Emails
- Introduction aux mails dans Odoo
- Configuration d'un serveur de courriels entrants - Mailcatcher
- Configuration d'un serveur de courriels sortant
- Gérer les modèles de mails
- Gérer la queue de mails
- Changer le template de mail par défaut
Introduction aux mails dans Odoo
Odoo peut-être utilisé pour envoyer des mails depuis différents objets (contacts, factures...).Pour cela, un serveur mail doit être configuré.
Lorsque des mails sont envoyés via Odoo, par exemple un bon de commande ou une facture (via des boutons “Envoyer par courriel” sur ces objets), l’email est envoyé au destinataire.
Dans la zone en bas de la facture ou du bon de commande (le Chatteur), le contenu de votre message apparaît.
L’expéditeur qui apparaît dans la boite mail correspond au login de l’utilisateur qui a envoyé le mail.
S’il n’y a pas de configuration de “mail catcher”, si le client répond au mail, sa réponse arrivera dans la boîte mail liée à l'adresse mail renseignée dans Odoo pour l'utilisateur qui a envoyé le mail. Il n’y aura pas de suivi dans Odoo.
Si un “mail catcher” a été configuré comme serveur de courriel entrant dans votre Odoo, les réponses de vos clients ou de vos collaborateurs à des emails envoyés depuis Odoo se retrouveront dans Odoo.
Dans ce cas, lorsque le client répond à l’email, le mail est renvoyé à une adresse mail générique de type “mailcatcher@monentreprise.com”.
Odoo va récupérer les emails qui arrivent sur cette boîte mail de manière régulière (via un système automatique appelé CRON). Odoo va faire apparaître le message dans le Chatteur de l’objet correspondant.
Vous pourrez aussi avoir une vue sur tous les messages qui vous sont destinés à côté de votre nom d’utilisateur :
En cliquant dessus, vous aurez le contenu des messages et vous pourrez cliquer sur le nom du document lié à ces messages. Cela ouvrira le document et vous pourrez voir tous les échanges.
C’est donc ainsi que des échanges peuvent se faire au sujet d’un document (bon de commande, facture) et tout l’historique se trouve en-dessous du document en question.
Quand un de vos clients répond à un mail dont vous êtes l’auteur via Odoo, vous recevrez une notification par mail si vous avez bien cochez dans vos préférences la case “Tous les messages”.
Configuration d'un serveur de courriels entrants - Mailcatcher
Créer une adresse
Le client doit créer une adresse Mailcatcher qui récoltera les mails renvoyés vers Odoo et les dispatchera vers les objets correspondants (les bons de commande, facture…).
Configurer le mailcatcher
Une fois cette adresse créée,
- Allez dans Odoo dans le menu Configuration<Technique< Serveurs de courriels entrant
- Et appuyez sur "Créer"
- Remplissez les informations suivantes ;
-
- Adresse mail
- Hostname / Adresse du serveur
- Type de serveur (IMAP ou POP)
- Port
- Utilisateur
- Mot de passe
- Port
- Protocole (SSL/TLS)
Dans l'onglet "Avancé", des options supplémentaires sont disponibles :
- Conserver l'original : le mail d'origine sera ajouté en pièce jointe dans le chatteur et conservé. Cela double la taille de la base de données liée aux messages reçus.
- Conserver les pièces jointes : les pièces jointes des mails entrants seront conservées.
- Allez dans les paramètres systèmes. Dans le menu Configuration < Technique < "Paramètres" < Paramètres systèmes.
- Modifiez le paramètre “mail.catchall.alias” en indiquant la valeur = nom de l’adresse mail que vous avez créé plus haut comme mailcatcher.
- Créez un nouveau paramètre
- Clé = mail.catchall.domain
- Valeur = nom de domaine de l’adresse mail
Configuration d'un serveur de courriels sortant
Créer une adresse
Odoo ne fournissant pas de serveur mail, vous devez créer une adresse mail à partir de laquelle les mails seront envoyés depuis Odoo.
