Présentation générale de l'application Gestion des shifts

Vue rapide des menus et fonctionnalités

Les menus de l'application Gestion des Shifts permettent d'accéder aux shifts individuels, fiches contacts des bénévoles,  feuilles de présence, créneaux réguliers, et aux statuts des travailleurs et travailleuses. Voir ici pour un aperçu du fonctionnement du système des shifts.

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Menu Planning

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Le menu Planning donne une vue sur les shifts générés périodiquement sur base des créneaux. Un shift a lieu à un jour donné, à  une heure donnée. Chaque shift correspond à une personne inscrite (ou à une place libre), un·e supercoop (coordinateur·ice) et un type de tâche.

Dans le menu Planning < Shifts, la vue par défaut affiche les shifts d’aujourd'hui.

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Il y a un shift créé par participant. Le shift est nommé :  [date du shift] Semaine A/B/C/D Jour (h début : h de fin)[x]

[x] correspond au numéro de shift. S’il y a 5 shifts créés, chacun aura un chiffre en commençant par  0: 0, 1, 2, 3, 4.

Menu Travailleurs

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Ce menu permet de retrouver les fiches contact des bénévoles dès qu'ils ou elles font partie du système des shifts.

Menu Feuilles de présence / Attendance sheets

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Ce menu reprend toutes les feuilles de présence avec différents filtres. Les feuilles de présence sont générées automatiquement un peu avant chaque shift.

Menu Modèles

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Ce menu permet d'accéder aux créneaux réguliers, qui servent de modèles aux shifts.

Menu Statut

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Ce menu vous permet d'accéder à la liste des statuts de vos coopérateurs, de gérer les raisons d'exemptions et d'utiliser le journal de mise à jour des compteurs.

Menu Configuration

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Ce menu vous permet de générer les feuilles de présences manquantes dans un intervalle de temps donné, de paramétrer les semaines ainsi que les types de shifts et finalement, d'accéder aux configurations de l'application Gestion des shifts de travail. 

 

Matériel nécessaire

Si vous désirez permettre aux bénévoles de scanner leur carte en magasin pour indiquer leur présence, il vous faudra :

Vous n’êtes pas obligés de passer par ce système et pouvez simplement encoder les présences et absences manuellement en fin de journée sur les feuilles de présences.

 

Pour contrôler le statut des bénévoles, le module beesdoo_shift_welcome_screen ajoute une interface permettant de scanner une carte de membre et d'afficher le statut.

Modules à installer

Modules de base de la gestion des shifts

shift (v12, v16) : module de base
shift_worker_status (v12) : statuts et compteurs des travailleur·euses
shift_attendance (v12) : feuilles de présence
shift_portal (v12, v16) : accès aux shifts via le portail

Modules facultatifs

Lien avec la gestion des membres de la coopérative

beesdoo_easy_my_coop : v12 : module-glue entre Cooperators et les Shifts
cooperator_worker_force  : v12 : permet l'ajout manuel d'un contact au système des shifts

Échanges de shifts

beesdoo_shift_swap (v12) : système d'échanges de shifts
beesdoo_website_shift_swap (v12) : plateforme interactive pour les échanges de shifts

beesdoo_worker_status_shift_swap (v12) : lien entre beesdoo_shift_swap et beesdoo_worker_status

Divers

beesdoo_shift_welcome_screen (v12) : écran affichant le statut des travailleur·euses
shift_notification (v12) : envoi de mails automatiques aux bénévoles inscrits à des shifts
shift_beneficiary (v16) : ajoute un champ pour associer les shifts à des personnes ou structures bénéficiaires

 

 

polln_shift : Ce module introduit un système alternatif de gestion du travail : le fonctionnement de Polln. Attention, ce système n'est pas forcément compatible avec les autres modules listés ici, par exemple les échanges de shifts.


 

Fonctionnement du système des shifts bénévoles - Aperçu

L'application Gestion des shifts bénévoles permet d'organiser des contributions bénévoles à l'aide d'un planning régulier et d'un agenda quotidien, avec la possibilité de comptabiliser les présences et un système de compensations des absences. Les bénévoles peuvent également accéder aux informations concernant leur travail sur le portail en ligne.

Le système des shifts a été développé pour répondre aux besoins de supermarchés coopératifs sur le modèle "Food Coop", où les bénévoles travaillent une fois toutes les 4 semaines, en échange de quoi ils ou elles bénéficient du droit de faire leurs courses dans le magasin. Le système peut s'appliquer à d'autres types de fonctionnements et à d'autres contreparties.

Les travailleurs et travailleuses bénévoles

A partir d'une fiche contact Odoo, une personne peut être ajoutée au système des shifts.

