- Subscribed before Alert date : cette case est cochée si le membre volant s'est inscrit à un shift avant la date à laquelle il passer en statut "Alerte". Cela permet de trouver facilement les volants à avertir, en faisant un filtre sur ce champ.
La case "Can shop"
Cette case se coche et se décoche en fonction des statuts. C'est celle-ci qui affiche dans le point de vente si les travailleur-euses et leurs mangeurs peuvent ou non faire leurs courses.
Ajouter des mangeurs - l'onglet carte de membre
Pour ajouter des mangeur-euses à un-e travailleur-euse, allez sur l'onglet "Carte de membre".
Si le-la mangeur-euse a déjà une fiche contact, vous pouvez taper le nom dans la barre eater.
Si le-la mangeur-euse n'est pas encore dans Odoo, cliquez sur New eater.
Après avoir créé une nouvelle fiche pour un mangeur, la case "Print BEES card?" sera cochée automatiquement pour le nouveau mangeur.
Cet onglet permet également de gérer les cartes de membres.
Supercoopérateurs
Les supercoopérateurs sont des bénévoles ayant reçu une formation plus détaillée. Ils sont chargés du shift et de la distribution des tâches. Ils sont en mesure d’attribuer le nombre de shift à effectuer en cas d’absence (0, 1 ou 2) d’un travailleur, en fonction du contexte.
Les supercoopérateurs sont donc chargés de vérifier que les présences sont bien enregistrées et de faire le nécessaire si ce n’est pas le cas.
Il arrive souvent qu’un shift n’ait pas de supercoopérateur. Pour définir un supercoopérateur, cliquez ici.
Gérer les compteurs
Les compteurs permettent de définir les statuts des travailleurs, et comptabilisent le solde net de shifts à réaliser (shifts réguliers et shifts de compensation). Les compteurs évoluent avec le temps qui passe et selon les présences ou absences aux shifts (via les feuilles de présence).
La mécanique des compteurs peut appliquer le principe de la double compensation ou de la simple compensation : Voir ici comment le configurer.
Le comportement de ces compteurs et statuts dépendent du régime de travail du coopérateur (régulier ou volant).
Travailleur·euse en régime régulier
REGIME REGULIER |
|||
Statuts sur la feuille de présence au shift |
Compteur de Shift Régulier (SR) |
Compteur de Shift de Compensation (SC) |
Remarques |
Présence ( shift régulier) |
0 |
0 |
Pour une personne qui vient normalement, les compteurs restent à 0. |
Présence (shift de compensation / bonus) |
Si SR < 0, SR + 1 Si SC < 0, SC + 1 Sinon SR +1 |
Pour une personne qui vient rattraper des absences, lors de sa première compensation, le compteur de Shift Régulier est mis à jour. Lors de sa deuxième compensation son compteur de Shift de Compensation est mis à jour. Si elle vient alors que ses compteurs sont à 0, elle fait augmenter son Compteur de Shift Régulier pour compenser une absence future (Shift Bonus). |
|
Absence – 2 compensations |
-1 |
-1 |
Le travailleur devra refaire son shift ainsi qu’un shift de compensation supplémentaire à faire dans les 4 semaines (il passe en Alerte) |
Absence – 1 compensation |
-1 |
0 |
Le travailleur doit refaire son shift |
Absence – 0 compensation |
0 |
+1 |
C'est comme si la personne était venue faire son shif t! |
Travailleur·euse en régime volant
Pour le·la travailleur·euse volant·e, seul un compteur de shifts est utilisé. Toutes les 4 semaines, à partir de sa date d’inscription, le système diminue automatiquement les compteurs des volants, à l'exception des personnes dont le statut est "gelé" ou "resigning", qui ne sont plus affectées. Le compteur est diminué de 1 ou de 2 selon le principe de la double pénalié :
- Le décompte habituel toutes les 4 semaines : -1
- Si l'on applique le principe de la double compensation : le décompte exceptionnel sera -2 lorsque qu'on tombe sous zéro (on passe directement de 0 à -2), sauf si on a été en alerte juste avant (tant qu'on n'est pas remonté à +1, il n'y aura pas de nouvelle pénalité).
- Si l'on applique le principe de la simple compensation : le décompte sera toujours -1.
