Manage the subscription request
- Register a subscription request
- Validate the subscription request
- Cooperator sheet and member card
- Subscription request for an already existing contact
- Send the capital request back to a cooperator
- Merge two cooperative members' files
- Export the list of cooperators
- Annuler une demande de souscription
Register a subscription request
Es gibt 3 Möglichkeiten, einen Beteiligungsantrag zu erfassen.
Option 1 : Über Online Formular
Der Beteiligungsantrag wird von der Person, die Mitglied werden möchte, über das Odoo-Onlineformular gestellt.
Dies ist das Odoo Website-Modul:
https://sous-domaine.domaine.be/page/become_cooperator
für eine private Person. Bei Bedarf kann die Seite become_company_cooperator für eine juristische Person über eine Konfiguration hinzugefügt werden (standardmäßig nicht vorhanden).
Auf diesem Formular sind alle Datenfelder verpflichtend und der IBAN wird geprüft.
Das Ergebnis des Ausfüllens des Formulars erscheint im Back-End, im Modul "Easy-My Coop", im Untermenü "Beteiligungsanträge".
Anmerkungen:
- Bei der Verschlüsselung einer Firmennummer im Online-Formular als juristische Person wird die Nummer ohne Satzzeichen und Leerzeichen umgeschrieben, um eine nachträgliche Anteilsübernahme zu erkennen und die Erstellung eines Duplikats zu vermeiden.
- Wenn eine Person bereits privat Mitglied ist und Anteile für die Gesellschaft, deren sie gesetzlicher Vertreter ist, zeichnen möchte, muss diese Registrierung im Back-End erfolgen (siehe entsprechender Abschnitt). In der Tat zeigt das System anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson an, dass die Person bereits im System vorhanden ist und sich anmelden muss. In diesem Fall ist das Antragsformular für eine juristische Person vorausgefüllt, aber die Informationen stimmen nicht mit den Feldern überein. Zum Beispiel wird der Firmenname mit dem Namen der natürlichen Person ausgefüllt.
Option 2 : im Back-end, über das Easy-My-Coop Modul
Es ist auch möglich, den Beteiligungsantrag manuell einzugeben, ohne das Online-Formular zu verwenden. In diesem Fall kümmert sich ein der Genossenschaftsverwalter, dem die Rechte von "Verantwortlichen" übertragen wurden, darum. Die verschiedenen Benutzerrechte sind im entsprechenden Abschnitt beschrieben.
Um dies zu tun :
- Klicke im Modul "Easy-My Coop" auf "Anträge >".
- Klicke auf die Schaltfläche "Erstellen". Es werden alle Felder für das Abonnement angezeigt (es sind die gleichen Felder wie im Formular).
Fall 1: Privatperson
Wenn du auf Französisch Deutsch?? einrichtest, hast du das Feld "Name" zweimal. Der erste ist der vollständige Name, dann der Vorname und der Nachname.
- Gib alle Felder außer dem Feld "Mitglied" ein, das sich selbst ausfüllt.
Wenn du die Kontonummer nicht kennst, musst du auf "Nicht prüfen" klicken, um die Validierung der Anfrage zu ermöglichen.
Fall 2: juristische Person
Die rot umrahmten Felder betreffen den Firmenvertreter, die anderen die Firma. Es werden also zwei Kontaktdaten erstellt, einer für die juristische Person und der andere für ihren Vertreter als natürliche Person.
Wenn du die Kontonummer nicht kennst, musst du auf "Nicht prüfen" klicken, um die Validierung der Anfrage zu ermöglichen.
- Klicke auf die Schaltfläche "Speichern", um die Registrierung abzuschließen.
Fall 3: Eine Privatperson ist ein Mitglied. Dann will die juristische Person, die er vertritt, Anteile übernehmen
In diesem Fall muss die Eingabe im Backend durchgeführt werden.
Um dies zu tun:
- Erstelle eine Abonnementanforderung.
- Trag den vorhandenen Mitglied in das entsprechende Feld ein.
Seine Angaben füllen die Felder aus.
- Aktiviere dann das Kontrollkästchen "Ist ein Unternehmen" und deaktiviere das Kontrollkästchen "Ich bin bereits ein Mitglied".
- Fülle die leeren Felder zur Firma aus und ersetze die Adresse des Vertreters durch die Adresse der Firma.
- Lösch den Namen des Mitglieds im Feld "Mitglieder".
- Speichern und validieren.
