Gérer une caisse
- Ouvrir une caisse
- Lier un client à ses achats
- Encoder un produit
- Modifier des produits scannés
- Utiliser des listes de prix
- Effectuer l'encaissement
- Imprimer/envoyer le ticket de caisse
- Mettre une vente en attente
- Fermer une caisse
- Gérer les consignes
- Gérer les pertes en caisse
- Émettre une facture Point de vente
- Retourner des articles sur une commande
Ouvrir une caisse
Étapes d'ouverture d'une caisse
- Cliquez sur le module Point de vente dans le menu en haut
- Choisissez la caisse que vous désirez ouvrir et cliquez sur "Nouvelle session"
Si la configuration du contrôle de caisse est activée
- Cliquez sur "Réglez le solde d’ouverture"
Vous devez encoder le nombre de pièces de monnaies et de billets qui se trouvent dans la caisse. Cela doit correspondre au montant initial qui est inscrit à l’écran (qui reprend le montant encodé lors de la fermeture de la veille).
- Encodez la valeur de la pièce ou du billet dans la première colonne et le nombre de pièce ou de billets dans la 2e.
- Confirmez après avoir encodé les différentes coupures
- Vérifiez que le Solde initial correspond bien à la somme de la caisse physique.
- Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur "Ouvrir la session"
Vous arriverez donc sur cette page qui est un résumé de la session. Vous reviendrez sur cette même page en fin de session.
- Cliquez sur "Continuer la vente" en haut à gauche.
- Votre point de vente est maintenant ouvert et vous êtes devant un écran divisé en deux. Il s'agit de l'interface de caisse.
Le chargement peut prendre un peu de temps car Odoo est en train de charger les données des produits dans le cache du navigateur (pour pouvoir continuer à vendre même sans internet).
La partie de gauche affiche la liste des achats au fur et à mesure du scanning des articles.
La partie de droite reprend les articles de la base de données.
Lier un client à ses achats
Avec carte de membre
Si vous avez imprimé des cartes de membres avec codes barres (DEV BEES coop), vous pourrez utiliser cette fonctionnalité.
Pour traiter les achats d’un client, commencez par scanner sa carte de membre.
Lorsqu’il a bien été scanné et reconnu, son nom apparaîtra sur votre interface de caisse à la place de Client.
Sans carte de membre
Si le client n’a pas de carte de membre, vous pouvez retrouver ce client dans la base de données en cliquant sur "Client".
Vous pourrez ensuite sélectionner manuellement le client dans la liste.
Une fois sélectionné, validez en cliquant sur "Set customer".
Nouveau client
Si le client n’existe pas du tout dans le système, 2 possibilités :
1. Vente anonyme
Il est possible de réaliser une vente “anonyme” (c’est-à-dire sans sélectionner de client du tout dans l’interface).
Il vous sera possible de lier la vente avec le client une fois qu’il sera dans la base de données.
2. Enregistrer le client
Attention : cette fonctionnalité a été supprimée dans le cadre du module beesdoo_pos, car les nouveaux membres doivent d’abord devenir client avant de pouvoir faire leurs achats.
- Cliquez sur "Client" puis sur l'icône ci dessous.
Un formulaire apparaît vous permettant d’enregistrer le nouveau client dans votre base de données de contact.
- Enregistrez, vous pouvez ensuite continuer à encaisser ce client.
Définir un client par défaut sur la caisse
Le module pos_default_partner doit être installé.
Ce module permet que lorsque la vente se fait sans client établit, au moment de la confirmation du paiement, Odoo attribue le pos order au client par défaut si aucun autre client n'a été défini.
Pour le configurer, il faut aller dans la configuration de la caisse.
Encoder un produit
Scan d'un produit
La majorité des articles seront dotés d’un code à barres que vous trouverez le plus souvent au dos de l’article. Utilisez le Scanner afin que le laser soit perpendiculaire aux barres du code, puis faites le défiler de haut en bas le long du code à barres.
Sélection manuelle d'un article
Certains articles ne possèdent pas de code barre. Pour sélectionner manuellement un article,
- Cliquez sur la catégorie de point de vente correspondante et choisissez l’article.
Pour ensuite revenir au menu initial,
- Cliquez sur l'image de la maison (Home).
