Easy my coop
- General presentation of Easy My Coop application
- Modules installed
- Process - Summary of the registration of new cooperators in Odoo [Image]
- Quick view of menus and functions
- Report printing [Create]
- Manage the subscription request
- Register a subscription request
- Validate the subscription request
- Cooperator sheet and member card
- Subscription request for an already existing contact
- Send the capital request back to a cooperator
- Merge two cooperative members' files
- Export the list of cooperators
- Annuler une demande de souscription
- Manage payments
- Manage share movements
- Configurations of Easy my coop
General presentation of Easy My Coop application
Modules installed
Installation der Module
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Easy My Coop de base (back-end) |
easy_my_coop easy_my-coop_be easy_my_coop_ch Easy-my_coop_fr |
depends on: - base - web - sale - account - base_iban - product - partner_firstname - partner_contact_birthda te - partner_contact_adress - email_template_config - partner_age |
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Formulaire en ligne de prise de parts |
easy_my_coop_website |
depends on: - easy_my_coop - website - website_recaptacha_rel oaded |
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Accès aux coopérateurs pour voir leurs parts et documents persos |
easy_my_coop_website _portal |
depends on: - easy_my_coop - website - account - portal |
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Génére le registre des coopérateurs |
easy_my_coop_export_x lsx |
depends on: - easy_my_coop |
Process - Summary of the registration of new cooperators in Odoo [Image]
Mit dem Modul "Easy-My Coop" kann man die Registrierung von neuen Genossenschaftsmitgliedern in Odoo verwalten.
Der Arbeitsablauf ist wie folgt. Orange zeigt einen automatisch ausgeführten Vorgang an:
- Anfrage
- Registrierung der Anfrage
Option 1: das zukünftige Mitglied füllt ein Online-Formular aus
Option 2: der Genossenschaftsverwalter gibt die Daten manuell ein
Option 2.1: über das Modul Easy-My Coop
Option 2.2: über das Kontaktformular
-
- Absendung einer Bestätigungs-Email an die zukünftigen Mitglieder
- Validierung
- Genossenschaftsverwalter validiert die Anfrage
- Eine Kapitalfreigabeanforderung wird erstellt, mit dem Status "Offen"
- Wenn die Option zum Erstellen eines Benutzerkontos aktiviert wurde (siehe Abschnitt zur Konfiguration), wird ein Benutzerkonto erstellt und eine Einladung zur Verbindung per E-Mail gesendet. Im Falle einer juristischen Person wird ein mit der juristischen Person verknüpftes Konto erstellt
- Es wird ein Kontaktformular für das zukünftige Mitglied erstellt, das den Status eines Antragstellers erhält
- Eine E-Mail mit der Kapitalfreigabeanforderung und Zahlungsanweisungen wird an den Antragsteller gesendet
- Zahlung
- Aufzeichnung der Zahlung
Option 1: wenn die Buchhaltung in Odoo verwaltet wird
1.1 Die mit dem Bankkonto verknüpften Kontoauszüge müssen regelmäßig in Odoo importiert (oder manuell kodiert) werden, und zwar im Modul "Rechnungsstellung". Dies ermöglicht den Abgleich der Zahlungseingänge mit den Kapitalfreigabeanforderung der Antragsteller.
Option 2: wenn die Buchhaltung nicht in Odoo verwaltet wird,
2.1. Erfassung der Zahlung auf der Ebene der Kapitalfreigabeanforderung
-
- Beschriftung ?
In allen Fällen ermöglicht der Schritt "Beschriftung" den Abgleich der erhaltenen Zahlungen mit den Antragstellern.
-
- Der Antragsteller wird Mitglied
- Absendung einer Bestätigung der Mitgliedschaft per E-Mail an den Mitglied
In diesem Tutorial werden die Schritte, die der Genossensverwalter befolgen muss, detailliert erklärt.
Übersichtsdiagramm
Aktuelle Einschränkungen
Derzeit behandelt das System die komplexeren Fälle nicht, in denen Privatpersonen Anteile in persönlicher Eigenschaft übernehmen und gleichzeitig gesetzliche Vertreter von juristischen Personen sind.
Quick view of menus and functions
Das Easy my Coop-Modul hat 3 Untermenüs + ein Konfigurationsuntermenü.
Das Menü Zeichnung (von Genossenschaftsanteilen)
In diesem Menü können Sie den Ablauf einer normalen Freigabeanforderung verwalten.
Das Untermenü Genossenschaftsanteile von Mitgliedern ermöglicht es, alle Anfragen zu finden und neue Anfragen zu stellen.
Das Untermenü Kapitalfreigabeanforderung listet alle gesendeten Kapitalfreigabeanforderungen auf.
Das Untermenü Antragsteller zur Genossenschaft enthält alle Personen, die einen Zeichnungsantrag gestellt, aber den Kapitalfreigabeantrag noch nicht bezahlt haben.
Das Untermenü Zeichnungsregister enthält alle Bewegungen auf den Genossenschaftsanteilen (Zeichnung, Übertragung, Wiederverkauf).
Im Untermenü Transaktionsanforderung können Sie Aktienbewegungen (Wiederverkauf, Übertragung, Umtausch) durchführen.
Das Menü Deklaration
*image
In diesem Menü kannst du die erforderlichen Dokumente für das Tax Shelter abrufen.
Das Menü Mitglieder
Das Untermenü Mitglieder enthält alle Mitglieder als Privatpersonen, während das Untermenü "Vertreter einer juristischen Person" alle Unternehmensvertreter enthält, die Anteile übernommen haben.
Das Menü Konfiguration
Über dieses Menü hat man den Zugriff auf die Konfiguration von Anteilstypen und E-Mail-Vorlagen. Die Details findet man im Konfigurationsteil dieses Tutorials.
Report printing [Create]
Man kann zwei Arten von Berichten ausdrucken.
