Gérer les travailleur·euses

Les travailleurs et travailleuses

Dans le cadre de la gestion des shifts de travail, pour pouvoir faire ses courses dans le magasin, le client/coopérateur doit avoir sa case "travailleur" cochée et le champs "Eater/worker" défini sur la fiche contact. 

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Lorsque le module beesdoo_easy_my_coop est installé, les nouveaux membres coopérateurs sont automatiquement "travailleurs" s'ils ont souscrit des parts de la coopérative donnant accès au système des shifts, et s'ils sont majeurs. S'il n'y a pas de date de naissance renseignée, le membre sera tout de même inclus dans le système des shifts de travail.

Régimes de travail

Il y a trois régimes de travail:

- travail régulier (regular) : la personne doit s'inscrire à un créneau qui générera automatiquement un shift tous les mois sur la même plage horaire.

- travail volant (irregular) : la personne peut s'inscrire aux shifts de son choix, mais doit faire au moins 1 shift/mois.

- dispensé de travail (exempted).

Les informations liées à ce régime se trouvent dans l'onglet "worker information".

Cet onglet permet de voir le mode de travail, si la personne est un supercoopérateur, si la personne a participé à une séance d'information, et si elle est régulière, à quel créneau elle est inscrite, etc.

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Inscription à un régime de travail

Sur la fiche contact, cliquer sur le bouton "inscription régime et shift" et sélectionner le régime de travail voulu.

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Changement de régime de travail

Le système permet à l’utilisateur de modifier le régime d’un membre. Le statut du membre doit être “A jour” pour cela.

Quand on inscrit un travailleur régulier au régime volant, le créneau régulier du travailleur est automatiquement effacé, ainsi que son prochain shift prévu.

Effet sur les compteurs : tous les compteurs sont remis à 0.

Après l'installation des modules nécessaires à la gestion des shifts, deux nouveaux onglets apparaissent sur la fiche de vos contacts.

Statuts

Une fois inscrit à un régime de travail, le coopérateur se voit attribué un statut en fonction de ses présences/absences aux shifts.

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Pour définir ce statut, nous utilisons des compteurs (compteurs shifts réguliers et shifts de compensation) qui sont impactés par le temps qui passe et par les shift présences ou absences aux shifts (via les feuilles de présence).

Le comportement de ces compteurs et statuts dépend du régime de travail du coopérateur.

Travailleur régulier

Statut

Explication

Peut faire ses courses ?

À jour / Up to date

En ordre

Oui

Congés / Holidays

Le travailleur est enregistré comme absent pour congé, il est exempté de l’obligation de travail, mais ni lui ni ses mangeurs peuvent faire ses courses.

Non

Alerte

Le travailleur a raté une fois son shift.

Oui

Extension

Le travailleur doit effectuer ses shifts de compensation. Il a un délai pour les faire (un délai automatique de 10 jours ou un délai ajouté manuellement).

Oui temporairement

Suspendu / Alerte rouge

Le travailleur n’a pas réalisé ses rattrapages endéans la période de 4 semaines après le shift manqué (ou plus s’il y a eu un délai de grâce accordé), mais a réalisé le shift suivant. Il doit toujours travailler au sein de la coop (= rattraper ses shifts de compensation par rapport au shift manqué).

Non mais peut demander extension

Exempté

L’exemption temporaire est possible pour tous les statuts ci-dessus.  Sous ce statut les compteurs sont gelés et durant cette période les shifts du coopérateur sont disponibles pour les volants (garde sa place dans le créneau).

Oui

Gelée / Unsuscribed

Le travailleur  a trop de shifts en retard (à définir) - le système gèle sa participation aux shifts.

La somme des compteurs SR +  SC est < chiffre configurable (paramètres systèmes).

Effet : le travailleur est supprimé de son créneau.