Wenn die Eingabe direkt im Back-End erfolgt, funktioniert sie, aber die Daten der Person, die die Firma vertritt, werden durch die Firmendaten (Adresse) überschrieben.
Option 3 : über das Back-End, mit einem Kontaktformular
Wenn eine Person, die sich bereits in der Odoo-Datenbank befindet, Mitglied werden möchte, ist es möglich über das Kontaktformular eine neue Anfrage für ein Abonnement zu erstellen.
Um dies zu tun :
- Klicke auf die Schaltfläche "Antrag erstellen" oben links im Formular.
Fall 1: für juristische Personen
- Der Name des Vertreters und seine E-Mail
- Allgemeine E-Mail Adresse
- Firmennummer
- Kontonummer
Fall 2: für Privatpersonen
- E-Mail Adresse
- Kontonummer
In beiden Fällen wird zusätzlich Folgendes angefordert:
- Anteilsart: die Art der Anteil (je nachdem, ob der Kontaktformular eine natürliche oder eine juristische Person betrifft, werden die entsprechend konfigurierten Aktien im Dropdown-Menü angezeigt)
- Anteilsanzahl: die Anzahl der Anteile
- Klicke auf "Antrag erstellen".
Odoo zeigt den neuen Beteiligungsantrag an, die du nur noch bestätigen musst, sofern keine weiteren Informationen erforderlich sind (z. B. die Bankkontonummer). Siehe den nächsten Abschnitt für den Schritt der Validierung.
Nicht alle Informationen aus dem Kontaktformular sind in dieser Beteiligungsantrag enthalten, aber das ist kein Problem, da die Informationen auf dem Kontaktformular sind und dort bleiben. Wenn Sie Informationen zur Person ändern müssen, müssen Sie diese direkt im Kontaktformular ändern, nicht in der Beteiligungsantrag.
Validate the subscription request
Nachdem der Antrag registriert wurde, befindet sie sich im Untermenü "Anträge". Sobald der Antrag validiert wurde, generiert der Antrag einen Antrag auf Kapitalfreigabe und die Person wird “Antragsteller”.
Neues Mitglied - Privatperson
Um dies zu tun:
- Geh im Modul "Easy-My Coop" zum Menü "Anträge" < "Mitgliedsanträge".
Neue Anfragen haben den Status "Entwurf".
- Klicke auf Validieren, um die Anträge zu validieren
Die Bestätigung des Antrags führt zur Erstellung einer Kapitalfreigabe auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen.
Nach der Validierung ist es nicht mehr möglich, den Beteiligungsantrag zu bearbeiten.
Eine E-Mail mit dem Antrag auf Kapitalfreigabe wird an den Antragsteller gesendet. Im Falle einer juristischen Person wird diese E-Mail sowohl an die E-Mail der Firma als auch an die E-Mail der eingetragenen Kontaktperson gesendet.
Auf der Form des Antragstellers :
Das Feld für den Antragsteller wird angezeigt:
Eine Registerkarte wird zu seiner Datei hinzugefügt, die die Liste seiner Anträge und deren Status anzeigt.
Neues Mitglied - juristische Personen
Für juristische Personen gibt es eine Kontaktperson, die auf dem Antrag des Unternehmens genannt wird. Sobald dieser Antrag bestätigt ist, wird ein Kontaktformular für diese Person erstellt, die den Status eines Firmenvertreters erhält.
Es ist wichtig zu prüfen, ob beide Kontaktformulare verbunden sind.
Um dies zu tun:
- Geh zum Kontaktformular des Rechtsvertreters.
Das Feld für den gesetzlichen Vertreter muss im Kontaktformular des Vertreters angekreuzt werden.
- Ruf das Kontaktformular des Unternehmens auf.
Der Vertreter muss im Kontaktformular des Unternehmens als Vertreter eingetragen sein.
Alle Unternehmensvertreter sind, sobald das Unternehmen seine Anteile bezahlt hat und sie somit effektive Mitglied (und nicht Antragsteller) geworden sind, über das entsprechende Menü "Easy-My Coop" sichtbar.
Unmöglich, den Antrag zu bestätigen
Wenn die Bankverbindung fehlt und Sie den Antrag trotzdem validieren möchten, kannst du das Kontrollkästchen "Kontrolle überspringen" auf dem Antrag ankreuzen:
Zeichnung zusätzlicher Anteile
Basierend auf der E-Mail-Adresse verlinkt Odoo automatisch mit der richtigen Person, die bereits in Odoo existiert.
Wenn das Kästchen "Ich bin bereits Mitglied" angekreuzt ist, überprüfst du, dass der Anteilstyp "Anteilserhöhung" statt "Neues Mitglied" angibt.