REGIME VOLANT |
|||
Statuts sur la feuille de présence au shift |
Compteur de Shift (S) |
Compteur de Shift de Compensation (SC) |
Remarques |
Présent |
S +1 |
pas utilisé pour les volants |
A chaque shift effectué, le compteur augmente de 1. |
Absent – 2 compensations |
S - 1 |
A chaque shift auquel le membre s’était inscrit mais ne vient pas, il est redevable de 2 shifts. |
|
Absent – 1 compensation |
0 |
Le travailleur devra rattraper son shift |
|
Absent – 0 compensation |
S+1 |
Le travailleur n’aura aucun shift à rattraper, bien qu’il ait été absent (cas de force majeure) |
Inscrire un travailleur·euse régulier à un créneau/shift
Côté gestionnaire
Attention qu’il faut être sûr que le travailleur ait un régime de travail avant de l’inscrire à un shift (voir ici comment)
Les coopérateurs en régime régulier doivent être inscrits au niveau du créneau (planning week). Cela peut se faire depuis la fiche de coopérateur directement ou bien depuis la vue des créneaux.
Depuis la fiche du travailleur·euse
- Allez sur la fiche du travailleur·euse.
- Cliquez sur le bouton "subscribe to shift".
Une nouvelle fenêtre s’ouvre permettant de définir les créneaux réguliers.
Depuis un créneau de travail
Si la personne est déjà inscrite à un autre créneau, le système informe l’utilisateur (mais ne l’empêche pas de l’inscrire) :
Lorsqu'on supprime une personne d'un créneau régulier, les shifts futurs sont libérés automatiquement
Si une personne est inscrite comme supercoop sur des shifts déjà créés, modifier son créneau régulier aura pour effet de la retirer comme supercoop de tous les shifts futurs.
Manipulations manuelles lors de l’inscription d’un régulier
Si on inscrit un coopérateur qui va travailler en semaine B et que nous sommes aujourd’hui en semaine A, il devra venir travailler la semaine prochaine.
Le système de génération des shifts fonctionne avec 4 semaines d’avances. Cela signifie que les shifts correspondants à la semaine prochaine, la semaine B, sont déjà générés, et le coopérateur n’y sera inscrit automatiquement (à partir de fin juillet 2021).
- Pour vérifier que l'inscription est correctement faite, allez dans le menu “Shifts” et supprimez les filtres par défaut dans la zone de recherche pour voir tous les shifts.
- Faites une recherche (via des regroupements par date par exemple) de manière à afficher les shifts liés au créneau auquel le coopérateur est inscrit.
Côté Portail
Depuis le portail, les travailleur-euses ne peuvent que consulter les shifts où ils sont inscrits de façon régulière, en allant donc sur le portail < My Shift
L’écran suivant donne :
- Le régime de travail (1)
- Le statut (2)
- Si le-la travailleur-euse peut travailler (3)
- Les prochains shifts (4)
- Une aide sur les statuts (5)
Dans le cas des réguliers, il n’est pas possible de s’inscrire directement à d’autres créneaux horaires. Il n’est pas possible non plus de se désinscrire ou de se faire remplacer.
Ces différentes manipulations doivent être faites par un gestionnaire de la plateforme comme montré plus haut.
Inscrire un travailleur·euse volant à un créneau/shift
Vous pouvez inscrire un travailleur volant de la même manière qu'un travailleur régulier, directement sur le shift auquel il veut s’inscrire. Dans ce cas, il ne faut PAS cocher “Regular Shift”.
Le travailleur volant a par contre la possibilité de s’inscrire via le portail ou via le bureau des membres (mails ou coup de téléphone).
Côté portail
En allant sur le portail < my shift.
L’écran suivant donne :
- Le régime de travail (1)
- Le statut (2) et l’explication de ceux-ci (8)
- Si le-la travailleur-euse peut travailler (3)
- Le nombre de shift d’avance (4). En tant que volant, les compteurs vont augmenter de 1 à chaque shift réalisé et diminuer de 1 à chaque décompte (tous les mois). Il est donc possible de prendre de l’avance sur ce décompte.
- La date du prochain décompte (5), qui est tous les mois et à partir de la date anniversaire du-de la travailleur-euse. Cette date de décompte correspond également à la date d’alerte si les compteurs sont négatifs (voir partie sur les compteurs).
- Les prochains shifts (6)
- Les shifts disponibles auxquels il est possible de s’inscrire
Dans le cas des volants, il est possible de se désinscrire si la configuration a été faite dans ce sens, cf. cette page.
Remplacer un travailleur·euse
Il n’est pas possible à l’heure actuelle de remplacer un-e travailleur-euse via le portail. Ceci doit être fait par le gestionnaire, dans l’outil Odoo.
- Sélectionnez le shift du travailleur·euse et du jour concerné. Modifiez et changez le nom du participant.
- Appuyez sur le bouton “Remplacer”, sélectionnez le nouveau travailleur·euse·euse.
