Application Note de frais

L'application Frais (hr_expense) de Odoo SA vous permet de gérer les notes de frais de vos employés dans votre Odoo. Cela va de l'encodage des dépenses et de la création d'un rapport, aux étapes comptables et remboursements de ces notes de frais.

Présentation générale de l'application Frais

Présentation générale de l'application Frais

Vue rapide des menus et des fonctionnalités

L'application Frais se compose de plusieurs sous-menus ;

Menu Mes notes de frais

image-1619172290111.png

Ce menu vous permet d'accéder et de créer/modifier à vos notes de frais ainsi que vos rapports de notes de frais. C'est depuis ce menu que vos employés pourront encoder leurs notes de frais.

Menu Notes de frais

image-1619178438709.png

Ce menu est accessible aux utilisateurs ayant le statut "Gestionnaire" dans leurs droits d'accès pour l'application Note de Frais.

Menu Analyse

Ce menu est accessible est aux utilisateurs ayant le statut "Gestionnaire" dans leurs droits d'accès pour l'application Note de Frais, et permet de faire du reporting sur les notes de frais encodées dans votre Odoo.

image-1619422114023.png

Menu Configuration

Ce menu est accessible aux utilisateurs ayant le statut "Gestionnaire" dans leurs droits d'accès pour l'application Note de Frais, il permet d'accéder aux paramètres généraux de l'application (en cliquant sur "Configuration") ainsi que de paramétrer des articles de notes de frais.

image-1619422683754.png

Présentation générale de l'application Frais

Processus de la gestion des notes de frais

L'application Note de frais permet aux employés d'encoder leurs notes de frais et aux gestionnaires, d'en faire le suivi avec Odoo et d'en effectuer les remboursements.

Le vert indique une opération faite automatiquement.

Le workflow est le suivant ;

Prérequis

Configurer les articles de notes de frais.

Encoder une note de frais

Option 1 : Ajouter un document.

Créer le rapport de note de frais

Option 1 : Imprimer le rapport en PDF.

Soumettre le rapport de note de frais au responsable

Le statut passe à "Soumis".

Approuver/Refuser le rapport par le responsable

Option 1 : Approuver, le statut passe à "Approuvé".

Option 2 : Refuser, le statut passe à "Refusé" et le responsable entre un motif de refus.

Comptabiliser les notes de frais

Le statut passe à "Comptabilisé".

Rembourser les notes de frais

Effectuer le lettrage dans Odoo

Le statut passe à "Payée".

Gérer les notes de frais

Gérer les notes de frais

Encoder une note de frais

Créer la note de frais

Après avoir configurer vos articles de notes de frais,

image-1619425030398.png

image-1619425099048.png

Vos articles de notes de frais déjà encodées se trouveront en liste dans la case "Produit".

Pour soumettre les notes de frais, il faut au préalable les lier à un rapport de note de frais qui sera lui soumis à vos gestionnaires pour validation et remboursement.

Ajouter un document

Lorsque vous avez sauvegardé votre note de frais, un nouveau bouton apparait sur ce dernier, " Attacher un document".

image-1619425856925.png

Votre document ainsi téléchargé, se retrouve sur votre note de frais dans le bouton "Documents".

image-1619426047487.png

image-1619426937850.png

image-1619427028925.png

Gérer les notes de frais

Créer et soumettre un rapport de notes de frais

Créer le rapport

Après avoir encodé vos notes de frais, il faut les lier à un rapport de dépense pour pouvoir les soumettre à votre gestionnaire pour validation et remboursement.

image-1619427575502.png

Ce rapport va donc contenir un ensemble de notes de frais pré-encodées, pour procéder au suivi et au remboursement en une fois de toutes ces dépenses.

image-1619427979213.png

Vous pouvez également créer une note de frais depuis cette fenêtre en cliquant sur "Créer".

image-1619428019206.png

image-1619428866003.png

Imprimer le rapport en PDF

Lorsque vous avez sauvegardé votre rapport de vos notes de frais, vous avez l'option d'imprimer ce rapport en format PDF.

image-1619429016590.png

Ce qui donne ceci,

image-1619429060869.png

Soumettre le rapport

Lorsque vous avez encodé votre rapport de dépense,

image-1619429431522.png

Ce rapport apparait maintenant dans les Notes de frais qui sont à approuver par le gestionnaire.