Modifier des produits scannés
Après avoir scanné un article, 4 possibilités de modification s’offrent à vous:
1. Adapter la quantité (Qté) du même article
- Cliquez sur le nombre correspondant via le pavé numérique (sur l’écran ou directement via le clavier - grâce au module pos_keyboard).
- Par exemple, s’il y a trois paquets de cookies, sélectionnez les cookies dans la liste des articles scannés, cliquez sur "Qté" puis tapez "3". Néanmoins, certains articles se ressemblent, il est donc préférable de tous les scanner afin d’éviter les erreurs.
2. Offrir une remise (Rem)
- Cliquez sur le nombre correspondant, cette remise sera exprimée en pourcentage.
- Par exemple, pour une remise de 10% sur un article, sélectionnez "Rem". puis tapez "10".
3. Adapter manuellement le prix
Cela peut être utile si le prix affiché diffère du prix dans la base de donnée de la caisse.
- Cliquez sur "Prix" et tapez manuellement le prix de l’article sélectionné. Quand un prix diffère caisse/étiquette de prix en rayon, le caissier préviendra le responsable caisse pour changer le prix en rayon.
4. Supprimer l’article scanné
Si vous avez scanné un article en trop ou un mauvais article, vous pouvez le supprimer en cliquant sur :
- Cliquez 2 fois sur ce bouton pour effacer le produit (1ere fois, les quantités se mettent à zéro mais le produit reste sur le ticket de caisse. Une 2ème fois et il est effacé totalement).
Utiliser des listes de prix
Il est possible d'utiliser des listes de prix différentes, par exemple pour ses salariés ou abonnés et pour les autres clients.
Pour activer cette configuration, allez dans la partie configuration du point de vente.
A la création d’un client, par défaut la liste de prix qui s’applique est la liste publique. Il faut changer cette liste sur la fiche contact de ce client pour que s’applique la nouvelle liste de prix.
Effectuer l'encaissement
Lorsque vous avez fini de scanner les articles du client,
- Cliquez sur “Paiement” en bas à gauche :
- Choisissez le mode de paiement.
En fonction de ce qui a été configuré sur la caisse comme mode de paiement, plusieurs choix s’offrent à vous.
En Cash
(Si vous avez activé l’option “arrondi” dans la partie configuration).
- Cliquez sur le mode de paiement correspondant (souvent appelé “Liquidités” ou “Cash” ou “Espèces”
- Tapez le montant donné par le client (sur le clavier numérique physique ou à l’écran à l’aide de votre souris)
- Après avoir rendu la monnaie éventuelle qui s’affiche dans la colonne “Change”, validez
Bancontact
Si le point de vente permet de payer par carte bancaire,
- Choisissez le moyen de paiement correspondant, souvent appelé “Carte Bancaire” ou “bancontact”.
- Indiquez la somme reçue via le terminal de paiement (en principe, la somme totale).
Ne cliquez sur “Valider” que quand le paiement a été finalisé via le terminal de paiement (son “bipbipbip”).
Chèque
- Procédez de la même manière sur l’écran de Paiement en choisissant la méthode de paiement par chèque.
En principe, vous recevez la somme équivalente au montant des achats.
- Cliquez sur "Valider".
Utilisation de l'arrondi dans le PdV
Sur l’écran de paiement, un nouveau moyen de paiement arrondi apparaît.
1. Si paiement par cash (espèce, liquide) :
Le montant à rendre sera arrondi à 5 cents.
Exemple :
Le total est de 4,32 €.
Le client donne 4.50€
Il faut donc rendre 0.20 €
Il y aura 2 cents “perdus” par le magasin, et qui seront affectés au compte général défini sur l’article d’arrondi configuré au préalable.
2. Si paiement par bancontact :
Rien de spécial. Comportement habituel.
Imprimer/envoyer le ticket de caisse
Après avoir validé le paiement, un écran vous propose d’imprimer le ticket de caisse.
Selon la configuration du point de vente, le ticket sera imprimé dès son arrivée sur cet écran.
Deux choix s’offrent au client :
- Recevoir le ticket de caisse imprimé
- Recevoir le ticket de caisse par email (le module pos_mail_receipt doit avoir été installé)
- Cliquez sur “@Reçu”
- Passez ensuite au client suivant en cliquant sur “Commande suivante” :
Mettre une vente en attente
Si le client ne peut pas clôturer sa vente immédiatement (pour aller chercher un autre produit en rayon par exemple), vous pouvez le mettre en attente et commencer une nouvelle vente en parallèle.
