Gérer son projet

• Créer et configurer un nouveau projet
• Créer les étapes du projet
• Créer et configurer une tâche
• Suivre votre projet
• Effectuer un bon de commande depuis un projet
• Partager des tâches et projets entre utilisateurs
• Transformer des mails en tâche automatiquement (pour du support, des demandes, etc.)
• Suivi des tâches par les clients

Créer et configurer un nouveau projet

Afin de créer un nouveau projet dans votre Odoo,

• Allez dans Projet < Projets
• Cliquez sur "Créer"

• Entrez le nom de votre projet
• Sélectionnez ou non "Autorisez les feuilles de temps"

• "Cliquez sur Créer" et votre projet apparaitra sur votre tableau de bord des projets.

• Cliquez sur les trois petits points de votre nouveau projet et cliquez sur "Modifier"

Une nouvelle fenêtre s'ouvre qui vous permet de configurer votre projet.

• • Nom de la tâche : Permet de nommer les tâches dans votre projet différemment.
  • Autoriser les feuilles de temps : De nouveau, vous permet de t'activer ou non les feuilles de temps dans votre projet.
  • Responsable : Vous permet de nommer un responsable pour votre projet
  • Confidentialité : Vous avez le choix parmi 3 options ;
    • Sur invitation uniquement : limite l'accès aux employés qui seront invités par le gestionnaire
    • Visible par tous les employés : les employés voient toutes les tâches ou questions.
    • Visible par les clients suiveurs : Le projet est visible dans le portail si le client est un suiveur.
      • Évaluation au changement d'étape : Enclenche l'évaluation lorsque qu'une tâche change d'étape
      • Évaluation périodique : Permet la planification d'évaluation
      • Pas d'évaluation
  • Le Smartbutton "Document" vous permet de lier des documents à ce projet, qui seront accessibles par les utilisateurs/suiveurs.

 

Créer les étapes du projet

Lorsque que vous avez créé votre projet, vous avez directement la possibilité de structurer votre projet en y créant des colonnes, qui peuvent représenter chaque étapes du projet et où vous pourrez y mettre vos tâches.

• Allez dans vos projets ; Projet < Projets
• Cliquez sur votre projet

• Entrez les noms des étapes de votre projet

• Cliquez sur "Exemples" si vous voulez vous inspirer de projets "classiques"

Lorsque que vous avez créé le nom de vos étapes dans votre projet, vous avez accès à plusieurs modifications/manipulations disponibles sur vos étapes.

• • Plier : Vous permet de cacher la colonne, pour améliorer votre lisibilité
  • Éditer l'étape : Vous permet d'accéder aux configurations de l'étape.
  • Supprimer : Vous permet de supprimer la colonne (et ses tâches)
  • Tout Archiver : Archive la colonne
  • Tout Désarchiver : Désarchive la colonne

Vous pouvez également maintenir le clic sur une colonne pour la déplacer avec son contenu (tâches).

Maintenant que vos colonnes sont créées et configurées, vous pouvez y créer des tâches.

Créer et configurer une tâche

Lorsque que vous avez créé votre projet ainsi que ses étapes, vous pouvez y intégrer vos tâches.

Pour ce faire,

• Allez dans votre projet, Projet < Projets
• Cliquez sur le bouton "Créer" ou le petit "+" dans une colonne

• Nommez votre tâche
• Assignez un responsable, l'utilisateur créateur de la tâche étant sélectionné par défaut

• Cliquez sur "Modifier" permet de configurer cette tâche et d'y ajouter des informations supplémentaires.

• • Projet : Vous permet de modifier à quelle projet la tâche est liée
  • Assigné à : Vous pouvez y changer le responsable
  • Ligne de vente :
  • Date limite : Vous permet d'y encoder une date de fin pour la tâche
  • Étiquette : Vous pouvez choisir parmi les étiquettes créées dans votre application
  • Onglet Description : Vous pouvez ajouter une description de la tache
• Si vous avez activer l'option dans les paramètres généraux et dans votre projet, allez dans l'onglet Feuilles de temps.
  • Heures planifiées : vous permet d'encoder le nombre d'heure nécessaire pour effectuer la tâche
  • Cliquez sur ajouter une ligne et remplissez les informations, lorsque le responsable a effectuer en partie, ou en entièreté la tache demandée.

• Allez dans l'onglet Info complémentaires

• • Séquence :
  • Client : Vous permet de sélectionner le client de cette tâche
  • Email : Email du client
  • Courriel des CC :
  • Tâche parente : Vous permet de définir cette tache en sous-tache, en la liant à une autre tâche "Parente"
  • Image de couverture : Vous permet de sélectionnez une image de couverture
• Lorsque vous avez fini de configurer votre tâche, cliquez sur "Sauvegarder.

