Facturar serveis recurrents per hores realitzades
Aquesta guia serveix per a mostrar com podem configurar Odoo per a facturar un servei recurrent, per exemple una consultoria o un servei post-venda que es cobra mensualment o amb altres periodicitats
- Introducció
- Configurar el producte
- Crear la comanda de venda
- Registrar les hores treballades
- Facturació
- Seguiment del projecte
Introducció
Requeriments
Per a poder configurar un servei així cal tenir en compte que han d’activar-se tot un conjunt de mòduls relacionats amb la facturació recurrent i el càlcul de les quantitats a facturar extretes dels fulls d’hores. Els mòduls necessaris serien:
[Pendent]
Si no veieu alguna de les opcions comentades, poseu-vos en contacte amb nosaltres.
Procés
El resum del procés seria:
- Configurar un producte a l’inventari de l’Odoo que sigui un servei i es defineixi com a “Contracte’, la venda del qual es facturarà per fulls de temps i el seguiment es farà a través d’un projecte o una tasca dins un projecte.
- Crear pel client concret al qual li proporcionem el servei una ordre de venda que a la línia de producte aparegui el servei configurat anteriorment i la data d’inici i final del servei contractat. La confirmació d'aquesta ordre generarà el contracte de facturació recurrent i el projecte amb el qual registrarem les hores a facturar.
- Registrar el temps de treball relacionat amb el contracte anterior.
- Quan acabi el període actual establert per a fer la factura corresponent, Odoo generarà de forma automàtica la factura en mode esborrany.
Configurar producte -> |
Configurar el producte
Cal configurar un producte com a servei i assenyalar que és un contracte. Podem determinar un preu per hora per defecte tot i que podrem modificar-lo a posteriori.
A la pestanya Vendes configurarem:
- Com facturarem aquest servei. En aquest cas cal triar l’opció a partir de Fulls d’hores de tasques (Timesheets on tasks)
- Com farem el seguiment del servei. En aquest cas creant una tasca a un nou projecte (Create task on a new project) el que farà que en confirmar la venda, es generi un projecte nou amb una tasca on haurem de registrar les hores del servei. És possible també triar L'opció de crear un projecte sense tasca
- Si és un servei que fem habitualment podem crear una plantilla de projecte amb la tasca o tasques de les quals vulguem fer seguiment.
A la pestanya “Contracte” configurarem les opcions de:
- Periodicitat de la facturació. Normalment es fa per mesos, però és possible configurar altres períodes.
- Com calcular la quantitat. En aquest cas la quantitat serà “Variable”.
- La fórmula es calcularà a partir dels fulls de temps d’un projecte. Es pot fer a partir també dels fulls de temps d’una tasca concreta si és que volem registrar hores de feina que no facturarem en el mateix projecte.
- Quantitat per defecte. Podem fer servir aquest valor si, per exemple, establim unes hores mínimes a facturar per període malgrat que no es facin servir.
- El tipus de facturació serà “post-paid” de manera que es facturarà al final del període de facturació.
<-Introducció |
Crear la comanda-> |
Crear la comanda de venda
Podem crear una comanda de venda des de la fitxa del contacte del client clicant el botó intel·ligent “Vendes” o des de l’aplicació “Vendes” i el botó “Crear”. En aquesta comanda:
- Afegirem un nou producte i a la finestra que ens apareixerà haurem de triar el nom del servei que hem creat en el pas anterior. Es carregaran les opcions que hem configurat abans i que, si volem, podrem modificar per a adaptar-les a cada client i servei concret.
- Haurem de definir aquí el període de validesa del contracte Data inici (Date start) i data final (Date End) és possible determinar que el contracte es renovi de forma automàtica (Auto renew).
Una vegada revisat podrem “Desar i tancar”
Quan guardem el pressupost aquest se li assigna una numeració i quedarà pendent de ser confirmat. El seu estat serà Pressupost o Pressupost enviat si li hem enviat al client des d’Odoo.
En el moment que aquest pressupost es confirmi l’estat del pressupost passarà a Comanda de venda i apareixeran els botons que ens permetran accedir al projecte on es farà el seguiment del servei, la tasca creada dins del projecte i al contracte generat al client.
El següent pas serà vincular aquest contracte al compte analític generat. Accedirem des del botó Contracte i clicarem sobre la línia del contracte. Aquest pas és important per a poder facturar correctament el servei, ja que és el vincle que permet assignar les hores registrades al projecte generat amb la confirmació de la comanda.
És molt útil també afegir les variables #START# i #END# que en la descripció perquè així a les factures recurrents apareixerà el període al qual corresponen les quantitats facturades.
Registrar les hores treballades
En el moment que comencem a prestar el servei haurem d’anar registrant el temps que es faci servir a través dels fulls de temps (Timesheets). Això es pot fer directament a l’aplicació o a través del projecte i la tasca corresponent.
La primera opció és útil si el servei el presten diferents treballadors que poden anar registrant les hores que treballen durant la seva jornada i anar-les assignant a diferents projectes.
- Aniran a l'aplicació fulls de temps i crearan un nou registre
- Posaran una descripció de la feina
- Assignaran el registre al projecte corresponent
- Assignaran, si és necessari el registre a la tasca corresponent.
- Registraran la durada
Si el servei el fa una única persona o en el cas que els treballadors no tinguin accés a Odoo, el coordinador del projecte pot registrar les hores directament a la pestanya Timesheets de les tasques generades al projecte, assignant-les a si mateix o als diferents treballadors.
Facturació
L’endemà que acabi el període de facturació, Odoo generarà automàticament la factura en mode esborrany corresponent amb la quantitat d’hores que estiguin registrades a la tasca creada pel contracte. Haurem de revisar que tot estigui configurat de forma correcta i podrem validar la factura per passar-la a la gestió de cobrament.
També és possible generar de forma manual les factures accedint al contracte.
Si en un període no s’han registrat hores de suport la factura es generarà igualment, però la quantitat serà 0 i per tant l’import també.
Seguiment del projecte
Des de la Vista General del projecte podrem accedir a tots els elements que intervenen en aquest procés. Accedir a “Parts de temps” a les tasques, a la comanda original i a les factures relacionades amb aquest contracte. Tindrem una visió global de les hores i el benefici obtingut en el servei (si tenim informat el cost per hora del treballador)
Si volem proporcionar el client la informació de les tasques executades en cada període, és possible atorgar-li accés a la informació registrada al projecte a través del portal d’Odoo. Allí podrà veure la informació relativa al seu contracte, les factures proporcionades i el detall de les tasques executades.
<-Facturació |