Mails, messages et activités v16

Communiquer dans Odoo

Le Chatter et l'option "S'abonner"

Le chatter est présent dans beaucoup de vues d’Odoo.

Il se trouve par exemple au dessous de la fiche d'un article, d'un bon de livraison ou encore d'un devis et il permet d’avoir un historique de tout ce qui concerne ce qui s'y trouve au dessus.

Ainsi, en dessous du document sur lequel vous voulez interagir, vous verrez tout l’historique des actions liées au document (création, changement de statut, e-mails échangés…).

image-1613481517950.png

image-1613481221898.png

Enregistrer une note

Les notes internes servent à noter des informations pertinentes mais aussi à interagir avec d'autres utilisateurs internes, en utilisant le @ dans le texte de votre note interne.

Par exemple :

@virginie@macompagnie.com, peux-tu vérifier cela avec le client, stp ?

Cela aura pour effet d’envoyer un courriel avec ce contenu à la personne taguée grâce au “@”.

La personne doit bien sûr avoir configuré dans ses préférences l’option de recevoir tous les messages et notifications.

Vous pouvez également ajouter une ou plusieurs pièces jointes (logo du trombone) ainsi que des émoticônes :

Envoyer un message

Il est possible, si un serveur mail sortant est configuré, d'envoyer des mails depuis les vues Odoo. Le mail envoyé le sera à toutes les personnes abonnées à cette vue.

En cliquant une première fois sur "envoyer un message" vous avez la possibilité d'envoyer rapidement votre mail. En cliquant sur le trombone, il est possible d'ajouter une pièce jointe.

dss.png

En cliquant sur le l’Icône désignée par la flèche, vous ouvrez un composeur de mail plus complet, permettant de mettre en forme le mail, d'intégrer des images dans le texte, d'ajouter des destinataires ou d'utiliser un modèle de mail pré défini.

fer.png

ATTENTION les destinataires seront mis comme abonnés à la vue

S'abonner

Afin de suivre un objet en particulier (un client, une demande, une opportunité..); il est possible de s’y abonner. 

image-1613481754097.png

Une fenêtre s'ouvre

image-1613481817351.png

Ces personnes pourront choisir elles-mêmes ce qu’elle veulent suivre comme informations en cliquant sur le bouton bleu “Abonné” depuis leur login

image-1613481849476.png

A chaque événement sélectionné dans cette liste, la personne recevra un mail (à condition que dans ses paramètres d’utilisateurs disponible dans son profil, elle ait précisé qu’elle voulait bien recevoir toutes les notifications par mail).

 

Activités

Activités

Permettre de planifier des activités sur les utilisateurs internes par défaut

Le module mail_activity_filter_internal_user permet de planifier des activités sur les utilisateurs internes par défaut.

En effet, quand une nouvelle activité est créée, elle peut-être assignée à un utilisateur ou une utilisatrice. Le module permet de filtrer la liste pour n'afficher que les utilisateurs ou utilisatrices internes.

Activités

Transformer le champ "summary" en menu déroulant

Le module mail_activity_summary_model transforme le champ "summary" des activités en menu déroulant. 

4.png

120637.png

Le menu déroulant s'édite si le droit "Mail activity summary manager" est activé sur la fiche utilisateur.

3.png

 

Activités

Créer une activité

Sur tous les objets Odoo il est possible de créer des activités. Pour cela, depuis le chatter d'une vue objet, cliquez sur "Activité"

image-1693569299569.png

Cela ouvre un wizard permettant de définir

image-1693569258186.png

L'activité se met ensuite dans le chatter, d'où il est possible de la marquer comme terminée, de l'éditer ou de l'annuler.

image-1693569711331.png

 

 

Activités

Gérer ses activités

L'ensemble des activités attribuées à l'utilisateur.ice est repris dans la barre de menu, sur le logo "horloge".

Par flux, se retrouvent les différentes tâches ainsi que leur statut (en retard, aujourd'hui, à venir).

 

image-1693569936203.png

En cliquant sur un des flux, un tableau de bord de ces tâches s'ouvre.

image-1693569939233.png

Activités

Gérer les types d'activité et automatiser la planification

Pour configurer les types d'activités allez dans Paramètres < Technique < "Type d'activités" et cliquez sur "Créer" ou sur un type existant pour le modifier.

image-1693570089130.png

Paramètres par défaut

Il est possible de n'utiliser ce type d'activité que dans un modèle particulier, par exemple contact, ainsi que de définir des paramètres par défaut

image-1693570234408.png

Automatisation

Le champ "action" ainsi que la partie "activité suivante" permettent de gérer une forme d'automatisation des tâches. image-1693570222111.png

Il y a plusieurs types d'action :

Il est possible de planifier l'activité suivante soit après la date de fin de l'activité précédente, soit après la date d'achèvement.

image-1693571119044.png

image-1693571044889.png

 

 

Dans les trois dernier cas, il est également possible de prévoir l'activité suivante.