Register der Mitglieder
Cooperator register / Register der Mitgliedern ist ein Bericht mit allen Mitgliedern. Du könntest eventuell einen neuen Abschnitt "Berichte" am Ende des Dokuments machen und erklären, wie du das Register der Mitgliedern + das Register der Operationen ausgibst (es gibt auch ein PDF, das du ausgeben kannst).
Register der Operationen
Manage the subscription request
Register a subscription request
Es gibt 3 Möglichkeiten, einen Beteiligungsantrag zu erfassen.
Option 1 : Über Online Formular
Der Beteiligungsantrag wird von der Person, die Mitglied werden möchte, über das Odoo-Onlineformular gestellt.
Dies ist das Odoo Website-Modul:
https://sous-domaine.domaine.be/page/become_cooperator
für eine private Person. Bei Bedarf kann die Seite become_company_cooperator für eine juristische Person über eine Konfiguration hinzugefügt werden (standardmäßig nicht vorhanden).
Auf diesem Formular sind alle Datenfelder verpflichtend und der IBAN wird geprüft.
Das Ergebnis des Ausfüllens des Formulars erscheint im Back-End, im Modul "Easy-My Coop", im Untermenü "Beteiligungsanträge".
Anmerkungen:
- Bei der Verschlüsselung einer Firmennummer im Online-Formular als juristische Person wird die Nummer ohne Satzzeichen und Leerzeichen umgeschrieben, um eine nachträgliche Anteilsübernahme zu erkennen und die Erstellung eines Duplikats zu vermeiden.
- Wenn eine Person bereits privat Mitglied ist und Anteile für die Gesellschaft, deren sie gesetzlicher Vertreter ist, zeichnen möchte, muss diese Registrierung im Back-End erfolgen (siehe entsprechender Abschnitt). In der Tat zeigt das System anhand der E-Mail-Adresse der Kontaktperson an, dass die Person bereits im System vorhanden ist und sich anmelden muss. In diesem Fall ist das Antragsformular für eine juristische Person vorausgefüllt, aber die Informationen stimmen nicht mit den Feldern überein. Zum Beispiel wird der Firmenname mit dem Namen der natürlichen Person ausgefüllt.
Option 2 : im Back-end, über das Easy-My-Coop Modul
Es ist auch möglich, den Beteiligungsantrag manuell einzugeben, ohne das Online-Formular zu verwenden. In diesem Fall kümmert sich ein der Genossenschaftsverwalter, dem die Rechte von "Verantwortlichen" übertragen wurden, darum. Die verschiedenen Benutzerrechte sind im entsprechenden Abschnitt beschrieben.
Um dies zu tun :
- Klicke im Modul "Easy-My Coop" auf "Anträge >".
- Klicke auf die Schaltfläche "Erstellen". Es werden alle Felder für das Abonnement angezeigt (es sind die gleichen Felder wie im Formular).
Fall 1: Privatperson
Wenn du auf Französisch Deutsch?? einrichtest, hast du das Feld "Name" zweimal. Der erste ist der vollständige Name, dann der Vorname und der Nachname.
- Gib alle Felder außer dem Feld "Mitglied" ein, das sich selbst ausfüllt.
Wenn du die Kontonummer nicht kennst, musst du auf "Nicht prüfen" klicken, um die Validierung der Anfrage zu ermöglichen.
Fall 2: juristische Person
Die rot umrahmten Felder betreffen den Firmenvertreter, die anderen die Firma. Es werden also zwei Kontaktdaten erstellt, einer für die juristische Person und der andere für ihren Vertreter als natürliche Person.
Wenn du die Kontonummer nicht kennst, musst du auf "Nicht prüfen" klicken, um die Validierung der Anfrage zu ermöglichen.
- Klicke auf die Schaltfläche "Speichern", um die Registrierung abzuschließen.
Fall 3: Eine Privatperson ist ein Mitglied. Dann will die juristische Person, die er vertritt, Anteile übernehmen
In diesem Fall muss die Eingabe im Backend durchgeführt werden.
Um dies zu tun:
- Erstelle eine Abonnementanforderung.
- Trag den vorhandenen Mitglied in das entsprechende Feld ein.
Seine Angaben füllen die Felder aus.
- Aktiviere dann das Kontrollkästchen "Ist ein Unternehmen" und deaktiviere das Kontrollkästchen "Ich bin bereits ein Mitglied".
- Fülle die leeren Felder zur Firma aus und ersetze die Adresse des Vertreters durch die Adresse der Firma.
- Lösch den Namen des Mitglieds im Feld "Mitglieder".
- Speichern und validieren.
Wenn die Eingabe direkt im Back-End erfolgt, funktioniert sie, aber die Daten der Person, die die Firma vertritt, werden durch die Firmendaten (Adresse) überschrieben.
Option 3 : über das Back-End, mit einem Kontaktformular
Wenn eine Person, die sich bereits in der Odoo-Datenbank befindet, Mitglied werden möchte, ist es möglich über das Kontaktformular eine neue Anfrage für ein Abonnement zu erstellen.
Um dies zu tun :
- Klicke auf die Schaltfläche "Antrag erstellen" oben links im Formular.
Fall 1: für juristische Personen
- Der Name des Vertreters und seine E-Mail
- Allgemeine E-Mail Adresse
- Firmennummer
- Kontonummer
Fall 2: für Privatpersonen
- E-Mail Adresse
- Kontonummer
In beiden Fällen wird zusätzlich Folgendes angefordert:
- Anteilsart: die Art der Anteil (je nachdem, ob der Kontaktformular eine natürliche oder eine juristische Person betrifft, werden die entsprechend konfigurierten Aktien im Dropdown-Menü angezeigt)
- Anteilsanzahl: die Anzahl der Anteile
- Klicke auf "Antrag erstellen".
