Gérer son inventaire

• Faire un inventaire sur un article
• Faire un inventaire global
• Imprimer la liste des articles
• Corriger le stock dans Odoo et clôturer l'inventaire
• Réaliser l'inventaire en Excel (v12)
• Gestion d'un stock consigné
• Forcer la date de l'inventaire

Faire un inventaire sur un article

Afin d'effectuer un inventaire sur un article.

• Cliquez sur le bouton “Mettre à jour le stock disponible” sur la fiche article,

Le type d’article doit être un produit stockable

Cela ouvre une fenêtre pour indiquer le stock :

• Modifiez la nouvelle quantité disponible

Attention, aucun autre inventaire (cf. inventaire global) ne doit être en cours pour pouvoir valider cette opération.

 

Faire un inventaire global

Créer un ajustement de stock (inventaire global)

Pour vérifier que les quantités de produits dans le stock correspondent à ce qui existe dans la base de données d’Odoo, vous pouvez procéder à un inventaire global.

Cette activité permettra de mettre à jour la base de données avec les quantités réelles du stock.

Entre le démarrage de l'inventaire (génération des lignes d'inventaire dans Odoo) et sa validation, certaines manipulations peuvent poser problème lors de la validation : suppression ou archivage d'un article, modification des unités ou des catégories d'unités. Si l'on réalise un inventaire sur une longue période, il est parfois nécessaire d'annuler l'inventaire initial et en recréer un nouveau afin de pouvoir valider (un export-import des quantités comptées est possible).

• Allez dans  Inventaire < Opérations < "Ajustements de stock" puis cliquez sur "Créer".

• La date d'inventaire sera la date du jour.
• La date comptable est utilisée dans le cadre de l'évaluation de stock automatisée. Ce sera la date à laquelle les écritures comptables seront créées. 
• Tapez le nom de votre inventaire et décidez l’objet de votre inventaire : tous les articles, une sélection manuelle d’articles, un seul article ou encore une catégorie d’article.

• • “Tous les articles”, la liste des articles en stock sera pré-affichée et vous devrez rechercher article par article dans la liste afin de mettre à jour les quantités réelles.
  • “Select product manually” afin de choisir l’un après l’autre les articles (ajoutez une ligne par article traité).  Cela peut se faire rapidement en utilisant le code barres de l’article. ODOO affichera la quantité théorique et vous pourrez encoder la quantité réelle à côté.
• Ensuite, cliquez sur “Inventaire de départ” :

Si vous avez choisi l’option “tous les articles”, les articles qui ont été réceptionnés et vendus sont affichés avec les quantités remplies automatiquement :

Par exemple, la Moinette bio avait été commandée en 20 exemplaires et 3 exemplaires ont été vendus entre temps : cela fait 17.

Les articles en rouge correspondent à des quantités négatives. Cela signifie qu’une session de vente a eu lieu, alors qu’aucune opération d’achat/réception pour ces articles n’avait été enregistrée.

Inventaire global de fin d'année

Les supermarchés coopératifs qui doivent faire un inventaire global de fin d'année procèdent par exemple de cette manière (illustration fournie par Demain) :

• la veille de l'inventaire, après fermeture : extraction des produits actifs (code barre, ID Odoo, prix de vente, fournisseur, catégorie, quantité théorique en stock)
• le jour de l'inventaire : partage du fichier tableur contenant tous les articles sur 4 ou 5 postes avec douchette code barre
• chaque équipe de coopérateurs compte ses rayons (environ 7h) 
• regroupement des fichiers en un seul afin d'avoir chaque ID article 1 seule fois avec le cumul des comptages.
• on lance un inventaire complet dans Odoo (cf. ci-dessus), puis on charge par import les quantités comptées sur les postes. (Tout article non compté sera mis à 0).

Imprimer la liste des articles

Avant de commencer l’inventaire, vous pouvez imprimer la liste des articles à inventorier.

• Allez dans Inventaire < Opérations < "Ajustements de stocks"
• Créez votre inventaire et sauvegardez en brouillon

• Sélectionnez votre inventaire et cliquez sur le bouton en haut au centre “Imprimer” et choisissez “Inventaire”.

Une fenêtre s’ouvre pour vous demander de sauvegarder le document pdf “inventory”.

Corriger le stock dans Odoo et clôturer l'inventaire

Après avoir compté votre stock,

• Allez dans Inventaire < Opérations < "Ajustement de stock" et sélectionnez votre inventaire
• Appuyez sur “Modifier” et ensuite corrigez, pour chaque article, les quantités dans la colonne “Quantité réelle” :

• Validez l’inventaire dans ODOO.

Cela va générer des mouvements de stock vers l’emplacement de stock “Pertes d’inventaire” pour les articles corrigés.

Réaliser l'inventaire en Excel (v12)

Cette méthode est généralement utilisée par les entreprises qui font des inventaires systématiques une fois par semaine.

Exporter et importer l'ensemble des articles inventoriés

1. Allez dans Inventaire < Opérations < "Ajustements de stock"
2. Créez un ajustement de stock "Ensemble des produits" avec inventaire de = "Tous les articles".
3. Générez l'inventaire de départ. Ne validez pas et retournez sur la page "Ajustements de stock".

