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Formation Supermarché

Gestion des flux d’achat et de vente (Modules Achat - Point de vente - Inventaire - Vente)

Naviguer dans Odoo

15 minutes

Login

1. Front-end et back-end
2. Login et mot de passe
3. Préférences
4. Prod et test

Navigation

1. Menu principal, sous-menu, droits & accès
2. Barre de recherche, filtres, regroupements et favoris
3. Vues kanban et liste (changer le nombre d’éléments affichés)
4. Fiches objet, chatter, abonnés, activités
5. Smart buttons, liens internes & fil d’Ariane
6. Champs bleus, étiquettes, mode débug et tips
   1. Encodage date en mettant juste le jour, complétion auto
   2. Calcul, par exemple dans quantité =2*12
   3. Maintenir la touche ALT pour les raccourcis Odoo

Utilisateurs

1. Module Configuration & créer un utilisateur (Caisse 1)
2. Technical features & options avancées
3. On peut changer la vue de login 

Les données de base du flux d’achat et de vente

30 minutes

Unités, taxes et catégories d’articles

1. Unités de mesure (regroupement PdV ou pas)
2. Taxes fournisseurs et taxes à la vente (incluses ou pas)
3. Catégories de produits (internes et PdV)

Fournisseurs

1. Créer, “Société”, = fiche contact, archiver
2. smart buttons Achat, Factures
3. Onglet Ventes et Achats
   1. Achat 
      1. “Est un fournisseur”
      2. Conditions de paiement
      3. Mode de règlement
      4. Marge (prioritaire sur la marge catégorie interne)
   2. Divers
      1. Référence interne
      2. SIRET
   3. Information fiscale
      1. Position fiscale (domestique par défaut)
4. Onglet Facturation
   1. Comptes bancaires
   2. Compte comptable pour l’achat au fournisseur

 

Articles

• Créer, “Peut être vendu/acheté”,  archiver (on ne peut pas supprimer des écritures comptables)
• smart buttons Stock, Prévisions, Mouvements, Réappro,  Vendu, Acheté
• Onglet Information générale
  • Type (stockable), Référence, Code barre, Catégorie interne
  • Prix de vente, prix suggéré, taxe, coût, unités
• Onglet Ventes
  • Disponible dans le PdV, Catégorie POS
  • Tarif (listes de prix)
• Onglet Achats
  • Fournisseurs, Taxe fournisseur, Description
• Onglet Inventaire
  • Stock coverage : période de référence et statistiques, effective sale price
  • Poids, Volume dans les unités définies dans Label
• Onglet Libellé (A afficher sur les étiquettes)
  • Prix TTC, poids, unités, unité de ref et prix/ref, prix de la consigne si =taxe.
  • Main Seller et astuce pour le définir manuellement
• Onglet Comptabilité
  • Comptes de revenus et de dépenses (prioritaires, sinon comptes de la Cat)
• Mettre à jour le stock disponible et réapprovisionner
• Exporter des articles
• Achat > Edit Price pour mettre à jour le prix d’achat des articles

Achat 20 min

Bon de commande fournisseur (PO = purchase order)

Demande de prix = Commande fournisseur à l’état brouillon 

• Créer / Generate purchase order (liste articles) / Réapprovisionner (article) 
• Choix du fournisseur et “Auto-load all products”
• Lignes de la commande et données préremplies
• “Is purchase/selling price”, toggle “Select all” et Adapt Price
• Brouillon → on peut rajouter des articles
• Gestion des délais : date prévu = date commande + délai livraison
• Confirmer la commande

Bon de commande fournisseur = demande de prix confirmée

• Les quantités prévues sont mises à jour (cf fiche article)
• Responsable de la commande, notifications et mailcatcher
• Annuler la commande et remettre en brouillon pour la modifier
• smart button Reçu → Bon de réception - créé à l’état prêt
• Bouton “Réception par article” → Bon de réception

Bon de réception (WH/IN = in warehouse)

• Le bon de réception se retrouve aussi :
  • Dans Inventaire > Réceptions à traiter
  • Dans les mouvements de produits (fiche article)
• Réceptionner une commande complète
  • Imprimer le bon de réception
  • Encoder les quantités livrées ou “Copy line quantity”
  • Valider le bon de réception → Fait
  • Sur le bon de commande, “Etat de la livraison” pas reçu → Transféré
• Réceptionner une commande incomplète
  • Forcer la validation, ou
  • Encoder les quantités inférieures et créer un reliquat (→ nouveau bon de réception pour le reste à réceptionner, lié à la même commande)
  • Ne pas créer de reliquat → adaptation de la commande selon les qtés reçues