Non

Resigning

 

Le travailleur à fait la demande pour quitter la coopérative. Ce statut est utilisé le temps que le CA accepte sa demande

Non

Les statuts ont un ordre de priorité les uns sur les autres. Le voici pour les réguliers :

  1. Congés / Holidays
  2. Exempté
  3. Extension
  4. Gelée / Unsubscribed
  5. Suspendu / Alerte rouge
  6. Alerte
  7. A jour

Travailleur volant

Statut

Explication

Peut faire ses courses ?

À jour / Up to date

En ordre et le·la travailleur peut aussi prendre de l'avance en accumulant des shifts.

Oui

Congés / Holidays

Le travailleur est enregistré·e comme absent·e pour congé, est dispensé·e de l’obligation de travail, mais ni lui ni ses mangeurs ne peuvent faire des courses.

Non

Alerte

Le travailleur n’a pas anticipé ses shifts. Attention, pour rappel, le décompte est déclenché toutes les 4 semaines à partir de l’encodage du régime de travail pour chaque coopérateur au régime volant. A partir de cette date,  le·la travailleur doit anticiper un shift pour chaque période de 4 semaines.

Oui

Extension

Le travailleur doit effectuer ses shifts de compensation.

Oui temporairement

Suspendu

Le travailleur n’a pas réalisé ses shifts de compensation dans la période de 4 semaines. Il doit toujours travailler au sein de la coop.

Non mais peut demander extension

Exempté

L’exemption temporaire est possible pour tous les statuts ci-dessus.  Sous ce statut les compteurs sont gelés.

Oui

Gelée / Unsubscribed

Le travailleur n’a pas anticipé ses shifts ni rattrapé son retard, son compteur est gelé automatiquement en-dessous d'une limite configurable (paramètres de la société).

Non

Resigning

Le travailleur à fait la demande pour quitter la coopérative. Ce statut est utilisé le temps que le CA accepte sa demande

Non

Les statuts ont un ordre de priorité les uns sur les autres. Le voici pour les volants :

  1. Congés / Holidays
  2. Exempté
  3. Extension
  4. Gelée / Unsubscribed
  5. Suspendu / Alerte rouge
  6. Alerte
  7. A jour

Exempté

Le statut est up to date en permanence.

La fiche de statut du travailleur (cooperative status)

En accédant au menu Gestion des Shifts > Statut, on trouve la liste de toutes les fiches de statut de tous les travailleurs. Pour chaque fiche, on peut voir l'historique de changement de ses shifts, mais aussi toutes les dates de congé, alerte, etc. C'est vraiment là que toute la machinerie des statuts est opérée. Il faut donc être très prudent en modifiant des choses directement sur cette fiche.

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Travailleur volant : trouver les personnes pas encore inscrites à un shift avant de passer en statut "Alerte"

Dans la section "Informations sur le calendrier"/"Timing information", on retrouve des informations utiles pour trouver les personnes volantes qui risquent de bientôt tomber en statut "Alerte" si elles ne s'inscrivent pas à un prochain shift rapidement :

 

La case "Can shop"

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Cette case se coche et se décoche en fonction des statuts. C'est celle-ci qui affiche dans le point de vente si les travailleur-euses et leurs mangeurs peuvent ou non faire leurs courses.

Ajouter des mangeurs - l'onglet carte de membre

Pour ajouter des mangeur-euses à un-e travailleur-euse, allez sur l'onglet "Carte de membre".

Si le-la mangeur-euse a déjà une fiche contact, vous pouvez taper le nom dans la barre eater.

Si le-la mangeur-euse n'est pas encore dans Odoo, cliquez sur New eater.

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Après avoir créé une nouvelle fiche pour un mangeur, la case "Print BEES card?" sera cochée automatiquement pour le nouveau mangeur.

Cet onglet permet également de gérer les cartes de membres.

Supercoopérateurs 

Les supercoopérateurs sont des bénévoles ayant reçu une formation plus détaillée. Ils sont chargés du shift et de la distribution des tâches. Ils sont en mesure d’attribuer le nombre de shift à effectuer en cas d’absence (0, 1 ou 2) d’un travailleur, en fonction du contexte. 

