Application Note de frais
L'application Frais (hr_expense) de Odoo SA vous permet de gérer les notes de frais de vos employés dans votre Odoo. Cela va de l'encodage des dépenses et de la création d'un rapport, aux étapes comptables et remboursements de ces notes de frais.
- Présentation générale de l'application Frais
- Gérer les notes de frais
- Encoder une note de frais
- Créer et soumettre un rapport de notes de frais
- Approuver/refuser un rapport de notes de frais
- Comptabiliser les notes de frais
- Rembourser les notes de frais et lettrer les paiements
- Configurations de l'application Notes de frais
Présentation générale de l'application Frais
Vue rapide des menus et des fonctionnalités
L'application Frais se compose de plusieurs sous-menus ;
Menu Mes notes de frais
Menu Notes de frais
Menu Analyse
Menu Configuration
Processus de la gestion des notes de frais
L'application Note de frais permet aux employés d'encoder leurs notes de frais et aux gestionnaires, d'en faire le suivi avec Odoo et d'en effectuer les remboursements.
Le vert indique une opération faite automatiquement.
Le workflow est le suivant ;
Prérequis
Configurer les articles de notes de frais.
Encoder une note de frais
Option 1 : Ajouter un document.
Créer le rapport de note de frais
Option 1 : Imprimer le rapport en PDF.
Soumettre le rapport de note de frais au responsable
Le statut passe à "Soumis".
Approuver/Refuser le rapport par le responsable
Option 1 : Approuver, le statut passe à "Approuvé".
Option 2 : Refuser, le statut passe à "Refusé" et le responsable entre un motif de refus.
Comptabiliser les notes de frais
Le statut passe à "Comptabilisé".
Rembourser les notes de frais
Effectuer le lettrage dans Odoo
Le statut passe à "Payée".
Gérer les notes de frais
Encoder une note de frais
Créer la note de frais
Après avoir configurer vos articles de notes de frais,
- Allez dans Frais < Mes notes de frais
- Cliquez sur "Créer"
- Remplissez les champs obligatoires (bleu)
Vos articles de notes de frais déjà encodées se trouveront en liste dans la case "Produit".
- Cliquez sur "Sauvegarder" et votre note de frais passera en statut "A soumettre"
Pour soumettre les notes de frais, il faut au préalable les lier à un rapport de note de frais qui sera lui soumis à vos gestionnaires pour validation et remboursement.
Ajouter un document
Lorsque vous avez sauvegardé votre note de frais, un nouveau bouton apparait sur ce dernier, " Attacher un document".
- Cliquez sur le bouton "Attacher un document" et sélectionnez le document dans votre ordinateur.
Votre document ainsi téléchargé, se retrouve sur votre note de frais dans le bouton "Documents".
- Cliquez sur "Documents" pour accéder à vos pièces jointes.
- Cliquez sur l'un de vos documents pour en modifier le contenu et y ajouter une description si nécessaire.
Créer et soumettre un rapport de notes de frais
Créer le rapport
Après avoir encodé vos notes de frais, il faut les lier à un rapport de dépense pour pouvoir les soumettre à votre gestionnaire pour validation et remboursement.
- Allez dans Frais < Mes rapports de notes de frais
- Cliquez sur "Créer"
Ce rapport va donc contenir un ensemble de notes de frais pré-encodées, pour procéder au suivi et au remboursement en une fois de toutes ces dépenses.
- Cliquez sur "Ajouter une ligne" pour y ajouter les dépenses que vous avez pré-encodées.
- Sélectionnez les dépenses parmi la liste.
Vous pouvez également créer une note de frais depuis cette fenêtre en cliquant sur "Créer".
- Cliquez ensuite sur "Sauvegarder", le rapport garde le statut "Brouillon" et vous pouvez,
- soit directement le soumettre au gestionnaire,
- soit imprimer le rapport en format PDF
Imprimer le rapport en PDF
Lorsque vous avez sauvegardé votre rapport de vos notes de frais, vous avez l'option d'imprimer ce rapport en format PDF.
Ce qui donne ceci,
Soumettre le rapport
Lorsque vous avez encodé votre rapport de dépense,
- Cliquez sur "Soumettre au responsable".
Ce rapport apparait maintenant dans les Notes de frais qui sont à approuver par le gestionnaire.
Approuver/refuser un rapport de notes de frais
Ceci n’est disponible que pour certains utilisateurs avec des droits de gestionnaire de notes de frais.
Pour accéder aux rapports de notes de frais à approuver par le gestionnaire,
- Allez dans Frais < Notes de frais < "À approuver"
- Sélectionnez une ligne pour en ouvrir le rapport et en afficher les détails.