Emails

Emails

Introduction aux mails dans Odoo

Odoo peut-être utilisé pour envoyer des mails depuis différents objets (contacts, factures...).Pour cela, un serveur mail doit être configuré.

Lorsque des mails sont envoyés via Odoo, par exemple un bon de commande ou une facture (via des boutons “Envoyer par courriel” sur ces objets), l’email est envoyé au destinataire.

image-1614593913746.png

Dans la zone en bas de la facture ou du bon de commande (le Chatteur), le contenu de votre message apparaît.

L’expéditeur qui apparaît dans la boite mail correspond au login de l’utilisateur qui a envoyé le mail.

image-1614594001218.png

S’il n’y a pas de configuration de “mail catcher”, si le client répond au mail, sa réponse arrivera dans la boîte mail liée à l'adresse mail renseignée dans Odoo pour l'utilisateur qui a envoyé le mail. Il n’y aura pas de suivi dans Odoo.

Si un “mail catcher” a été configuré comme serveur de courriel entrant dans votre Odoo, les réponses de vos clients ou de vos collaborateurs à des emails envoyés depuis Odoo se retrouveront dans Odoo.

Dans ce cas, lorsque le client répond à l’email, le mail est renvoyé à une adresse mail générique de type “mailcatcher@monentreprise.com”.

Odoo va récupérer les emails qui arrivent sur cette boîte mail de manière régulière (via un système automatique appelé CRON). Odoo va faire apparaître le message dans le Chatteur de l’objet correspondant.

Vous pourrez aussi avoir une vue sur tous les messages qui vous sont destinés à côté de votre nom d’utilisateur :

image-1614594120084.png

En cliquant dessus, vous aurez le contenu des messages et vous pourrez cliquer sur le nom du document lié à ces messages. Cela ouvrira le document et vous pourrez voir tous les échanges.

C’est donc ainsi que des échanges peuvent se faire au sujet d’un document (bon de commande, facture) et tout l’historique se trouve en-dessous du document en question.

Quand un de vos clients répond à un mail dont vous êtes l’auteur via Odoo, vous recevrez une notification par mail si vous avez bien cochez dans vos préférences la case “Tous les messages”.

Emails

Configuration d'un serveur de courriels entrants - Mailcatcher

Créer une adresse

Créer une adresse de "mailcatcher" permet de récolter les réponses aux mails envoyés depuis Odoo. Les réponses, envoyées à cette adresse, seront dispatchées dans Odoo vers les objets correspondants (les bons de commande, facture…).

Configurer le mailcatcher

Une fois l'adresse créée (typiquement "catchall@nomdedomaine.tld"), suivre les étapes suivantes dans Odoo.

image-1614591835205.png

image-1614591919764.png

image-1614591552107.png

Dans l'onglet "Avancé", des options supplémentaires sont disponibles :

image-1648458970143.png

image-1614592095196.png

image-1614592297313.png

image-1614592538049.png

image-1614592573055.png

Emails

Configuration d'un serveur de courriels sortant

Créer une adresse

Odoo ne fournissant pas de serveur mail, vous devez créer une adresse mail à partir de laquelle les mails seront envoyés depuis Odoo.

Configurer le serveur

Une fois que cela est fait, allez dans le menu Configuration < Technical < "Outgoing mail server".

image-1614591850939.png

image-1614591055430.png

Emails

Gérer les modèles de mails

Certains mails sont automatiquement envoyés aux partenaires lors de certaines actions (ex. Coopérateurs, validation d’une demande de souscription) et d’autres sont proposés (ex. Envoi d’une facture) comme template. 

Pour accéder à la liste des templates disponibles,

image.png

Cela vous amène sur la liste des modèles de mails. Essayons de modifier le mail d'envoi de demande de libération de capitale en cas de demande de part de coopérative. 

image.png

Adapter et traduire un template existant


Vous pouvez adapter ou traduire un template existant. 

image.png

Le smartbutton "Ajouter Action contextuelle" (6) permet d'avoir la possibilité d'envoyer le mail depuis le bouton "action" depuis l'objet sélectionné en 2. Enfin le smartbutton "Aperçu" (7) permet d'avoir une idée du rendu.

Modification simple

On parle de modification simple quand on veut simplement modifier du texte existant. Les cas plus complexes avec des conditions logiques seront vues dans la section suivante. 

Dans ce cas, vous pouvez éditer directement le texte de l'email. Pensez bien à adapter les traductions !

Vous pouvez également ajouter et supprimer des "placeholders". Ce sont des éléments qui seront remplis automatiquement selon des valeurs de la base de donnée. Dans l'exemple ci-dessus il y a un placeholder "object.subscription_request.firstname". Dans le rendu du mail, cet élément sera remplacé par le prénom encodé sur la demande de prise de part.