Les supercoopérateurs sont donc chargés de vérifier que les présences sont bien enregistrées et de faire le nécessaire si ce n’est pas le cas.

Il arrive souvent qu’un shift n’ait pas de supercoopérateur. Pour définir un supercoopérateur, cliquez ici.

 

Gérer les compteurs

Les compteurs permettent de définir les statuts des travailleurs, et comptabilisent le solde net de shifts à réaliser (shifts réguliers et shifts de compensation). Les compteurs évoluent avec le temps qui passe et selon les présences ou absences aux shifts (via les feuilles de présence).

La mécanique des compteurs peut appliquer le principe de la double compensation ou de la simple compensation :  Voir ici comment le configurer.

Le comportement de ces compteurs et statuts dépendent du régime de travail du coopérateur (régulier ou volant).

Travailleur·euse en régime régulier                 

REGIME REGULIER

Statuts sur la feuille de présence au shift

Compteur de Shift Régulier (SR)

Compteur de Shift de Compensation (SC)

Remarques

Présence ( shift régulier)

0

0

Pour une personne qui vient normalement, les compteurs restent à 0.

Présence (shift de compensation / bonus)

Si SR < 0, SR + 1

Si SC < 0, SC + 1

Sinon SR +1

Pour une personne qui vient rattraper des absences, lors de sa première compensation, le compteur de Shift Régulier est mis à jour.

Lors de sa deuxième compensation son compteur de Shift de Compensation est mis à jour.

Si elle vient alors que ses compteurs sont à 0, elle fait augmenter son Compteur de Shift Régulier pour compenser une absence future (Shift Bonus).

Absence – 2 compensations

-1

-1

Le travailleur devra refaire son shift ainsi qu’un shift de compensation supplémentaire à faire dans les 4 semaines (il passe en Alerte)

Absence – 1 compensation

-1

0

Le travailleur doit refaire son shift

Absence – 0 compensation

0

0

Rien ne se passe

Travailleur·euse en régime volant

Pour le·la travailleur·euse volant·e, seul un compteur de shifts est utilisé. Toutes les 4 semaines, à partir de sa date d’inscription, le système diminue automatiquement les compteurs des volants, à l'exception des personnes dont le statut est "gelé" ou "resigning", qui ne sont plus affectées. Le compteur est diminué de 1 ou de 2 selon le principe de la double pénalié :

REGIME VOLANT

Statuts sur la feuille de présence au shift

Compteur de Shift (S)

Compteur de Shift de Compensation (SC)

Remarques

Présent

S +1

pas utilisé pour les volants

A chaque shift effectué, le compteur augmente de 1.

Absent – 2 compensations

S - 1

A chaque shift auquel le membre s’était inscrit mais ne vient pas, il est redevable de 2 shifts.

Absent – 1 compensation

0

Le travailleur devra rattraper son shift

Absent – 0 compensation

S+1

Le travailleur n’aura aucun shift à rattraper, bien qu’il ait été absent (cas de force majeure)

 

Inscrire un travailleur·euse régulier à un créneau/shift

Côté gestionnaire

Attention qu’il faut être sûr que le travailleur ait un régime de travail avant de l’inscrire à un shift (voir ici comment)

Les coopérateurs en régime régulier doivent être inscrits au niveau du créneau (planning week). Cela peut se faire depuis la fiche de coopérateur directement ou bien depuis la vue des créneaux.

Depuis la fiche du travailleur·euse

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Une nouvelle fenêtre s’ouvre permettant de définir les créneaux réguliers.

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Depuis un créneau de travail

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Si la personne est déjà inscrite à un autre créneau, le système informe l’utilisateur (mais ne l’empêche pas de l’inscrire) :

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Lorsqu'on supprime une personne d'un créneau régulier, les shifts futurs sont libérés automatiquement

Si une personne est inscrite comme supercoop sur des shifts déjà créés, modifier son créneau régulier aura pour effet de la retirer comme supercoop de tous les shifts futurs.