Le worker ID change avec le nom du remplaçant.
Le champs “personne remplacée” est mis à jour avec le nom de la personne remplacée.
Si la personne qui remplace ne se présente pas, c’est elle qui sera pénalisée.
Gérer les cartes de membres
Grâce au module member_card
, l'onglet Member Card présent sur la fiche des travailleur-euses permet de modifier les différentes informations présentes sur la carte de membre.
Configurer le logo à imprimer sur la carte
Se rendre dans Configuration > Société et sélectionner le logo qui sera imprimé sur la carte de membre dans le champ "Member Card logo" :
La taille du logo doit être au minimum large de 5.15 cm, et haute de 4.0cm (en pixel : largeur de 194.8, hauteur de 151.2). Si le logo est plus petit, l'image sera étirée et le rendu sera flou.
Créer une nouvelle carte
Pour que cet onglet s'affiche, le champ "eater/worker" doit être défini.
Sur la fiche contact, dans l'onglet "carte de membre" et cliquer sur nouvelle carte.
Il est possible de choisir le code barre à utiliser "Force Barcode". Il faut indiquer la raison de création de la carte.
Si une code barre avait déjà été généré, le nouveau code barre va être d'application en cliquant sur "New Member Card".
Créer des nouvelles cartes en masse
Il n'y a pas actuellement de fonctionalité "out of the box" pour créer des nouvelles cartes membres en masse. Cependant, cela peut-être fait via une action serveur.
En mode debug, dans Configuration>Technique>Actions>Actions serveurs, créer une nouvelle action et la remplir comme suit :
Le code python à écrire est :
for r in records:
r.sudo()._new_card("Création de carte membre en masse", env.uid)
Ensuite, dans dans Gestion de shifts travailleurs
- passer en vue liste
- filtrer eater/worker = worker and eater (car les cartes de membres ne sont que pour les workers en l'état actuel)
- augmenter le nombre de ligne au max (550 ici)
- sélectionner toutes les lignes
- Cliquer sur action>Nouvelle carte membre
Imprimer la carte (sur un papier A4)
Sélectionner en vue liste les personnes dont vous voulez imprimer la carte. cliquer sur Imprimer > Member card.
La carte de membre reprend les infos suivantes :
- le code barre du mangeur (qui est le même que celui du mangeur-travailleur)
- le logo configuré sur les paramètres de la société
- Le nom du membre
- Si le membre est un mangeur uniquement, le nom de son "travailleur" (ici appelé Contributeur dans l'exemple) :
Faire la liste des cartes à imprimer et les marquer comme "imprimées"
Les champs
- imprimer la carte de membre
- dernière impression le
Permettent de savoir quelles sont les cartes à imprimer et quand une carte a été imprimée pour la dernière fois.
Pour cocher la case "imprimer la carte de membre", il faut cliquer sur "Action" > Request BEES card printing. Pour la décocher, il faut cloquer sur "Set BEES card as printed".
Encoder un congé / une pause pour un travailleur
Pour encoder un congé pour un travailleur (régulier ou volant), il suffit de se rendre sur sa fiche.
Le bouton "Encoder une pause" (le texte peut différer d'une base de données à l'autre selon les traductions choisies) est affiché :
Le bouton est affiché peu importe le statut du travailleur, sauf s'il est en démission (resigning).
Quand on clique sur Encoder une pause, un pop up est affiché permettant de choisir les dates de début et de fin :
La date de début doit être dans le futur.
Si des shifts avaient déjà été générés pour ce travailleur durant sa période de congé, il sera désinscrit par le système automatiquement. Le shift sera disponible pour un travailleur volant.
Le travailleur en congé ne peut pas faire ses achats. La case "Can shop" sur sa fiche de statut est décochée.
Au terme de son congé, le travailleur (régulier) sera bien réinscrit à son shift suivant. Si la date de fin de congé est modifiée, le travailleur sera également désiscrit ou réinscrit à son shift selon le cas.
Il n'est en revanche pas possible de désactiver le congé a posteriori en choisissant une date de fin de congé dans le passé.
Afficher le statut des coopérateurs - écran d'accueil
Le module beesdoo_shift_welcome_screen
permet d'afficher le statut can_shop et le statut de travail d'un membre coopérateur-travailleur, ainsi que la date du prochain shift.
Le module affiche dans le point de vente si les bénévoles peuvent ou non faire leurs courses.
Si l'on utilise les cartes de membre, il est possible d'identifier un·e coopérateur·rice en scannant le code-barre de la carte.
