Application Projet
- Présentation générale de l'application Projet
- Gérer son projet
- Créer et configurer un nouveau projet
- Créer les étapes du projet
- Créer et configurer une tâche
- Suivre votre projet
- Effectuer un bon de commande depuis un projet
- Partager des tâches et projets entre utilisateurs
- Transformer des mails en tâche automatiquement (pour du support, des demandes, etc.)
- Suivi des tâches par les clients
- Effectuer les analyses des projets
- Configuration de l'application Projet
Présentation générale de l'application Projet
Prérequis
Modules à installer
Le module project est le module principal à installer.
Droits d'accès
Dans les droits d'accès de l'utilisateur, dans le section "Projet", vous pouvez choisir le statut de l'utilisateur entre "Gestionnaire" et "Utilisateur"
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- Le Gestionnaire aura accès à l’entièreté des pages et des configurations réalisables dans l'application Projet.
- L'Utilisateur aura un accès basique à l'application, il ne pourra pas paramétrer les tâches ni les projets et aura seulement accès à ceux dont il aura été invité par le Gestionnaire.
Dans les paramètres techniques, vous pouvez également cocher les cases, "Utiliser les évaluations de projets" et "Utiliser les sous-taches". Ces cases devront également être côchée dans les paramètres généraux de l'application.
-
- "Utiliser les évaluations de projets" donnera accès à l'utilisateur à la page "Évaluation de la clientèle" dans le sous-menu Analyse de l'application Projet.
- "Utiliser les sous-taches" permettra de créer des sous-tâches, voir tutoriel.
Vue rapide des menus et des fonctionnalités
Menu Projet
Menu Toutes les tâches
Menu Analyse
Menu Configuration
Paramètres généraux - Projet
Vous pouvez y accéder de deux façons, soit depuis le menu Configuration : Configuration < Paramètre généraux < "Projet"
soit depuis le sous-menu Configuration présent dans chaque application : Projet < Configuration < "Configuration" < Projet
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- "Utiliser les évaluations de projet" : Cette case à cocher permet d'activer ou non les évaluations des projets par la clientèle.
- "Sous-tâches" : Cette case à cocher permet de créer des sous-tâches, que l'on attribue à des tâches, ce qui peut permettre de clarifier votre gestion de projet.
- "Feuille de temps sur les tâches" : Cette case à cocher vous permet d'activer l'utilisation des feuilles de temps sur votre projet,ce qui permet d'enregistrer le temps passé par employé et par projet, pour des rapports simples ainsi que pour de la facturation directe au client.
Gérer son projet
Créer et configurer un nouveau projet
Afin de créer un nouveau projet dans votre Odoo,
- Allez dans Projet < Projets
- Cliquez sur "Créer"
- Entrez le nom de votre projet
- Sélectionnez ou non "Autorisez les feuilles de temps"
- "Cliquez sur Créer" et votre projet apparaitra sur votre tableau de bord des projets.
- Cliquez sur les trois petits points de votre nouveau projet et cliquez sur "Modifier"
Une nouvelle fenêtre s'ouvre qui vous permet de configurer votre projet.
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- Nom de la tâche : Permet de nommer les tâches dans votre projet différemment.
- Autoriser les feuilles de temps : De nouveau, vous permet de t'activer ou non les feuilles de temps dans votre projet.
- Responsable : Vous permet de nommer un responsable pour votre projet
- Confidentialité : Vous avez le choix parmi 3 options ;
- Sur invitation uniquement : limite l'accès aux employés qui seront invités par le gestionnaire
- Visible par tous les employés : les employés voient toutes les tâches ou questions.
- Visible par les clients suiveurs : Le projet est visible dans le portail si le client est un suiveur.
- Évaluation au changement d'étape : Enclenche l'évaluation lorsque qu'une tâche change d'étape
- Évaluation périodique : Permet la planification d'évaluation
- Pas d'évaluation
- Le Smartbutton "Document" vous permet de lier des documents à ce projet, qui seront accessibles par les utilisateurs/suiveurs.
Créer les étapes du projet
Lorsque que vous avez créé votre projet, vous avez directement la possibilité de structurer votre projet en y créant des colonnes, qui peuvent représenter chaque étapes du projet et où vous pourrez y mettre vos tâches.
- Allez dans vos projets ; Projet < Projets
- Cliquez sur votre projet
- Entrez les noms des étapes de votre projet
- Cliquez sur "Exemples" si vous voulez vous inspirer de projets "classiques"
Lorsque que vous avez créé le nom de vos étapes dans votre projet, vous avez accès à plusieurs modifications/manipulations disponibles sur vos étapes.