Odoo zeigt den neuen Beteiligungsantrag an, die du nur noch bestätigen musst, sofern keine weiteren Informationen erforderlich sind (z. B. die Bankkontonummer). Siehe den nächsten Abschnitt für den Schritt der Validierung.
Nicht alle Informationen aus dem Kontaktformular sind in dieser Beteiligungsantrag enthalten, aber das ist kein Problem, da die Informationen auf dem Kontaktformular sind und dort bleiben. Wenn Sie Informationen zur Person ändern müssen, müssen Sie diese direkt im Kontaktformular ändern, nicht in der Beteiligungsantrag.
Validate the subscription request
Nachdem der Antrag registriert wurde, befindet sie sich im Untermenü "Anträge". Sobald der Antrag validiert wurde, generiert der Antrag einen Antrag auf Kapitalfreigabe und die Person wird “Antragsteller”.
Neues Mitglied - Privatperson
Um dies zu tun:
- Geh im Modul "Easy-My Coop" zum Menü "Anträge" < "Mitgliedsanträge".
Neue Anfragen haben den Status "Entwurf".
- Klicke auf Validieren, um die Anträge zu validieren
Die Bestätigung des Antrags führt zur Erstellung einer Kapitalfreigabe auf der Grundlage der bereitgestellten Informationen.
Nach der Validierung ist es nicht mehr möglich, den Beteiligungsantrag zu bearbeiten.
Eine E-Mail mit dem Antrag auf Kapitalfreigabe wird an den Antragsteller gesendet. Im Falle einer juristischen Person wird diese E-Mail sowohl an die E-Mail der Firma als auch an die E-Mail der eingetragenen Kontaktperson gesendet.
Auf der Form des Antragstellers :
Das Feld für den Antragsteller wird angezeigt:
Eine Registerkarte wird zu seiner Datei hinzugefügt, die die Liste seiner Anträge und deren Status anzeigt.
Neues Mitglied - juristische Personen
Für juristische Personen gibt es eine Kontaktperson, die auf dem Antrag des Unternehmens genannt wird. Sobald dieser Antrag bestätigt ist, wird ein Kontaktformular für diese Person erstellt, die den Status eines Firmenvertreters erhält.
Es ist wichtig zu prüfen, ob beide Kontaktformulare verbunden sind.
Um dies zu tun:
- Geh zum Kontaktformular des Rechtsvertreters.
Das Feld für den gesetzlichen Vertreter muss im Kontaktformular des Vertreters angekreuzt werden.
- Ruf das Kontaktformular des Unternehmens auf.
Der Vertreter muss im Kontaktformular des Unternehmens als Vertreter eingetragen sein.
Alle Unternehmensvertreter sind, sobald das Unternehmen seine Anteile bezahlt hat und sie somit effektive Mitglied (und nicht Antragsteller) geworden sind, über das entsprechende Menü "Easy-My Coop" sichtbar.
Unmöglich, den Antrag zu bestätigen
Wenn die Bankverbindung fehlt und Sie den Antrag trotzdem validieren möchten, kannst du das Kontrollkästchen "Kontrolle überspringen" auf dem Antrag ankreuzen:
Zeichnung zusätzlicher Anteile
Basierend auf der E-Mail-Adresse verlinkt Odoo automatisch mit der richtigen Person, die bereits in Odoo existiert.
Wenn das Kästchen "Ich bin bereits Mitglied" angekreuzt ist, überprüfst du, dass der Anteilstyp "Anteilserhöhung" statt "Neues Mitglied" angibt.
Wenn dies nicht der Fall ist, musst du den Beteiligungsantrag ändern.
Klickst du dazu oben auf der Seite auf "Ändern":
- Klicke auf "Bearbeiten" in der oberen linken Ecke.
- Suche im Feld "Mitglied" nach dem vorhandenen Mitglied.
- Typ: Wähle "Anteilserhöhung".
- Überprüfe den Antrag manuell, bevor du ihn validierst, wenn du Einschränkungen in Bezug auf das Mischen von Anteilstypen oder die maximale Anzahl von Anteilen hast, die pro Mitglied genommen werden können.
Wenn der vorherige Schritt nicht korrekt ausgeführt wurde, ist es möglich, dass 2 Kontakte in Odoo für dieselbe Person gefunden werden. Siehe den nächsten Punkt, um doppelte Probleme zu beheben.
Cooperator sheet and member card
Sobald ein Antrag gestellt wird, wird ein Kontaktformular erstellt. Das Modul "Easy-My Coop" hat einige Besonderheiten gegenüber dem Standard-Kontaktformular.
Basisinformationen
Im Datenblatt eines Mitglieds gibt es eine Reihe von Informationen, die sich auf seine Registrierung als Mitglied in Odoo beziehen.
Um auf den Datensatz eines Mitglieds zuzugreifen, können Sie dies tun, über:
- Das Modul "Kontakt" > es ist möglich zu filtern, um nur die Mitglieder zu sehen
- Das Modul "Easy-My Coop" > Menü "Mitglieder" oder "Abonnement<"Antragsteller", wenn die Kapipitalfreigabe noch nicht bezahlt wurde.
Auf dem Kontaktformular sieht man:
Mitglieder wird angehakt, sobald die Person einen Antrag gestellt hat.
"Effektives Mitglied" bedeutet, dass der Mitglied seine Anteile eingezahlt hat, und "Effektives Datum" bezeichnet das Datum der Zahlung.
Mitgliedertyp gibt den Typ des Anteils an, den er übernommen hat.
Die Registerkarte "Beteiligungsantrag" zeigt die verschiedenen Anträge an. Die Registerkarte "Anteile" erscheint auch für die Mitglieder.
Sie gibt die Anzahl der Anteile und das Datum an, an dem die Anteile bezahlt wurden.
Mitgliederbescheinigung ausdrucken
Es gibt verschiedene Gründe, warum das Zertifikat eines Mitglieds neu gedruckt werden muss.