Configurer le serveur
Une fois que cela est fait, allez dans le menu Configuration < Technical < "Outgoing mail server".
- Remplissez les champs :
- Description : Nom pour désigner ce serveur.
- Priorité : Mettre à 1 permet de gérer lorsqu’il y a plusieurs serveur, l’ordre dans lequel ils sont utilisés.
- Hostname / Adresse du serveur = serveur SMTP par exemple
- Type de sécurité : en principe SSL
- Port : si pas précisé, ce sera le port par défaut qu’Odoo mettra quand on aura sélectionné la sécurité SSL
- Nom d’utilisateur : nom de l’adresse mail
- Mot de passe
Gérer les modèles de mails
Certains mails sont automatiquement envoyés aux partenaires lors de certaines actions (ex. Cooperators, validation d’une demande de souscription) et d’autres sont proposés (ex. Envoi d’une facture) comme template.
Pour accéder à la liste des templates disponibles,
Adapter ou traduire un template existant
Vous pouvez adapter ou traduire un template existant.
Cliquez sur le template que vous souhaitez modifier.
Vous pouvez adapter directement dans le mail.
Attention : les caractères spéciaux renvoient à des objets d'Odoo qui seront liés à la personne à qui est envoyé le mail. Les if-else/end permettent d'envisager plusieurs cas de figure. Nous conseillons de ne pas modifier ces caractères.
Afin d'avoir une vue sur la mise en page, en mode débug, vous pouvez cliquer sur l'icone </>.
Dans la version 16, pour avoir accès à cette vue, il faut double cliquer sur une partie du texte et puis sur l'icône. 
Pour sortir de la vue, cliquer sur l'icône. 
Pour gérer les traductions, vous pouvez cliquer sur l'icône ci-dessous (une icône de langue chinoise ou une icône d'une petite planète en version 16).
Pour chaque langue, il faudra adapter la traduction, en faisant attention à la mise en page.
Il est impératif de ne pas toucher aux termes sources.
Créer un nouveau template
Pour créer un nouveau template, cliquez sur créer.
Il est possible depuis cette vue de traduire un mail dans une langue déjà chargée.
Onglet contenu
- Indiquez d'abord le nom (1) du template et à quel objet (2) il s'applique dans Odoo (contact, facture..).
Ensuite vous pouvez commencer à configurer le contenu depuis l'onglet correspondant, via l'objet du mail (3) et son contenu (4).
Pro tips : en cliquant sur </> (5 - visible seulement en mode développeur) vous pouvez voir les balises utilisées dans la mise en page.
Onglet Configuration de courriels
Cet onglet vous permet de définir notamment :
-
- l'adresse de l’expéditeur
- les personnes à mettre en copie
- l'adresse de réponse
Onglet paramètres avancés
Cet onglet vous permet de définir notamment :
-
- la langue
- le serveur utilisé pour l'envoi
- si le mail est supprimé automatiquement après envoi (il ne reste pas dans la queue des mails).
- les rapports pdf à joindre
Gérer la queue de mails
Pour voir les mails envoyés non supprimés (option à définir sur le modèle de mail) ou ceux qui n'ont pas été envoyés,
Les mails en gris sont les mails envoyés
Les mails en bleu sont les mails en cours d'envoi
Les mails en rouge sont les mails qui n'ont pas pu être envoyés.
Changer le template de mail par défaut
En mode débug, aller dans l'application Configuration <Technique<Courriels<Modèles
Sélectionner le template à mettre par défaut et repérer son identifiant via l'url.
Par exemple : https://structure.test.coopiteasy.be/web#id=10&action=108&model=mail.template&view_type=form&menu_id=4
Aller ensuite dans l'application Configuration<Technique<Séquences et identifiants< identifiants externes
Chercher les enregistrement avec le nom de Modèle qui contient "mail.template" et le module approprié.
Par exemple :
Sélectionner le bon enregistrement et changer l'id renseignée par celle récoltée précédemment.