Manipulations manuelles lors de l’inscription d’un régulier

Si on inscrit un coopérateur qui va travailler en semaine B et que nous sommes aujourd’hui en semaine A, il devra venir travailler la semaine prochaine. 

Le système de génération des shifts fonctionne avec 4 semaines d’avances. Cela signifie que les shifts correspondants à la semaine prochaine, la semaine B, sont déjà générés, et le coopérateur n’y sera inscrit automatiquement (à partir de fin juillet 2021).

Côté Portail

Depuis le portail, les travailleur-euses ne peuvent que consulter les shifts où ils sont inscrits de façon régulière, en allant donc sur le portail < My Shift

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L’écran suivant donne : 

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Dans le cas des réguliers, il n’est pas possible de s’inscrire directement à d’autres créneaux horaires. Il n’est pas possible non plus de se désinscrire ou de se faire remplacer. 

Ces différentes manipulations doivent être faites par un gestionnaire de la plateforme comme montré plus haut.

Inscrire un travailleur·euse volant à un créneau/shift

Vous pouvez inscrire un travailleur volant de la même manière qu'un travailleur régulier, directement sur le shift auquel il veut s’inscrire. Dans ce cas, il ne faut PAS cocher “Regular Shift”.

Le travailleur volant a par contre la possibilité de s’inscrire via le portail ou via le bureau des membres (mails ou coup de téléphone).

Côté portail

En allant sur le portail < my shift.

L’écran suivant donne : 

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Dans le cas des volants, il est possible de se désinscrire si la configuration a été faite dans ce sens, cf. cette page.

Remplacer un travailleur·euse

Il n’est pas possible à l’heure actuelle de remplacer un-e travailleur-euse via le portail. Ceci doit être fait par le gestionnaire, dans l’outil Odoo. 

Le worker ID change avec le nom du remplaçant.

Le champs “personne remplacée” est mis à jour avec le nom de la personne remplacée.

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Si la personne qui remplace ne se présente pas, c’est elle qui sera pénalisée.

Gérer les cartes de membres

L'onglet Member Card présent sur la fiche des travailleur-euses permet de modifier les différentes informations présentes sur la carte de membre.

Configurer le logo à imprimer sur la carte

Se rendre dans Configuration > Société et sélectionner le logo qui sera imprimé sur la carte de membre dans le champ "Member Card logo" :

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La taille du logo doit être au minimum large de 5.15 cm, et haute de 4.0cm (en pixel : largeur de 194.8, hauteur de 151.2). Si le logo est plus petit, l'image sera étirée et le rendu sera flou.

Créer une nouvelle carte

Pour que cet onglet s'affiche, le champ "eater/worker" doit être défini.

Sur la fiche contact, dans l'onglet "carte de membre" et cliquer sur nouvelle carte.

Il est possible de choisir le code barre à utiliser "Force Barcode". Il faut indiquer la raison de création de la carte.

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Si une code barre avait déjà été généré, le nouveau code barre va être d'application en cliquant sur "New Member Card".

Créer des nouvelles cartes en masse

Il n'y a pas actuellement de fonctionalité "out of the box" pour créer des nouvelles cartes membres en masse. Cependant, cela peut-être fait via une action serveur.

En mode debug, dans Configuration>Technique>Actions>Actions serveurs, créer une nouvelle action et la remplir comme suit :

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Le code python à écrire est :

for r in records:
  r.sudo()._new_card("Création de carte membre en masse", env.uid)

Ensuite, dans dans Gestion de shifts travailleurs

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Imprimer la carte (sur un papier A4)

Sélectionner en vue liste les personnes dont vous voulez imprimer la carte. cliquer sur Imprimer > Member card.

La carte de membre reprend les infos suivantes :

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Faire la liste des cartes à imprimer et les marquer comme "imprimées"

Les champs

- imprimer la carte de membre

- dernière impression le

Permettent de savoir quelles sont les cartes à imprimer et quand une carte a été imprimée pour la dernière fois.

Pour cocher la case "imprimer la carte de membre", il faut cliquer sur "Action" > Request BEES card printing. Pour la décocher, il faut cloquer sur "Set BEES card as printed".