L'écran s'ouvre dans le module "Shift Welcome". On a deux options :
- Scanner directement un code-barre avec un scanner, sans cliquer sur le champ de texte
- Recherche manuelle du nom de la personne dans le champ "cooperator"
Désinscrire les travailleur·euses
Si le membre ne participe plus aux shifts
Le bouton "Se désabonner" permet de geler la participation d'une personne dans le système des shifts. Le membre passera au statut "gelé", il sera désinscrit de son créneau de travail et des shifts futurs prévus, et en l'état, il ne pourra plus s'inscrire à un nouveau shifts. Son compteur de shifts sera bloqué.
Si le membre va quitter la coopérative
Si, en outre, on coche la case "resigning?" dans la fenêtre de désinscription, la personne passera au statut "en démission", pour indiquer que la personne a demandé à quitter la coopérative. A ce stade, elle est encore officiellement coopératrice.
Lorsque la démission sera actée par le Conseil d'Administration, il faudra effectivement revendre les parts pour retirer la personne du registre des coopérateurs et coopératrices, et opérer le remboursement. La revente de part a pour effet de passer le contact de "coopérateur effectif" à "ancien coopérateur".
La dernière étape est d'archiver l'utilisateur et la fiche contact de l'ex-membre. Cela retirera le coopérateur des contacts actifs, et des menus Workers et du menu Shift Status dans le module des shifts.
Encoder une exemption temporaire
Dans le système de shifts de travail, le statut d'exemption temporaire est un arrêt délimité dans le temps :
- La personne (régulière ou volante) ne fait pas de shifts pendant cette période
- La personne garde accès au magasin (son statut est "exemption")
L'exemption temporaire est un statut lié aux régimes de travail régulier ou volant. Pour les personnes qui ne participent jamais aux shifts mais qui peuvent toujours faire des courses, un régime de dispense permanente est prévu.
Pour encoder une exemption temporaire, se rendre sur la fiche contact de la personne et cliquer sur "Exemption temporaire" :
On peut alors choisir les dates et la raison de la période d'exemption :
Dès son encodage, s'il y a des shifts existants prévus pendant la période d'exemption, ils sont libérés.
- Si la personne est régulière, elle reste inscrite à son créneau régulier, mais tout au long de sa période d'exemption, son shift régulier sera libéré pour qu'un·e volant·e puisse s'y inscrire. Au terme de la période, son prochain shift prévu sera généré à son créneau habituel.
- Si la personne est volante, son décompte sera gelé tout au long de la période d'exemption.
Pour mettre fin anticipativement à une période d'exemption, aller dans l'onglet "Statut du coopérateur" et modifier la date de fin de la période en choisissant la date du lendemain (son prochain shift prévu sera automatiquement généré à cette date [à vérifier]). Si l'on choisit une date passée, il faut aussi réinscrire manuellement la personne à son prochain shift prévu.
Configurer les pénalités : double ou simple compensation
La mécanique des compteurs reflète par défaut le principe de la double compensation : chaque membre réalise un shift par mois, et en cas d'absence non justifiée, il faut rattrapper le shift manqué et réaliser un shift suppplémentaire en pénalité (en plus du shift "normal" suivant). Ce principe s'applique par défaut aux membres réguliers comme aux volant·es.
Si l'on préfère, on peut opter pour le principe de la simple compensation : réguliers et volants doivent rattrapés les shifts manqués, mais pas compenser (pas de pénalité par défaut).
Simple ou double compensation en cas d'absence (réguliers et volants)
Le nombre de compensation est toujours à déterminer par le ou la responsable lors de l'encodage de la feuille de présence et modifiable tant que la feuille de présence n'est pas validée.
La valeur par défaut est paramétrable dans la configuration des shifts :
- Absent - 2 compensations pour applique la double compensation (une pénalité en cas d'absence non prévue)
- Absent - 1 compensation pour applique la simple compensation (pas de pénalité, il faut rattrapper le shift)
- Absent - 0 compensation : c'est comme si la personne avait fait le shift
- Présent : la personne est marquée présente par défaut
Simple ou double compensation pour faute d'anticipation (volant·es uniquement)
Pour les volants, à chaque période, il y a un décompte (typiquement, ce décompte a lieu toutes les 4 semaines à compter de l'inscription du membre au régime volant).
Lorsque le compteur arrive à zéro, si la personne n'a pas anticipé, le principe de la double compensation veut qu'il y ait une pénalité. Ce décompte exceptionnel est paramétrable dans la configuration des shifts :
- Cocher la case "Pénalité pour les volants qui n'ont pas anticipé" pour appliquer le principe de la double compensation. Le compteur descendra exceptionnellement de deux (-2), sauf si la personne était déjà en alerte. Tant que la personne ne remontera pas en positif (+1 shift anticipé), il n'y aura pas de nouvelle pénalité.