Wenn dies nicht der Fall ist, musst du den Beteiligungsantrag ändern.
Klickst du dazu oben auf der Seite auf "Ändern":
- Klicke auf "Bearbeiten" in der oberen linken Ecke.
- Suche im Feld "Mitglied" nach dem vorhandenen Mitglied.
- Typ: Wähle "Anteilserhöhung".
- Überprüfe den Antrag manuell, bevor du ihn validierst, wenn du Einschränkungen in Bezug auf das Mischen von Anteilstypen oder die maximale Anzahl von Anteilen hast, die pro Mitglied genommen werden können.
Wenn der vorherige Schritt nicht korrekt ausgeführt wurde, ist es möglich, dass 2 Kontakte in Odoo für dieselbe Person gefunden werden. Siehe den nächsten Punkt, um doppelte Probleme zu beheben.
Cooperator sheet and member card
Sobald ein Antrag gestellt wird, wird ein Kontaktformular erstellt. Das Modul "Easy-My Coop" hat einige Besonderheiten gegenüber dem Standard-Kontaktformular.
Basisinformationen
Im Datenblatt eines Mitglieds gibt es eine Reihe von Informationen, die sich auf seine Registrierung als Mitglied in Odoo beziehen.
Um auf den Datensatz eines Mitglieds zuzugreifen, können Sie dies tun, über:
- Das Modul "Kontakt" > es ist möglich zu filtern, um nur die Mitglieder zu sehen
- Das Modul "Easy-My Coop" > Menü "Mitglieder" oder "Abonnement<"Antragsteller", wenn die Kapipitalfreigabe noch nicht bezahlt wurde.
Auf dem Kontaktformular sieht man:
Mitglieder wird angehakt, sobald die Person einen Antrag gestellt hat.
"Effektives Mitglied" bedeutet, dass der Mitglied seine Anteile eingezahlt hat, und "Effektives Datum" bezeichnet das Datum der Zahlung.
Mitgliedertyp gibt den Typ des Anteils an, den er übernommen hat.
Die Registerkarte "Beteiligungsantrag" zeigt die verschiedenen Anträge an. Die Registerkarte "Anteile" erscheint auch für die Mitglieder.
Sie gibt die Anzahl der Anteile und das Datum an, an dem die Anteile bezahlt wurden.
Mitgliederbescheinigung ausdrucken
Es gibt verschiedene Gründe, warum das Zertifikat eines Mitglieds neu gedruckt werden muss.
Um dies zu tun :
- Ruf im Listenmodus den Bildschirm "Mitglieder" auf.
- Wähle das Mitglied aus, dessen Zertifikat du drucken möchtest.
- Klicke auf "Drucken".
- Wähle "Mitgliederbescheinigung".
Subscription request for an already existing contact
Send the capital request back to a cooperator
Wenn ein Antragsteller seine Anteile noch nicht bezahlt hat und das Kapitalfreigabedokument (das Zahlungsinformationen, Bankverbindung, strukturierte Kommunikation, einzuzahlenden Betrag enthält) erhalten möchte, ist es möglich, das Dokument an ihn nochmal zu senden.
Um dies zu tun:
- Geh zum Modul "Easy-My Coop", im Untermenü <Abonnement<Kapitalfreigabeanforderung.
- Führe eine Suche nach dem Namen der Person durch.
- Kreuze das kleine Kästchen links neben dem Namen der Person an.
- Es erscheinen zwei Schaltflächen. Klicke auf "Drucken" und wähle “Kapitalfreigabeanforderung”.
Der Browser bietet an, das Dokument zu speichern.
- Speichere es auf Ihrem PC und hänge es dann als E-Mail-Anhang an.
Merge two cooperative members' files
Die Kontakte sind mit der E-Mail-Adresse verknüpft. Wenn die E-Mail-Adresse identisch ist, betrachtet das System den zweiten Antrag automatisch als Kapitalerhöhung, auch wenn dies nicht angegeben wurde.
Andererseits ist es möglich, dass ein Duplikat vorliegt, wenn die E-Mail-Adresse einen Fehler enthält oder wenn das Mitglied eine andere E-Mail-Adresse verwendet hat.
In diesem Fall ist es notwendig, das Modul "CRM" zu verwenden, das die Verschmelzung von Kontakten ermöglicht.
Um dies zu tun :
- Geh zu den Anwendungen und installiere das CRM-Modul.
Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde:
- Geh zum Untermenü <Abonnement<"Antragsteller". Wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde:
- Geh in das Untermenü <Mitglieder <"Mitglieder".
- Wähle die Listenansicht und die Kontakte, die zusammengeführt werden sollen.
- Klicke auf Aktion<"Kontakte zusammenführen".
- Überprüfe, ob dies die Kontakte sind, die du zusammenführen möchtest, und in welchem Profil sie zusammengeführt werden sollen. Du kannst Kontakte entfernen und hinzufügen.
- Klicke auf "Kontakte zusammenführen".
- Geh zum Datensatz des Einzelkontakts und überprüfe, ob alle Anteile und Beteiligungsantrag neu verteilt wurden.
Beachtest du, dass durch das Zusammenführen der Kontakte alle Operationen an den verbleibenden Mitglied (oder Antragsteller) übergeben wurden. Die Mitgliedsnummer ist jedoch bereits vergeben, so dass es einen Sprung in der Nummerierung geben wird.
Export the list of cooperators
die Übersetzung fehlt
xxx
xxx
Annuler une demande de souscription
Fall 1: Die Anwendung wurde noch nicht validiert
Um dies zu tun :
- Klicke im Untermenü "Mitglieder-Abonnements" auf die Zeile der Anfrage.
- Klicke auf die Schaltfläche "Abbrechen".
Fall 2: Die Anforderung wurde zuvor freigegeben
Wenn die Anforderung bereits validiert wurde, wurde eine Kapitalfreigabeanforderung erstellt. Der Beteiligungsantrag (siehe Fall 1) und Kapitalfreigabeanforderung müssen daher storniert werden.
Wenn die Buchhaltung komplett in Odoo erledigt wird, ist es besser, eine Gutschrift zu erstellen. Wenn die Abrechnung an anderer Stelle erfolgt, ist es einfacher, sie zu stornieren.
Fall 2.1 : Buchhaltung wird in Odoo durchgeführt : Gutschrift
Um eine Rechnung zu stornieren oder zu korrigieren, kannst du eine Gutschrift erstellen.
Um dies zu tun :
- Geh zu der betreffenden Rechnung.
- Klicke auf "Eine Gutschrift hinzufügen".
- Wähle, um es im Status "Entwurf" zu erstellen.
- Entferne die Zeilen oder ändere sie, um die Posten anzuzeigen, auf die sich die Gutschrift bezieht.
- Ändere das Journal, dem die Rechnung zugewiesen werden soll, um das Journal Ihrer Wahl anzugeben (z. B. ein bestimmtes Journal für Verkaufs- oder Einkaufsgutschriften).
- Klicke dann auf "Validieren". Dadurch wird die Gutschrift automatisch mit der zu stornierenden Kapitalfreigabeanforderung verknüpft.
Manchmal sind die Gutschrift und der Kapitalfreigabeanforderung miteinander nicht verknüpft (sie haben den Status "offen" statt "bezahlt"). In diesem Fall musst du auf die ursprüngliche Rechnung klicken und die Gutschrift hinzufügen, indem du unten rechts im Dokument auf hinzufügen klickst.
Beide heben sich auf und es wird mehr Geld von dieser Person erwartet.
Die Person ist nicht länger einen Antragsteller.
Fall 2.2 : Buchhaltung wird nicht in Odoo durchgeführt : Abbrechen
Das Modul "account_cancel" muss installiert sein, und die Buchhaltungsjournale müssen so konfiguriert sein, dass sie die Stornierung von Buchungseinträgen akzeptieren.
So stornierst du eine Kapitalfreigabeanforderung:
- Geh in das Untermenü <Abonnement<"Kapitalfreigabeanforderunfg".
- Klicke auf Abbrechen.
- Gib vorzugsweise auch an, warum du diese Rechnung stornierst, indem du unten auf der Rechnungsseite eine interne Notiz erstellst (keine neue Nachricht, da dies eine E-Mail an die Person senden würde)
Dies ermöglicht eine Nachverfolgung der Vorgänge in Odoo, wenn die Frage später gestellt wird.
Archivieren Sie den Datensatz der Person
Wenn die Person schließlich deutlich mitgeteilt hat, dass sie nicht mehr an dem Projekt teilnehmen wird, archivieren Sie den Kontakt.
Um dies zu tun :
- Aktiviere den Debug-Modus (siehe den entsprechenden Abschnitt).
- Geh zum Modul "Kontakt" und suchst du die Person.
- Fahr im Datensatz der Person mit der Maus über "Nicht archiviert".