Um dies zu tun :
- Ruf im Listenmodus den Bildschirm "Mitglieder" auf.
- Wähle das Mitglied aus, dessen Zertifikat du drucken möchtest.
- Klicke auf "Drucken".
- Wähle "Mitgliederbescheinigung".
Subscription request for an already existing contact
Send the capital request back to a cooperator
Wenn ein Antragsteller seine Anteile noch nicht bezahlt hat und das Kapitalfreigabedokument (das Zahlungsinformationen, Bankverbindung, strukturierte Kommunikation, einzuzahlenden Betrag enthält) erhalten möchte, ist es möglich, das Dokument an ihn nochmal zu senden.
Um dies zu tun:
- Geh zum Modul "Easy-My Coop", im Untermenü <Abonnement<Kapitalfreigabeanforderung.
- Führe eine Suche nach dem Namen der Person durch.
- Kreuze das kleine Kästchen links neben dem Namen der Person an.
- Es erscheinen zwei Schaltflächen. Klicke auf "Drucken" und wähle “Kapitalfreigabeanforderung”.
Der Browser bietet an, das Dokument zu speichern.
- Speichere es auf Ihrem PC und hänge es dann als E-Mail-Anhang an.
Merge two cooperative members' files
Die Kontakte sind mit der E-Mail-Adresse verknüpft. Wenn die E-Mail-Adresse identisch ist, betrachtet das System den zweiten Antrag automatisch als Kapitalerhöhung, auch wenn dies nicht angegeben wurde.
Andererseits ist es möglich, dass ein Duplikat vorliegt, wenn die E-Mail-Adresse einen Fehler enthält oder wenn das Mitglied eine andere E-Mail-Adresse verwendet hat.
In diesem Fall ist es notwendig, das Modul "CRM" zu verwenden, das die Verschmelzung von Kontakten ermöglicht.
Um dies zu tun :
- Geh zu den Anwendungen und installiere das CRM-Modul.
Wenn die Rechnung noch nicht bezahlt wurde:
- Geh zum Untermenü <Abonnement<"Antragsteller". Wenn die Rechnung bereits bezahlt wurde:
- Geh in das Untermenü <Mitglieder <"Mitglieder".
- Wähle die Listenansicht und die Kontakte, die zusammengeführt werden sollen.
- Klicke auf Aktion<"Kontakte zusammenführen".
- Überprüfe, ob dies die Kontakte sind, die du zusammenführen möchtest, und in welchem Profil sie zusammengeführt werden sollen. Du kannst Kontakte entfernen und hinzufügen.
- Klicke auf "Kontakte zusammenführen".
- Geh zum Datensatz des Einzelkontakts und überprüfe, ob alle Anteile und Beteiligungsantrag neu verteilt wurden.
Beachtest du, dass durch das Zusammenführen der Kontakte alle Operationen an den verbleibenden Mitglied (oder Antragsteller) übergeben wurden. Die Mitgliedsnummer ist jedoch bereits vergeben, so dass es einen Sprung in der Nummerierung geben wird.
Export the list of cooperators
die Übersetzung fehlt
xxx
xxx
Annuler une demande de souscription
Fall 1: Die Anwendung wurde noch nicht validiert
Um dies zu tun :
- Klicke im Untermenü "Mitglieder-Abonnements" auf die Zeile der Anfrage.
- Klicke auf die Schaltfläche "Abbrechen".
Fall 2: Die Anforderung wurde zuvor freigegeben
Wenn die Anforderung bereits validiert wurde, wurde eine Kapitalfreigabeanforderung erstellt. Der Beteiligungsantrag (siehe Fall 1) und Kapitalfreigabeanforderung müssen daher storniert werden.
Wenn die Buchhaltung komplett in Odoo erledigt wird, ist es besser, eine Gutschrift zu erstellen. Wenn die Abrechnung an anderer Stelle erfolgt, ist es einfacher, sie zu stornieren.
Fall 2.1 : Buchhaltung wird in Odoo durchgeführt : Gutschrift
Um eine Rechnung zu stornieren oder zu korrigieren, kannst du eine Gutschrift erstellen.
Um dies zu tun :
- Geh zu der betreffenden Rechnung.
- Klicke auf "Eine Gutschrift hinzufügen".
- Wähle, um es im Status "Entwurf" zu erstellen.
- Entferne die Zeilen oder ändere sie, um die Posten anzuzeigen, auf die sich die Gutschrift bezieht.
- Ändere das Journal, dem die Rechnung zugewiesen werden soll, um das Journal Ihrer Wahl anzugeben (z. B. ein bestimmtes Journal für Verkaufs- oder Einkaufsgutschriften).
- Klicke dann auf "Validieren". Dadurch wird die Gutschrift automatisch mit der zu stornierenden Kapitalfreigabeanforderung verknüpft.
Manchmal sind die Gutschrift und der Kapitalfreigabeanforderung miteinander nicht verknüpft (sie haben den Status "offen" statt "bezahlt"). In diesem Fall musst du auf die ursprüngliche Rechnung klicken und die Gutschrift hinzufügen, indem du unten rechts im Dokument auf hinzufügen klickst.
Beide heben sich auf und es wird mehr Geld von dieser Person erwartet.
Die Person ist nicht länger einen Antragsteller.
Fall 2.2 : Buchhaltung wird nicht in Odoo durchgeführt : Abbrechen
Das Modul "account_cancel" muss installiert sein, und die Buchhaltungsjournale müssen so konfiguriert sein, dass sie die Stornierung von Buchungseinträgen akzeptieren.
So stornierst du eine Kapitalfreigabeanforderung:
- Geh in das Untermenü <Abonnement<"Kapitalfreigabeanforderunfg".
- Klicke auf Abbrechen.
