Configuration de l'application Gestion des shifts
- Gestion automatique des feuilles de présence
- Envoi d'emails automatisés
- Configuration des feuilles de présence
- Permettre aux réguliers de s'inscrire à des shifts volants
- Configuration générale de la gestion des shifts
Gestion automatique des feuilles de présence
Création automatique des feuilles de présence
Il est possible d’automatiser la création des feuilles de présence.
- Activez la tâche "Generate Attendance Sheet" si ce n’est pas déjà le cas.
Vérification de la validation des feuilles de présence
- Activez la tâche "Check for non-validated sheets" si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validée la veille.
Envoi d'emails automatisés
Rappel pour venir aux shifts
Vous avez la possibilité d’envoyer un email à destination de tous les travailleur·euses (volants et réguliers) inscrits, en activant l'action automatique "Shift Summary".
Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions planifiés
Il faut définir les paramètres suivants :
- Exécuter tous les X Jours : choisir tous les jours, tous les 7 jours, ou ce qui vous convient,
- Prochaine date d'exécution : choisir le jour et l'heure de la prochaine exécution dans le futur. Elle sera la référence pour l'exécution des prochaines fois.
- Code Python : (notice=1, period=7). Il est possible de modifier ces 2 paramètres.
- notice : permet de définir le premier jour de shifts à envoyer par mail par rapport à "aujourd’hui" (aujourd'hui étant le jour d'envoi du mail).
- period : cela permet de changer le nombre de jours couverts par le mail de rappel.
- Par défaut, les paramètres sont : notice=1, period=7.
Exemples :
- Pour un envoi par semaine le dimanche soir, l'envoi informe les travailleurs inscrits du lundi au dimanche suivant :
- Exécuter tous les 7 jours
- notice = 1
- period = 7
- Pour un envoi tous les jours, l'envoi informe les travailleurs inscrits le lendemain du jour d'envoi :
- Exécuter tous les 1 jours
- notice = 1
- period = 1
- Pour un envoi tous les jours, l'envoi informe les travailleurs inscrits dans 3 jours :
- Exécuter tous les 1 jour
- notice = 3
- period = 1
Feuille de présence non validée
- Activez la tâche "Check for non-validated sheets" si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validée la veille.
Le modèle d’email est "Non-validated sheet".
Absence
La feuille est validée et le·la travailleur·euse était absent·e. Le modèle d’email est "Shift Non-attendance".
Lorsque la fiche est validée, cela envoie un e-mail aux travailleur·se·s qui n'étaient pas présent.e.s afin de les prévenir du nombre de compensations reçues, de leur statut et du nombre de shifts à rattraper. Si c’est le remplaçant qui est absent (c’est lui qui recevra la pénalité), c’est lui qui reçoit l’email.
Un CRON journalier permet d’indiquer au bureau des membres si des fiches n’ont pas été validées durant la journée. Celui-ci est déclenché à une heure du matin (UTC).
L’email du bureau des membres doit être renseigné sur le modèle d’email.
- Remplissez le champ De du modèle d’email “Shift Non-attendance” avec l’adresse du bureau des membres, afin que les membres recoivent un email lorsqu’ils ne se présentent pas à un shift et que la feuille de présence est validée
- Remplissez les champs De et Pour du modèle d’email “Shift Non-attendance” avec l’adresse du bureau des membres si vous désirez recevoir un email chaque jour lorsqu’une feuille de présence n’a pas été validé la veille.
Configuration des feuilles de présence
Le module beesdoo_attendance_shift ajoute 3 paramètres généraux listés ci-dessous. Pour y accéder ;
- Allez soit dans le module Gestion des shifts < Configuration < "Configuration", soit dans le module Configuration < Paramètres généraux
1. Activer la validation par scan de carte
Si vous désirez activer la validation des feuilles de présence par scan, activez l’option correspondante dans les paramètres.
- Allez dans le module Gestion des shifts < Configuration < "Configuration" et cochez "Scan cards for validation".
Les supers-coopérateurs et membres du groupe "Attendance Sheet - Validation" pourront alors scanner sans avoir à se souvenir de leurs identifiants.
2. Intervalle de temps avant la génération de la feuille de temps
Les fiches de présence sont générées automatiquement avant le début de chaque shift, dès lors que des shifts existent pour un créneau. Les travailleur·euse·s volants ne peuvent dès lors plus s’inscrire sur le site. L’intervalle de génération est réglable dans les paramètres.
S’il n’y a que des shifts vides pour un créneau, une feuille de présence vide sera tout de même créée.
3. Type de tâche par défaut
Le type du shift créé par défaut lorsque les travailleurs ajoutés scannent leur carte est configurable dans les paramètres du module.
4. Statut de présence/absence par défaut
Lors de la génération de la feuille de présence, tous les travailleurs inscrits auront un statut par défaut, qui sera celui configuré à cet endroit.
Ce module possède une dépendance sur les modules ; beesdoo_base, beesdoo_shift, beesdoo_worker_statuts, mail et barecode
Permettre aux réguliers de s'inscrire à des shifts volants
Le module polln_shift n'est pas maintenu et ne sera pas migré en version 16
Avec le module polln_shift, les réguliers et les volants doivent tous être inscrits dans un unique régime de travail "worker". Dès que le module est installé, il faut basculer tous les contacts participant au sysème des shifts (sauf les exemptés) dans ce régime "worker".
Tout le monde est volant, mais certain·es bénévoles peuvent avoir en plus un créneau régulier.
Un seul régime pour réguliers et volants
Ce régime "worker" correspond au régime volant actuel, avec la possibilité d'être inscrit quand même à un créneau régulier.
- Les volants fonctionnent de la même manière que dans le système habituel, s'inscrivent à des shifts via le portail, sont décomptés tous les 28 jours.
- Les réguliers ont un créneau comme dans le système actuel, doivent faire un shift tous les 28 jours.
Les travailleurs et travailleuses existantes conservent leur régime, mais on ne peut plus inscrire personne en régulier. Le seul régime disponible est le régime "worker". Les réguliers conservent leur créneau mais doivent être réinscrits au régime "worker".
Des différences avec le système habituel
Pour les nouveaux volants, les différences sont les suivantes :
- Au lieu de passer de 0 à -2 en cas de faute d'anticipation (pas de principe de la double pénalité), il y a seulement le -1 du décompte habituel. Il n'y a donc plus de pénalité pour manque d'anticipation.
- La valeur-seuil en-dessous de laquelle on tombe en alerte est configurable : par défaut, c'est -2 et non 0.
Pour les nouveaux réguliers, les différences sont les suivantes :
- Il est possible de s'inscrire à des shifts exactement comme les volants, en plus de ses shifts réguliers. La notion de "shift de compensation" n'a plus de sens, car les réguliers peuvent anticiper aussi.
- Les réguliers n'ont plus qu'un compteur comme les volants, et sont décomptés tous les 28 jours comme les volants.
- Une absence à un shift régulier n'est pas pénalisée immédiatement (pas de principe de la double pénalité), simplement le shift n'a pas été fait et le compteur du régulier sera décompté à la fin de la période de 28 jours.
- Même paramètres pour le déclenchement de l'alerte que les volants.
Configuration générale de la gestion des shifts
En plus de ces configurations, plusieurs paramètres système sont liés aux shifts.