- Cliquez simplement sur le “+” dans la barre noire en haut de l’écran.
Fermer une caisse
Fermer l'écran de caisse
Dans le coin supérieur droit,
- Cliquez sur "Fermer" (close) et ensuite, cliquez directement sur "Confirmer".
Reprendre la vente
- Il est possible de rouvrir la caisse en retournant sur le tableau de bord et en cliquant sur "Reprendre".
Fermer la caisse
- Si vous cliquez sur "Fermer", cet écran apparaît,
- Pour finir la session, cliquez sur le bouton "Fin de session”
- Cliquez sur “Régler le solde de clôture” afin d’encoder les coupures restantes de la caisse, de la même manière que lors de l’ouverture de la session.
Vérifiez que la Différence est bien égale à 0.
- Cliquez sur "Valider la fermeture et poster les écritures comptables" pour finaliser le tout.
Le bouton Fix POS Orders taxes amount apparait si le module pos_order_taxes_fix est installé. Il permet de clôturer une session qui refuse d’être fermée à cause d’erreurs d’arrondis sur les taxes. Il est conseillé de configurer les caisses pour que l’arrondi soit global (et non ligne par ligne).
Gérer les consignes
Les montants des consignes sont gérés via des "taxes".
Créer une taxe “consigne”
Pour créer une nouvelle taxe,
- Cliquez sur "Créer" pour créer une nouvelle taxe “consigne”.
Les comptes à imputer sont à confirmer avec le comptable mais certains de nos clients utilisent le 4895000 - emballage consigné, soit sur la vente, soit sur l’achat.
Dans l'onglet "Options avancées", choisir le groupe "Consigne" (ce groupe existe si le module beesdoo_product_label est installé). Cela permettra une prise en charge correcte du prix de la consigne dans l'onglet "Label" de la fiche article.
La case "impacte la base des taxes ultérieures" doit être décochée pour que la consigne ne soit pas prise en compte dans le calcul de la TVA.
Il peut y avoir quatre combinaisons possibles de taxes, selon qu'on travaille avec taxes et consignes exclues, incluses ou panachées.
Si l'on travaille consignes incluses
Cas 1 - article avec une taxe incluse et une consigne incluse
Le prix de vente de l'article est 2,27€, incluant 0,15€ de consigne et 0,12€ de taxes (6% sur un prix HTVA de 2,00€). Le prix total est égal au prix de vente.
Cas 2 - article avec une taxe exclue et une consigne incluse
Le prix de vente de l'article est 2,15€, comprenant 0,15€ de consigne. Le prix total de 2,27€ s'obtient en ajoutant 0,12€ de TVA (6% sur le prix HTVA de 2,00€).
Si l'on travaille consignes exclues
Cas 3 - article avec une taxe exclue et une consigne exclue
Le prix de vente de l'article est 2,00€. Le prix total de 2,27€ s'obient en ajoutant 6% de TVA (0,12€) et 0,15€ de consigne.
Cas 4 - article avec une taxe incluse et une consigne exclue.
Le prix de vente de l'article est 2,12€, incluant 0,12€ de taxes (6% sur un prix HTVA de 2,00€). Le prix total s'obtient en ajoutant les 0,15€ de consigne : 2,27€.
En cas de problème dans les calculs de taxes, veillez à ce que la case "inclus dans le prix" soit alignée avec les autres taxes. Il est recommandé de toujours travailler avec des taxes qui ne sont PAS incluses dans le prix.
Des tests sur la v12 dans le cas où les taxes sont "incluses dans le prix" indiquent que cette case "impacte la base des taxes ultérieures" n'a aucun effet sur le calcul du prix de vente tva/htva dans le point de vente.
Gestion des retours vidanges
Pour les retours vidanges, il faut créer des produits "Retour vidanges" avec des prix négatifs :
Attention de vérifier, lorsqu'il y a deux taxes, que la taxe TVA s'applique sur le prix hors consigne.
Gérer les pertes en caisse
Afin de pouvoir enlever des stocks directement depuis le point de vente les pertes (produits périmés), il est possible de créer un client perte qui “achète” à 0 euro les produits périmés.
Cela n’influe que sur le stock, pas sur les mouvements comptables.
