Application PMS - Gestion hôtelière et locations

L'application PMS (Property Management System) permet de gérer des hôtels, des biens immobiliers, des locations de salles.

Aperçu du flux des réservations
Facturer les réservations
Réservation des chambres en ligne
Configurer l'application PMS

Aperçu du flux des réservations

Ouvrir l'onglet Reservation > Reservation Rooms.

Cliquer sur le bouton "Créer".

Sélectionner les dates d'arrivée et de départ et le type de chambre parmi les disponibilités. Le système assigne automatiquement un numéro de chambre, mais on peut directement le modifier à ce stade parmi les disponibilités dans le type de chambres choisi.

Rentrer toutes les données utiles, au minimum il faut sélectionner ou créér un profil client ou cliente. Valider la réservation.

Cela crée automatiquement un folio, qui sert de devis pour facturer la réservation. Le moment venu, créer une facture depuis le folio et encoder le paiement.

Les arrivées sont gérées via les check-ins. Le jour de l'arrivée, ourir la réservation (ou passer par le menu des check-ins) et compléter les données des clients.

Une fois complété, cliquer sur le bouton "Check-in". Cela fait passer la réservation à l'état "on board".

Le jour du départ, cliquer sur le bouton check-out. La réservation passe au statut "Out".

Facturer les réservations

Chaque réservation PMS est liée à un "folio", qui sert à facturer la réservation. Le folio reprend les informations générales de la réservation et les informations de vente, en particulier les lignes de ventes et les paiements. On peut accéder au folio depuis sa réservation.

Depuis un folio, on peut facturer la réservation en deux clics puis valider le brouillon de facture ainsi créé.

On peut également émettre une seule facture pour plusieurs réservations, en facturant d'un coup les folios associés. Pour cela, ouvrir le menu "Ventes" et cliquer sur le sous-menu "Folios".

Valider ensuite le brouillon de facture.

Réservation des chambres en ligne

Le module pms_website_sale ajoute une interface de réservation en ligne.

Cette interface permet aux internautes de rechercher les disponibilités, réserver en ligne et payer leur réservation.

Affichage des chambres disponibles

Réservation en ligne

Paiement en ligne

Configurer l'application PMS

L'application PMS

L'application PMS (Property Management System) permet de gérer des hôtels, des biens immobiliers, des locations de salles...

Pour l'utiliser, installer les modules désirés (disponibles en version 14) :

pms : la brique de base, avec l'interface de gestion backend
pms_website_sale : l'interface de réservation en ligne
multi_pms_properties : pour gérer plusieurs établissements - actuellement, ce module est installé automatiquement
pms_housekeeping (non testé) : pour gérer le nettoyage des chambres

Propriété

Ajouter les coordonnées de l'implantation dans "Informations générales" ainsi que les préférences (fuseau horaire, heures d'arrivée et de départ) :

Types de chambres et classes

Les types de chambre sont les catégories dont les usagères et usagers voudront connaître la disponibilité. Par exemple, une auberge de jeunesse peut avoir deux type de chambre : les chambres doubles et les dortoirs de 8 personnes. Si toutes les chambres de la catégorie "dortoirs" sont réservées, ce type de chambre ne sera plus disponibles dans les réservations.

Les classes sont des groupes de types de chambres : il faut au minimum en définir une.

Pour définir les types de chambres, ouvrez le menu "Chambres", cliquer sur "types de chambres" et créez un nouveau type :

Sur le type de chambre, choisir un code, une classe, une propriété, la structure. Renseigner un prix de vente et une taxe. Ajouter les desciptions et des photos.

Chambres

Une fois les types de chambres définis, ajouter la liste des chambres de chaque type :

Et renseigner la capacité de chaque chambre.