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Encoder un congé / une pause pour un travailleur

Pour encoder un congé pour un travailleur (régulier ou volant), il suffit de se rendre sur sa fiche.

Le bouton "Encoder une pause" (le texte peut différer d'une base de données à l'autre selon les traductions choisies) est affiché :

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Le bouton est affiché peu importe le statut du travailleur, sauf s'il est en démission (resigning).

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Quand on clique sur Encoder une pause, un pop up est affiché permettant de choisir les dates de début et de fin :

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La date de début doit être dans le futur.

Si des shifts avaient déjà été générés pour ce travailleur durant sa période de congé, il sera désinscrit par le système automatiquement. Le shift sera disponible pour un travailleur volant.

Le travailleur en congé ne peut pas faire ses achats. La case "Can shop" sur sa fiche de statut est décochée.

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Au terme de son congé, le travailleur (régulier) sera bien réinscrit à son shift suivant. Si la date de fin de congé est modifiée, le travailleur sera également désiscrit ou réinscrit à son shift selon le cas.

Il n'est en revanche pas possible de désactiver le congé a posteriori en choisissant une date de fin de congé dans le passé.

Afficher le statut des coopérateurs - écran d'accueil

Le module beesdoo_shift_welcome_screen permet d'afficher le statut can_shop et le statut de travail d'un membre coopérateur-travailleur, ainsi que la date du prochain shift.

Le module pos_shift_partner_can_shop affiche dans le point de vente si les bénévoles peuvent ou non faire leurs courses.

can_shop.png

Si l'on utilise les cartes de membre, il est possible d'identifier un·e coopérateur·rice en scannant le code-barre de la carte.

 

L'écran s'ouvre dans le module "Shift Welcome". On a deux options :

  1. Scanner directement un code-barre avec un scanner, sans cliquer sur le champ de texte
  2. Recherche manuelle du nom de la personne dans le champ "cooperator"

welcome_screen.png

 

Désinscrire les travailleur·euses

Si le membre ne participe plus aux shifts

Le bouton "Se désabonner" permet de geler la participation d'une personne dans le système des shifts. Le membre passera au statut "gelé", il sera désinscrit de son créneau de travail et des shifts futurs prévus, et en l'état, il ne pourra plus s'inscrire à un nouveau shifts. Son compteur de shifts sera bloqué.

 

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Si le membre va quitter la coopérative

Si, en outre, on coche la case "resigning?" dans la fenêtre de désinscription, la personne passera au statut "en démission", pour indiquer que la personne a demandé à quitter la coopérative. A ce stade, elle est encore officiellement coopératrice.

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Lorsque la démission sera actée par le Conseil d'Administration, il faudra effectivement revendre les parts pour retirer la personne du registre des coopérateurs et coopératrices, et opérer le remboursement. La revente de part a pour effet de passer le contact de "coopérateur effectif" à "ancien coopérateur".

La dernière étape est d'archiver l'utilisateur et la fiche contact de l'ex-membre. Cela retirera le coopérateur des contacts actifs, et des menus Workers et du menu Shift Status dans le module des shifts.

Encoder une exemption temporaire

Dans le système de shifts de travail, le statut d'exemption temporaire est un arrêt délimité dans le temps :

L'exemption temporaire est un statut lié aux régimes de travail régulier ou volant. Pour les personnes qui ne participent jamais aux shifts mais qui peuvent toujours faire des courses, un régime de dispense permanente est prévu.

Pour encoder une exemption temporaire, se rendre sur la fiche contact de la personne et cliquer sur "Exemption temporaire" :

exemption_temporaire.png

On peut alors choisir les dates et la raison de la période d'exemption :

exemption_dates.png

 

Dès son encodage, s'il y a des shifts existants prévus pendant la période d'exemption, ils sont libérés.

Pour mettre fin anticipativement à une période d'exemption, aller dans l'onglet "Statut du coopérateur" et modifier la date de fin de la période en choisissant la date du lendemain (son prochain shift prévu sera automatiquement généré à cette date [à vérifier]). Si l'on choisit une date passée, il faut aussi réinscrire manuellement la personne à son prochain shift prévu.