Passage en caisse
Lorsqu'un article périmé est amené à la caisse, il faut:
- sélectionner le client "perte" ou le créer.
- chercher l'article à supprimer et mettre le nombre.
- cliquer sur le bouton "prix" et mettre le prix à zéro.
- valider la commande.
Comme les prix sont à 0, les écritures comptables liées à la vente sont également à 0, ce qui n'influe donc pas sur la comptabilité, seulement sur les stocks.
Émettre une facture Point de vente
Configuration
Dans la configuration de chaque caisse où il doit être possible d'émettre des factures directement lors de la vente, cocher l'option "Facturation".
Lors de la vente
Lors de l'encaissement, cliquer sur le bouton "Facture" qui s'affichera en vert. Si le client est une société, le bouton facture sera déjà vert et il suffira de valider le paiement comme à l'accoutumée.
A la validation du paiement, la facture est téléchargée automatiquement pour être imprimée si besoin.
Attention, choisir l'option facture n'envoit pas automatiquement la facture par email - il faut faire cette étape manuellement par la suite.
Note : Il n'est pas possible de valider une vente dans l'interface du point de vente sans marquer la commande comme payée. Certains supermarchés définissent un faux moyen de paiement type "payement différé B2B" pour pouvoir valider la commande à payer plus tard, mais cela demande de la gestion comptable en aval pour réconcilier les ventes et les virement effectivement reçus. Nous conseillons d'utiliser plutôt le module de vente.
Après la vente
Que l'on ait coché l'option facture ou non au moment de la vente, on peut obtenir la facture depuis la commande dans le module Point de Vente et l'onglet Commandes.
1 - la commande est déjà facturée
Si l'on a émis une facture lors de la vente, la commande est déjà à l'état facturée et on peut afficher la facture pour l'envoyer par email ou l'imprimer en cliquant sur le smart-button "facture" en haut à droite.
2 - La commande n'est pas encore facturée
La commande est à l'état "payée" et il faut alors créer une facture depuis la commande.
La facture est créée à l'état de brouillon, et il reste à la valider.
Émettre une facture par défaut
Le module pos_auto_invoice doit être installé. Ce module coche par défaut la configuration "invoice" dans une session de vente du point de vente. Ainsi, sur l'écran de paiement, la case de Facture est d'office sélectionnée et par conséquent toutes les ventes en caisse génèrent une facture.
Si le module pos_default_partner est installé, le module pos_auto_invoice_default_partner l'est également automatique, ce qui permet de gérer la facturation au client par défaut défini dans le module pos_default_partner.
Retourner des articles sur une commande
Option standard
Il est possible de rendre des articles qui ont été vendus.
Pour cela, ouvrez une session de vente (il faut qu'une session soit ouverte pour enregistrer le retour) et ouvrez un autre onglet avec Odoo et le menu du Point de Vente.
Sélectionner ensuite la commande pour laquelle vous souhaitez retourner un produit, depuis l'application Point de vente< commandes<commandes.
Cliquez sur "retourner les articles".
Une fenêtre s'ouvre avec la liste des articles en quantité négative. Cliquez sur modifier.
Vous pouvez supprimer tous les articles que vous gardez dans la commande. Vous pouvez également modifier la quantité retournée.
Cliquez ensuite sur sauvegarder puis sur paiement.
Une fenêtre s'ouvre pour pouvoir définir sur quel journal de paiement mettre le remboursement. Cliquez sur sauvegarder. La commande passe alors en statut payé.
Vous pouvez ensuite clôturer la session.
Cette fonctionnalité permet de réajuster les stocks en créant un mouvement de stock pour le retour, ainsi que de gérer les remboursements.
Option de l'OCA (pos_order_mgmt)
Un module de l'OCA (pos_order_mgmt) permet de gérer des retours de manière plus intuitive et directe.
Après avoir installé le module, il faut configurer sur les caisses le nombre d'anciennes commandes qu'on peut recharger sur une session de vente. Au plus le chiffre est élévé, au plus l'ouverture d'une session de vente prendra du temps.
Une fois la session de vente ouverte, il suffit de cliquer sur l'icône du caddie
La liste des anciennes commandes est affichée et permet (selon la configuration adoptée) d'imprimer à nouveau un ticket, de faire un retour ou de dupliquer une commande.