- Décocher cette case pour appliquer le principe de la simple compensation. Le décompte habituel (-1) sera appliqué.
Responsable d'un créneau : le rôle de supercoopérateur et supercoopératrice
Dans les supermarchés coopératifs du type Food Coop, les supercoopérateurs et supercoopératrices sont des bénévoles ayant reçu une formation plus détaillée. Ils sont le plus souvent chargés de la distribution des tâches et comme point de contact pour les membres de l'équipe, sont responsables d'encoder les présences et les absences. A ce titre, ils sont en mesure d’attribuer le nombre de shift à effectuer en cas d’absence (0, 1 ou 2) d’un membre selon la situation.
Le champ "supercoopérateur" peut simplement être utilisé pour renseigner une personne de référence sur un créneau ou shift.
Pour qu'une personne puisse être choisie comme supercoopératrice, il faut tout d'abord l'ajouter au système des shifts en cochant la case "travailleur" sur son profil, et cocher également la case "supercoop" dans l'onglet "Info travail" :
Pour définir un supercoopérateur ou une supercoopéreraice sur un créneau de travail, cela se fait depuis la fiche de contact via le bouton "subscribe to shift" :
Une nouvelle fenêtre s’ouvre permettant de cocher la case "Super Cooperator" :
Dans la vue des créneaux, on peut aussi ajouter directement des personnes au créneau. Si l'on ajoute une personne ayant le rôle supercoop à un créneau dépourvu de supercoop, cette personne sera automatiquement promue supercoop de ce créneau.
Si l'on désinscrit un travailleur d'un shift, par exemple via une exemption temporaire, cela le supprimera aussi en tant que supercoopérateur.
Cependant, si un travailleur est définit comme supercoop sur un template, il sera mis en supercoop sur les shifts générés, même s'il est exempté. C'est une incohérence.
Partage d'informations personnelles
Sur la fiche de contact d'un supercoopérateur ou supercoopératrice, une case permet d'indiquer si la personne accepte ou pas de partager ses informations personnelles (téléphone et adresse mail) sur l'espace personnel en ligne. Si oui, cela permet aux personnes inscrites à un shift de les voir pour pouvoir entrer en contact directement avec son supercoopérateur ou sa supercoopératrice.
Cette case est disponible uniquement quand la case "super cooperative" est cochée au préalable.
Par défaut, elle est cochée. Il faut donc la décocher manuellement.
Si le supercoop a accepté de partager ses infos :
S'il n'a pas accepté :
Configuration de l'application Gestion des shifts
Gestion automatique des feuilles de présence
Création automatique des feuilles de présence
Il est possible d’automatiser la création des feuilles de présence.
- Activez la tâche "Generate Attendance Sheet" si ce n’est pas déjà le cas.
Vérification de la validation des feuilles de présence
- Activez la tâche "Check for non-validated sheets" si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validée la veille.
Envoi d'emails automatisés
Rappel pour venir aux shifts
Vous avez la possibilité d’envoyer un email à destination de tous les travailleur·euses (volants et réguliers) inscrits, en activant l'action automatique "Shift Summary".
Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions planifiés
Il faut définir les paramètres suivants :
- Exécuter tous les X Jours : choisir tous les jours, tous les 7 jours, ou ce qui vous convient,
- Prochaine date d'exécution : choisir le jour et l'heure de la prochaine exécution dans le futur. Elle sera la référence pour l'exécution des prochaines fois.
- Code Python : (notice=1, period=7). Il est possible de modifier ces 2 paramètres.
Exemples :
- Pour un envoi par semaine le dimanche soir, l'envoi informe les travailleurs inscrits du lundi au dimanche suivant :
- Exécuter tous les 7 jours
- notice = 1
- period = 7
- Pour un envoi tous les jours, l'envoi informe les travailleurs inscrits le lendemain du jour d'envoi :
- Exécuter tous les 1 jours
- notice = 1
- period = 1
- Pour un envoi tous les jours, l'envoi informe les travailleurs inscrits dans 3 jours :
- Exécuter tous les 1 jour
- notice = 3
- period = 1
Feuille de présence non validée
- Activez la tâche "Check for non-validated sheets" si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validée la veille.
Le modèle d’email est "Non-validated sheet".
Absence
La feuille est validée et le·la travailleur·euse était absent·e. Le modèle d’email est "Shift Non-attendance".