Vous pouvez supprimer des placeholder et en ajouter en tapant dans la texte la commande "/" suivi de "placeholder"

image.png

Disons que l'on souhaite remplacer le prénom par le nom complet, pour être plus formel. On supprime le placeholder précédent et l'on ajoute un placeholder. Le nom est associé à la demande de part, donc on recherche "souscription".

image.png

On recherche ensuite le champs "nom", et on fait Enter. Et voilà !

image.png

Modifications complexes

Si l'on veut faire des modifications plus compliquées, avec des conditions logiques, il faut utiliser le mode debug. Afin d'avoir une vue sur la mise en page, en mode débug, vous pouvez sélectionner du texte, puis cliquer sur l'icone </>.

image.png

Voici un exemple de template de mail avec des conditions logiques (if/else).

image.png

Onglet Configuration de courriels

image.png

Cet onglet vous permet de définir notamment :

Onglet paramètres avancés

image.png

Cet onglet vous permet de définir notamment :

Gérer les traductions

Les modèles de mails sont la plupart du temps écrit en anglais (sauf pour le module Coopérateur où ils sont en français). Dans tous les cas, nous conseillons de d'abord modifier le template dans la langue source, puis d'adapter la traduction. 

Pour gérer les traductions, vous pouvez cliquer sur l'icône ci-dessous (une icône de langue chinoise ou une icône d'une petite planète en version 16).

image.png

image.png

Réinitialiser le modèle de mail initial

Un bouton sur le modèle de mail permet de réinitialiser le modèle de mail d'origine. Cela s'applique sur le sujet et sur le corps du texte.

image-1675417226572.png

 

Emails

Gérer la queue de mails

Pour voir les mails envoyés non supprimés (option à définir sur le modèle de mail) ou ceux qui n'ont pas été envoyés,

5.png

6.png

Les mails en gris sont les mails envoyés

Les mails en bleu sont les mails en cours d'envoi

Les mails en rouge sont les mails qui n'ont pas pu être envoyés.

 

Emails

Changer le template de mail par défaut

En mode débug, aller dans l'application Configuration <Technique<Courriels<Modèles1.png

Sélectionner le template à mettre par défaut et repérer son identifiant via l'url.

Par exemple : https://structure.test.coopiteasy.be/web#id=10&action=108&model=mail.template&view_type=form&menu_id=4

Aller ensuite dans l'application Configuration<Technique<Séquences et identifiants< identifiants externes

2.png

Chercher  les enregistrement avec le nom de Modèle qui contient "mail.template" et le module approprié.

Par exemple :3.png

Sélectionner le bon enregistrement et changer l'id renseignée par celle récoltée précédemment.

4.png

 

Module Automatisation

Le module automation_oca permet d'automatiser l'envoi de mail, la création d'activité et le lancement d'action serveurs. La présente documentation se concentre uniquement sur l'envoi de mail. 

Ce module peut être utilisé par exemple pour des campagnes marketing, des envois de mails automatiques de rappel. Il est très flexible donc les cas d'utilisations peuvent être très nombreux.

Lorsqu'on ouvre le module, on voit les configurations d'automatisation existantes. 

image.png

On créé une nouvelle configuration en cliquant sur Nouveau. 

On souhaite ici envoyer un mail aux clients, qui ont ouvert un devis sur le e-commerce mais qui ne l'ont pas confirmé. On souhaite les relancer pour qu'ils terminent leur commande. 

On coche "est périodique", car l'action va se déclencher automatiquement selon une condition temporelle. Le modèle est le Bon de commande.

image.png

On souhaite filtrer seulement les bons de commande en brouillon (devis) et créé via le e-commerce. On ajoute un filtre dans le champ domaine :

On peut faire une recherche sur le champ à filtrer, puis on utilise les critères de filtre comme l'on fait normalement dans Odoo. On clique sur le "+" pour mettre une seconde condition (condition ET). 

image.png

Ensuite, clique sur Ajouter en bas de l'écran pour ajouter un rappel par mail.

On laisse le type à "Courriel". On définit le déclencheur : 15 jours après "start of workflow" (le start of workflow correspond au moment de création du document). 

On définit ensuite un modèle de courriel (on peut en créer un dédié ou adapter un existant), et un auteur. 

image.png

Il est également possible de créer des "activités filles", qui ont pour déclencheur l'ouverture du mail, la réponse au mail, le fait de cliquer sur des liens, etc. 

Le module dispose aussi d'une vue graphique pour voir l'évolution des envois de courriels. 

image.png


Suivi des mails planifié

Les mails planifiés sont accessible via le smart button en haut à droite

image.png

Si l'on clique sur un des éléments de la liste, on voit tous les mails planifiés relatifs au document, ainsi que leur date d'envoi. 

image.png