- Gib vorzugsweise auch an, warum du diese Rechnung stornierst, indem du unten auf der Rechnungsseite eine interne Notiz erstellst (keine neue Nachricht, da dies eine E-Mail an die Person senden würde)
Dies ermöglicht eine Nachverfolgung der Vorgänge in Odoo, wenn die Frage später gestellt wird.
Archivieren Sie den Datensatz der Person
Wenn die Person schließlich deutlich mitgeteilt hat, dass sie nicht mehr an dem Projekt teilnehmen wird, archivieren Sie den Kontakt.
Um dies zu tun :
- Aktiviere den Debug-Modus (siehe den entsprechenden Abschnitt).
- Geh zum Modul "Kontakt" und suchst du die Person.
- Fahr im Datensatz der Person mit der Maus über "Nicht archiviert".
Manage payments
Record payments
In dieser Phase wird das Mitglied vom "Antragsteller" zum "Mitglied". Es gibt mehrere Möglichkeiten, eine Zahlung in Odoo zu erfassen.
- Kontoauszüge: die strengste Methode
- Auf der Rechnung: zu vermeiden.
Sobald die Zahlung erfasst ist, wird sie in seine Akte aufgenommen. Er wird als "effektiver Mitglied" angezeigt und eine Registerkarte "Anteile" wird hinzugefügt:
Die Kapitalfreigabe Auszahlung der Genossenschaftsanteile Anforderung wird auf "Bezahlt" gesetzt.
Eine E-Mail (konfigurierbar) wird automatisch an das Mitglied mit seinem Mitgliedszertifikat gesendet.
Fall 1: wenn Ihre Buchhaltung in Odoo ist
Option 1: Kontoauszüge
OCA-Modul: Um CODAs zu importieren, musst du ein OCA-Modul installieren. Bittest du Coopiteasy, dies zu tun, wenn dieses Modul nicht auf Ihrer Datenbank installiert ist.
Wenn du Ihre gesamte Buchhaltung in Odoo führst, ist es ideal, wenn du die Kontoauszüge (z.B. im CODA-Format) regelmäßig in Odoo importierst.
Für jede Buchung/jeden Abgang auf dem Bankkonto musst du einen "Abgleich" (auch "Beschriftung" oder "Abstimmung" genannt) mit einem Buchhaltungsbeleg in Odoo vornehmen.
Wenn du zum Beispiel eine Zahlung für eine Kundenrechnung erhältst, schlägt Odoo Ihnen vor, diese Zahlung mit der entsprechenden Kundenrechnung zu verbuchen.
Es ist möglich, eine Teilbeschriftung vorzunehmen (wenn der Kunde mehrmalseinzahlt).
Weitere Informationen zu Bankmanipulationen findest du im Lernprogramm 7 - Verwaltung der Buchhaltung.
Option 2: Auf der Rechnung (nicht empfohlen)
Es ist möglich, direkt auf der Rechnung zu validieren, aber es wird nicht empfohlen, da es eine große Fehlerquelle darstellt.
Um dies zu tun :
- Suche nach der Kundenrechnung, die der erhaltenen Zahlung entspricht.
- Klicke auf "Zahlung speichern".
- Wähle die entsprechende Zahlungsmethode, den Betrag und bestätige. Die Rechnung befindet sich nun im Status "Bezahlt".
Wenn du die Bankgeschäfte nachträglich importierst, kannst du die eigentliche Beschriftung der Rechnung noch vornehmen. Die Beschriftungszeile wird in Blau vorgeschlagen.
Fall 2: Wenn Ihre Buchhaltung nicht in Odoo geführt wird
Wenn du nicht Ihre gesamte Buchhaltung in Odoo führst, kannst du die Zahlungen per Banküberweisung auch direkt auf dem Kapitalfreigabeanforderung erfassen.
Der Leiter der Genossenschaft muss regelmäßig die Transaktionen im Zusammenhang mit diesen erhaltenen Schecks im Modul "Easy-My Coop" für jeden entsprechenden Kapitalfreigabeanforderung verschlüsseln.
Um dies zu tun:
- Suche den Kapitalfreigabeanforderunganhand des Namens der Person. - Klicke in der Kapitalfreigabeanforderung auf die Schaltfläche "Zahlung erfassen".
- Bestätige.
Use other forms of payment
Zahlungen per Scheck eintragen - APPLICABLE EN ALLEMAGNE??
Um die Verfolgung von Scheckzahlungen zu gewährleisten, gibt es ein spezielles Logbuch für Schecks.
Der Genossenschaftsverwalter muss regelmäßig die Transaktionen im Zusammenhang mit diesen erhaltenen Schecks im Modul "Easy-My Coop" für jeden entsprechenden Auszahlung der Genossenschafsanteile verschlüsseln.
Um dies zu tun:
- Suche den Kapitalfreigabeantrag anhand des Namens der Person.
- Klicke in der Kapitalfreigabeanforderung auf die Schaltfläche "Zahlung erfassen".
Correct a payment
Wenn das auf dem Bankkonto eingegangene Geld nicht dem ursprünglichen Antrag des Antragstellers entspricht, müssen im System Anpassungen vorgenommen werden.
Fall 1: der Mitglied hat zu viel bezahlt
Wenn das Mitglied mehr Geld eingezahlt hat als die Anzahl der übernommenen Anteile, gibt es zwei mögliche Fälle:
Fall 1.1: Der Mitglied hat einen Fehler gemacht und wollte tatsächlich nur die ursprünglich geforderte Anzahl von Anteilen zahlen
Um die Beträge zu harmonisieren:
- Buche die Zahlung mit der Kapitalfreigabeanforderung. Das System zeigt an, dass zusätzliches Geld zugewiesen werden muss. Es muss dem Kundenkonto (4000 in Belgien - XXXX in Deutschland) zugewiesen werden.
- Zurück an den Mitglied zahlen.
- Schreib die Rückerstattung auf das Kundenkonto, um das Konto auszugleichen.