- Cliquez sur "Approuver" ou "Refuser"
- Si vous cliquez sur "Refuser", une nouvelle fenêtre s'ouvre pour y introduire le motif du refus.
La dépense se retrouve ensuite dans les notes de frais de l'employé avec le statut "Refusé"
-
- Si vous cliquez sur "Approuver", le rapport passe en statut "approuvé" et peut être retrouvé dans les Notes de frais à entrer en comptabilité ou à payer.
Comptabiliser les notes de frais
Avant de pouvoir rembourser les notes de frais qui ont été approuvées, il vous faudra les comptabiliser dans votre Odoo. Cela permet de créer les écritures comptables avec lesquelles nous pourrons lettrer les paiements qui seront effectués pour rembourser les notes de frais.
Pour ce faire,
- Allez dans Frais, < Notes de frais < "A entrer en comptabilité"
- Cliquez sur un rapport pour en afficher le détail, et vérifiez-en les lignes des dépenses
- Cliquez sur "Comptabiliser les écritures" une fois que tout est vérifié.
Votre Note de frais est alors passé au statut "Comptabilisé" et se retrouve dans vos Notes de frais à payer.
Vous avez la possibilité de visualiser les écritures comptables. Pour ce faire, sur votre rapport de note de frais,
- Allez dans l'onglet "Autres informations" de votre rapport,
- Cliquez sur la pièce comptable
Vous pouvez également retrouver ces écritures comptables dans l'application Facturation < Comptabilité < "Écritures comptables" < Écritures comptables
Rembourser les notes de frais et lettrer les paiements
Note de frais à rembourser
Après avoir avoir comptabilisé vos notes de frais dans votre Odoo, vous pouvez maintenant effectuer le remboursement à vos employés.
Pour voir toutes les notes de frais à payer,
- Allez dans Frais < Notes de frais < "À payer"
Procédez aux paiements par virements depuis le compte en banque de la société.
N'enregistrez pas le paiement dans votre note de frais en cliquant sur “Enregistrer un paiement”, il est en effet plus facile d’en faire le suivi via les CODAs bancaires directement.
Lettrer le remboursement
Lorsque les CODAs de vos remboursement de notes de frais seront importés, ces derniers seront indiqués comme des transactions avec montants négatifs.
Le système va proposer les pièces comptables ouvertes pouvant correspondre aux montants remboursés :
- Sélectionnez les montants adéquats et cliquez sur "Lettrer"
Une fois lettré, le statut de votre note de frais passera bien au statut "Payé".
Écritures comptables suite au remboursement
Les écritures comptables correspondantes sont :
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- 3 nouvelles écritures liées au journal de banque
- Les écritures du comptes 440 sont lettrées avec celles générées lors de la création de la note de frais :
Configurations de l'application Notes de frais
Gestion des droits de l'application note de frais
Dans la configuration des droits d'accès pour les utilisateurs, vous avez le choix dans l'application Note de Frais de disposer du statut "Gestionnaire" ou "Fonctionnaire".
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- Le "Gestionnaire" est la personne en charge de la gestion de vos notes de frais, il aura accès à l'entièreté des menus de l'application pour paramétrer les articles, approuver, valider les notes de frais, etc.
- Le "Fonctionnaire" est la personne quoi souhaitera faire valider ses notes de frais, il n'aura accès qu'à ses notes de frais.
Afin que le gestionnaire ait accès à toutes les pages de l'application Note de Frais, il faut activer l’option “Montrer les fonctionnalités de comptabilité complètes” dans ses droits d'accès d'utilisateurs, similaire aux droits d'accès pour l'application Facturation.
Pour plus d'information sur les droits d'accès, cliquez ici.
Configuration des articles de notes de frais
Afin de faciliter la gestion des notes de frais, la première étape est de configurer les types de dépenses acceptées dans votre entreprise.
- Allez dans Frais < Configuration < "Articles de note de frais"
- Cliquez sur "Créer"
Voici quelques exemples de configuration :
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Restaurant :
- Coût : 0.00 (le coût du ticket sera enregistré sur chaque dépense).
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Déplacement avec une voiture personnelle :
- Coût : 0.30 (le prix du kilomètre remboursé par l’entreprise est fixe).
-
Hôtel :
- Coût : 0.00 (le coût du ticket sera enregistré sur chaque dépense).
-
Autres :
- Côut: 0.0
-
Lorsqu’une dépense spécifique est remboursée à un prix fixe, définissez un coût pour le produit. Sinon, maintenez le coût à 0,0 et les employés indiqueront le coût réel par dépense. (voir section, encoder une note de frais)
Ces articles de notes de frais faciliteront l'encodage des notes de frais et l'imputation comptable.