Emails
- Introduction aux mails dans Odoo
- Configuration d'un serveur de courriels entrants - Mailcatcher
- Configuration d'un serveur de courriels sortant
- Gérer les modèles de mails
- Gérer la queue de mails
- Changer le template de mail par défaut
Introduction aux mails dans Odoo
Odoo peut-être utilisé pour envoyer des mails depuis différents objets (contacts, factures...).Pour cela, un serveur mail doit être configuré.
Lorsque des mails sont envoyés via Odoo, par exemple un bon de commande ou une facture (via des boutons “Envoyer par courriel” sur ces objets), l’email est envoyé au destinataire.
Dans la zone en bas de la facture ou du bon de commande (le Chatteur), le contenu de votre message apparaît.
L’expéditeur qui apparaît dans la boite mail correspond au login de l’utilisateur qui a envoyé le mail.
S’il n’y a pas de configuration de “mail catcher”, si le client répond au mail, sa réponse arrivera dans la boîte mail liée à l'adresse mail renseignée dans Odoo pour l'utilisateur qui a envoyé le mail. Il n’y aura pas de suivi dans Odoo.
Si un “mail catcher” a été configuré comme serveur de courriel entrant dans votre Odoo, les réponses de vos clients ou de vos collaborateurs à des emails envoyés depuis Odoo se retrouveront dans Odoo.
Dans ce cas, lorsque le client répond à l’email, le mail est renvoyé à une adresse mail générique de type “mailcatcher@monentreprise.com”.
Odoo va récupérer les emails qui arrivent sur cette boîte mail de manière régulière (via un système automatique appelé CRON). Odoo va faire apparaître le message dans le Chatteur de l’objet correspondant.
Vous pourrez aussi avoir une vue sur tous les messages qui vous sont destinés à côté de votre nom d’utilisateur :
En cliquant dessus, vous aurez le contenu des messages et vous pourrez cliquer sur le nom du document lié à ces messages. Cela ouvrira le document et vous pourrez voir tous les échanges.
C’est donc ainsi que des échanges peuvent se faire au sujet d’un document (bon de commande, facture) et tout l’historique se trouve en-dessous du document en question.
Quand un de vos clients répond à un mail dont vous êtes l’auteur via Odoo, vous recevrez une notification par mail si vous avez bien cochez dans vos préférences la case “Tous les messages”.
Configuration d'un serveur de courriels entrants - Mailcatcher
Créer une adresse
Le client doit créer une adresse Mailcatcher qui récoltera les mails renvoyés vers Odoo et les dispatchera vers les objets correspondants (les bons de commande, facture…).
Configurer le mailcatcher
Une fois cette adresse créée,
- Allez dans Odoo dans le menu Configuration<Technique< Serveurs de courriels entrant
- Et appuyez sur "Créer"
- Remplissez les informations suivantes ;
-
- Adresse mail
- Hostname / Adresse du serveur
- Type de serveur (IMAP ou POP)
- Port (par défaut, 993)
- Utilisateur
- Mot de passe
- Port
- Protocole (SSL/TLS)
Dans l'onglet "Avancé", des options supplémentaires sont disponibles :
- Conserver l'original : le mail d'origine sera ajouté en pièce jointe dans le chatteur et conservé. Cela double la taille de la base de données liée aux messages reçus.
- Conserver les pièces jointes : les pièces jointes des mails entrants seront conservées.
- Allez dans les paramètres systèmes. Dans le menu Configuration < Technique < "Paramètres" < Paramètres systèmes.
- Modifiez le paramètre “mail.catchall.alias” en indiquant la valeur = nom de l’adresse mail que vous avez créé plus haut comme mailcatcher.
- Créez un nouveau paramètre
- Clé = mail.catchall.domain
- Valeur = nom de domaine de l’adresse mail
Configuration d'un serveur de courriels sortant
Créer une adresse
Odoo ne fournissant pas de serveur mail, vous devez créer une adresse mail à partir de laquelle les mails seront envoyés depuis Odoo.
Configurer le serveur
Une fois que cela est fait, allez dans le menu Configuration < Technical < "Outgoing mail server".
- Remplissez les champs :
- Description : Nom pour désigner ce serveur.
- Priorité : Mettre à 1 permet de gérer lorsqu’il y a plusieurs serveur, l’ordre dans lequel ils sont utilisés.