Gérer les notes de frais

Approuver/refuser un rapport de notes de frais

Ceci n’est disponible que pour certains utilisateurs avec des droits de gestionnaire de notes de frais.

Pour accéder aux rapports de notes de frais à approuver par le gestionnaire,

image-1619431005382.png

image-1619431142366.png

image-1619435878467.png

La dépense se retrouve ensuite dans les notes de frais de l'employé avec le statut "Refusé"

Gérer les notes de frais

Comptabiliser les notes de frais

Avant de pouvoir rembourser les notes de frais qui ont été approuvées, il vous faudra les comptabiliser dans votre Odoo. Cela permet de créer les écritures comptables avec lesquelles nous pourrons lettrer les paiements qui seront effectués pour rembourser les notes de frais.

Pour ce faire,

image-1619437679689.png

image-1619438495336.png

Votre Note de frais est alors passé au statut "Comptabilisé" et se retrouve dans vos Notes de frais à payer.

Vous avez la possibilité de visualiser les écritures comptables. Pour ce faire, sur votre rapport de note de frais,

image-1619439102441.png

image-1619439495102.png

 

Vous pouvez également retrouver ces écritures comptables dans l'application Facturation < Comptabilité < "Écritures comptables" < Écritures comptables

image-1619439318288.png

 

 

Gérer les notes de frais

Rembourser les notes de frais et lettrer les paiements

Note de frais à rembourser

Après avoir avoir comptabilisé vos notes de frais dans votre Odoo, vous pouvez maintenant effectuer le remboursement à vos employés.

Pour voir toutes les notes de frais à payer,

image-1619507909329.png

Procédez aux paiements par virements depuis le compte en banque de la société.

N'enregistrez pas le paiement dans votre note de frais en cliquant sur “Enregistrer un paiement”, il est en effet plus facile d’en faire le suivi via les CODAs bancaires directement.

Lettrer le remboursement

Lorsque les CODAs de vos remboursement de notes de frais seront importés, ces derniers seront indiqués comme des transactions avec montants négatifs.

image-1619508389492.png

Le système va proposer les pièces comptables ouvertes pouvant correspondre aux montants remboursés :

image-1619509604817.png

image-1619509811136.png

Une fois lettré, le statut de votre note de frais passera bien au statut "Payé".

image-1619509991950.png

Écritures comptables suite au remboursement

Les écritures comptables correspondantes sont :

image-1619510190121.png

Configurations de l'application Notes de frais

Configurations de l'application Notes de frais

Gestion des droits de l'application note de frais

Dans la configuration des droits d'accès pour les utilisateurs, vous avez le choix dans l'application Note de Frais de disposer du statut "Gestionnaire" ou "Fonctionnaire".

image-1619423204067.png

Afin que le gestionnaire ait accès à toutes les pages de l'application Note de Frais, il faut activer l’option “Montrer les fonctionnalités de comptabilité complètes” dans ses droits d'accès d'utilisateurs, similaire aux droits d'accès pour l'application Facturation.

image-1619169847990.png

Pour plus d'information sur les droits d'accès, cliquez ici.

 

Configurations de l'application Notes de frais

Configuration des articles de notes de frais

Afin de faciliter la gestion des notes de frais, la première étape est de configurer les types de dépenses acceptées dans votre entreprise.

Voici quelques exemples de configuration :

Lorsqu’une dépense spécifique est remboursée à un prix fixe, définissez un coût pour le produit. Sinon, maintenez le coût à 0,0 et les employés indiqueront le coût réel par dépense. (voir section, encoder une note de frais)

image-1619171235112.png

Ces articles de notes de frais faciliteront l'encodage des notes de frais et l'imputation comptable.