Gestion des abonnements

Cette documentation concerne la gestion d'abonnements de magazines (ou autres). La gestion des abonnements se base sur le module contract de l'OCA. La configuration part du principe que les abonnements sont payés par domiciliation, mais a priori possible de s'en passer et d'avoir un flux fonctionnel. De même, on part du principe que les produits d'abonnements sont des biens et pas des services, et on intègre donc les considérations de frais de livraison et de gestion des stocks. Ici aussi la solution est tout à fait fonctionnelle sans ces aspects.

• Configuration
• Création d'un abonnement
• Facturation des abonnements
• Fin d'un abonnement
• Exporter la liste des abonnements pour l'imprimeur
• Côté client : achat sur l'e-commerce et accès portail

Configuration

Modules à installer

Contrat - E-commerce

• contract
• product_contract

Gestion des frais de transport et adresses de livraison

• product_contract_sale_generation
• product_contract_storable
• sale_order_auto_carrier
• contract_delivery_address

Gestion de la domiciliation

• website_sale_sepa_dd_payment
• website_sale_restrict_sepa_dd
• payment_sepa_dd_payment_mode
• account_move_payment_mode_sepa

• contract_sale_generation_payment_mode

Automatisation et  facturation en masse

• server_action_navigate

• sale_order_mass_action

• sepa_sale_order_autoconfirm

Configuration des contrats

Se rendre dans Facturation>Configuration>Contrat>Modèle de contrat et créer un modèle de contrat pour chaque durée d'abonnement disponible.

Nommer le modèle, choisir comme Type de document à générer "Ventes" (si l'on ne facture pas de frais de livraison et que l'on ne gère pas de stock, il faut plutôt choisir "Facture"). Choisir le journal comptable. 

Configuration des produits

Dans le système d'abonnement Odoo, on crée un produit d'abonnement pour chaque durée d'abonnement et chaque prix. Par exemple, si on a une politique de prix avec trois prix différents, et que l'on offre des abonnements de 1 an et des abonnements d'un trimestre, alors il faut créer un produit pour chaque configuration, soit 3*2=6 produits. 

Créons donc un produit pour un abonnement de 1 an à un prix réduit. Il faut configurer les champs suivant

• nommer le produit
• Encoder le prix 
  
• Choisir comme type "stockable" (ici aussi, si l'on n'utilise pas de stock et de frais de livraison, vous pouvez mettre "service").
• cocher "est un contrat", l'onglet "contrat" apparait
  • choisir le modèle de contrat correspondant et la fréquence de facturation choisie

  • 

• Dans l'onglet Ventes, choisir une catégorie de ecommerce "Abonnement", cela permettra d'avoir tous les produits abonnements sur une page dédiées.
• Si vous utilisez la domiciliation, cochez les cases Allow SEPA direct debit et Only Sepa Direct Debit.

• 

• Si vous ne prévoyez pas de gérer votre stock dans Odoo (mais avez quand même besoin de facturer des frais de livraisons), c'est une bonne idée de faire un ajustement de stock sur le produit avec une quantité très grande, afin de ne pas être embêté par des fausses alertes de stock épuisé. Vous pouvez faire cela via le boutton "Mettre les quantités à jour". 

• Enfin, publiez votre produit sur le site web.
  

Mode de paiement

Si il n'existe pas déjà, créer un mode de paiement spécifique pour les prélèvements SEPA :

Configuration du site web

Voici la procédure pour afficher un menu dédié pour les abonnements dans la boutique.

D'abord, aller sur la boutique du site web, puis dans la catégorie de produit "Abonnement" (configurée sur le produit plus haut). Copier l'url.

Ensuite, aller dans Site Web>Configuration>Menus, puis Nouveau. Nommer le menu, copier l'url dans URL, puis retirer tout ce qui est avant "/shop". Choisissez le menu Parent "Menu principal du site web [nomdusiteweb]". 

Voilà, le menu devrait apparaitre dans la boutique.

 

Par ailleurs, la solution actuelle ne fonctionne que si l'on active la configuration "aller au panier" quand on ajoute un produit. 

Frais de livraison

Configurer les méthodes de livraisons si besoin, voir ici

Validation en masse

Créer une action-serveur. Le mode debug est nécéssaire. Aller dans Configuration>Technique>Actions>Actions de serveur, puis sur Nouveau. Configurer comme suit :

L'objectif est de pouvoir afficher tous les transferts liés à une liste de bon de commande, afin de pouvoir les confirmer en masse.

Filtres sur les bons de commande

Afin de faciliter la facturation, on veut pouvoir filtrer en un clic les bons de commande d'abonnement à facturer. On créé donc deux filtres personalisés dans la vue liste des bons de commande. 

• SO à facturer :
  • "created from contract" est Vrai
  • "Statut de la facture" est "à facturer".
• SO à livrer
  • "statut de livraison" n'est pas "entièrement livré"
    
  • "created from contract" est Vrai

Création d'un abonnement

Achat d'un abonnement

Toutes les opérations mentionnées ici sont automatisées, cette page sert juste à expliquer ce qui se passe lorsqu'un client achète un abonnement via l'e-commerce.