Lorsque la fiche est validée, cela envoie un e-mail aux travailleur·se·s qui n'étaient pas présent.e.s afin de les prévenir du nombre de compensations reçues, de leur statut et du nombre de shifts à rattraper. Si c’est le remplaçant qui est absent (c’est lui qui recevra la pénalité), c’est lui qui reçoit l’email.
Un CRON journalier permet d’indiquer au bureau des membres si des fiches n’ont pas été validées durant la journée. Celui-ci est déclenché à une heure du matin (UTC).
L’email du bureau des membres doit être renseigné sur le modèle d’email.
- Remplissez le champ De du modèle d’email “Shift Non-attendance” avec l’adresse du bureau des membres, afin que les membres recoivent un email lorsqu’ils ne se présentent pas à un shift et que la feuille de présence est validée
- Remplissez les champs De et Pour du modèle d’email “Shift Non-attendance” avec l’adresse du bureau des membres si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validé la veille.
Configuration des feuilles de présence
Le module beesdoo_attendance_shift ajoute 3 paramètres généraux listés ci-dessous. Pour y accéder ;
- Allez soit dans le module Gestion des shifts < Configuration < "Configuration", soit dans le module Configuration < Paramètres généraux
1. Activer la validation par scan de carte
Si vous désirez activer la validation des feuilles de présence par scan, activez l’option correspondante dans les paramètres.
- Allez dans le module Gestion des shifts < Configuration < "Configuration" et cochez "Scan cards for validation".
Les supers-coopérateurs et membres du groupe "Attendance Sheet - Validation" pourront alors scanner sans avoir à se souvenir de leurs identifiants.
2. Intervalle de temps avant la génération de la feuille de temps
Les fiches de présence sont générées automatiquement avant le début de chaque shift, dès lors que des shifts existent pour un créneau. Les travailleur·euse·s volants ne peuvent dès lors plus s’inscrire sur le site. L’intervalle de génération est réglable dans les paramètres.
S’il n’y a que des shifts vides pour un créneau, une feuille de présence vide sera tout de même créée.
3. Type de tâche par défaut
Le type du shift créé par défaut lorsque les travailleurs ajoutés scannent leur carte est configurable dans les paramètres du module.
4. Statut de présence/absence par défaut
Lors de la génération de la feuille de présence, tous les travailleurs inscrits auront un statut par défaut, qui sera celui configuré à cet endroit.
Ce module possède une dépendance sur les modules ; beesdoo_base, beesdoo_shift, beesdoo_worker_statuts, mail et barecode
Configuration générale de la gestion des shifts
En plus de ces configurations, plusieurs paramètres système sont liés aux shifts.
L'espace personnel pour la gestion des shifts
Accéder aux créneaux et shifts sur son espace personnel
Le module shift_portal
ajoute les fonctionnalités liées aux shifts bénévoles sur l'espace personnel.
Visualiser les Shifts et Créneaux sans se connecter
Sur l'interface publique du site web, il est possible de visualiser les créneaux réguliers disponibles (pour les réguliers et régulières), et les prochains shifts libres (pour les volantes et les volants). Il n'est pas nécessaire d'être connecté·e pour voir ces informations.
Accéder à la gestion de mes shifts sur mon espace personnel
Lorsqu'on est connecté à son espace personnel, on peut accéder aux informations sur le travail dans le sous-menu "Mes Shifts" :
Sur cet écran, on peut vois les informations sur le travail : son régime de travail (régulier, volant, exemption), son statut (à jour, alerte, etc.), les shifts auquels on est inscrit.
Pour les volants, s'affichent aussi :
- le nombre de shifts d'avance ou de retard
- la date du prochain décompte
- la prochaine date d'alerte (avant laquelle il faut avoir fait un shift)
ainsi que, si ces options sont activées dans la configuration :
- la possibilité de s'inscrire aux shifts
- la possiblité de se désinscrire d'un shift prévu
Pour les réguliers, si cette option est activée dans la configuration :
- la possibilité de s'inscrire à un shift de compensation
- la possiblité de se désinscrire d'un shift de compensation
Les shifts proposés sont ceux qui ne sont pour lesquels il manque des personnes :
Il suffit de cliquer sur le bouton "Subscribe" pour le shift qui nous intéresse.
Un pop up de confirmation s'affiche :
Après confirmation, un message en vert de confirmation est affiché sur la page principale des shifts et le shift de compensation apparait dans la liste des prochains shifts :
Le bouton "unsubscribe" permet de se désinscrire (uniquement des shifts de compensation).