4. Sur la liste des ajustements de stock, sélectionnez celui qui vient d’être créé et exportez. 

    

   

5. Ajoutez les champs de données qui vous sont nécessaires pour effectuer votre inventaire. Les champs suivants sont habtuellement exportés et ceux qui sont en gras doivent être exportés (afin de réaliser l'import) mais il est possible d’en rajouter.

   • Référence de l'inventaire (Odoo le propose d'office)
   • Nom affiché (Odoo le propose d'office)
   • Date de l'inventaire (Odoo le propose d'office)
     • Ne pas garder cette date pour avoir la date du jour
   • Etat (Odoo le propose d'office)
     • Attention, si l'on garde la colonne Etat, l'ajustement de stock sera mis directement en "Validé"
   • Emplacement inventorié/ID Externe
     
   • Inventaires/ID Externe (indique la référence de la ligne au sein d'un inventaire, une ligne par article)

     • Ne garder cette colonne que si l'on veut modifier un Ajustement de stock existant, sinon la retirer pour que Odoo créé un nouvel ajustement de stock.

   • Inventaires/Article/ID Externe
   • Inventaires/Article/Nom
   • Inventaires/Article/Catégorie d'article
     
   • Inventaires/Article/Fournisseurs
   • Inventaires/Quantité théorique (c'est la quantité selon les mouvements dans stock d'achats, ventes, inventaires au moment de l'export).
   • Inventaire/Quantité Vérifiée (c'est dans cette colonne qu'il faudra indiquer les vrais chiffres de l'inventaire)
   • Inventaire/Lieu/ID Externe
   • Inventaire/Unité de mesure d'article/ID Externe
   • Société/ID Externe (c'est la référence de la société dans Odoo, car Odoo permet de travailler en multisociété).

     

1. Modifiez l'Excel obtenu selon les besoins: trier par catégorie, par fournisseurs, enlever les produits inutiles... Il est important de conserver toutes les colonnes obligatoires (en gras ci-dessus).
   
   

   

Attention, si vous gardez seulement certaines lignes du fichier excel, veillez à ce que la première ligne contiennent toujours les infos pour les colonnes qui ne sont définies qu'une fois (Référence de l'inventaire, Date d'inventaire, etc.)

1. Faire l'inventaire: compléter la colonne   pour chaque article.
   
   

2. Import d'un ajustement de stock.
   

   • Cliquer sur le bouton "Import" depuis la liste des ajustements de stock, puis sélectionner le fichier excel dans votre navigateur de fichier.

   

3.  Dans le tableau d'aperçu des colonnes qui seront importées, vérifier que les colonnes oblogatoires (en gras ci-dessus) ont bien été reconnues par Odoo, dans la seconde ligne de l'aperçu. Les colonnes non obligatoires ne doivent pas être importées. Le système indique "Ne pas importer" en rouge quand c'est le cas, et on peut manuellement indiquer qu'on ne veut pas importer une colonne en cloquant sur la petite croix en vis à vis de la correspondance trouvée.

   

4. Points d'attention : bien vérifier que pour les champs reprenant des identifiants techniques, le système propose de faire la correspondance avec le champs "ID Externe". Par exemple pour la colonne "Inventaires/ID", la correspondance doit être "Inventaires / ID Externe".

5. 

6. Tester l'import en cliquant sur le bouton "Test d'importation". Résoudre les éventuelles erreurs (parfois cryptiques) et quand tout est validé (le système affiche un message "Tout semble correct" dans un bandeau bleu), cliquer sur le bouton "Importer".

   

7. Vous retrouvez votre inventaire importé dans la liste des ajustements de stock. Lorsque vous appuyez sur "Valider l'inventaire", les produits importés et leurs quantités seront alors listés.

Gestion d'un stock consigné

Dans la configuration de l'application Inventaire, il est possible de cocher la configuration "Consignation" pour activer la notion de "propriétaire sur le stock".

Une fois cochée, le champ "Propriétaire" apparait sur les bons de réception, ainsi que la mention "Attribuer un propriétaire". 

Pour attribuer le même propriétaire à tous les éléments du bon de livraison, vous pouvez remplir le champ et cliquer sur "attribuer un propriétaire".

Il est également possible de définir un propriétaire article par article en cliquant sur l'icone à droite de la ligne de l'article.

Le stock rentré sur cet article va donc être considéré comme propriété du contact défini. Vous pouvez retrouver l'information depuis le smartbutton Stock disponible sur la fiche article.

Dans l'exemple ci-dessous, 50 unités appartiennent à Catherine, tandis qu'une unité appartient à l'entreprise.

Cela a pour conséquence que lorsque vous faite une valorisation de l'inventaire, le stock qui ne vous appartient pas n'est pas pris en compte.

Par défaut, lorsque vous vendez, le principe First In First Out s'applique. Ceci peut-être modifié sur la catégorie interne de l'article.

 

 

Forcer la date de l'inventaire

Le module stock_account_inventory_force_date doit être installé.

Ce module ajoute la possibilité de donner des droits à certains utilisateur pour changer la date de l'inventaire dans un ajustement de stock ou un inventaire globale. Normalement cette date n'est pas modifiable et est mise à la date du jour.

Configurer les droits

Cochez la case "Force inventory adjustment date" dans le profil utilisateur souhaité.

Forcer la date de l'inventaire

Lorsque vous êtes dans un ajustement de stock, cocher la case "Force inventory date" pour pouvoir modifier le champs "Date d'inventaire".