- Hostname / Adresse du serveur = serveur SMTP par exemple
- Type de sécurité : en principe SSL/TLS, sinon TLS (STARTTLS)
- Port : par défaut, 465 si SSLTLS ; 587 si TLS (STARTTLS)
- Nom d’utilisateur : nom de l’adresse mail
- Mot de passe
Gérer les modèles de mails
Certains mails sont automatiquement envoyés aux partenaires lors de certaines actions (ex. Coopérateurs, validation d’une demande de souscription) et d’autres sont proposés (ex. Envoi d’une facture) comme template.
Pour accéder à la liste des templates disponibles,
Cela vous amène sur la liste des modèles de mails. Essayons de modifier le mail d'envoi de demande de libération de capitale en cas de demande de part de coopérative.
Adapter et traduire un template existant
Vous pouvez adapter ou traduire un template existant.
Modification simple
On parle de modification simple quand on veut simplement modifier du texte existant. Les cas plus complexes avec des conditions logiques seront vues dans la section suivante.
Dans ce cas, vous pouvez éditer directement le texte de l'email. Pensez bien à adapter les traductions !
Vous pouvez également ajouter et supprimer des "placeholders". Ce sont des éléments qui seront remplis automatiquement selon des valeurs de la base de donnée. Dans l'exemple ci-dessus il y a un placeholder "object.subscription_request.firstname". Dans le rendu du mail, cet élément sera remplacé par le prénom encodé sur la demande de prise de part.
Vous pouvez supprimer des placeholder et en ajouter en tapant dans la texte la commande "/" suivi de "placeholder"
Disons que l'on souhaite remplacer le prénom par le nom complet, pour être plus formel. On supprime le placeholder précédent et l'on ajoute un placeholder. Le nom est associé à la demande de part, donc on recherche "souscription".
On recherche ensuite le champs "nom", et on fait Enter. Et voilà !
Modifications complexes
Si l'on veut faire des modifications plus compliquées, avec des conditions logiques, il faut utiliser le mode debug. Afin d'avoir une vue sur la mise en page, en mode débug, vous pouvez sélectionner du texte, puis cliquer sur l'icone </>.
Voici un exemple de template de mail avec des conditions logiques (if/else).
Onglet Configuration de courriels
Cet onglet vous permet de définir notamment :
-
- l'adresse de l’expéditeur
- les personnes à mettre en copie
- l'adresse de réponse
Onglet paramètres avancés
Cet onglet vous permet de définir notamment :
-
- la langue
- le serveur utilisé pour l'envoi
- si le mail est supprimé automatiquement après envoi (il ne reste pas dans la queue des mails).
- les rapports pdf à joindre
Gérer les traductions
Les modèles de mails sont la plupart du temps écrit en anglais (sauf pour le module Coopérateur où ils sont en français). Dans tous les cas, nous conseillons de d'abord modifier le template dans la langue source, puis d'adapter la traduction.
Pour gérer les traductions, vous pouvez cliquer sur l'icône ci-dessous (une icône de langue chinoise ou une icône d'une petite planète en version 16).
Réinitialiser le modèle de mail initial
Un bouton sur le modèle de mail permet de réinitialiser le modèle de mail d'origine. Cela s'applique sur le sujet et sur le corps du texte.
Gérer la queue de mails
Pour voir les mails envoyés non supprimés (option à définir sur le modèle de mail) ou ceux qui n'ont pas été envoyés,
Les mails en gris sont les mails envoyés
Les mails en bleu sont les mails en cours d'envoi
Les mails en rouge sont les mails qui n'ont pas pu être envoyés.
Changer le template de mail par défaut
En mode débug, aller dans l'application Configuration <Technique<Courriels<Modèles
Sélectionner le template à mettre par défaut et repérer son identifiant via l'url.
Par exemple : https://structure.test.coopiteasy.be/web#id=10&action=108&model=mail.template&view_type=form&menu_id=4
Aller ensuite dans l'application Configuration<Technique<Séquences et identifiants< identifiants externes
Chercher les enregistrement avec le nom de Modèle qui contient "mail.template" et le module approprié.
Par exemple :
Sélectionner le bon enregistrement et changer l'id renseignée par celle récoltée précédemment.