Dans le cas où l'application Cooperators n'est pas installée :

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Dans le cas où l'application Cooperators est installée :

Régimes de travail

Une fois incluses dans le système des shifts, les bénévoles peuvent être inscrit·es à un des trois régimes :

Les régulièr·es doivent être également inscrites à un créneau régulier (voir plus bas).

Statuts des bénévoles

Une fois le régime choisi, les bénévoles tombent automatiquement sous un des statuts prévus, initiallement le statut à jour. Le statut indique si la personne est à jour dans ses shifts, et (le cas échéant) si elle bénéficie de l'accès au magasin pour sa contribution.

Le système des shifts peut aussi être utilisé sans contrôle des absences et sans "statuts" pour les bénévoles.

Statut Explication Actif·ve comme bénévole ? Peut accéder au magasin ?
A jour statut par défaut oui oui
Alerte période d'avertissement oui oui
Extension période d'avertissement supplémentaire, activable sur demande oui oui
Suspendu·e sanction temporaire oui non
Dispense
exemption de travail temporaire non oui
Gelé·e sortie temporaire du système des shifts, gel des pénalités non non
Pause congé de durée déterminée non non
Démission pour les bénévoles quittant la structure non non

Si l'on désire appliquer un suivi des présences et des compensations pour les absences, alors la présence ou l'absence aux shifts déterminera le statut des personnes. Certains statuts sont prévus pour les membres actifs, d'autres pour les membres qui ne participent temporairement pas. Certains statuts donnent accès au magasin (droit de faire ses courses, ou autre ristourne obtenue en échange des contributions des bénévoles), d'autres prévoient une sanction (perte temporaire de l'accès au magasin, par exemple).

Le système des shifts

Le module shift permet d'utiliser les fonctionnalités de base.

Les shifts

Dans Odoo, les shifts sont de petites cartes qui représentent une contribution bénévole ponctuelle : une personne un jour particulier à une heure donnée (heure de début + heure de fin). En plus de ces informations, le shift correspond aussi à :

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Le planning des créneaux

Les créneaux réguliers sont les modèles des shifts. Le planning régulier couvre typiquement une période de quatre semaines A, B, C, D, et se répète tous les 28 jours. Les bénévoles régulier·es peuvent être inscrit·es à un ou plusieurs créneaux, correspondant chacun à un type de tâche et un créneau horaire précis. Un créneau de 3 places, dont 2 bénévoles régulier·es, générera tous les 28 jours 2 shifts associés aux deux inscrit·es, et 1 place libre, à laquelle pourra être inscrit·e un·e volant·e.

Les shifts sont générés périodiquement, par exemple un "shift de semaine A, lundi 14h". Inévitablement, un shift régulier se décale dans le mois calendrier - il n'est pas possible de gérer la récurrence "shift du premier lundi du mois".

Le suivi des présences

Le module shift_attendance peut être installé pour suivre les présences et les absences des bénévoles.

Les feuilles de présence

La "feuille de présence" est une liste générée peu avant le début d'un shift et reprenant les noms des bénévoles inscrit·es à ce shift. Il est possible d'indiquer, pour chaque personne, si elle est présente ou non. Il est également possible d'ajouter des noms de bénévoles qui ne se seraient pas inscrit·es à l'avance.

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Les statuts et les compensations

Le module shift_worker_statuts introduit les statuts et les compteurs des bénévoles. Les statuts décrits ci-dessus évoluent selon les présences ou absences aux shifts. Dans le système, une absence peut donner lieu à zéro compensation, un rattrapage (une compensation) ou un rattrapage assorti d'une pénalité (deux compensations). Le nombre de compensation encourru dépend de la polique mise en place dans la structure (la valeur par défaut peut être modifiée) et peut être décidée lors de l'encodage de la feuille de présence.

Une absence non excusée fait en principe passer du statut "à jour" au statut "alerte". Par la suite, en fonction du nombre de compensations à faire, la présence à ces shifts fera repasser "à jour".

Les compteurs de shifts

Les changements de statuts sont gouvernés par les compteurs de shifts : ceux-ci comptabilisent les shifts à ratrapper. La mécanique des compteurs de shifts est différente pour les régulier·es et les volant·es, et est expliquée plus en détails ici.

Le portail

Le module shift_portal permet aux bénévoles de gérer leurs shifts via un espace personnel. Ceci permet notamment de visualiser ses shifts passés et futurs, ainsi que les créneaux réguliers libres et les prochains shifts libres. Si on le désire, il est possible de laisser les bénévoles s'inscrire à des shifts volants ou à des compensations en ligne, voire accéder aux fonctionnalités supplémentaires d'échanges de shifts et de solidarité.

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