Suivre votre projet

Une fois votre projet et vos tâches créées, plusieurs manipulations sont possibles afin d'assurer le suivi du projet.

Pour ce faire, allez dans votre projet, Projet < Projets

Manipulations sur la page projet

Changer le statut de la tâche

Dans votre projet, il est possible de choisir un statut pour votre tâche parmi 3 options ;

• • En cours
  • Prêt pour la prochaine étape
  • Bloqué

Le statut "En cours" est mit par défaut. Vous pouvez changer le statut d'une tâche en cliquant sur le cercle de statut. Ainsi, si vous mettez le statut "Prêt pour la prochaine étape", cela indique à votre gestionnaire de projet que cette tâche est prête. Lorsque le gestionnaire aura changer la tâche de colonne, le statut passera de nouveau automatiquement à "En cours".

Prioriser des tâches

Vous pouvez mettre des tâches en priorité, en cliquant sur la petite étoile dans la case des tâches.

Plier les étapes

Lorsque que vous avez des étapes qui ne sont pas encore nécessaires, afin d'améliorer la visibilité de votre projet, vous pouvez "Plier" ces étapes, afin de les mettre sur le côté.

Utiliser les filtres

De nombreux filtres sont disponibles pour améliorer la lisibilité de votre projet, pour seulement afficher vos propres tâches, les tâches que vous suivez, etc.

Regrouper les tâches par

 

Effectuer un bon de commande depuis un projet

Il est possible d'effectuer un bon de commande au client pour le service réalisé dans le cadre d'un projet.

Pour ce faire, allez dans vos projets.

• Sélectionnez votre projet et cliquez sur "Modifier"

• Cliquez sur le bouton "Créer un bon de commande"

• Entrez les informations nécessaires

• • Service : Choisissez parmi vos articles de service
  • Type de facturation : Vous pouvez établir un taux pour l'entièreté du projet, ou un taux lié à l'employé qui effectuera le service - Le prix dépendra du nombre d'heure réalisée par l'employé dans l’exécution des taches du projets.
  • Prix unitaire : Vous pouvez changer le prix unitaire pour une quantité du service (généralement par heure)
• Cliquez sur Créer un bon de commande

Votre bon de commande se retrouvera alors dans votre application Vente, vous pouvez suivre ensuite le processus normal de vente.

Partager des tâches et projets entre utilisateurs

Il est possible dans votre Odoo de partager votre projet ou des tâches spécifiques à d'autres utilisateurs, afin qu'ils puissent avoir un regard sur l'avancement, y apporter des conseils et des commentaires.

Pour partager un projet,

• Allez dans Projet < Projets
• Cliquez sur "Partager"

• Entrez les noms des utilisateurs depuis la liste
• Ajoutez une note si nécessaire
• Cliquez sur "Envoyer"

Pour partager une tâche,

• Faites de même que pour partager un projet.

Transformer des mails en tâche automatiquement (pour du support, des demandes, etc.)

Si pour votre activité, vos futurs clients doivent vous contacter régulièrement par email, vous pouvez utiliser la gestion de Projet pour transformer un nouvel email en tâche.

Configuration du projet

Créez un projet qui servira à récolter les demandes et indiquez dans l'alias d'email le mail qui est communiqué à vos clients pour toute sollicitation.

Configuration du serveur mail entrant

Suivre les instructions de ce tutoriel.

Configuration d'une redirection

Dans votre gestionnaire de mail (hors Odoo), créez une redirection de l'adresse mail "contact@..." vers l'adresse mail utilisée pour le mail catcher configuré à l'étape précédente.

Ainsi, lorsqu'un mail est envoyé à "contact@..." il sera redirigé vers une boite mail consultée et gérée par Odoo, qui rappatriera les nouveaux emails vers le projet configuré.

Traiter les tâches

Les tâches arrivent dans la première étape configurée pour le projet. Il suffit de les suivre comme des tâches classiques, soit en les faisant voyager vers d'autres étapes du même projet, soit en les changeant de projet.

Le titre de l'email est repris comme titre de la tâche.

Le contenu de l'email est repris dans le chatteur dans le bas de la tâche.

Par exemple, chez Coop IT Easy, nous avons un projet "Support" où se trouvent tous les mails de demandes de support de nos clients. Nous les répartissons ensuite vers les projets dédiés aux clients pour les traiter.

 

 

 

 

Suivi des tâches par les clients

Les clients peuvent avoir un accès portail à la base de donnée Odoo. Ils peuvent ainsi voir les tâches qui leur sont liés.

Le lien  est défini dans l'onglet Info supplémentaire de la tâche. Si la tâche à été créé via un alias de mail, alors le client est lié automatiquement. 

Il faut configurer le projet pour qu'il soit "visible par les clients suiveurs"