Fall 1.2: Das Mitglied möchte mehr Anteile nehmen, als es beantragt hat
Zum Ausgleich der Beträge :
- Erstelle manuell einen neuen Zeichnungsantrag für den Kooperator mit dem Hinweis, dass es sich um eine Anteilserhöhung handelt (siehe entsprechender Abschnitt) und gib die Anzahl der zusätzlichen Anteile an, die übernommen werden.
- Validiere die Zeichnungsanforderung, um eine offene Kapitalfreigabeanforderung zu erzeugen.
- Buche den Zahlungseingang mit den beiden Kapitalfreigabeanforderungen.
Fall 2: das Mitglied hat zu wenig eingezahlt
Wenn das Mitglied weniger als die beantragte Anzahl von Anteilen eingezahlt hat, gibt es ebenfalls zwei mögliche Fälle:
Fall 2.1: Das Mitglied wird in Raten zahlen
In diesem Fall muss die Zahlung zusammen mit dem Antrag auf Teilauszahlung des Kapitals in das Register eingetragen werden.
Um dies zu tun:
- Das System zeigt ein "Vorsicht"-Symbol (Dreieck mit Ausrufezeichen) vor dem zu beschriftenden Betrag an.
- Klicke auf dieses Symbol, um dem System anzuzeigen, dass die Zahlung des Kapitalfreigabeantrags teilweise erfolgen wird. Nach diesem Schritt zeigt das System die Schaltfläche "buchen" blau an.
- Klicke darauf, um zu buchen.
Der Antrag auf Kapitalfreigabe bleibt offen, aber ein erster Betrag wurde bereits gezahlt. Für die nächsten Zahlungen schreiben Sie erneut mit der Aufforderung zur Kapitalfreigabe, bis die vollständige Zahlung eingegangen ist. Sobald die vollständige Zahlung eingegangen ist, wird der Antragsteller ein effektiver Kooperator (nicht vorher).
Fall 2.2: Der Kooperator hat seine Meinung geändert und möchte weniger Anteile als ursprünglich gewünscht übernehmen
Es ist daher notwendig, den Beteiligungsantrag zu korrigieren.
Um dies zu tun:
- Storniere die ursprüngliche Beteiligungsantrag (siehe entsprechender Abschnitt).
- Storniere den mit dieser Beteiligungsantrag verknüpften Kapitalfreigabeanfordeung entweder durch Klicken auf "Stornieren" oder durch Klicken auf "Gutschrift" (wenn die Buchhaltung in Odoo erfolgt, müssen Sie eine Gutschrift erstellen, indem Sie die zweite vom System vorgeschlagene Option wählen: Erstellen und Buchen).
- Dupliziere die ursprüngliche Beteiligungsantrag (die jetzt storniert ist). - Passe die neue Anwendung im Entwurf so an, dass die richtige Anzahl von Anteilen für den Kooperator vorhanden ist.
- Validiere die angepasste Beteiligungsantrag .
- Schreib die Zahlung mit der Kapitalfreigabenforderung, die im vorherigen Schritt erzeugt wurde.
Manage share movements
Resale of share
Stellen wir uns vor, dass diese Person ihre Anteile weiterverkaufen möchte.
Um dies zu tun:
- Geh in das Modul "Easy-My-Coop", dann in das Untermenü "Transaktionsanfrage".
- Klicke auf "Erstellen".
Wähle :
- die Art der Transaktion: "Wiederverkauf".
- Das Mitglied, das seine Anteile weiterverkauft.
- Der Typ der Anteil.
- Die Anzahl der Anteile, die er weiterverkaufen möchte.
- Klicken Sie auf "Speichern" und dann auf "Senden".
Dann musst du den Weiterverkauf entweder genehmigen oder ablehnen (dies soll verschiedene Ebenen der Kontrolle innerhalb der Genossenschaft ermöglichen).
Wenn du dich entscheidest, den Wiederverkauf abzulehnen, ändert sich der Status der Transaktion auf "Abgelehnt".
Wenn die Anfrage genehmigt wird, ändert sich der Status auf "Genehmigt". Die Schaltfläche "Ausführen" erscheint:
- Klicke auf "Ausführen".
Die Anteile werden dem Kooperator entzogen.
Wenn der Kooperator keinen Anteil mehr hat, ist er kein effektiver Kooperator mehr und es wird ein Eintrag im Transaktionsregister mit dem Typ "Weiterverkauf" verzeichnet.
Schließlich wird dem Kooperator, falls er noch Anteile hat, eine E-Mail mit seinem Mitgliederzertifikat zugesandt, in dem die tatsächliche Anzahl der Anteile angegeben ist, die er noch hat.
Wenn die Buchhaltung in Odoo geführt wird, muss dann für den Mitarbeiter eine "Gutschrift" erstellt werden, um die Erstattung (Geld vom Bankkonto) mit diesem Buchhaltungsbeleg (Gutschrift) zu verknüpfen.
Um dies zu tun:
- Suche nach dem Kapitalfreiganforderung, der beim Kauf der Aktien erstellt wurde. Sie hat den Status "Bezahlt".
- Klicke auf "Kredit".
- Wähle die Option "Entwurf einer Gutschrift erstellen". Gib einen Grund (z. B. "Wiederverkauf von Aktien") und das Rückzahlungsdatum an.
- Klicke dann in der erscheinenden Maske nicht auf "Anlegen", sondern geh zurück zur Liste der Kapitalfreigabeanforderung (durch Anklicken des Untermenüs Kapitalfreiganforderung auf der linken Seite).
Es wurde eine Gutschrift erstellt, die der vollständigen Rückzahlung der übernommenen Anteile entspricht.
- Passe die Menge der zurückzuzahlenden Anteile an und validiere die Gutschrift.
Die Rückzahlung musst du später (beim Einlesen der Kontoauszüge) mit dem Kapitalfreiganforderung buchen.