-
- Plier : Vous permet de cacher la colonne, pour améliorer votre lisibilité
- Éditer l'étape : Vous permet d'accéder aux configurations de l'étape.
- Supprimer : Vous permet de supprimer la colonne (et ses tâches)
- Tout Archiver : Archive la colonne
- Tout Désarchiver : Désarchive la colonne
Vous pouvez également maintenir le clic sur une colonne pour la déplacer avec son contenu (tâches).
Maintenant que vos colonnes sont créées et configurées, vous pouvez y créer des tâches.
Créer et configurer une tâche
Lorsque que vous avez créé votre projet ainsi que ses étapes, vous pouvez y intégrer vos tâches.
Pour ce faire,
- Allez dans votre projet, Projet < Projets
- Cliquez sur le bouton "Créer" ou le petit "+" dans une colonne
- Nommez votre tâche
- Assignez un responsable, l'utilisateur créateur de la tâche étant sélectionné par défaut
- Cliquez sur "Modifier" permet de configurer cette tâche et d'y ajouter des informations supplémentaires.
-
- Projet : Vous permet de modifier à quelle projet la tâche est liée
- Assigné à : Vous pouvez y changer le responsable
- Ligne de vente :
- Date limite : Vous permet d'y encoder une date de fin pour la tâche
- Étiquette : Vous pouvez choisir parmi les étiquettes créées dans votre application
- Onglet Description : Vous pouvez ajouter une description de la tache
- Si vous avez activer l'option dans les paramètres généraux et dans votre projet, allez dans l'onglet Feuilles de temps.
- Heures planifiées : vous permet d'encoder le nombre d'heure nécessaire pour effectuer la tâche
- Cliquez sur ajouter une ligne et remplissez les informations, lorsque le responsable a effectuer en partie, ou en entièreté la tache demandée.
- Allez dans l'onglet Info complémentaires
-
- Séquence :
- Client : Vous permet de sélectionner le client de cette tâche
- Email : Email du client
- Courriel des CC :
- Tâche parente : Vous permet de définir cette tache en sous-tache, en la liant à une autre tâche "Parente"
- Image de couverture : Vous permet de sélectionnez une image de couverture
- Lorsque vous avez fini de configurer votre tâche, cliquez sur "Sauvegarder.
Suivre votre projet
Une fois votre projet et vos tâches créées, plusieurs manipulations sont possibles afin d'assurer le suivi du projet.
Pour ce faire, allez dans votre projet, Projet < Projets
Manipulations sur la page projet
Changer le statut de la tâche
Dans votre projet, il est possible de choisir un statut pour votre tâche parmi 3 options ;
-
- En cours
- Prêt pour la prochaine étape
- Bloqué
Le statut "En cours" est mit par défaut. Vous pouvez changer le statut d'une tâche en cliquant sur le cercle de statut. Ainsi, si vous mettez le statut "Prêt pour la prochaine étape", cela indique à votre gestionnaire de projet que cette tâche est prête. Lorsque le gestionnaire aura changer la tâche de colonne, le statut passera de nouveau automatiquement à "En cours".
Prioriser des tâches
Vous pouvez mettre des tâches en priorité, en cliquant sur la petite étoile dans la case des tâches.
Plier les étapes
Lorsque que vous avez des étapes qui ne sont pas encore nécessaires, afin d'améliorer la visibilité de votre projet, vous pouvez "Plier" ces étapes, afin de les mettre sur le côté.
Utiliser les filtres
De nombreux filtres sont disponibles pour améliorer la lisibilité de votre projet, pour seulement afficher vos propres tâches, les tâches que vous suivez, etc.
Regrouper les tâches par
Effectuer un bon de commande depuis un projet
Il est possible d'effectuer un bon de commande au client pour le service réalisé dans le cadre d'un projet.
Pour ce faire, allez dans vos projets.
- Sélectionnez votre projet et cliquez sur "Modifier"
- Cliquez sur le bouton "Créer un bon de commande"
- Entrez les informations nécessaires
-
- Service : Choisissez parmi vos articles de service
- Type de facturation : Vous pouvez établir un taux pour l'entièreté du projet, ou un taux lié à l'employé qui effectuera le service - Le prix dépendra du nombre d'heure réalisée par l'employé dans l’exécution des taches du projets.
- Prix unitaire : Vous pouvez changer le prix unitaire pour une quantité du service (généralement par heure)
- Cliquez sur Créer un bon de commande
Votre bon de commande se retrouvera alors dans votre application Vente, vous pouvez suivre ensuite le processus normal de vente.
Partager des tâches et projets entre utilisateurs
Il est possible dans votre Odoo de partager votre projet ou des tâches spécifiques à d'autres utilisateurs, afin qu'ils puissent avoir un regard sur l'avancement, y apporter des conseils et des commentaires.