Émettre la facture fournisseur

• Créer une facture (reprend les quantités livrées conformément à la config)
• Possibilité de créer la facture avant la réception (modifier manuellement les quantités qui seront à zéro).
• Envoyer la facture par email (paramétrable)
• “Annuler” si et seulement si remise en brouillon, modif et revalider ! Ou proprement via une note de crédit : “Demander un avoir” sur la facture (en brouillon, directement lettré ou en créant directement une nouvelle facture).
• On peut attacher en pièce jointe le pdf/une photo de la vraie facture fournisseur
• La facture passera à l’état “payée” après lettrage (ce qui peut-être fait directement via “Enregistrer un paiement”)

Point de vente

20 min

Configuration et caisses

• Utilisateur caisse et droits
• Configuration de la caisse > Tarif : remises globales (un article)
• Paiements : Méthodes de paiement, Arrondi et Contrôle de caisse
• Factures et reçu : personnalisation des tickets

Session de vente

• Ouverture de caisse : Nouvelle session → Etat “Contrôle à l’ouverture”
  • Régler le solde d’ouverture
  • Ouvrir la session de vente → Etat “En cours”
  • Coupures internet
• Interface du point de vente
  • Navigation : catégories, home, recherche, encoder quantités, scan
  • Définir le client et sélectionner une liste de prix
  • Encoder la tare, rectifier le poids et supprimer une ligne
  • Appliquer une remise ou modifier le prix htva
  • Encaissement : Cash et arrondi, plusieurs méthodes de paiement, valider
  • Imprimer / envoyer le ticket par email (prompt adresse email si pas encodé)
  • Imprimer /envoyer la facture par email (si droits)
  • Mettre une vente en attente
  • Fermer l’interface pdv sans clôturer la session et reprendre la vente
  • Changer d’utilisateur et mot de passe possible
• Envoi du ticket et de la facture a posteriori depuis la commande (vue des commandes)

Clôture de caisse

1. Fermer, Fin de session

2. Régler le solde de clôture

3. Valider la fermeture et les écritures comptables

Inventaire

20 min

Réaliser des inventaires

• “Mettre à jour le stock disponible” manuellement sur la fiche article
  • Entrer la nouvelle quantité disponible totale
  • Valider (pas possible de valider pendant un inventaire global)
• Inventaire global : Opérations > Ajustements de stock
  • Tous les articles/ catégorie / sélection (scan des codes barre)
  • si Export/import excel : sélectionner l’inventaire ouvert dans la liste des ajustements de stock, exporter les champs utiles et réimporter- ou imprimer.
  • sinon, Démarrer l’inventaire. Quantités négatives possibles.
  • Valider → mouvements des stock vers l’emplacement “Pertes d’inventaires”
• Analyse
  • Rapport d’inventaire : vue sur le stock à une date donnée
  • Valorisation de l’inventaire : passif lié aux produits en stock
  • Mouvements de stock (par emplacement)
  • Mouvements de produits (par produit)

Réapprovisionnement

1. Données de base > Régles de réapprovisionnement (min-max)

ou via la fiche article (smart button)

• Quantité minimale et maximale

• Délais “Jours pour acheter” (la date de commande est repoussée d’autant) ou “Jours pour recevoir” (la commande tient compte du délai de livraison)

2. Aide au réapprovisionnement : purchase order generators permet de créer des bons de commande fournisseur

Vente

10 min

Bon de commande client (SO = selling order)

1. Devis = Bon de commande client à l’état brouillon 

• Choix du client

• Lignes de la commande

• Confirmer le devis

3. Bon de commande client = devis confirmé

• Responsable de la vente

• Annuler la commande et remettre en brouillon pour la modifier

• smart button Livraison → Bon de livraison - créé à l’état prêt

Bon de livraison (WH/OUT = out of warehouse)

1. Le bon de réception se retrouve aussi :

• Dans Inventaire > Livraisons à traiter

• Dans les mouvements de produits (fiche article)

2. Préparer une commande

• Vérifier que les quantités sont disponibles (réservées)

• Encoder les quantités préparées

• Valider le bon de livraison → Fait

Émettre la facture client

7. Créer une facture (config sur les quantités commandées ou livrées)

Questions/Réponses

30 minutes

 

FAQ

Question : pour les fruits et légumes, est-ce qu'il faut un produit par fournisseur ou plusieurs fourniseur par produit ?
Il y a deux approches : 

Soit on a un produit avec plusieurs fournisseurs : l'avantage est que c'est plus simple à gérer, mais l'inconvénient est que si on met à jour le prix de vente lors de la réception des nouveaux produits d'un autre fournisseur et qu'il reste du stock en vente, le stock existant sera vendu au prix de l'ancien prix. 
Pour certains supermarchés c'est OK de faire comme ça. 

Une autre approche est donc : un produit par fournisseur. L'inconvénient de cette approche est qu'il faut désactiver les produits lié à l'ancien fournisseur dans le point de vente lors de la mise en rayon des produits du nouveau fournisseur, afin d'éviter les erreurs en caisse. 

Parmi nos clients on a les deux fonctionnements, c'est un arbitrage entre simplicité de fonctionnement et précision du prix.