Configuration de la durée limite pour se désinscrire d'un shift
La durée limite pour se désinscrire avant un shift est configurable dans les paramètres système sous le nom
Afficher la liste des Mangeurs sur l'espace personnel du coopérateur
Lorsqu’un coopérateur se connecte à son espace personnel de votre Odoo, le module beesdoo_website_eater vous permet d'afficher sur son profil, la liste des Mangeurs qui lui sont liés.
Ce module possède des dépendances sur les modules : portal, beesdoo_base, website
Afficher l'historique de vos achats sur le portail site web
Le module portal_pos_order_amount
permet d'afficher plus d'informations pertinentes concernant les ventes sur le portail web.
Ainsi, il permet d'ajouter dans les détails de votre compte, l'historique et le montant total de vos achats sur le portail du site Web
Ce module nécessite l'installation des modules portal
et point_of_sale
Configuration des shifts sur le site web
Dans le module Administration du site web, ouvrir la Configuration dans l'onglet Configuration.
Shifts volants
Dans la rubrique "Shifts: Irregular Worker", les options suivantes sont paramétrables :
- Percentage threshold highlight rule (%) : Les shifts disponibles sont colorés en jaune s'il y a plus de X% de places libres à ce créneau.
- Hide rule (%) : Les shifts disponibles sont cachés s'il y a moins de X% de places libres à ce créneau.
La règle d'affichage dépend du nombre de places sur le shift template (le champ "modèle" sur le shift) et est la suivante :
nombre de places libres ≥ nombre de travailleurs du modèle de tâche × hide rule / 100
(pour un hide rule de 50%, les shifts d'un créneau de 5 places seront affichés s'il reste 3 places libres ou davantage)
Lorsqu'un shift libre n'est pas associé à un modèle, il s'affichera toujours sur le site web comme disponible.
- Irregular Enable Sign Up (coché ou non) : Permet aux volant·es de s'inscrire aux shifts via leur espace personnel.
-
Irregular Enable Unsubscribe (coché ou non) : Permet aux volant·es de se désinscrire de leurs shifts via leur espace personnel jusqu'à X heures avant le shift. Le nombre d'heures est configurable dans les paramètres de l'application de gestion des Shifts :
- Irregular Past Shift Limit (nombre) : Nombre de shifts passés qui s'affichent dans l'historique personnel des volants dans "My Shift" sur le portail.
Shifts réguliers
Dans la rubrique "Shifts: Regular Worker", les options suivantes sont paramétrables :
- Regular Past Shift Limit (nombre) : Nombre de shifts passés qui s'affichent dans l'historique personnel des réguliers dans "My Shift" sur le portail.
- Regular Next Shift Limit (nombre) : Nombre de shifts futurs qui s'affichent dans l'onglet "My Shift" de l'espace personnel des régulier.
- Regular Highlight Rule (pourcentage) : Les créneaux réguliers disponibles sont colorés en jaune s'il y a plus de X% de places libres.
- Enable Unsubscribe Compensation (coché ou non) : Permet aux régulier·es de se désinscrire de leurs shifts de compensations via leur espace personnel.
Accepter de partager ses infos en tant que supercoopérateur ou supercoopératrice
Le supercoopérateur ou la supercoopératrice peut choisir de partager ou non ses informations personnelles (numéro de téléphone et adresse email) pour que les membres inscrits à un créneau qu'il gère puissent les contacter directement.
Pour modifier ce paramètre, il faut aller sur son compte dans l'espace personnel : cliquer sur son nom en haut à droite > Mon compte.
La configuration choisir est affichée sur cette page.
Pour modifier cette configuration, cliquer sur "Modifier mes informations" en haut à droite.
Les échanges de shifts et les shifts de solidarité
Le système d'échange de shifts entre régulier·es
Les modules
Dans l'espace personnel, dans l'interface des shifts "Mes Shifts", un bouton "Swap Shift" est disponible pour les shifts futurs.
Avant toute chose, un message s'affiche pour vérifier que la personne n'a pas déjà convenu un échange avec quelqu'un d'autre, et si tel est le cas lui permettre de l'encoder (il faut connaître le courriel de l'autre personne et le jour du shift avec lequel échanger), ce qui envoie une demande de confirmation par mail afin de valider l'échange.
A toutes les étapes, un avertissement demande confirmation si le type de tâche entre le shift échangé et le shift choisi est différent :
Étape 1 -
Si l'on n'a pas déjà convenu d'un échange, on passe à la première étape du processus : le choix d'un shift sous-peuplé.
Les shifts qui s'affichent alors sont les shifts les moins populaires, qui sont définis dans la configuration des shifts. Il est généralement plus intéressant qu'une personne opte pour un shift sous-peuplé, plutôt que pour un échange à un créneau horaire bien pourvu - c'est donc la première étape proposée.