Configurer les pénalités : double ou simple compensation

La mécanique des compteurs reflète par défaut le principe de la double compensation : chaque membre réalise un shift par mois, et en cas d'absence non justifiée, il faut rattrapper le shift manqué et réaliser un shift suppplémentaire en pénalité (en plus du shift "normal" suivant). Ce principe s'applique par défaut aux membres réguliers comme aux volant·es.

 Si l'on préfère, on peut opter pour le principe de la simple compensation : réguliers et volants doivent rattrapés les shifts manqués, mais pas compenser (pas de pénalité par défaut).

 

Simple ou double compensation en cas d'absence (réguliers et volants)

Le nombre de compensation est toujours à déterminer par le ou la responsable lors de l'encodage de la feuille de présence et modifiable tant que la feuille de présence n'est pas validée.

La valeur par défaut est paramétrable dans la configuration des shifts :

shift_regular_compensation.png

 
Simple ou double compensation pour faute d'anticipation (volant·es uniquement)

Pour les volants, à chaque période, il y a un décompte (typiquement, ce décompte a lieu toutes les 4 semaines à compter de l'inscription du membre au régime volant).

Lorsque le compteur arrive à zéro, si la personne n'a pas anticipé, le principe de la double compensation veut qu'il y ait une pénalité. Ce décompte exceptionnel est paramétrable dans la configuration des shifts :

shift_irregular_single_penalty.png

 

Responsable d'un créneau : le rôle de supercoopérateur et supercoopératrice

Dans les supermarchés coopératifs du type Food Coop, les supercoopérateurs et supercoopératrices sont des bénévoles ayant reçu une formation plus détaillée. Ils sont le plus souvent chargés de la distribution des tâches et comme point de contact pour les membres de l'équipe, sont responsables d'encoder les présences et les absences. A ce titre, ils sont en mesure d’attribuer le nombre de shift à effectuer en cas d’absence (0, 1 ou 2) d’un membre selon la situation.

Le champ "supercoopérateur" peut simplement être utilisé pour renseigner une personne de référence sur un créneau ou shift.

 

Pour qu'une personne puisse être choisie comme supercoopératrice, il faut tout d'abord l'ajouter au système des shifts en cochant la case "travailleur" sur son profil, et cocher également la case "supercoop" dans l'onglet "Info travail" :

supercoop_required.png

 

Pour définir un supercoopérateur ou une supercoopéreraice sur un créneau de travail, cela se fait depuis la fiche de contact via le bouton "subscribe to shift" :image-1615475002177.png

Une nouvelle fenêtre s’ouvre permettant de cocher la case "Super Cooperator" :

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Dans la vue des créneaux, on peut aussi ajouter directement des personnes au créneau. Si l'on ajoute une personne ayant le rôle supercoop à un créneau dépourvu de supercoop, cette personne sera automatiquement promue supercoop de ce créneau.

Si l'on désinscrit un travailleur d'un shift, par exemple via une exemption temporaire, cela le supprimera aussi en tant que supercoopérateur.
Cependant, si un travailleur est définit comme supercoop sur un template, il sera mis en supercoop sur les shifts générés, même s'il est exempté. C'est une incohérence. 

Partage d'informations personnelles

Sur la fiche de contact d'un supercoopérateur ou supercoopératrice, une case permet d'indiquer si la personne accepte ou pas de partager ses informations personnelles (téléphone et adresse mail) sur l'espace personnel en ligne. Si oui, cela permet aux personnes inscrites à un shift de les voir pour pouvoir entrer en contact directement avec son supercoopérateur ou sa supercoopératrice.

Cette case est disponible uniquement quand la case "super cooperative" est cochée au préalable.

Par défaut, elle est cochée. Il faut donc la décocher manuellement.

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Si le supercoop a accepté de partager ses infos : image-1677858281857.png

S'il n'a pas accepté :

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