Donation of share
Wenn der Mitglieder seine Anteile weiterverkaufen, aber ihren Wert der Genossenschaft spenden möchte, muss das oben beschriebene Verfahren befolgt werden, bis die Gutschrift im offenen Status erstellt wird (und damit der Entwurf der Gutschrift gültig wird).
Die in diesem Stadium erzeugten Einträge sind (für die Schweiz) :
Dann muss man einen Buchhaltungsbeleg im Journal der verschiedenen Operationen erstellen, in dem man das Konto 416000 Assoziierte oder 1160 in der Schweiz belastet und man das Spendenkonto kreditiert.
Um dies zu tun:
- Geh zum Modul "Buchhaltung", linkes Menü "Buchhaltungsbelege".
- Klicke auf "Anlegen".
- Belaste das Gesellschafterkonto und schreib das Spendenkonto gut, indem du den Namen der Person, die ihre Anteile verkauft und die Spende leistet, in der Spalte "Partner" angibst.
- Buche die Buchungen (dies erzeugt Buchungseinträge).
- Geh zurück zu der Gutschrift, bei der noch Geld aussteht (da das System erkennt, dass auf dem entsprechenden Konto Geld vorhanden ist, um mit der Gutschrift abzurechnen), um sie als bezahlt zu markieren.
- Klicke unten in blau auf "Hinzufügen".
Die Gutschrift ist "bezahlt" und die Beschriftung erfolgt zwischen den entsprechenden Einträgen:
Transfer of share
Schließlich kann ein Mitglied seine Anteile auf ein anderes Mitglied übertragen wollen.
Um dies zu tun:
- Geh in das Untermenü <Antrag<"Transaktionsanforderung".
- Erstelle eine neue Transaktion.
- Wähle die Transaktionsart "Übertragung".
- Wähle den Kooperator, der seine Anteile überträgt, und den Kooperator, der die Anteile erhält (im Feld "Übertragen an").
Wenn die Person, die die Anteile erhält, noch kein Mitglied ist, muss das Feld "Empfänger ist kein Mitglied" angekreuzt werden. Es werden weitere Felder zur Eingabe des neuen Mitglieds angezeigt.
- Speichern und "Senden" Sie die Transaktionsanfrage.
Sie muss dann genehmigt und anschließend ausgeführt werden. Es ist möglich, einen Prozess einzurichten, bei dem Personen unterschiedliche Rechte für die Freigabe und dann für die Ausführung haben. Zum Beispiel genehmigt ein Mitarbeiter den Antrag und ein Vorstandsmitglied kann den Antrag ausführen.
- Bei der Ausführung der Antrag werden vom System verschiedene Operationen durchgeführt.
Die Anteile werden dem "abgebenden" Kooperator entzogen. Wenn das Mitglied keine Anteile mehr hat, ist er/sie kein effektives Mitglied mehr und die Anteile werden dem "aufnehmenden" Mitglied zugerechnet. Es erfolgt eine Eintragung im Anteilsregister auf den Namen des schenkenden Mitglieds mit der Art "Übertragung".
Ein Beteiligunsantrag wird ebenfalls automatisch vom System erstellt. Dieser Antrag ist nicht freizugeben, sondern zu stornieren (normalerweise werden die Anteile direkt übertragen). Das System erstellt es automatisch, aber es ist dabei nicht wirklich interessant (es ist ein Verbesserungsbedarf, der bekannt ist).
Außerdem wird normalerweise keine Kapitalfreigabeanforderung gestellt, da eine Übertragung zwischen Genossen keine buchhalterischen Vorgänge für die Genossenschaft zur Folge hat. (mit Buchhaltung klären?)
Der abgebende Mitglieder erhält eine E-Mail mit seinem Mitgliederzertifikat, in der die tatsächliche Anzahl seiner Anteile angegeben ist, und der empfangende Kooperator erhält eine E-Mail mit seinem Mitgliederzertifikat, in der die tatsächliche Anzahl seiner Anteile angegeben ist.
Conversion of share
Seit April 2019 ist es nun möglich, einen Anteilstyp in eine andere umzuwandeln.
Um dies zu tun:
- Geh in das Untermenü <Antrag<"Transaktionsanforderung". - Erstellen Sie eine neue Transaktion.
- Wähle die Transaktionsart "Umwandlung".
- Gib den Namen des Mitglieds, die Art des Anteils, den er/sie derzeit besitzt, und die Anzahl der Anteile, die er/sie besitzt, ein.
Derzeit ist die Aktienmischung nicht verfügbar, so dass Sie die Gesamtheit der Anteile des Kooperators umwandeln müssen.
- Abschicken und bestätigen.
Das Ergebnis wird in der Datei des Kooperators unter der Registerkarte "Anteile" angezeigt. Es gibt keine zusätzlichen Leitungen, da die neuen Anteile die alten ersetzen.
Configurations of Easy my coop
Types of shares and email content
Zwei Parameter können direkt im Modul konfiguriert werden, die Anteilstypen und die Mailvorlagen.
Anteilstypen
Im Modul "Easy-My Coop" haben Sie Zugriff auf ein Untermenü <Konfiguration<"Anteilstyp", in dem Sie Anteilstypen und deren Beträge konfigurieren können.
Es ist auch möglich, über die Registerkarte "Informationen teilen" anzugeben
- Die vorgeschlagene Mindestmenge, die entnommen werden kann (standardmäßig sind dies z. B. 10 A-Anteile, aber das Mitglied kann diese Menge verringern)
- Die Mindestmenge, die genommen werden kann (kann nicht unterschritten werden) - Kunde werden: Wenn das Mitglied diesen Anteil kauft, wird es automatisch "Kunde".
- Wenn der Anteil von einer juristischen und/oder Privatperson gezeichnet werden kann - Mailvorlage, ermöglicht es Ihnen, die Mail, die mit dem Anteilsschein verschickt wird, zu personalisieren und somit einen unterschiedlichen Text für jede Art von Mitglieder zu haben.