Les abonnements sont commandés via l'e-commerce. Des bons de commande sont créés pour chaque nouvel abonnement. 

Si l'abonnement est payé par domiciliation, les bons de commande seront automatiquement confirmés à la fin de la commande (grâce au module sepa_sale_order_autoconfirm).

La confirmation du bon de commande a entraîné l'envoi d'un mail automatique. Cela a également généré un contrat. Le bon de commande est marqué comme entièrement facturé car il sera facturé via le contrat. 

Lorsqu'on utilise des frais de livraison, il reste une ligne dans le bon de commande lié à ce frais de livraison, qui elle n'est pas marquée comme facturé. Il faut ignorer cette ligne car elle sera également facturé via les contrats. 

Pour en savoir plus sur les contrats, voir notre documentation à ce sujet. Voici néanmoins quelques explications :

Si on clique sur la ligne de contrat, on peut voir d'autres détails, notamment :

• Le prix de l'abonnement
• La durée de l'abonnement ("renouveler chaque" et "facturer tous les")
• La date de début de l'abonnement, la date de fin (cette date de fin n'en est pas vraiment une car le contrat est en renouvellement automatique).
  
• L'avis d'échéance de 1 mois est un fonctionnement purement interne, la ligne va passer de "En cours" à "A renouveler", mais aucune communication sera faite au client. 
  

Création des commandes par le contrat

La nuit suivant la création du contrat, un programme automatique va créer un bon de commande lié au contrat. La commande apparaitra via ce bouton-ci :

Cette case sur le bon de commande nous signale qu'il a été créé par un contrat

Lors de la confirmation du contrat, les frais de port devraient être automatiquement ajoutés (grâce au module sale_order_auto_carrier), en se basant sur l'adresse de livraison. 

L'adresse de livraison est determinée ici par rapport à la fiche contact du client. Ainsi si le client change d'adresse de livraison après la création du contrat, elle sera mise à jour dans ses futures factures et les frais de livraison seront adaptés.  

Facturation des abonnements

Jusqu'ici, aucune intervention humaine n'a été nécessaire. Voici maintenant la procédure pour facturer les nouveaux abonnements et les abonnements renouvelés.

Dans la vue liste des bons de commande, on applique le filtre SO à livrer (cf la page de configuration). On sélectionne toutes les commandes. Puis on clique sur Action>Action groupée et dans on clique sur Confirmer.

Puis on confirme les livraisons : Action>Transférer les commandes. Cela affiche tous les bons de livraisons créés par les commandes. 

Selectionner les lignes, puis cliquer sur "Vérifier la disponibilité", puis Action>Valider. 

On revient aux bons de commande, on réapplique le filtre "SO à facturer", puis Action >Créer les facture. On confirme : "Créer et afficher les factures". 

Les factures s'affichent, on les sélectionnent, puis on les valide : Action>Comptabiliser les écritures.

Puis on les ajoute à un ordre de paiement. 

Fin d'un abonnement

Pour mettre fin à un abonnement, il faut mettre fin au contrat. Pour cela, on se rend sur le contrat, puis sur la ligne de contrat, on clique sur le carré rouge 'Interrompre' (il faut scroller vers la droite pour le voir car la ligne est longue). 

On rentre alors la date de fin de l'abonnement. Si un accès web est lié à l'abonnement, il faut rentrer la date de fin de période de facturation afin d'être sûr que l'abonné ai le droit de consulter le site web sur toute la période.

Exporter la liste des abonnements pour l'imprimeur

Au moment de la parution du numéro, il faut pouvoir exporter une liste de toutes les adresses auxquelles il faut envoyer le numéro. 

Pour cela aller dans Ventes>Commandes>Contrat, s'assurer que le filtre par défaut "En cours" est bien coché.

Si certain contrat ne donnent pas droit à recevoir un magazine (comme une période d'essai), il faut faire un filtre pour retirer ces contrats. Attention également si vous utilisez les contrats pour autre chose que des abonnements magazines. 

Ensuite, sélectionnez tous les contrats, puis  Action>Exporter et assurez-vous de bien inclure le champs Shipping Adress>Adresse complète et Nom. Les autres champs ne sont pas vraiment nécéssaire a priori.

Côté client : achat sur l'e-commerce et accès portail

Achat sur l'e-commerce

Le client se rend sur l'e-commerce et, si la configuration a été faite (cf page Configuration), il accède aux produits d'abonnement via un menu dédié.

Le flux d'achat est similaire au flux d'achat classique du e-commerce.

Dans le cas d'une boutique où l'on peut acheter à la fois des produits aux numéros et des abonnements par domiciliation, une contrainte est mise en place pour empêcher d'acheter les deux en même temps si la case "Only SEPA payment" est cochée sur le produit. 
En effet, on ne doit pas pouvoir acheter autre chose qu'un abonnement via la domiciliation. Ainsi si l'on a un panier rempli avec un numéro, et que l'on souhaite y ajouter un abonnement, on aura l'erreur suivante (et de même si on fait l'inverse). 

Accès portail

Comme pour tous les contrats, les clients peuvent le consulter sur le portail.