Pour partager un projet,
- Allez dans Projet < Projets
- Cliquez sur "Partager"
- Entrez les noms des utilisateurs depuis la liste
- Ajoutez une note si nécessaire
- Cliquez sur "Envoyer"
Pour partager une tâche,
- Faites de même que pour partager un projet.
Transformer des mails en tâche automatiquement (pour du support, des demandes, etc.)
Si pour votre activité, vos futurs clients doivent vous contacter régulièrement par email, vous pouvez utiliser la gestion de Projet pour transformer un nouvel email en tâche.
Configuration du projet
Créez un projet qui servira à récolter les demandes et indiquez dans l'alias d'email le mail qui est communiqué à vos clients pour toute sollicitation.
Configuration du serveur mail entrant
Suivre les instructions de ce tutoriel.
Configuration d'une redirection
Dans votre gestionnaire de mail (hors Odoo), créez une redirection de l'adresse mail "contact@..." vers l'adresse mail utilisée pour le mail catcher configuré à l'étape précédente.
Ainsi, lorsqu'un mail est envoyé à "contact@..." il sera redirigé vers une boite mail consultée et gérée par Odoo, qui rappatriera les nouveaux emails vers le projet configuré.
Traiter les tâches
Les tâches arrivent dans la première étape configurée pour le projet. Il suffit de les suivre comme des tâches classiques, soit en les faisant voyager vers d'autres étapes du même projet, soit en les changeant de projet.
Le titre de l'email est repris comme titre de la tâche.
Le contenu de l'email est repris dans le chatteur dans le bas de la tâche.
Par exemple, chez Coop IT Easy, nous avons un projet "Support" où se trouvent tous les mails de demandes de support de nos clients. Nous les répartissons ensuite vers les projets dédiés aux clients pour les traiter.
Suivi des tâches par les clients
Les clients peuvent avoir un accès portail à la base de donnée Odoo. Ils peuvent ainsi voir les tâches qui leur sont liés.
Le lien est défini dans l'onglet Info supplémentaire de la tâche. Si la tâche à été créé via un alias de mail, alors le client est lié automatiquement.
Il faut configurer le projet pour qu'il soit "visible par les clients suiveurs"
Effectuer les analyses des projets
Analyser les tâches
Gérer les évaluations de la clientèle
Prérequis
Pour gérer les évaluations de la clientèle, il faut d'abord,
- Installer le module de rating
- Activer les évaluations de la clientèle dans les paramètres généraux de l'application Projet.
- Dans les paramètres de votre projet, activer les "Évaluations de la clientèle"
Évaluation au changement d'étape
Dans les paramètres de votre projet, vous pouvez choisir comme type d'évaluation, une évaluation au changement d'étape. Ainsi, à chaque nouvelle étape d'un projet, un mail d'évaluation configurable sera envoyé au client pour recevoir un feedback.
- Allez dans Projet < Configuration < "Étapes"
- Sélectionnez une étapes et cliquez sur "Modifier"
- Sélectionnez un modèle d'email pour les évaluations
Vous pouvez y créer et modifier vos modèles d'email directement dans cet interface, ce qui donne ceci.
Vous pouvez bien entendu créer d'autres modèles d'email qui s'applique aux Tâches. Voir tutoriel.
Évaluation Périodique
Lorsque dans le paramétrage de votre projet, vous avez sélectionnez évaluation périodique, vous avez la possibilité de choisir entre différente périodicité ; Quotidien, Hebdomadaire, etc.
Une fois choisi, de la même manière que pour les évaluations au changement d'étapes, vous devez sélectionnez un modèle d'émail d'évaluation sur les étapes, qui sera lui envoyé périodiquement à votre client et non plus quand une tâche change d'étape.
Configuration de l'application Projet
Gérer les étapes
Pour configurer les étapes de vos projets, vous avez deux options ;
-
- Soit allez directement sur votre projet, sélectionnez les paramètres de votre étape et cliquez sur "Éditer l'étape"
-
- Soit, allez dans Projet < Configuration < "Étapes" et sélectionnez l’étape que vous souhaitez configurer et cliquez sur "Modifier".
De nombreuses configurations sont disponibles :
Gérer les tags
Les tags ou étiquettes vous permettent d'afficher des informations essentielles sur vos tâches, facilement visible dans la vue Kanban de votre projet, à l'attention de vos collègues.
Il existe deux façons de créer des étiquettes.
Soit directement lors de la création/modification d'un tâche ; il suffit d'écrire de nouvelles étiquettes
Soit dans Projet < Configuration < "Étiquettes", en cliquant sur "Créer"