E-Mail-Inhalt
Der E-Mail-Text ist auch im Modul "Easy-My Coop" im Untermenü "Konfiguration" -> "E-Mail-Vorlage" oder im Modul "Konfiguration", im Untermenü <Technik<E-Mail<"Vorlage" konfigurierbar.
Die E-Mail-Vorlagen zum Anpassen sind:
|
Name der E-Mail-Vorlage |
Betreff in Odoo |
Kontext |
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Firma BestätigungsEMail |
Freigabeanforderung |
Bestätigung des Freigabeanforderung für juristische Personen - Standard-E-Mail, wenn nicht über die Art des Anteils definiert |
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BestätigungsEMail |
Freigabeanforderung |
Bestätigung des Freigabeanforderung für Privatpersonen - Standard-E-Mail, wenn nicht über die Art des Anteils definiert |
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Kapitalfreigabeanforderung - per E-Mail senden |
Rechnung |
Senden von Informationen zum Bezahlen von Anteilen mit strukturierter Kommunikation |
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Zahlungseingangsbestätigung - per E-Mail senden |
Partner |
Bestätigung des Zahlungseingangs für ein neues Mitglied |
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Anteilserhöhung - Zahlungseingangsbestätigung - Per E-Mail versenden |
Partner |
Bestätigung des Zahlungseingangs für eine Anteilserhöhung |
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Übertragung - per E-Mail versenden |
Partner |
Mail envoyé à la personne qui a reçu des parts suite à un transfert de part d’un coopérateur |
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Update - Per E-Mail versenden |
Partner |
Mail envoyé à un coopérateur qui a modifié son nombre de parts (vente, transfert…) |
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Tax Shelter Certificate - Per E-Mail versenden |
Tax Shelter-Zertifikat |
Post an ein Mitglied beim Versand von Tax Shelter-Zertifikaten. |
Weitere Informationen zu dieser Konfiguration finden Sie im entsprechenden Abschnitt in Lernprogramm 1, Übersicht.
My company menu
Im Modul "Konfiguration" haben Sie Zugriff auf das Untermenü <Dashboard<MeineFirma<"konfigurieren".
Im EasyMy Coop-Teil gibt es verschiedene Kontrollkästchen zum Ankreuzen.
Es werden unterschiedliche Informationen dargestellt.
- Die Anteilstypen dürfen nicht gemischt werden. Dadurch wird die Rücknahme von Anteilen auf die gleiche Art von Anteilen beschränkt. Dies hat zur Folge, dass ein Mitglied bei der Erhöhung eines Anteils über das Online-Formular keinen anderen Anteilstyp annehmen kann und Übertragungen nur möglich sind, wenn der Empfänger keinen Anteil einer anderen Art besitzt.
- Mit Benutzer anlegen können Sie das automatische Anlegen eines Benutzers (de)aktivieren. Wenn die Option aktiviert ist, erhält der Mitglied eine E-Mail von Odoo, um sich mit dem Portal zu verbinden, wenn die Auszahlung der Kapitalfreigabe eingegangen ist.
- Logos anzeigen
- MitgliedsEMail, die als Absender aller E-Mails verwendet wird, die das System automatisch für das Modul "Easy-My Coop" versendet.
- Maximaler autorisierter Zeichnungsbetrag: gibt den maximalen Betrag an, der bei der ersten Zeichnung genommen werden kann.
- Mitgliedskonto. In Belgien wird die zugehörige 416000 verwendet. Für andere Länder ist es notwendig, den Buchhalter zu fragen.
Um das Konto "Associates" (416000 in Belgien) im Feld "Mitgliedskonto" auswählen zu können, müssen Sie zu dem Konto im Kontenrahmen gehen und es auf "Receivable" setzen.
Um dies zu tun:
- Geh in das Modul "Buchhaltung", in das Untermenü <Konfiguration<"Kontenrahmen".
- Wähle das Konto "Zuordnen".
- Ändere den Typ in "Geschäftswert".
- Speichern
- Standardland und -sprache auf der Registrierungsseite.
- Vertreter des Vorstands und Unterschrift des Vertreters. Mit diesen beiden Parametern können Sie eine elektronische Unterschrift leisten (Bild-Upload).
Kontrollkästchen (RGPD-Konformität, ROI-Ablesung...) auf dem Online-Formular
In der Konfiguration der Firmenparameter ist es möglich, bis zu 3 Felder auf dem Online-Formular anzuzeigen. Es kann festgelegt werden, ob der zukünftige Mitglied gezwungen ist, das Kästchen anzukreuzen, um seine Anmeldung zu validieren oder nicht.
Die 3 vorgeschlagenen Felder sind:
- Bekanntheit der Datenschutzrichtlinie (RGPD).
- Kenntnis der internen Regeln (ROI) der Genossenschaft.
- Das Bewusstsein für die finanziellen Risiken.
Für jedes Feld kann der Text, der neben dem Namen auf dem Formular angezeigt wird, wie in diesem Beispiel angepasst werden:
Es ist möglich, einen Hyperlink und eine Formatierung des Textes zu setzen. Es ist auch möglich, das Ankreuzen des Kästchens obligatorisch zu machen.
Rights management
Es gibt drei Ebenen interner Benutzer, um dieses Modul zu verwenden: Benutzer, Manager und Superuser.
Mitglieder, die ein Benutzerkonto erhalten, sind externe Benutzer. Du kannst nur die Informationen sehen, die auf dem Portal verfügbar sind.
Der Benutzer
Der Benutzer hat Zugriff auf diese Untermenüs:
Der Manager
Der Manager hat Zugriff auf diese Untermenüs:
Er kann aus einem Kontaktdatensatz eine Kapitalfreiganeanforderung erstellen.
Der Superuser
Um den Superuser-Modus zu aktivieren, klicke hier.