Gérer les notes de frais

Encoder une note de frais

Créer la note de frais

Après avoir configurer vos articles de notes de frais,

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Vos articles de notes de frais déjà encodées se trouveront en liste dans la case "Produit".

Pour soumettre les notes de frais, il faut au préalable les lier à un rapport de note de frais qui sera lui soumis à vos gestionnaires pour validation et remboursement.

Ajouter un document

Lorsque vous avez sauvegardé votre note de frais, un nouveau bouton apparait sur ce dernier, " Attacher un document".

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Votre document ainsi téléchargé, se retrouve sur votre note de frais dans le bouton "Documents".

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Créer et soumettre un rapport de notes de frais

Créer le rapport

Après avoir encodé vos notes de frais, il faut les lier à un rapport de dépense pour pouvoir les soumettre à votre gestionnaire pour validation et remboursement.

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Ce rapport va donc contenir un ensemble de notes de frais pré-encodées, pour procéder au suivi et au remboursement en une fois de toutes ces dépenses.

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Vous pouvez également créer une note de frais depuis cette fenêtre en cliquant sur "Créer".

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Imprimer le rapport en PDF

Lorsque vous avez sauvegardé votre rapport de vos notes de frais, vous avez l'option d'imprimer ce rapport en format PDF.

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Ce qui donne ceci,

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Soumettre le rapport

Lorsque vous avez encodé votre rapport de dépense,

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Ce rapport apparait maintenant dans les Notes de frais qui sont à approuver par le gestionnaire.

Approuver/refuser un rapport de notes de frais

Ceci n’est disponible que pour certains utilisateurs avec des droits de gestionnaire de notes de frais.

Pour accéder aux rapports de notes de frais à approuver par le gestionnaire,

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La dépense se retrouve ensuite dans les notes de frais de l'employé avec le statut "Refusé"

Comptabiliser les notes de frais

Avant de pouvoir rembourser les notes de frais qui ont été approuvées, il vous faudra les comptabiliser dans votre Odoo. Cela permet de créer les écritures comptables avec lesquelles nous pourrons lettrer les paiements qui seront effectués pour rembourser les notes de frais.

Pour ce faire,

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Votre Note de frais est alors passé au statut "Comptabilisé" et se retrouve dans vos Notes de frais à payer.

Vous avez la possibilité de visualiser les écritures comptables. Pour ce faire, sur votre rapport de note de frais,

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Vous pouvez également retrouver ces écritures comptables dans l'application Facturation < Comptabilité < "Écritures comptables" < Écritures comptables

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Rembourser les notes de frais et lettrer les paiements

Note de frais à rembourser

Après avoir avoir comptabilisé vos notes de frais dans votre Odoo, vous pouvez maintenant effectuer le remboursement à vos employés.

Pour voir toutes les notes de frais à payer,

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Procédez aux paiements par virements depuis le compte en banque de la société.

N'enregistrez pas le paiement dans votre note de frais en cliquant sur “Enregistrer un paiement”, il est en effet plus facile d’en faire le suivi via les CODAs bancaires directement.

Lettrer le remboursement

Lorsque les CODAs de vos remboursement de notes de frais seront importés, ces derniers seront indiqués comme des transactions avec montants négatifs.

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Le système va proposer les pièces comptables ouvertes pouvant correspondre aux montants remboursés :

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Une fois lettré, le statut de votre note de frais passera bien au statut "Payé".

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Écritures comptables suite au remboursement

Les écritures comptables correspondantes sont :

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