Si l'on choisit un de ses shifts, l'échange est validé directement et le shift original est libéré.
Si aucun des shifts affichés n'est possible, un bouton "no shift suits me" tout en bas permet de passer à l'étape suivante.
- A partir du délai fixé par le paramètre A, on passe à l'étape 2 et 3.
- En-dessous du délai fixé par le paramètre B, on accède directement à la liste de tous les shifts vides (étape 4).
Étape 2 -
Prérequis à l'utilisation des mécanismes d'échange et de solidarité
Modules à installer
- Pour prioriser les shifts sous-peulés, on définira une valeur plus haute.
- Pour accéder plus tôt aux échanges entre régulier·es, on choisira une valeur plus basse.
échange avec les shifts sous-peuplés, qui sont prioritaires.
- Pour prioriser plus longtemps les échanges bilatéraux, on optera pour une valeur plus basse.
- Pour accéder plus tôt à la liste de tous les shifts vides, on optera pour une valeur plus haute.
On affiche alors la liste complète des shifts vides.
- C - Limit of days to select shifts for an exchange : C'est la fenêtre pour choisir un échange - quand quelqu'un crée une demande d'échange, on lui montre tous les shifts futurs des x prochains jours.
- Pour prioriser les échanges avec des shifts proches, on indiquera une valeur plus basse.
- Pour laisser un choix plus large, on choisira une valeur plus haute.
- En choisissant 0, on ne montre rien et on passe directement à la liste complète des shifts disponibles.
- D - Limit of days to exchange with the same timeslot : C'est le nombre de jours en-dessous duquel on limite les propositions d'échange aux shifts semblables des autres semaines. Quand quelqu'un crée une proposition d'échange, à partir de cette limite, on lui propose uniquement de contacter les personnes du même jour mais d'autres semaines, au même horaire. Elles sont contactées par e-mail.
- Pour prioriser plus tôt les échanges avec un shift du même horaire une autre semaine, on prendra une valeur plus haute.
- Pour laisser plus longtemps la possibilité de proposer des échanges librement, on définira une valeur plus basse.
- Pour ne jamais limiter les échanges aux seuls shifts semblables, on choisira zéro.
Configuration des shifts de solidarité
Les shifts de solidarité [à compléter]
Le mécanisme de solidarité, s'il est activé, permet aux travailleurs et travailleuses (régulières et volantes) d'offrir des shifts de solidarité, à condition que leur statut soit à jour. Les personnes exemptées ou en pause ne peuvent pas offrir de shifts de solidarité.
Le solde total des shifts de solidarité (shifts offerts moins shifts utilisés) de tous les travailleurs et les travailleuses est affiché sur le portail, dans l'onglet "Mes Shifts".
Les membres qui en ont besoin peuvent demander un shift de solidarité, dans les limites fixées dans la configuration.
Autres fonctionnalités liées aux shifts
Définir un ou une bénéficiaire sur les shifts
Uniquement disponible en version 16 (voir tag ci-contre, en haut à gauche)
Le module ajoute un champ sur les créneaux réguliers (les modèles de shifts), permettant de sélectionner une personne ou une structure bénéficiaire parmi les contacts.
Tout d'abord, définir quel contacts peuvent être sélectionnés comme bénéficiaires sur un créneau régulier :
Ensuite, définir le contact bénéficiaire sur le créneau régulier :
Le nom du ou de la bénéficiaire sera affiché sur le portail, où les internautes pourront filtrer sur un nom en particulier.
Mangeurs et mangeuses (eater)
Le module eater
introduit la notion de "mangeuses" et "mangeurs", des personnes liées à un client ou une cliente existante qui sont identifiées dans le système.
Par défaut, un·e cliente ne peut avoir que 2 mangeur·euses maximum. Lorsqu'on utilise la gestion des coopérateurs, le module-glue beesdoo_easy_my_coop permet de configurer ce nombre.
L'onglet "Carte de membre" permet d'ajouter un ou une mangeuse à un client (il faut pour cela que la personne soit eater/worker :
Le module shift_portal_eater
affiche les mangeurs et mangeuses sur le portail des coopérateurs, dans l'onglet "Mon Compte".
Le module eater_member_card
permet de demander automatiquement l'impression d'une carte client pour les nouveaux mangeurs et mangeuses, en cochant la case "Print BEES card?" automatiquement.
La carte des mangeur·euses et de leur "parent" partagent un même code-barre, qui revoit au profil du client parent.