Gérer la feuille de présence
- Générer les feuilles de présence
- La feuille de présence : présentation
- Encoder les présences
- Valider la feuille de présence
- Archiver une feuille de présence
Générer les feuilles de présence
Les fiches de présence sont générées automatiquement avant le début de chaque shift. Elles permettent d’encoder les présences des travailleurs.
Dans la configuration des shifts, choisissez combien de temps avant un shift la feuille de présence est générée. Si vous utilisez cette fonctionnalité, il sera possible à des volants de s'inscrire au shift jusqu'à ce moment.
La feuille de présence : présentation
Annotations
Les fiches possèdent un espace d'écriture libre rempli lors de la validation par l’utilisateur générique, qui permet d'inscrire des remarques et ainsi de gérer les exceptions.
Cela peut-être utile, comme lorsqu’un·e travailleur vient faire son premier shift sans être inscrit. Les fiches annotées sont ajoutées à une liste, attendant d’être marquées comme «lues» afin d’en sortir.
Statuts des travailleurs
- “Présent” si la personne était présente
- “Absent - 2 compensation” si elle était absente => donne lieu à deux shifts à refaire
- “Absent - 1 Compensation” => donne lieu à un shift à refaire
- “Absent - 0 Compensation” si elle était absente mais avec une excuse acceptée par le supercoopérateur => donne lieu à 0 shift à refaire.
Il est possible de sélectionner un statut par défaut sur les feuilles de présence, depuis les parmètres des Shifts
Lorsque les coopérateurs viennent faire leur shift, ils peuvent scanner leur carte de membre pour faire changer leur statut en “Présent” automatiquement sur cette feuille de présence.
Code couleur
Sur une feuille de présence, dans la liste des travailleurs :
Rouge : absent / Vert : attended
Une feuille de présence :
Gris : validated / Rouge : not validated .
Encoder les présences
Les travailleur·euse·s peuvent consulter, en arrivant, la liste pré-remplie de ceux·celles attendu·e·s pour le shift en question (réguliers et volants inscrits).
Le statut des shifts prévus est par défaut Absent - 2 compensations.
L’encodage des présences se fait par le supercoopérateur en charge du shift.
- Cliquez sur “Modifier”
- Remplissez la feuille :
Scan des cartes
- Si le coopérateur était attendu : il est marqué Présent et la ligne passe en vert
- Si le coopérateur n’était pas inscrit au shift : une ligne à son nom apparaît dans “travailleurs ajoutés” et il est marqué Présent.
Si le scanner ne marche pas, appuyer sur la touche majuscule (CAPS LOCK) du clavier.
Encodage à la main par le supercoopérateur
- Si le coopérateur était attendu : complétez la colonne « état du shift » à côté du nom du coopérateur
- Si le coopérateur n’était pas inscrit au shift : cliquez sur « ajouter un élément » et complétez les informations du coopérateur
Cas particuliers
Travailleur·euse·s régulier·e·s en shift normal
Il arrive qu’un·e travailleur·euse régulier·e ne soit pas prévu·e pour le shift mais indique tout de même venir pour son créneau habituel.
Si cela se produit, une ligne indiquant le problème est ajoutée à l’annotation. Elle devra donc être traitée par le bureau des membres, au même titre que les autres exceptions.
Si la fiche est validée par quelqu’un du bureau des membres, cette annotation n’est pas ajoutée.
Travailleur·se·s en retard
La fiche devant être validée vers la fin du shift, les retardataires pourront toujours être ajouté·e·s. Cependant, si la fiche a déjà été validée, cela signifie que le retard est conséquent et que les mails d’absence ont déjà été envoyés.
Il n’est pas possible d’ajouter un.e retardataire une fois la fiche validée, il·elle devra être ajouté·e à la main dans les shifts.
Valider la feuille de présence
A la fin du shift, la feuille doit être validée. Elle ne sera alors plus modifiable excepté en ce qui concerne les messages et notes internes. On ne peut pas valider la fiche d’un créneau n’ayant pas encore débuté.
Qui peut valider une feuille de présence ?
Un·e responsable est habituellement chargé·e de valider la feuille de présence en fin de shift.
Il y a deux possibilités techniques (voir aussi la gestion des permissions dans la partie Droits d’accès) :
- Soit n'importe qui peut valider la feuille de présence, pour cela il faut avoir la permission "Feuilles de présence - Validation".
- Soit une session est ouverte sur un compte utilisateur ayant la permission "Feuilles de présence " uniquement, là il faudra scanner sa carte de membre pour pouvoir valider (seul·es les supercoops et les gestionnaires pourront valider en scannant leur carte)
Accorder la permission "Attendance Sheet Validation" à une personne lui donne la possibilité de directement modifier des shifts : attentions aux erreurs, si la personne ne maîtrise pas le fonctionnement des shifts.
Le·la responsable pourra remplir des champs supplémentaires lors de la validation, concernant des informations importantes à transmettre au bureau des membres, un retour général et son ressenti sur le nombre de travailleur·euse·s présent.
Si aucun·e des responsables n'est présent·e, la fiche passe en non validée.
Lors de la validation des shifts ajoutés, les shifts vides sont remplis en premier. Un nouveau shift est créé si aucun shift non-assigné avec le même type de tâche n’existe.
De plus, avant de valider, beaucoup d’informations sont remplies automatiquement au moment du scan. Il faut donc bien vérifier chaque ligne avant de valider.
Attention ! La validation de la feuille modifie directement les compteurs des travailleurs. Les fiches validées ne sont plus modifiables.
Remplir et valider la feuille de présences
- Choisir le nombre de compensations pour les absents
Si vous ne faites rien, ils auront tous automatiquement deux compensations. Si vous hésitez sur le nombre de compensations à encoder, le manuel de gestion des présences peut aider.
- Vérifiez que les remplaçants soient bien indiqués sur la ligne du régulier qu’ils remplacent
- Vérifiez que les réguliers « ajoutés » fassent un shift de compensation
Si c’est leur shift régulier, décochez la case “Shift de compensation”. Cela crée un message pour le Bureau des Membres, qui vérifiera si tout est bien encodé.
- Cliquez sur le bouton "Valider la feuille de présence".
Un message apparaît :
- Cliquez "OK" si vous êtes sûr de vouloir valider la fiche.
Il est aussi possible de :
- Laisser un message pour le Bureau de membres à propos des présences (info que tu n’as pas pu encoder, shift de solidarité, etc.).
- Écrire un message plus général concernant le shift.
- Dire si l’équipe était suffisante ou non
- Cliquez ensuite dans la case Code-barre et scannez votre carte.
Si vous n'avez pas votre carte, demandé au salarié de scanner. Si personne n’est présent, cliquez sur “Sauvegarder”, la feuille sera validée plus tard par un salarié ou le Bureau des Membres.
Archiver une feuille de présence
Les feuilles de présences possèdent un bouton permettant aux administrateur·ice·s de les archiver. Une fiche archivée est une fiche non-validée qui doit le rester sans toutefois être affichée dans la liste des fiches à traiter, suite à une erreur par exemple. On doit passer par un filtre afin d’y avoir accès, mais l’archivage n’est pas définitif.
On ne peut malheureusement pas supprimer les feuilles de présence (pas de bouton de suppression disponible dans l'interface).
