Configuration de l'application Gestion des shifts

Gestion automatique des feuilles de présence

Création automatique des feuilles de présence

 

Il est possible d’automatiser la création des feuilles de présence.

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Vérification de la validation des feuilles de présence

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Envoi d'emails automatisés

Rappel pour venir aux shifts

Vous avez la possibilité d’envoyer un email à destination de tous les travailleur·euses (volants et réguliers) inscrits, en activant l'action automatique "Shift Summary".

Configuration < Technique < "Automatisation" < Actions planifiés

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Il faut définir les paramètres suivants :

Exemples :

Feuille de présence non validée

Le modèle d’email est "Non-validated sheet".

Absence

La feuille est validée et le·la travailleur·euse était absent·e. Le modèle d’email est "Shift Non-attendance". 

Lorsque la fiche est validée, cela envoie un e-mail aux travailleur·se·s qui n'étaient pas présent.e.s afin de les prévenir du nombre de compensations reçues, de leur statut et du nombre de shifts à rattraper. Si c’est le remplaçant qui est absent (c’est lui qui recevra la pénalité), c’est lui qui reçoit l’email.

Un CRON journalier permet d’indiquer au bureau des membres si des fiches n’ont pas été validées durant la journée. Celui-ci est déclenché à une heure du matin (UTC).

L’email du bureau des membres doit être renseigné sur le modèle d’email. 

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Configuration des feuilles de présence

Le module beesdoo_attendance_shift ajoute 3 paramètres généraux listés ci-dessous. Pour y accéder ;

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1. Activer la validation par scan de carte

Si vous désirez activer la validation des feuilles de présence par scan, activez l’option correspondante dans les paramètres. 

Les supers-coopérateurs et membres du groupe "Attendance Sheet - Validation" pourront alors scanner sans avoir à se souvenir de leurs identifiants.

2. Intervalle de temps avant la génération de la feuille de temps

Les fiches de présence sont générées automatiquement avant le début de chaque shift, dès lors que des shifts existent pour un créneau. Les travailleur·euse·s volants ne peuvent dès lors plus s’inscrire sur le site. L’intervalle de génération est réglable dans les paramètres.

S’il n’y a que des shifts vides pour un créneau, une feuille de présence vide sera tout de même créée.

3. Type de tâche par défaut 

Le type du shift créé par défaut lorsque les travailleurs ajoutés scannent leur carte est configurable dans les paramètres du module.

4. Statut de présence/absence par défaut

Lors de la génération de la feuille de présence, tous les travailleurs inscrits auront un statut par défaut, qui sera celui configuré à cet endroit.

 

Ce module possède une dépendance sur les modules ; beesdoo_base, beesdoo_shift, beesdoo_worker_statuts, mail et barecode

Permettre aux réguliers de s'inscrire à des shifts volants

Le module polln_shift n'est pas maintenu et ne sera pas migré en version 16

Avec le module polln_shift, les réguliers et les volants doivent tous être inscrits dans un unique régime de travail "worker". Dès que le module est installé, il faut basculer tous les contacts participant au sysème des shifts (sauf les exemptés) dans ce régime "worker".

Tout le monde est volant, mais certain·es bénévoles peuvent avoir en plus un créneau régulier.

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Un seul régime pour réguliers et volants

Ce régime "worker" correspond au régime volant actuel, avec la possibilité d'être inscrit quand même à un créneau régulier.

Les travailleurs et travailleuses existantes conservent leur régime, mais on ne peut plus inscrire personne en régulier. Le seul régime disponible est le régime "worker". Les réguliers conservent leur créneau mais doivent être réinscrits au régime "worker".

Des différences avec  le système habituel

Pour les nouveaux volants, les différences sont les suivantes :

Pour les nouveaux réguliers, les différences sont les suivantes :

Configuration générale de la gestion des shifts

Dans le menu Gestion des Shifts, l'onglet Configuration > Paramétrage des Shifts permet d'accéder à la configuration des Shifts.

Dans la rubrique "General settings", on peut déterminer les paramètres suivants :

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En plus de ces configurations, plusieurs paramètres système sont liés aux shifts.